Znalostní báze

Co je elektronický podpis?

Americký federální zákon ESIGN Act definuje „elektronický podpis“ jako elektronický zvuk, symbol nebo proces připojený ke smlouvě nebo jinému záznamu či s nimi logicky spojený, který osoba provedla nebo přijala s úmyslem daný záznam podepsat.

Elektronické podpisy se používají k podepisování nabídkových dopisů, obchodních smluv, formulářů souhlasu, nájemních a leasingových smluv, prohlášení o zproštění odpovědnosti, finančních dokumentů a dalších dokumentů.

Elektronický podpis, jak je definován v nařízení Evropské unie eIDAS (č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu), zahrnuje širokou kategorii všech elektronických podpisů, včetně „údajů v elektronické podobě, které jsou připojeny či logicky spojeny s jinými údaji v elektronické podobě a které jsou podepisujícím použity k podpisu".

Základní digitální podpis, který Pipedrive nabízí prostřednictvím funkce eSignature, je podtypem elektronického podpisu s pokročilými bezpečnostními prvky.

Základní digitální podpis používá PKI (infrastrukturu veřejného klíče). Klíčové vlastnosti základního elektronického podpisu jsou následující:

• Digitální certifikát vydávaný třetí stranou (zaručený)

• Asymetrické nebo veřejné šifrování

• Zachycení IP adresy

S funkcí e-podpisů v Pipedrive mohou podepisující obdržet jednorázový ověřovací kód, kterým lze ověřit, ale nikoliv zaručit, platnost jejich e-mailu. Tato bezpečnostní funkce je volitelná a lze ji zapnout nebo vypnout pro každou žádost o podpis.

Jsou elektronické podpisy právně závazné?

Elektronické podpisy jsou v několika zemích již řadu let široce přijímány a používány. Digitální podpisy od Pipedrive jsou navrženy tak, aby splňovaly standardní bezpečnostní požadavky, včetně asymetrického šifrování neboli šifrování veřejným klíčem.

Jak může můj obchodní tým využít funkci ePodpisy?

Používání funkce ePodpisy pomáhá vašemu obchodnímu týmu postupovat rychleji díky digitalizaci manuálních procesů. To je užitečné zejména pro vzdálené týmy nebo v situacích, kdy zákazníci nemají snadný přístup k tiskovému vybavení.

Mezi hlavní výhody patří:

• Integrace s cloudovými úložišti, jako jsou Google Drive, Microsoft OneDrive a SharePoint

• Automatické ukládání podepsaných dokumentů do příslušného dealu pro snadný přístup vlastníka a sledujících

• Volitelné bezpečnostní funkce, jako jsou jednorázové ověřovací kódy zasílané e-mailem pro ověření podepisujících

Jaký je politiky přiměřeného používání?

Pipedrive bude používání eSignature pečlivě sledovat. Pokud zjistíme, že je funkce využívána k dalšímu prodeji, jinak zneužívána nebo nepřiměřeně zatěžuje systém, vyhrazujeme si právo podle vlastního uvážení zamezit uživateli přístup k této funkci nebo jej pozastavit.

Pokud má můj dokument všechny požadované podpisy, mohu ho zrušit?

Jakmile dokument získá všechny potřebné podpisy, proces se považuje za dokončený a není možné jej zrušit.

Funkce ePodpisy je navržena tak, aby dokument dokončila, jakmile jej podepíší všechny strany. Pokud potřebujete v dokončeném dokumentu provést změny, musíte vytvořit novou verzi a znovu spustit proces podepisování.

Mohu po zrušení podepisování stále použít stejnou verzi dokumentu?

Ano, po zrušení je možné stejnou verzi dokumentu znovu použít. Pokud například zrušíte proces podepisování, protože jste zapomněli přidat podepisujícího, dokument zůstane k dispozici v úložišti dealu nebo dokumentů.

Postup opětovného spuštění procesu:

• Přejděte do detailu dealu a otevřete kartu dokument

• Vyberte verzi dokumentu, kterou chcete odeslat

• Přidejte podepisující (až deset na dokument) a klikněte na „Odeslat“

Nový proces podepisování bude mít novou 60denní dobu platnosti.

Odeslal(a) jsem dokument k podpisu, ale zapomněl(a) jsem přidat podepisujícího. Mohu je přidat i po odeslání dokumentu?

Nelze přidat nové podepisující do existujícího procesu podepisování. Pokud potřebujete přidat podepisujícího po odeslání dokumentu, je nutné stávající proces podepisování zrušit a vytvořit nový.

Kolik podepisujících mohu přidat k jednomu dokumentu?

K jednomu dokumentu můžete přidat až 10 podepisujících. Mějte prosím na paměti, že po zahájení procesu podepisování už nelze přidávat nové podepisující.

Pokud někoho zapomenete zahrnout, musíte stávající proces zrušit a vytvořit nový. Jakmile dokument získá všechny požadované podpisy, nelze jej zrušit.

Jak dlouho mají podepisující na podpis?

Proces podepisování zůstává aktivní 60 dní od data odeslání žádosti. Pokud dokument nebude v této lhůtě podepsán, platnost odkazu vyprší.

Pokud se rozhodnete zrušit dokument před jeho dokončením, stále budete moci stejnou verzi dokumentu později použít ke spuštění nového procesu podepisování.