База знаний

Asana — это инструмент управления проектами, используемый для организации задач и совместной работы между командами.

Если вам нужно переслать данные из Pipedrive другой команде, использующей Asana, эта интеграция предназначена для этой задачи.

Установка интеграции

Чтобы включить интеграцию, перейдите на страницу Asana в нашем Маркетплейсе и нажмите “Установить сейчас.”

Если вы перейдёте в Маркетплейс напрямую и выберете интеграцию Asana, нажмите “Авторизовать.”

На шаге 1 авторизации выберите компанию, в которой вы хотите установить интеграцию, и укажите, кто сможет её использовать: все пользователи, только я или конкретные пользователи.

Если вы выберете опцию конкретные пользователи, отметьте пользователей, которые будут пользоваться интеграцией, и если вы хотите уведомить их по электронной почте, нажмите “Далее.”

Если вы выбрали вариант все пользователи или только я, вам нужно только нажать “Далее”, чтобы продолжить.

На шаге 2 вам будет предложено ознакомиться с разрешениями, которые запрашивает приложение, и предоставить их. После ознакомления нажмите “Разрешить и установить.”

Если вы не вошли в систему или у вас ещё нет аккаунта Asana, вам предложат войти или создать его.

Если вы уже вошли в систему, вам будет предложено дать Pipedrive разрешение на доступ к вашему аккаунту Asana. Нажмите “Разрешить”, и вы сможете приступить к настройке интеграции.

Настройка интеграции

После подключения аккаунта Asana откройте Pipedrive Меню аккаунта > Инструменты и приложения > Asana, чтобы настроить интеграцию.

Выбор триггера и информации, которую вы будете передавать

Чтобы отправлять данные из Pipedrive в Asana, вам нужно создать правило, которое будет запускать получение информации из Pipedrive и отправку её в Asana.

Слева, в разделе Событие Pipedrive, выберите, что будет служить триггером для передачи информации.

Доступные триггеры:

• Сделка выиграна

• Сделка проиграна

• Сделка перемещена (необходимо указать, на какой этап)

Не забудьте указать воронку (pipeline), это обязательно.

Если вы выбрали сделка перемещена в качестве триггера, вам также нужно указать этап. При перемещении сделки на указанный этап правило сработает.

После выбора воронки вы можете выбрать, какие данные передавать в создаваемую задачу/проект Asana. Детали для передачи:

• Название сделки (нельзя отключить)

• Сумма сделки

• Контактные данные лица или организации

• Закрепленные заметки

• Вложения

Поскольку для сделки требуется название, за исключением названия сделки вы можете отключать все остальные данные, которые не хотите передавать в Asana.

Выбор того, что будет создаваться в Asana

При настройке правила можно создавать в Asana два типа элементов: задачи и проекты.

Создание задачи в Asana

Если вы выберете создание задачи в Asana, нужно в выпадающих меню выбрать рабочее пространство или организацию, которая получит задачу, а затем указать название проекта.

При желании вы также можете назначить её существующему пользователю Asana.

Создание проекта в Asana

Если вы хотите, чтобы правило создавало в Asana проект, обратите внимание, что опция вложения в разделе данные для передачи будет автоматически отключена.

В выпадающих списках справа выберите рабочее пространство или организацию, где вы создадите проект, а при желании — команду.

Когда вы будете довольны выбором, нажмите «Сохранить изменения». После этого каждая сделка, соответствующая критериям правила, будет создавать задачу или проект в Asana с указанными данными, что позволит вашим командам эффективно работать с этими сделками.

Автоматизация задач с помощью интеграции Asana

Вы можете использовать интеграцию Asana для автоматизации биллинга или административных задач на основе вашей воронки продаж. Например, когда сделка переходит в этап выставления счета, вы можете автоматически создавать задачу в Asana для генерации счета или оповещения юридической команды без ручной передачи.

Чтобы начать, перейдите в Automations в Pipedrive, откройте вкладку Шаблоны и выберите категорию Asana, чтобы выбрать один из четырёх готовых шаблонов:

• Добавлять задачи при перемещении сделок: Когда сделка перемещается на этап, создавать задачу или проект в Asana

  • Подходит для внутренних передач, таких как биллинг, onboarding или внедрение

• Передавать выигранные сделки: Когда сделка помечается как выигранная, создавать задачу или проект в Asana

  • Можно использовать для начала работы над проектом сразу после закрытия сделки

• Обработка потерянных сделок: Когда сделка помечается как потерянная, создавать задачу или проект в Asana

  • Можно использовать для создания задач по взаимодействию или запуска циклов обратной связи

• Прогрев новых лидов: Когда добавляется новый лид, создавать задачу или проект в Asana.

  • Можно использовать для направления задач по nurtуring’у лидов в маркетинг или команды развития продаж

Давайте разберём пример использования шаблона «Добавлять задачи при перемещении сделок» для автоматизации действий, связанных с биллингом.

Настройка автоматизации биллинга с помощью шаблона

Выберите Добавлять задачи при перемещении сделок и на первом экране определите, что будет происходить после перемещения сделки в выбранный этап воронки — в нашем случае «Добавить задачу в Asana», затем нажмите «Use template.»

На втором экране выберите конкретную воронку и этап, который вы используете для биллинга или подготовки контрактов. Допустим, это происходит на финальном этапе; тогда выберите «Negotiations started,» который в нашей воронке является финальным этапом.

В разделе «Добавить задачу в Asana» заполните название и описание задачи. Серые поля будут заполнены автоматически на основе данных из Pipedrive. Вы можете отключить любую информацию, которая не нужна вашей команде, чтобы задачи создавались с оптимальным контекстом.

Выберите проект, в котором будет создана задача, при необходимости добавьте закреплённые заметки в описание для дополнительного контекста и, наконец, нажмите «Save as draft.»

На следующем экране будут показаны все детали вашей автоматизации, и вы всё ещё сможете отредактировать её перед активацией.

Предположим, вы хотите, чтобы автоматизация срабатывала всякий раз, когда сделка выигрывается. Нажмите на значок карандаша рядом с условием срабатывания и измените выпадающие списки на Статус сделки изменился на «Выиграна», затем нажмите «Apply conditions.»

Когда будете готовы, включите автоматизацию в состояние активна в верхней части экрана.

После активации каждый раз, когда сделка перейдёт в выбранный этап (или будет помечена как выигранная, если вы изменили условие), в Asana автоматически создастся задача с настроенной вами информацией.

Расширьте свои рабочие процессы

Этот пример с биллингом — только один из вариантов. Вы можете использовать эти шаблоны в качестве отправной точки для оптимизации передач между различными командами:

• От продаж к внедрению: Автоматически запускать задачи по onboarding при выигрыше сделки

• От продаж к поддержке: Создавать задачи для дальнейших действий при потере сделки

• От продаж к маркетингу: Добавлять задачи для nurturing’а лидов, добавленных вручную или через импорт

Каждый шаблон можно настроить под ваши внутренние процессы, что даёт гибкость без необходимости начинать всё с нуля.

Более подробную информацию по настройке автоматизаций см. в нашем руководстве по Automations: первые шаги.