База знаний

Asana — это инструмент управления проектами, используемый для организации задач и совместной работы между командами.

Если вам нужно переслать данные из Pipedrive другой команде, которая использует Asana, эта интеграция предназначена именно для этого.

Установка интеграции

Чтобы включить интеграцию, перейдите на страницу Asana в нашем маркетплейсе и нажмите «Установить сейчас».

Если вы перейдёте непосредственно в Маркетплейс и выберете интеграцию Asana, нажмите «Авторизовать».

На шаге 1 авторизации выберите компанию, в которой вы хотите установить интеграцию, и укажите, кто сможет её использовать: все пользователи, только я или конкретные пользователи.

Если вы выберете опцию конкретные пользователи, отметьте пользователей, которые будут использовать интеграцию, и, если хотите уведомить их по электронной почте, нажмите «Далее».

Если вы выбрали все пользователи или только я, вам нужно лишь нажать «Далее», чтобы продолжить.

На шаге 2 вам предложат ознакомиться с разрешениями приложения и предоставить их. После их просмотра нажмите «Разрешить и установить».

Если вы не вошли в систему или у вас ещё нет аккаунта Asana, вам предложат войти или создать учётную запись.

Если вы уже вошли в систему, вам предложат предоставить Pipedrive разрешение на доступ к вашему аккаунту Asana. Нажмите «Разрешить», и вы сможете приступить к настройке интеграции.

Настройка интеграции

После подключения вашего аккаунта Asana откройте в Pipedrive Меню аккаунта > Инструменты и приложения > Asana, чтобы настроить интеграцию.

Выбор события‑триггера и информации, которую вы будете передавать

Чтобы отправлять данные из Pipedrive в Asana, вам нужно создать правило, которое будет запускать получение информации из Pipedrive и отправку её в Asana.

Слева, в разделе событие в Pipedrive, вы выберете, что будет запускать передачу информации.

Доступные триггеры:

• Сделка выиграна

• Сделка проиграна

• Сделка перемещена (вам нужно указать, на какую стадию)

Не забудьте указать воронку (pipeline), так как это обязательно.

Если вы выбрали сделка перемещена в качестве триггера, вам также нужно будет указать стадию. Когда вы переместите сделку на указанную стадию, это запустит правило.

После определения воронки вы можете выбрать, какие данные передавать в вновь созданную задачу/проект Asana. Детали, которые можно передать:

• Название сделки (нельзя отключить)

• Сумма сделки

• Контактные данные человека или организации

• Закреплённые заметки

• Вложения

Поскольку для сделки требуется название, за исключением названия сделки вы можете отключить всю информацию, которую не хотите передавать в Asana.

Выбор того, что будет создаваться в Asana

При настройке правила вы можете создавать в Asana два типа элементов: задачи и проекты.

Создание задачи в Asana

Если вы выбираете создание задачи в Asana, вам нужно перейти к выпадающим меню, выбрать рабочее пространство или организацию, которая получит задачу, а затем выбрать название проекта.

При желании вы также можете назначить её существующему пользователю Asana.

Создание проекта в Asana

Если вы хотите, чтобы правило создавало проект в Asana, вы заметите, что опция вложения в разделе деталей для передачи будет автоматически отключена.

В выпадающих списках справа выберите рабочее пространство или организацию, где вы создадите проект, и при желании — команду.

Когда вы будете довольны своими выбором, нажмите «Сохранить изменения». После этого каждая сделка, соответствующая критериям вашего правила, будет создавать задачу или проект в Asana с указанной информацией, что позволит вашим командам эффективно работать с этими сделками.

Автоматизация задач с помощью интеграции Asana

Вы можете использовать интеграцию Asana для автоматизации выставления счетов или административных задач на основе воронки продаж. Например, когда сделка попадает на этап выставления счета, вы можете автоматически создать задачу в Asana для формирования счёта или уведомления юридической команды без ручной передачи.

Чтобы начать, перейдите в раздел Automations в Pipedrive, откройте вкладку Templates и выберите категорию Asana, чтобы выбрать один из четырёх готовых шаблонов:

• Добавлять задачи при перемещении сделок: Когда сделка перемещается на этап, создать задачу или проект в Asana

  • Подходит для внутренних передач, таких как выставление счетов, онбординг или внедрение

• Передавать выигранные сделки: Когда сделка помечена как выигранная, создать задачу или проект в Asana

  • Можно использовать для начала работы над проектом сразу после закрытия сделки

• Завершать работу по проигранным сделкам: Когда сделка помечена как проигранная, создать задачу или проект в Asana

  • Можно использовать для создания задач по последующим действиям или запуска цикла обратной связи

• Подогрев новых лидов: Когда добавляется новый лид, создать задачу или проект в Asana.

  • Можно направлять задачи по подогреву лидов в отдел маркетинга или команды развития продаж

Давайте разберём пример использования шаблона «Добавлять задачи при перемещении сделок» для автоматизации действий, связанных с выставлением счетов.

Настройка автоматизации выставления счетов с помощью шаблона

Выберите «Добавлять задачи при перемещении сделок» и на первом экране определите, что будет происходить после того, как сделка будет перемещена на выбранный этап воронки — в данном случае «Добавить задачу в Asana», затем нажмите «Использовать шаблон.»

На втором экране выберите конкретную воронку и этап, который вы используете для выставления счетов или подготовки контрактов. Предположим, это происходит на финальном этапе; в этом случае мы выберем «Negotiations started,» который является финальным этапом в нашей воронке.

В разделе «Добавить задачу в Asana» заполните название и описание задачи. Серые поля будут автоматически заполняться на основе данных из Pipedrive. Вы можете отключить любую информацию, которая не нужна вашей команде, чтобы задачи создавались с оптимальным контекстом.

Выберите проект, в котором будет создана задача, при необходимости добавьте закреплённые заметки в описание для дополнительного контекста и, наконец, нажмите «Сохранить как черновик.»

На следующем экране будут показаны все детали вашей автоматизации, и вы всё ещё сможете отредактировать её перед активацией.

Предположим, вы хотите, чтобы автоматизация срабатывала каждый раз, когда сделка отмечается как выигранная. Нажмите на значок карандаша рядом с условием и измените выпадающие списки на Статус сделки изменился на «выиграна», затем нажмите «Применить условия.»

Когда будете готовы, включите автоматизацию, переключив её в положение «активна» вверху.

После активации каждый раз, когда сделка перейдёт на выбранный этап (или если она будет отмечена как выигранная, если вы изменили условие), в Asana автоматически будет создана задача с настроенной вами информацией.

Расширьте рабочие процессы

Этот сценарий с выставлением счетов — лишь один пример. Вы можете использовать эти шаблоны как отправную точку для оптимизации передачи задач между разными командами:

• От продаж к внедрению: Автоматически запускать задачи по онбордингу при выигранной сделке

• От продаж в поддержку: Создавать задачи для последующих действий при проигранной сделке

• От продаж к маркетингу: Добавлять задачи по подогреву лидов, добавленных вручную или через импорт

Каждый шаблон можно настроить под ваши внутренние процессы, что даёт гибкость без необходимости начинать всё с нуля.

Подробнее о настройке автоматизаций смотрите в нашем руководстве по автоматизациям: первые шаги.