Kunskapsbas

Det finns alltid en möjlighet att du kan ha kontakter med samma namn (t.ex. John Smith). Av denna anledning får du alltid möjlighet att identifiera och slå ihop dubbletter när du gör en import i Pipedrive. Du kan också välja att hoppa över detta sammanslagningssteg om du föredrar att skapa flera registreringar.

Om du är osäker på vilken som är rätt för dig kan det vara bra att förstå hur Pipedrive letar efter dupliceringar och hanterar dem i den här artikeln.

Erjudanden

Med tanke på försäljningens natur, där man kan ha flera affärer med samma namn, finns det ingen dubblettidentifierare för affärer i Pipedrive. Detta innebär att om du importerar fler än en affär med samma namn kommer dessa affärer inte att betraktas som dubbletter och alla kommer att importeras.

Personer

När en persons namn har erkänts vid import kommer Pipedrive att leta efter följande information för att avgöra om det finns en duplicerad post:

• Person - Organisation

• Person - Telefon

• Person - E-post

Om Pipedrive finner att NÅGOT av dessa tre fält matchar en annan person i Pipedrive-databasen eller importfilen kommer de att slås samman och ny data som finns med i importen kommer att läggas till.

Organisationer

När en organisations namn har blivit igenkänt vid import så kommer Pipedrive att leta efter följande information för att avgöra om det finns en duplicerad post:

• Organisation - Adress

Du kan ha organisationer med samma namn så länge du alltid anger adressfältet. Om adressen matchar en befintlig organisation i din Pipedrive-databas eller importfil kommer organisationerna att slås ihop och all ny information som ingår i importen läggs till.

Exempel

Sammanfoga data

Låt oss säga att du importerar denna lista med personer och alla har samma namn. I detta exempel kommer du till slut att ha två Jon Snow, eftersom matchningskriterier hittades i tre av samma rader.

Matchningskriterium:

1. Jon Snow på rad 1 skapas.

2. Pipedrive känner igen ”Jon Snow” på rad 2 och kontrollerar om en matchande organisation, telefon och/eller e-post finns. Den ser då att person – namn och organisation – namn är samma på rad 2 som på rad 1 och skapar därför inte 2 Jon Snow. Istället kopplas rad 2:s unika telefonnummer till samma telefonnummer som skapades på rad 1.

3. Pipedrive känner igen ”Jon Snow” på rad 3 och kontrollerar om det finns en matchande organisation – namn, person – telefon och person – e-post. Den finner sedan att person – e-post är samma som i rad 1 och skapar därför inte ytterligare en Jon Snow. Istället läggs det nya telefonnumret till på rad 1:s registrering, samt uppdateras rad 3:s organisation – namn till ”The Wall”.

4. Pipedrive känner igen ”Jon Snow” på rad 4 men denna gång hittas ingen matchande organisation – namn, person – telefon eller person – e-post till den befintliga Jon Snow. Därför skapas en andra Jon Snow med detta unika telefonnummer och e-postadress.

Skapa flera poster

Som nämnts i början av denna artikel kan du välja att hoppa över sammanslagningssteget. Alternativet att skapa flera registreringar kan vara användbart i situationer där du vill att varje användare ska ha en egen kopia av dessa kontakter att arbeta med. Tänk på att varje kontakt som skapas endast kan ha en ägare kopplad till sig.

Observera att skapandet av flera registreringar kan leda till en rörig databas. Om du vill ha fler än en användare kopplad till en kontakt kan du skapa en enda post och lägga till de andra användarna som följare. Genom att göra detta får ägaren och följarna synlighet för denna post och kan arbeta med den, utan behov av att skapa flera registreringar.