Baza wiedzy

Z aplikacją integrującą Quickbooks możesz tworzyć faktury z widoku szczegółów transakcji i bezproblemowo wysyłać je do swojego konta Quickbooks bez kłopotu kopiowania i wklejania danych między tymi dwoma narzędziami.

Integracja może również dostarczać aktualnych statusów dotyczących faktur utworzonych z Pipedrive, dzięki czemu będziesz dokładnie wiedział, kiedy są one zatwierdzone, opłacone lub zaległe, nie opuszczając aplikacji Pipedrive.

Włączanie integracji z Quickbooks

Aby połączyć konto Quickbooks, przejdź do Narzędzia i aplikacje > Fakturowanie i wybierz “Quickbooks”.

Zostaniesz przekierowany do sklepu Pipedrive, gdzie możesz ukończyć proces instalacji i udzielić aplikacji dostępu do Twojego konta. Odinstalować aplikację można pod adresem Narzędzia i aplikacje > Aplikacje w sklepie.

Po potwierdzeniu poprawnych danych logowania zostaniesz przekierowany z powrotem do ustawień Pipedrive, aby skonfigurować preferencje integracji Quickbooks.

Przy konfigurowaniu integracji z Quickbooks będziesz musiał wybrać pola w Pipedrive i termin płatności, które zostaną automatycznie wypełnione po stworzeniu faktury w Pipedrive.

• Do – To pole jest przeznaczone dla adresata faktury. Ponieważ faktury są zazwyczaj regulowane przez dział księgowości firmy, zalecamy używanie pola Organizacja – Nazwa w Pipedrive. Możesz także wybrać inne pola organizacji, kontaktów i transakcji.
• Adres – To pole jest dla fizycznego adresu odbiorcy faktury. Ponieważ faktury są zazwyczaj regulowane przez dział księgowości firmy, zalecamy używanie pola Organizacja – Adres w Pipedrive. Możesz także wybrać inne pola organizacji, kontaktów i transakcji.
• Email –To pole jest dla adresu e-mail odbiorcy faktury. Ponieważ pole e-mail w Pipedrive jest typu osobowego, zalecamy korzystanie z pola Osoba – Email w Pipedrive. Możesz także wybrać inne pola organizacji, kontaktów i transakcji.
• NIP klienta –Nie wszystkie faktury wymagają tej informacji, ale jeśli utworzyłeś pole niestandardowe w Pipedrive, aby przechowywać informacje o NIPie klienta, zalecamy zastosowanie tego pola tutaj.
• Termin płatności – Tutaj możesz ustawić termin płatności. Na przykład, jeśli termin płatności jest ustawiony na siedem dni po dacie wystawienia, faktura utworzona 13 marca będzie miała termin płatności 20 marca.

Po zadowoleniu się wyborem pól Pipedrive do wypełniania faktur Quickbooks, kliknij przycisk “Zapisz”, aby zapisać preferencje integracji dla konta firmy w Pipedrive.

Korzystanie z integracji

Gdy skończysz konfigurować swoją integrację, możesz przejść do widoku szczegółów dowolnej transakcji, aby utworzyć swoją pierwszą fakturę. Kliknij na zakładkę Faktura > + Faktura, aby rozpocząć.

Zostaniesz poproszony o wypełnienie szczegółów swojej faktury. Informacje dodane tutaj będą wysłane na twoje konto Quickbooks, gdy faktura zostanie zapisana.

• Szczegóły klienta – Te zostaną automatycznie wypełnione na podstawie pól wybranych podczas konfigurowania twoich preferencji fakturowania dla Quickbooks.
• Szczegóły faktury – Te szczegóły muszą być wypełnione zgodnie z potrzebami twojej firmy. Na przykład, jeśli chcesz dostosować funkcje podatkowe tej faktury, jaka waluta powinna być użyta w tej fakturze lub dowolne szablony faktur Quickbooks, które chciałbyś użyć. Waluta jest obowiązkowym polem dla Quickbooks.
• Pozycje faktury – To pole odzwierciedla przedmioty - takie jak towary lub usługi - które składają się na opłaty na twojej fakturze. Automatycznie wypełni się produktami, które są powiązane z twoją transakcją. Dowiedz się więcej o tym, jak dodać produkty do swoich transakcji tutaj. Możesz także dodać więcej przedmiotów do swojej listy.

Pod „Szczegółami klienta”, musisz połączyć fakturę z istniejącym klientem na swoim koncie Quickbooks lub utworzyć nowego.

Po połączeniu kontaktu, będziesz miał możliwość aktualizacji informacji o kliencie po stronie dostawcy.

Jeśli masz to włączone, informacje dodane pod Adresem, E-mailem i NIPem zostaną przeniesione do Quickbooks, jeśli różnią się od zapisanych informacji.

Kliknij przycisk „Utwórz fakturę”, gdy wprowadzisz wszystkie szczegóły faktury.

Przeglądanie swoich faktur

Nowa faktura pojawi się w sekcji Zmiany w widoku szczegółów. Faktury w Pipedrive będą odzwierciedlać następujące statusy na podstawie ich stanów:

• Otwarta
• Zapłacona
• Anulowana
• Zaległa
• Usunięta
• Częściowo zapłacona

Jeśli klikniesz w Więcej „...”, będziesz mieć te opcje:

• Anuluj – Anuluj niezapłacone lub opłacone faktury. Faktury anulowane nie mogą być przywrócone.
• Usuń – Usuń fakturę.
• Wyślij mailem – Wyślij dowolną opłaconą lub zaległą fakturę bezpośrednio do swojego klienta. Faktury wysłane mailem zostaną wysłane z Quickbooks.
• Pobierz PDF – Pobierz wersję PDF swojej faktury, aby przesłać ją bezpośrednio do swoich klientów.
• Otwórz w QuickBooks – Kliknięcie tej opcji przeniesie Cię do Twojego konta Quickbooks, gdzie będziesz mógł edytować, wysyłać fakturę i akceptować płatność.

Sekcja widoku szczegółów

Historia twoich faktur zostanie również dodana do bocznego panelu widoku szczegółów. Tutaj możesz odświeżyć, aby przynieść nowe aktualizacje z Quickbooks, lub kliknąć Więcej („...”), aby przejść do ustawień lub odlinkować swój kontakt.