Baza wiedzy

Dzięki aplikacji integracyjnej Quickbooks możesz tworzyć faktury z widoku szczegółów oferty i bezproblemowo wysyłać je do swojego konta Quickbooks bez konieczności kopiowania i wklejania danych między tymi dwoma narzędziami.

Integracja może również dostarczać zaktualizowane statusy faktur utworzonych z aplikacji Pipedrive, dzięki czemu będziesz dokładnie wiedzieć, kiedy są zatwierdzone, opłacone, lub zaległe, nie opuszczając aplikacji Pipedrive.

Włączanie integracji z Quickbooks

Aby połączyć swoje konto Quickbooks, przejdź do Narzędzia i aplikacje > Fakturowanie i wybierz “Quickbooks”.

Zostaniesz przeniesiony do rynku Pipedrive, gdzie możesz ukończyć proces instalacji i udzielić aplikacji dostępu do swojego konta. Deinstalację aplikacji znajdziesz w sekcji Narzędzia i aplikacje > Aplikacje z marketu.

Po potwierdzeniu prawidłowych danych logowania, zostaniesz przekierowany z powrotem do ustawień Pipedrive, aby skonfigurować preferencje integracji z Quickbooks.

Podczas konfigurowania integracji z Quickbooks, będziesz musiał wybrać pola Pipedrive i datę spłaty, która zostanie automatycznie uzupełniona po stworzeniu faktury w Pipedrive.

• Do – To pole jest dla osoby, do której chcesz kierować fakturę. Ponieważ faktury zazwyczaj są opłacane przez dział księgowości firmy, sugerujemy użycie pola Organizacja – Nazwa z Pipedrive. Możesz również wybrać inne organizacje, kontakty ludzi i pola dealu.
• Adres – To pole jest dla fizycznego adresu odbiorcy faktury. Ponieważ faktury zazwyczaj są opłacane przez dział księgowości firmy, sugerujemy użycie pola Organizacja – Adres z Pipedrive. Możesz również wybrać inne organizacje, kontakty ludzi i pola dealu.
• Email – To pole to adres e-mail odbiorcy faktury. Ponieważ pole e-mail w Pipedrive jest typu osobowego, sugerujemy korzystanie z pola Osoba – Email z Pipedrive. Możesz również wybrać inne organizacje, kontakty ludzi i pola dealu.
• ID podatkowe klienta – Niekiedy faktury nie wymagają tej informacji, ale jeśli stworzyłeś pole niestandardowe w Pipedrive, aby przechowywać dane identyfikacyjne podatkowe klienta, sugerujemy zastosowanie tego pola tutaj.
• Data spłaty – Tutaj możesz ustawić termin płatności. Na przykład, jeśli termin płatności został ustalony na siedem dni po dacie wystawienia, faktura utworzona 13 marca będzie miała termin płatności 20 marca.

Gdy będziesz zadowolony z wyboru pól Pipedrive do automatycznego uzupełniania faktur Quickbooks, kliknij przycisk “Zapisz”, aby zachować preferencje integracji dla swojego konta firmy w Pipedrive.

Korzystanie z integracji

Gdy skończysz ustawiać swoją integrację, możesz przejść do szczegółowego widoku dowolnej transakcji, aby utworzyć swoją pierwszą fakturę. Kliknij na zakładkę Faktura > + Faktura, aby rozpocząć.

Zostaniesz poproszony o wypełnienie szczegółów swojej faktury. Informacje dodane tutaj zostaną wysłane do Twojego konta Quickbooks, gdy faktura zostanie zapisana.

• Szczegóły klienta – Zostaną one automatycznie wypełnione na podstawie pól wybranych podczas ustawiania preferencji fakturowania dla Quickbooks.
• Szczegóły faktury – Te szczegóły muszą być wypełnione zgodnie z potrzebami Twojej firmy. Na przykład, jeśli chciałbyś dostosować funkcje podatkowe tej faktury, jakiej waluty powinna używać ta faktura lub jakich szablonów faktur Quickbooks chciałbyś użyć. Waluta jest obowiązkowym polem dla Quickbooks.
• Pozycje faktury – To pole odzwierciedla pozycje - takie jak towary lub usługi - które stanowią opłaty na Twojej fakturze. Zostanie ono automatycznie wypełnione produktami, które są powiązane z Twoją transakcją. Dowiedz się więcej o tym, jak dodać produkty do swoich transakcji tutaj. Możesz również dodać więcej pozycji do swojej listy.

W sekcji „Szczegóły klienta”, musisz połączyć fakturę z istniejącym klientem na Twoim koncie Quickbooks lub utworzyć nowego.

Gdy kontakt jest już połączony, będziesz miał możliwość aktualizacji informacji o kliencie po stronie dostawcy.

Jeśli opcja ta jest włączona, informacje dodane w polach Adres, Email i NIP zostaną przekazane do Quickbooks, jeśli są różne od informacji zapisanych.

Kliknij na przycisk „Utwórz fakturę” po wprowadzeniu wszystkich szczegółów faktury.

Przeglądanie swoich faktur

Nowa faktura pojawi się w sekcji Zmiany w widoku szczegółowym. Faktury w Pipedrive będą odzwierciedlać następujące flagi na podstawie ich statusów:

• Otwarte
• Zapłacone
• Anulowane
• Przeterminowane
• Usunięte
• Częściowo opłacone

Jeśli klikniesz na Więcej “...”, będziesz mieć te opcje:

• Anuluj – Anuluj nieopłacone lub opłacone faktury. Faktury anulowane nie mogą zostać przywrócone.
• Usuń – Usuń fakturę.
• Wyślij e-mailem – Wyślij opłacone lub zaległe faktury bezpośrednio do swojego klienta. Faktury wysłane e-mailem zostaną wysłane z Quickbooks.
• Pobierz PDF – Pobierz wersję PDF faktury, aby wysłać ją bezpośrednio do swoich klientów.
• Otwórz w QuickBooks – Kliknięcie tej opcji przeniesie Cię do Twojego konta w Quickbooks, gdzie możesz edytować, wysłać swoją fakturę i przyjąć płatność.

Panel szczegółów

Historia Twoich faktur zostanie również dodana do panelu szczegółów. Tutaj możesz odświeżyć, aby przynieść jakiekolwiek nowe aktualizacje z Quickbooks, lub kliknąć na Więcej (“...”) aby przejść do ustawień lub odlinkować swój kontakt.