Baza wiedzy

Dzięki aplikacji integracyjnej QuickBooks możesz tworzyć faktury z widoku szczegółów transakcji i bezproblemowo wysyłać je do swojego konto QuickBooks bez konieczności kopiowania i wklejania danych między tymi dwoma narzędziami.

Integracja może również dostarczać zaktualizowane statusy dotyczące faktur utworzonych z Pipedrive, więc będziesz dokładnie wiedzieć, kiedy są opłacone lub przeterminowane, nie opuszczając aplikacji Pipedrive.

Włączanie integracji

Aby połączyć swoje konto QuickBooks, otwórz menu konta w prawym górnym rogu, przejdź do Narzędzia i aplikacje > Fakturowanie, a następnie kliknij „Zainstaluj” obok QuickBooks.

Zostaniesz przeniesiony do Pipedrive Marketplace, gdzie możesz dokończyć instalację i przyznać dostęp. Aplikację można odinstalować w sekcji Narzędzia i aplikacje > Aplikacje w Marketplace.

Po potwierdzeniu danych logowania wrócisz do ustawień Pipedrive, aby skonfigurować preferencje QuickBooks.

Poniższe pola są automatycznie wypełniane w QuickBooks, gdy faktura jest tworzona w Pipedrive:

• Kontakt – To pole określa odbiorcę faktury. Ponieważ faktury zazwyczaj są opłacane przez dział księgowości firmy, sugerujemy użycie pola Organizacja – Nazwa w Pipedrive. Możesz również wybierać spośród innych organizacji, kontaktów i pól transakcji.
• Adres – To pole jest przeznaczone na fizyczny adres odbiorcy faktury. Ponieważ faktury zazwyczaj są opłacane przez dział księgowości firmy, sugerujemy użycie pola Organizacja – Adres w Pipedrive. Możesz również wybierać spośród innych organizacji, kontaktów i pól transakcji.
• Email – To pole to adres e-mail odbiorcy faktury. Ponieważ pole e-mail w Pipedrive jest polem typu osoba, sugerujemy wykorzystanie pola Osoba – Email w Pipedrive. Możesz również wybierać spośród innych organizacji, kontaktów i pól transakcji.
• ID podatkowe klienta – Nie wszystkie faktury wymagają tych informacji, ale jeśli utworzyłeś pole niestandardowe w Pipedrive, aby przechować informacje o ID podatkowym swojego klienta, sugerujemy zastosowanie tego pola tutaj.
• Termin płatności – Możesz ustawić termin płatności. Na przykład, jeśli termin płatności jest ustawiony na siedem dni po dacie wystawienia, faktura utworzona 13 marca będzie miała termin płatności 20 marca.
• Domyślna stawka podatku – Użyj tego pola, aby określić domyślną stawkę podatku stosowaną do produktów na nowych fakturach. Możesz nadpisać domyślną stawkę podatku na fakturze, gdy zajdzie taka potrzeba.
• Domyślne konto – Możesz wybrać domyślne konto przychodowe, które ma być używane dla nowych faktur. Możesz nadpisać domyślne konto na fakturze, gdy zajdzie taka potrzeba.

Ustawienie dostępu użytkownika pozwala określić, czy Ty lub wszyscy użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp, wystawiać i zarządzać fakturami w imieniu Twojej firmy.

Gdy będziesz zadowolony ze swoich wyborów, kliknij przycisk „Zapisz”, aby zapisać preferencje integracji QuickBooks dla swojego konta Pipedrive.

Używanie integracji

Po zakończeniu konfiguracji integracji, przejdź do widoku szczegółowego dowolnej transakcji, aby utworzyć swoją pierwszą fakturę. Kliknij na zakładkę „Faktura” i wybierz „+ Faktura”, aby rozpocząć.

Chociaż większość informacji jest automatycznie wypełniana na podstawie pól, które wybrałeś wcześniej w ustawieniach oraz wartości związanych z daną transakcją, upewnij się, że uwzględniłeś wszelkie brakujące szczegóły.

