Baza wiedzy

Dzięki aplikacji integracyjnej Quickbooks możesz tworzyć faktury z widoku szczegółów transakcji i bezproblemowo wysyłać je do swojego konto Quickbooks bez konieczności kopiowania i wklejania danych między tymi dwoma narzędziami.

Integracja może również dostarczać zaktualizowane statusy dotyczące faktur utworzonych w Pipedrive, dzięki czemu dokładnie wiesz, kiedy są zatwierdzone, opłacone lub przeterminowane, nie opuszczając aplikacji Pipedrive.

Włączenie integracji z Quickbooks

Aby połączyć swoje konto Quickbooks przejdź do Narzędzia i aplikacje > Fakturowanie i wybierz “Quickbooks”.

Zostaniesz przeniesiony do rynku Pipedrive, gdzie możesz ukończyć proces instalacji i przyznać aplikacji dostęp do swojego konta. Odinstalowanie aplikacji można znaleźć w sekcji Narzędzia i aplikacje > Aplikacje rynkowe.

Po potwierdzeniu ważnych danych logowania, zostaniesz przekierowany z powrotem do ustawień Pipedrive, aby skonfigurować preferencje integracji z Quickbooks.

Podczas konfigurowania integracji z Quickbooks musisz wybrać pola Pipedrive oraz termin płatności, które zostaną automatycznie wypełnione po utworzeniu faktury w Pipedrive.

• Do – To pole jest dla osoby, do której chcesz zaadresować fakturę. Ponieważ faktury są zazwyczaj opłacane przez dział zewnętrzny firmy, sugerujemy korzystanie z pola Pipedrive Organizacja – Nazwa. Możesz również wybrać inne organizacje, kontakty osobiste i pola dotyczące transakcji.
• Adres – To pole jest dla fizycznego adresu odbiorcy faktury. Ponieważ faktury są zazwyczaj opłacane przez dział zewnętrzny firmy, sugerujemy korzystanie z pola Pipedrive Organizacja – Adres. Możesz również wybrać inne organizacje, kontakty osobiste i pola dotyczące transakcji.
• Email –To pole to adres email odbiorcy faktury. Ponieważ pole email w Pipedrive jest polem typu osoba, sugerujemy wykorzystanie pola Pipedrive Osoba – Email. Możesz również wybrać inne organizacje, kontakty osobiste i pola dotyczące transakcji.
• ID podatkowe klienta –Nie wszystkie faktury wymagają tych informacji, ale jeśli stworzyłeś pole niestandardowe w Pipedrive, aby przechowywać informacje o ID podatkowym klienta, sugerujemy zastosowanie tego pola tutaj.
• Termin płatności – Tutaj możesz ustawić termin płatności. Na przykład, jeśli termin płatności jest ustawiony na siedem dni po dacie wystawienia, faktura stworzona 13 marca będzie miała termin płatności 20 marca.

Gdy będziesz zadowolony z wyborów dla pól Pipedrive do wypełniania faktur Quickbooks, kliknij przycisk “Zapisz”, aby zapisać swoje preferencje integracji dla konta firmy Pipedrive.

Korzystanie z integracji

Po zakończeniu konfigurowania integracji, możesz przejść do widoku szczegółowego dowolnej transakcji, aby utworzyć swoją pierwszą fakturę. Kliknij na zakładkę Faktura > + Faktura, aby rozpocząć.

Zostaniesz poproszony o wypełnienie szczegółów swojej faktury. Informacje dodane tutaj zostaną przesłane do Twojego konta Quickbooks, gdy faktura zostanie zapisana.

• Szczegóły klienta – Te dane będą automatycznie wypełnione na podstawie pól wybranych podczas konfigurowania preferencji fakturowania dla Quickbooks.
• Szczegóły faktury – Te szczegóły muszą być wypełnione na podstawie potrzeb Twojej firmy. Na przykład, jeśli chcesz dostosować funkcje podatkowe tej faktury, która waluta powinna być używana w tej fakturze lub jakiekolwiek wzory faktur Quickbooks, które chciałbyś użyć. Waluta jest polem obowiązkowym dla Quickbooks.
• Pozycje faktury – To pole odzwierciedla przedmioty – takie jak towary lub usługi – które składają się na opłaty w Twojej fakturze. To pole automatycznie wypełni się produktami, które są powiązane z Twoją transakcją. Dowiedz się więcej o tym, jak dodać produkty do swoich transakcji tutaj. Możesz także dodać więcej przedmiotów do swojej listy.

Pod “Szczegóły klienta”, będziesz musiał powiązać fakturę z istniejącym klientem na swoim koncie Quickbooks lub stworzyć nowego.

Gdy kontakt jest powiązany, będziesz miał możliwość aktualizacji informacji o kliencie po stronie dostawcy.

Jeśli masz to włączone, informacje dodane pod Adres, Email i NIP będą wprowadzane do Quickbooks, jeśli różnią się od zapisanych informacji.

Kliknij przycisk “Utwórz fakturę”, gdy wprowadzisz wszystkie szczegóły swojej faktury.

Przeglądanie swoich faktur

Twoja nowa faktura pojawi się w Log zmian w widoku szczegółów. Faktury w Pipedrive będą odzwierciedlać następujące flagi w zależności od ich statusów:

• Otwarte
• Zapłacone
• Anulowane
• Przeterminowane
• Usunięte
• Częściowo zapłacone

Jeśli klikniesz na M więcej “...”, będziesz mieć te opcje:

• Anuluj – Anuluj wszelkie nieopłacone lub opłacone faktury. Anulowane faktury nie mogą być przywrócone.
• Usuń – Usuń fakturę.
• Wyślij e-mailem – Wyślij wszelkie opłacone lub należne faktury bezpośrednio do swojego klienta. Faktury wysyłane e-mailem będą wysyłane z Quickbooks.
• Pobierz PDF – Pobierz wersję PDF swojej faktury, aby przesłać ją bezpośrednio do swoich klientów.
• Otwórz w QuickBooks – Kliknięcie tej opcji przeniesie Cię do Twojego konta Quickbooks, gdzie możesz edytować, wysyłać swoją fakturę i akceptować płatność.

Panel boczny widoku szczegółów

Twoja historia faktur również zostanie dodana do panelu bocznego widoku szczegółów. Tutaj możesz odświeżyć, aby wprowadzić nowe aktualizacje z Quickbooks, lub kliknąć na Więcej (“...”), aby przejść do ustawień lub odłączyć swój kontakt.