Kunskapsbas

Det finns alltid en chans att du kan ha kontakter med samma namn (t.ex. John Smith). Av denna anledning kommer du alltid att ges möjligheten att känna igen och slå samman duplicerade kontakter när du importerar data i Pipedrive. Du kan också välja att hoppa över detta steg om du föredrar att skapa flera poster.

Om du är osäker på vilken som är rätt för dig kan det vara bra att förstå hur Pipedrive letar efter dupliceringar och hanterar dem i den här artikeln.

Erjudanden

Eftersom sälj oftast innebär att du kan ha flera erjudanden med samma namn, finns det ingen dubbel identifierare för erbjduanden i Pipedrive. Detta innebär att om du importerar fler än ett erbjduande med samma namn, kommer dessa erbjduanden inte att anses vara duplicerade och alla kommer att importeras.

Personer

När en persons namn har erkänts vid import kommer Pipedrive att leta efter följande information för att avgöra om det finns en duplicerad post:

• Person - Organisation

• Person - Telefon

• Person - E-post

Om Pipedrive finner att NÅGOT av dessa tre fält matchar en annan person i Pipedrive-databasen eller importfilen kommer de att slås samman och ny data som finns med i importen kommer att läggas till.

Organisationer

När en organisations namn har blivit igenkänt vid import så kommer Pipedrive att leta efter följande information för att avgöra om det finns en duplicerad post:

• Organisation - Adress

Du kan ha organisationer med samma namn så länge du alltid specificerar adressfältet. Om adressen matchar någon befintlig organisation i din Pipedrive-databas eller importfil, kommer den att slå samman organisationerna och lägga till all ny information som finns med i importen.

Exempel

Sammanfoga data

Anta att du importerar denna lista med personer och alla har samma namn. I det här exemplet skulle du till slut ha två Jon Snows, eftersom matchningskriterier hittades i tre av samma rader.

Matchningskriterium:

1. Jon Snow i rad 1 skapas.

2. Pipedrive känner igen "Jon Snow" i rad 2 och kontrollerar om det finns en matchande organisation, telefon och/eller e-post. Den inser sedan att personnamn och organisationens namn är samma i rad 2 som de var i rad 1 och skapar därför inte 2 Jon Snows. Istället kopplar den rad 2:s unika telefonnummer till samma telefonnummer som skapades i rad 1.

3. Pipedrive känner igen "Jon Snow" i rad 3 och kontrollerar om det finns en matchande organisationens namn, personens telefon och personens e-post. Den hittar sedan att personens e-post är samma som i rad 1 och skapar därför inte en extra Jon Snow. Istället lägger den till det nya telefonnumret i rad 1:s post, samt uppdaterar rad 3:s organisationens namn till "The Wall".

4. Pipedrive känner igen "Jon Snow" i rad 4 men hittar den här gången ingen matchande organisationens namn, personens telefon eller personens e-post till den befintliga Jon Snow. Den skapar därför en andra Jon Snow med detta unika telefonnummer och e-postadress.

Skapa flera poster

Som nämnts i början av denna artikel kan du välja att hoppa över sammanslagningssteget. Att skapa flera poster kan vara användbart i scenarier där du vill att varje användare ska ha sin egen kopia av dessa kontakter att arbeta med. Det är viktigt att komma ihåg att varje skapad kontakt kan bara ha en ägare kopplad till den.

Observera att att skapa flera poster kan skapa en rörig databas. Om du vill ha mer än en användare kopplad till en kontakt kan du skapa en enda post och lägga till de andra användarna som följare. På så sätt kommer ägaren och följarna att kunna se denna post och arbeta med den utan att behöva skapa flera poster.