Znalostní báze

S aplikací integrace Quickbooks můžete vytvářet faktury z detailů obchodu a bez problémů je posílat do vašeho účtu Quickbooks bez zbytečné práce s kopírováním a vkládáním dat mezi oběma nástroji.

Integrace také poskytuje aktualizované informace o stavech faktur vytvořených z Pipedrive, takže budete přesně vědět, kdy jsou schváleny, zaplaceny nebo prodlené, aniž byste opustili aplikaci Pipedrive.

Možnost povolení integrace s Quickbooks

Pro připojení vašeho účtu Quickbooks přejděte na Nástroje a aplikace > Fakturace a vyberte “Quickbooks”.

Budete přesměrováni do tržiště Pipedrive, kde můžete dokončit postup instalace a udělit aplikaci přístup ke svému účtu. Odinstalování aplikace najdete pod Nástroje a aplikace > Tržní aplikace.

Jakmile budou potvrzeny vaše platné přihlašovací údaje, budete přesměrováni zpět do nastavení Pipedrive pro konfiguraci vašich preferencí integrace s Quickbooks.

Při nastavování integrace s Quickbooks budete muset vybrat pole Pipedrive a datum splatnosti, které bude automaticky vyplněno poté, co bude faktura vytvořena v Pipedrive.

• Komu – Toto pole je pro toho, komu chcete fakturu adresovat. Jelikož jsou faktury obvykle placeny účtovacím oddělením společnosti, doporučujeme použití pole Organizace – Název v Pipedrive. Můžete také vybrat z dalších organizací, osobních kontaktů a obchodních polí.
• Adresa – Toto pole slouží k fyzické adrese příjemce faktury. Vzhledem k tomu, že jsou faktury obvykle placeny účtovacím oddělením společnosti, doporučujeme použití pole Organizace – Adresa v Pipedrive. Můžete také vybrat z dalších organizací, osobních kontaktů a obchodních polí.
• Email –Toto pole je e-mailová adresa příjemce faktury. Jelikož pole e-mailu v Pipedrive je pole typu osoba, doporučujeme využití pole Osoba – Email v Pipedrive. Můžete také vybrat z dalších organizací, osobních kontaktů a obchodních polí.
• Identifikační číslo zákazníka –Ne všechny faktury vyžadují tyto informace, ale pokud jste vytvořili vlastní pole v Pipedrive pro uložení identifikačních údajů zákazníka, doporučujeme použít toto pole zde.
• Datum splatnosti – Zde můžete nastavit datum splatnosti platby. Například pokud je termín splatnosti stanoven na sedm dní od data vydání, faktura vytvořená 13. března bude mít termín splatnosti 20. března.

Jakmile jste spokojeni se svými volbami pro pole Pipedrive, která budou vyplňovat vaše faktury v Quickbooks, klepněte na tlačítko “Uložit” pro uložení vašich preferencí integrace pro vaši Pipedrive firemní účet.

Použití integrace

Jakmile dokončíte nastavení vaší integrace, můžete přejít na detailní pohled jakékoliv nabídky a vytvořit svou první fakturu. Klikněte na záložku Faktura > + Faktura a začněte.

Budete vyzváni k vyplnění detailů vaší faktury. Informace zde přidané budou odeslány na váš účet Quickbooks, jakmile bude faktura uložena.

• Detaily zákazníka – Tyto budou automaticky vyplněny na základě polí, která jste vybrali při nastavování vašich preferencí pro fakturaci Quickbooks.
• Detaily faktury – Tyto detaily je třeba vyplnit na základě potřeb vaší společnosti. Například, pokud chcete upravit daňové funkce této faktury, jaká měna by měla být na této faktuře použita nebo jaké šablony faktur Quickbooks byste chtěli použít. Měna je pro Quickbooks povinné pole.
• Položky faktury – Toto pole odráží položky - jako zboží nebo služby - které tvoří poplatky na vaší faktuře. Toto se automaticky naplní produkty, které jsou připojeny k vaší nabídce. Dozvěděte se více o tom, jak přidat produkty do vašich nabídek zde. Můžete také přidat více položek do svého seznamu.

Pod položkou "Detaily zákazníka", budete muset fakturu propojit s existujícím zákazníkem na vašem účtu Quickbooks nebo vytvořit nového.

Jakmile je kontakt propojen, budete mít možnost aktualizovat informace o zákazníkovi na straně poskytovatele.

Pokud máte tuto funkci povolenou, informace přidané v rámci položek Adresa, Email a Daňové ID budou převedeny do Quickbooks, pokud se liší od uložených informací.

Klikněte na tlačítko "Vytvořit fakturu" jakmile jste vložili všechny detaily vaší faktury.

Zobrazení vašich faktur

Vaše nová faktura se objeví pod Changelogem ve vašem detailním zobrazení. Faktury v Pipedrive budou odrážet následující vlajky na základě jejich stavů:

• Otevřený
• Zaplacený
• Anulovaný
• Prodělaný
• Smazaný
• Částečně zaplacený

Pokud kliknete na Více “...”, budete mít tyto možnosti:

• Anulovat – Anulujte jakékoliv nezaplacené nebo zaplacené faktury. Anulované faktury nelze vrátit zpět.
• Smazat – Smazat fakturu.
• Odeslat emailem – Pošlete jakékoliv zaplacené nebo splatné faktury přímo zákazníkovi. Faktury odeslané emailem budou zasílány z programu Quickbooks.
• Stáhnout PDF – Stáhněte si verzi PDF vaší faktury, abyste ji mohli poslat přímo svým klientům.
• Otevřít v QuickBooks – Kliknutím na tuto možnost se dostanete do svého účtu Quickbooks, kde můžete upravit, odeslat vaši fakturu a přijmout platbu.

Boční panel detailního zobrazení

Vaše historie faktur bude také přidána do bočního panelu detailního zobrazení. Zde můžete obnovit pro získání nových aktualizací od Quickbooks nebo kliknout na Více (“...”) přejít na nastavení nebo odpojit kontakt.