Zobaczysz okno utwórz fakturę, które jest podzielone na trzy sekcje:

Szczegóły klienta

Ta sekcja odzwierciedla informacje o odbiorcy faktury, takie jak nazwa podmiotu, któremu wystawiana jest faktura, adres, email oraz NIP.

Rozpocznij swoją recenzję od sekcji s szczegóły klienta. Jeśli pojawi się ikona ostrzeżenia dla pola „Do”, oznacza to, że kontakt nie jest powiązany z QuickBooks.

Aby pomyślnie utworzyć fakturę, kliknij na ikonę ostrzeżenia i albo utwórz nowy kontakt, albo powiąż fakturę z istniejącym klientem w swoim koncie QuickBooks. W każdym przypadku będziesz musiał kliknąć „Potwierdź”, aby zakończyć powiązanie.

Zauważysz również, że możesz aktualizować informacje o kliencie po stronie dostawcy. Gdy jest to włączone, adres, email oraz NIP odbiorcy faktury zostaną pobrane do QuickBooks.

Szczegóły faktury

Ta sekcja zawiera informacje o szczegółach fakturowania, takich jak podatek, data wystawienia i termin płatności, waluta oraz numer faktury.

W sekcji s szczegóły faktury możesz dostosować wszystkie pola do potrzeb swojej firmy. Zauważ, że waluta musi być wypełniona, ponieważ jest to pole obowiązkowe w QuickBooks.

Pozycje faktury

Ta sekcja zawiera listę produktów lub usług, które składają się na opłaty w Twojej fakturze.

Chociaż produkty powiązane z transakcją są automatycznie wypełniane w sekcji pozycje faktury, możesz również dodać więcej pozycji do swojej listy. Dowiedz się więcej o tym, jak dodać produkty do swoich transakcji w tym artykule.

Po wprowadzeniu wszystkich szczegółów kliknij przycisk „Utwórz fakturę”, aby wysłać to do swojego konta QuickBooks.

Przeglądanie swoich faktur

Twoja nowa faktura pojawi się w zakładce faktury w sekcji historia szczegółów transakcji. Faktury w Pipedrive będą odzwierciedlać następujące oznaczenia w zależności od ich statusów:

• Otwarte
• Opłacone
• Anulowane
• Przeterminowane
• Częściowo opłacone

Trzy ikony w prawym górnym rogu faktury pozwalają na wykonanie następujących czynności:

• Pobierz PDF – Pobierz wersję PDF swojej faktury, aby wysłać ją bezpośrednio do swoich klientów
• Wyślij e-mailem – Wyślij dowolne opłacone lub należne faktury bezpośrednio do swojego klienta. Faktury będą wysyłane z QuickBooks.
• Skopiuj link – Możesz wygenerować publiczny link do udostępnienia faktury. Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy Twoje konto QuickBooks ma włączone płatności online, a faktura zawiera adres e-mail.

Kliknij “...” aby uzyskać więcej opcji:

• Anuluj – Anuluj wszelkie nieopłacone lub opłacone faktury. Anulowane faktury nie mogą być przywrócone.
• Usuń – Usuwa fakturę zarówno z Pipedrive, jak i QuickBooks
• Odłącz od transakcji – Usuń fakturę z transakcji
• Otwórz w QuickBooks – Kliknięcie tej opcji przeniesie Cię do Twojego konta QuickBooks, gdzie możesz edytować swoją fakturę, wysłać ją i zaakceptować płatność

Pasek boczny widoku szczegółowego

Historia Twoich faktur będzie zawarta w pasku bocznym widoku szczegółowego transakcji. Tutaj możesz odświeżyć, aby wprowadzić wszelkie nowe aktualizacje z QuickBooks, lub kliknąć “...”, aby przejść do ustawień lub odłączyć swój kontakt.

Kliknij na “Zobacz wszystkie faktury”, aby zobaczyć więcej szczegółów na temat wszystkich powiązanych faktur filtrowanych według dostosowywanego okresu czasu.

Możesz przeglądać wszystkie faktury związane z powiązanym kontaktem oraz zarządzać powiązaniem i odłączeniem tych faktur od transakcji, którą aktualnie przeglądasz.