База знань

Що таке електронний підпис?

Федеральний закон США ESIGN визначає «електронний підпис» як електронний звук, символ або процес, що додається до договору чи іншого запису або логічно пов’язується з ним і виконується чи приймається особою з наміром підписати цей запис.

Електронні підписи використовуються для підписання листів-пропозицій, договорів купівлі-продажу, дозволів, договорів оренди/лізингу, відмов від відповідальності, фінансових документів тощо.

Електронний підпис, як визначено в Законі Європейського Союзу eIDAS (№ 910/2014 про електронну ідентифікацію та довірчі послуги для електронних транзакцій на внутрішньому ринку), охоплює широку категорію всіх електронних підписів, включаючи „дані у електронній формі, які додаються до або логічно пов'язані з іншими даними у електронній формі та які використовуються підписником для підпису“.

The basic digital signature offered by Pipedrive’s eSignature feature is a subtype of an electronic signature with advanced security features.

Базовий цифровий підпис використовує PKI (інфраструктуру відкритих ключів). Ключові характеристики базового електронного підпису такі:

• Цифровий сертифікат, виданий третьою стороною (Гарантований)

• Асиметричне або публічне шифрування

• Захоплення IP-адреси

Завдяки функції електронних підписів у Pipedrive підписанти можуть отримати одноразовий код автентифікації, щоб перевірити, але не гарантувати, дійсність своєї електронної пошти. Це додаткова функція безпеки, яку можна вмикати або вимикати для кожного запиту на підпис.

Чи є електронні підписи законно обов'язковими?

Електронні підписи вже багато років широко визнаються та використовуються в низці країн. Цифрові підписи Pipedrive розроблено відповідно до стандартних вимог безпеки, зокрема з використанням асиметричного шифрування або шифрування з відкритим ключем.

Як моя команда продажів може отримати користь від використання функції eSignatures?

Використання функції eSignatures допомагає вашій команді продажів працювати швидше завдяки цифровізації ручних процесів. Це особливо корисно для віддалених команд або коли клієнти не мають легкого доступу до обладнання для друку.

Основні переваги:

• Інтеграція з хмарними рішеннями для зберігання даних, як-от Google Drive, Microsoft OneDrive і SharePoint

• Автоматичне зберігання підписаних документів у відповідній угоді для зручного доступу власника та підписників

• Додаткові функції безпеки, як-от одноразові коди автентифікації, надіслані електронною поштою для перевірки підписантів

Що таке політика розумного використання?

Pipedrive ретельно відстежуватиме використання eSignature. Якщо ми помітимо, що функція використовується для перепродажу, зловживається в будь-який інший спосіб або створює надмірне навантаження, ми залишаємо за собою право на власний розсуд обмежити або призупинити доступ користувача до цієї функції.

Якщо мій документ має всі потрібні підписи, чи можу я його скасувати?

Щойно документ зібрав усі необхідні підписи, процес вважається завершеним, і ви більше не можете його скасувати.

Функцію eSignatures створено для завершення документа, щойно його підпишуть усі сторони. Якщо вам потрібно внести зміни до завершеного документа, потрібно створити нову версію та перезапустити процес підписання.

Чи можу я й надалі використовувати ту саму версію документа, якщо скасую підписання?

Так, після скасування можна повторно використати ту саму версію документа. Наприклад, якщо ви скасуєте процес підписання, бо забули додати підписанта, документ залишиться доступним у сховищі угоди або документів.

Щоб перезапустити процес:

• Перейдіть до перегляду деталей угоди і відкрийте вкладку документів

• Виберіть версію документа, яку хочете надіслати

• Додайте підписантів (до десяти на документ) і натисніть "Надіслати"

Новий процес підписання матиме новий 60-денний термін дії.

Я надіслав документ на підпис, але забув додати підписанта. Чи можу я додати їх після надсилання документа?

Додати нових підписантів до вже існуючого процесу підписання неможливо. Якщо вам потрібно додати підписанта після надсилання документа, вам потрібно скасувати поточний процес підписання та створити новий.

Скільки підписантів я можу додати до документа?

Ви можете додати до 10 підписантів до одного документа. Зверніть увагу: після початку процесу підписання додати нових підписантів уже не можна.

Якщо ви забули когось додати, вам потрібно скасувати поточний процес і створити новий. Щойно документ зібрав усі потрібні підписи, його більше не можна скасувати.

Скільки часу підписанти мають на підписання?

Процес підписання залишається активним протягом 60 днів із дати надсилання запиту. Якщо документ не буде підписано протягом цього часу, посилання втратить чинність.

Якщо ви вирішите скасувати документ до його завершення, ви все одно зможете пізніше використати ту саму версію документа, щоб розпочати новий процес підписання.