Znalostní báze

Vždy existuje šance, že budete mít kontakty se stejným jménem (např. John Smith). Z tohoto důvodu, když provádíte import v Pipedrive, dostanete možnost rozpoznat a sloučit duplicity dohromady. Můžete také vybrat, jestli chcete tento krok sloučení přeskočit a raději vytvořit více záznamů.

Pokud nejste si jistí, která možnost je pro vás ta správná, může být užitečné porozumět tomu, jak Pipedrive vyhledává duplicity a jak s nimi pracuje v tomto článku.

Slevy

Vzhledem k tomu, že povaha prodejů je taková, že můžete mít více obchodů se stejným názvem, neexistuje žádný duplicitní identifikátor pro obchody v Pipedrive. To znamená, že pokud importujete více než jeden obchod se stejným názvem, tyto obchody nebudou považovány za duplicity a všechny budou importovány.

Lidé

Jakmile je jméno osoby rozpoznáno při importu, Pipedrive se pokusí najít následující informace, aby určil, zda existuje duplicitní záznam:

• Osoba - Organizace

• Osoba - Telefon

• Osoba - Email

Pokud Pipedrive zjistí, že JAKÉKOLIV z těchto tří polí odpovídá jiné osobě v databázi Pipedrive nebo v importním souboru, sloučí je dohromady a přidá veškerá nová data zahrnutá v importu.

Organizace

Jakmile je jméno organizace identifikováno při importu, Pipedrive hledá následující informace, které určí, zda existuje duplicitní záznam:

• Organizace - Adresa

Je možné mít organizace se stejným jménem, pokud vždy specifikujete adresní pole. Pokud se adresa shoduje s existující organizací ve vaší databázi Pipedrive nebo importním souboru, spojí organizace a přidá veškeré nové informace obsažené v importu.

Příklady

Spojování dat

Předpokládejme, že importujete tuto seznam osob a všichni mají stejné jméno. V tomto příkladu byste nakonec měli dva Jony Snowové, protože kritéria shody byla nalezena ve třech stejných řádcích.

Kritéria shody:

1. Jon Snow v řádku 1 je vytvořen.

2. Pipedrive rozpoznává "Jon Snow" v řádku 2 a kontroluje, zda existuje shoda v organizaci, telefonu a/nebo e-mailu. Poté si uvědomí, že osoba - jméno a organizace - jméno v řádku 2 jsou stejná jako v řádku 1, a proto nevytvoří 2 Jony Snowové. Namísto toho přiřadí unikátní telefonní číslo v řádku 2 k tomu samému telefonnímu číslu vytvořenému v řádku 1.

3. Pipedrive rozpoznává "Jon Snow" v řádku 3 a kontroluje, zda existuje shoda v organizaci - jméno, osobe - telefonu a osobe - e-mailu. Zjistí, že osoba - e-mail je stejná jako v řádku 1, a proto nevytváří dalšího Jona Snowa. Namísto toho přidá nové telefonní číslo k záznamu v řádku 1 a aktualizuje organizaci - jméno v řádku 3 na "The Wall".

4. Pipedrive rozpoznává "Jon Snow" v řádku 4, tentokrát však nenajde žádnou shodu v organizaci - jméno, osobe - telefonu ani osobe - e-mailu k existujícímu Jonu Snowovi. Vytvoří tedy druhého Jona Snowa s tímto unikátním telefonním číslem a e-mailovou adresou.

Vytváření více záznamů

Jak bylo zmíněno na začátku tohoto článku, máte možnost vybrat možnost obejít sloučení. Možnost vytvoření více záznamů může být užitečná v případech, kdy chcete, aby každý uživatel měl vlastní kopii těchto kontaktů, se kterými bude pracovat. Je důležité mít na paměti, že každý vytvořený kontakt může mít pouze jednoho vlastníka propojeného s ním.

Vezměte prosím na vědomí, že vytváření více záznamů může vést k přeplnění databáze. Pokud chcete, aby více než jeden uživatel byl propojen s kontaktem, můžete vytvořit jednu položku a přidat další uživatele jako follower. Tímto způsobem vlastník a follower budou mít přehled o této položce a budou na ní moci pracovat, aniž by museli vytvářet více záznamů.