Znalostní báze

Vždy existuje možnost, že můžete mít kontakty se stejným jménem (například Jan Novák). Z tohoto důvodu při každém importu v Pipedrive budete mít možnost rozpoznat a sloučit duplicity. Můžete se také rozhodnout tento krok sloučení přeskočit, pokud si přejete vytvořit více registrací.

Pokud nejste si jistí, která možnost je pro vás ta správná, může být užitečné porozumět tomu, jak Pipedrive vyhledává duplicity a jak s nimi pracuje v tomto článku.

Slevy

Vzhledem k tomu, že v prodeji můžete mít více dealů se stejným názvem, v Pipedrive neexistuje identifikátor duplicity pro dealy. To znamená, že pokud importujete více dealů se stejným názvem, tyto dealy nebudou považovány za duplicity a všechny budou importovány.

Lidé

Jakmile je jméno osoby rozpoznáno při importu, Pipedrive se pokusí najít následující informace, aby určil, zda existuje duplicitní záznam:

• Osoba - Organizace

• Osoba - Telefon

• Osoba - Email

Pokud Pipedrive zjistí, že JAKÉKOLIV z těchto tří polí odpovídá jiné osobě v databázi Pipedrive nebo v importním souboru, sloučí je dohromady a přidá veškerá nová data zahrnutá v importu.

Organizace

Jakmile je jméno organizace identifikováno při importu, Pipedrive hledá následující informace, které určí, zda existuje duplicitní záznam:

• Organizace - Adresa

Můžete mít organizace se stejným názvem, pokud vždy zadáváte pole s adresou. Pokud adresa odpovídá již existující organizaci ve vaší databázi Pipedrive nebo v importovaném souboru, organizace se sloučí a přidají se nové informace uvedené v importu.

Příklady

Spojování dat

Představme si, že importujete tento seznam osob a všechny mají stejné jméno. V tomto příkladu nakonec skončíte se dvěma Jon Snowy, protože dle nastavených kritérií byla shoda nalezena ve třech stejných řádcích.

Kritéria shody:

1. Jon Snow v řádku 1 je vytvořen.

2. Pipedrive rozpozná „Jon Snow“ v řádku 2 a hledá shodu v organizaci, telefonu a/nebo e-mailu. Poté zjistí, že osoba - jméno a organizace - název jsou ve 2. řádku stejné jako v 1. řádku, a proto nevytvoří 2x Jon Snow. Místo toho namapuje unikátní telefonní číslo z řádku 2 na to stejné číslo, které bylo vytvořeno v řádku 1.

3. Pipedrive rozpozná „Jon Snow“ v řádku 3 a hledá shodu v organizace - název, osoba - telefon a osoba - e-mail. Následně zjistí, že osoba - e-mail je stejný jako v řádku 1, a proto nevytvoří dalšího Jon Snow. Místo toho přidá nové telefonní číslo k registraci v řádku 1 a zároveň aktualizuje organizace - název v řádku 3 na „The Wall“.

4. Pipedrive rozpozná „Jon Snow“ ve 4. řádku, tentokrát ale nenalezne žádnou shodu v organizace - název, osoba - telefon ani osoba - e-mail s existujícím Jon Snow. Proto vytvoří druhého Jon Snow s tímto unikátním číslem a e-mailovou adresou.

Vytváření více záznamů

Jak bylo zmíněno na začátku tohoto článku, můžete si zvolit možnost přeskočení kroku sloučení. Možnost vytvoření více registrací se může hodit v případech, kdy chcete, aby měl každý uživatel vlastní kopii těchto kontaktů k práci. Je důležité mít na paměti, že každý vytvořený kontakt může mít přiřazeného pouze jednoho vlastníka.

Upozorňujeme, že vytváření více registrací může způsobit nepořádek v databázi. Pokud chcete, aby bylo ke kontaktu přiřazeno více uživatelů, můžete vytvořit jednu položku a ostatní uživatele přidat jako sledující. Tímto způsobem budou mít vlastník i sledující přehled o této položce a mohou na ní pracovat, aniž by bylo třeba vytvářet více registrací.