Baza wiedzy

Dzięki aplikacji integracyjnej Pipedrive-QuickBooks można tworzyć faktury z widoku szczegółów sprawy i bezproblemowo przesyłać je do twojego konta QuickBooks, bez konieczności kopiowania i wklejania danych między tymi narzędziami.

Integracja może również dostarczać zaktualizowane statusy faktur utworzonych z Pipedrive, dzięki czemu będziesz dokładnie wiedzieć, kiedy zostały zatwierdzone, opłacone lub opóźnione, nie opuszczając aplikacji Pipedrive.

Włączanie integracji z Quickbooks

Aby połączyć swoje konto Quickbooks z Pipedrive, przejdź do Narzędzia i aplikacje > Faktury i wybierz „Quickbooks”.

Zostaniesz przeniesiony na rynek Pipedrive, gdzie będziesz mógł zakończyć proces instalacji i udzielić aplikacji dostępu do swojego konta. Odinstalowanie aplikacji można znaleźć w zakładce Narzędzia i aplikacje > Aplikacje Rynku.

Po potwierdzeniu poprawnych danych logowania dla konta Quickbooks, zostaniesz przekierowany z powrotem do ustawień Pipedrive, aby skonfigurować preferencje integracji z Quickbooks.

Podczas konfigurowania integracji z Quickbooks będziesz musiał wybrać pola Pipedrive i termin płatności, które zostaną automatycznie wypełnione po utworzeniu faktury w Pipedrive.

• Do – To pole jest dla osoby, do której chcesz wystawić fakturę. Ponieważ faktury są zwykle opłacane przez dział rozrachunków zobowiązań firmy, sugerujemy użycie pola Organizacja – Nazwa w Pipedrive. Możesz również wybrać spośród innych organizacji, osób kontaktowych i pól dotyczących transakcji.
• Adres – To pole jest dla fizycznego adresu odbiorcy faktury. Ponieważ faktury są zwykle opłacane przez dział rozrachunków zobowiązań firmy, sugerujemy użycie pola Organizacja – Adres w Pipedrive. Możesz również wybrać spośród innych organizacji, osób kontaktowych i pól dotyczących transakcji.
• Email –To pole to adres e-mail odbiorcy faktury. Ponieważ pole e-mail w Pipedrive jest polem typu osoby, sugerujemy wykorzystanie pola Osoba – Email w Pipedrive. Możesz również wybrać spośród innych organizacji, osób kontaktowych i pól dotyczących transakcji.
• Numer identyfikacyjny klienta –Nie wszystkie faktury wymagają tych informacji, ale jeśli utworzyłeś pole niestandardowe w Pipedrive, w którym przechowujesz informacje o numerze identyfikacyjnym klienta, sugerujemy zastosowanie tego pola tutaj.
• Termin płatności – Tutaj możesz ustawić termin płatności. Na przykład, jeśli termin płatności jest ustawiony na siedem dni po dacie wystawienia, faktura utworzona 13 marca będzie miała termin płatności do 20 marca.

Po zadowoleniu się wyborem pól Pipedrive do uzupełniania faktur Quickbooks, kliknij przycisk „Zapisz”, aby zapisać preferencje integracji dla konta Twojej firmy w Pipedrive.

Korzystanie z integracji z Quickbooks

Po ukończeniu konfiguracji integracji z Quickbooks, możesz przejść do szczegółowego widoku dowolnej transakcji, aby utworzyć swoją pierwszą fakturę. Kliknij na zakładkę Faktura > + Faktura, aby rozpocząć.

Zostaniesz poproszony o wypełnienie szczegółów swojej faktury. Informacje dodane tutaj zostaną wysłane na konto Quickbooks po zapisaniu faktury.

• • Szczegóły klienta – Te dane zostaną automatycznie uzupełnione na podstawie pól wybranych podczas konfiguracji preferencji fakturowania dla Quickbooks.
  • Szczegóły faktury – Te dane muszą być wypełnione zgodnie z potrzebami Twojej firmy. Na przykład, jeśli chcesz dostosować funkcje podatkowe tej faktury, jakiej waluty powinno się użyć w tej fakturze lub jakich szablonów faktur Quickbooks chciałbyś użyć. Waluta jest obowiązkowym polem dla Quickbooks.
  • Pozycje na fakturze – To pole odzwierciedla elementy – takie jak towary lub usługi – które składają się na opłaty na Twojej fakturze. To pole automatycznie wypełni się produktami, które są powiązane z Twoją transakcją. Dowiedz się więcej o tym, jak dodać produkty do swoich transakcji tutaj. Możesz także dodać więcej pozycji do swojej listy.

W sekcji „Szczegóły klienta”, musisz powiązać fakturę z istniejącym klientem na koncie Quickbooks lub utworzyć nowego.

Po powiązaniu kontaktu, będziesz miał możliwość aktualizacji danych klienta po stronie dostawcy.

Jeśli masz tę opcję włączoną, informacje dodane w zakładce Adres, Email i NIP zostaną przeniesione do Quickbooks, jeśli różnią się od zapisanych informacji.

Kliknij przycisk „Utwórz fakturę” po wprowadzeniu wszystkich szczegółów faktury.

Przeglądanie twoich faktur

Twoja nowa faktura pojawi się w sekcji Changelog w widoku szczegółów. Faktury w Pipedrive będą miały następujące oznaczenia w zależności od ich statusów:

• Otwarte
• Zapłacone
• Unieważnione
• Zaległe
• Usunięte
• Częściowo zapłacone

Jeśli klikniesz Więcej „...”, będziesz mieć następujące możliwości:

• Anuluj – Anuluj nieopłacone lub opłacone faktury. Anulowane faktury nie mogą zostać przywrócone.
• Usuń – Usuń fakturę.
• Wyślij e-mailem – Wyślij opłacone lub zaległe faktury bezpośrednio do swojego klienta. Faktury wysłane pocztą elektroniczną zostaną wysłane z Quickbooks.
• Pobierz PDF – Pobierz wersję PDF faktury, aby wysłać ją bezpośrednio do klientów.
• Otwórz w QuickBooks – Klikając tę opcję, zostaniesz przeniesiony do swojego konta Quickbooks, gdzie będziesz mógł edytować, wysyłać fakturę i akceptować płatności.

Pasek boczny widoku szczegółów

Historia twoich faktur zostanie również dodana do paska bocznego widoku szczegółów. Tutaj możesz odświeżyć, aby pobrać nowe aktualizacje z Quickbooks lub kliknąć Więcej („...”), aby przejść do ustawień lub odłączyć kontakt.