Znalostní báze

S aplikací pro integraci QuickBooks můžete vytvářet faktury z detailního zobrazení obchodu a bezproblémově je odesílat na svůj účet QuickBooks bez nutnosti kopírovat a vkládat data mezi těmito dvěma nástroji.

Integrace také může poskytovat aktualizované stavy faktur vytvořených z Pipedrive, takže přesně víte, kdy byly zaplaceny nebo jsou po termínu, aniž byste museli opustit aplikaci Pipedrive.

Povolení integrace

Chcete-li připojit svůj účet QuickBooks, otevřete nabídku účtu v pravém horním rohu, přejděte na Nástroje a aplikace > Fakturace a klikněte na „Instalovat“ vedle QuickBooks.

Budete přesměrováni do Marketplace Pipedrive, kde můžete dokončit instalaci a udělit přístup. Aplikaci můžete odinstalovat v sekci Nástroje a aplikace > Aplikace Marketplace.

Jakmile budou vaše přihlašovací údaje potvrzeny, vrátíte se do nastavení Pipedrive, abyste nakonfigurovali preference QuickBooks.

Následující pole jsou automaticky vyplněna do QuickBooks, když je faktura vytvořena v Pipedrive:

• Kontakt – Toto pole upřesňuje příjemce faktury. Protože faktury jsou obvykle hrazeny oddělením závazků společnosti, doporučujeme využít pole Organizace – Název v Pipedrive. Můžete také vybírat z dalších polí organizací, kontaktů a dealů.
• Adresa – Toto pole slouží pro fyzickou adresu příjemce faktury. Protože faktury jsou obvykle hrazeny oddělením závazků společnosti, doporučujeme využít pole Organizace – Adresa v Pipedrive. Můžete také vybírat z dalších polí organizací, kontaktů a dealů.
• E-mail – Toto pole je určeno pro e-mailovou adresu příjemce faktury. Protože pole e-mail v Pipedrive je pole typu osoba, doporučujeme využít pole Osoba – E-mail v Pipedrive. Můžete také vybírat z dalších polí organizací, kontaktů a dealů.
• Daňové ID zákazníka – Ne všechny faktury vyžadují tyto informace, ale pokud jste vytvořili vlastní pole v Pipedrive pro uchování daňového ID vašeho zákazníka, doporučujeme toto pole zde použít.
• Termín splatnosti – Můžete nastavit termín splatnosti platby. Například pokud je termín splatnosti nastaven na sedm dní po datu vystavení, faktura vytvořená 13. března bude mít termín splatnosti 20. března.
• Výchozí daňová sazba – Toto pole slouží k upřesnění výchozí daňové sazby používané pro produkty na nových fakturách. V případě potřeby můžete přepsat výchozí daňovou sazbu pro každou fakturu.
• Výchozí účet – Můžete vybrat výchozí účtový záznam příjmu, který se použije pro nové faktury. V případě potřeby můžete přepsat výchozí účet pro každou fakturu.

Nastavení uživatelského přístupu vám umožňuje upřesnit, zda můžete vy nebo všichni uživatelé přistupovat, vystavovat a spravovat faktury jménem vaší společnosti.

Jakmile budete spokojeni se svými výběry, klikněte na tlačítko „Uložit“, abyste uložili své preference integrace QuickBooks pro váš účet Pipedrive.

Použití integrace

Po dokončení nastavení integrace přejděte do detailního zobrazení libovolného dealu a vytvořte svou první fakturu. Klikněte na kartu „Faktury” a zvolte „+ Faktura” pro zahájení.

I když jsou většina informací automaticky vyplněna na základě polí, která jste dříve vybrali v nastavení, a hodnot spojených s konkrétním obchodem, ujistěte se, že zahrnete všechny chybějící detaily.

Uvidíte okno vytvořit fakturu, které je rozděleno do tří sekcí:

Údaje o zákazníkovi

Tato sekce odráží informace o příjemci faktury, jako je název entity, které je fakturováno, adresa, e-mail a DIČ.

Začněte svou kontrolu sekcí detaily zákazníka. Pokud se u pole „Komu“ objeví varovná ikona, znamená to, že kontakt není propojen s QuickBooks.

Chcete-li úspěšně vytvořit fakturu, klikněte na varovnou ikonu a vytvořte nový kontakt nebo propojte fakturu s existujícím zákazníkem ve vašem účtu QuickBooks. V obou případech budete muset kliknout na „Potvrdit” pro dokončení propojení.

Všimnete si také, že můžete aktualizovat informace o zákazníkovi na straně poskytovatele. Pokud je tato možnost aktivována, adresa, e-mail a DIČ příjemce faktury budou zkopírovány do QuickBooks.

Údaje o faktuře

Tato sekce obsahuje informace o specifických detailech fakturace, jako jsou daň, datum vystavení a datum splatnosti, měna a číslo faktury.

V sekci detaily faktury můžete upravit všechna pole podle potřeb vaší společnosti. Poznámka: měna musí být vyplněna, protože jde o povinné pole v QuickBooks.

Položky faktury

Tato sekce uvádí produkty nebo služby, které tvoří poplatky ve vaší faktuře.

Produkty spojené s dealem jsou automaticky vyplněny v sekci položky faktury, můžete však do svého seznamu přidat další položky. Zjistěte více o tom, jak přidat produkty ke svým dealům, v tomto článku.

Po zadání všech údajů klikněte na tlačítko “Vytvořit fakturu”, abyste to poslali do svého účtu QuickBooks.

Zobrazení vašich faktur

Vaše nová faktura se zobrazí pod kartou faktury v sekci historie v detailním zobrazení dealu. Faktury v Pipedrive budou podle svého stavu zobrazovat následující příznaky:

• Otevřeno
• Uhrazena
• Zrušena
• Po termínu
• Částečně uhrazena

Tři ikony v pravém horním rohu faktury vám umožňují následující:

• Stáhnout PDF – Stáhněte si PDF verzi vaší faktury, kterou můžete poslat přímo svým klientům
• Odeslat e-mailem – Odeslat jakékoliv uhrazené nebo splatné faktury přímo vašemu zákazníkovi. Faktury budou odesílány z QuickBooks.
• Kopírovat odkaz – Můžete vygenerovat veřejný odkaz pro sdílení faktury. Tato možnost je dostupná pouze tehdy, pokud má váš účet QuickBooks povolené online platby a faktura obsahuje e-mailovou adresu.

Klikněte na “...” pro další možnosti:

• Zneplatnit – Zneplatněte jakoukoli neuhrazenou nebo uhrazenou fakturu. Zneplatněné faktury není možné znovu platnit.
• Odstranit – Odstraní fakturu jak z Pipedrive, tak z QuickBooks
• Odpojit od obchodu – Odeberte fakturu z obchodu
• Otevřít v QuickBooks – Kliknutím na tuto možnost se dostanete do svého účtu QuickBooks, kde můžete upravit svou fakturu, odeslat ji a přijmout platbu

Postranní panel detailu

Historie vašich faktur bude uvedena v postranním panelu detailního zobrazení dealu. Zde můžete aktualizovat pro načtení nových aktualizací z QuickBooks nebo kliknout na „...” pro přechod do nastavení či odpojení kontaktu.

Klikněte na “Zobrazit všechny faktury”, abyste viděli více podrobností o všech propojených fakturách filtrovaných podle přizpůsobitelného časového rámce.

Můžete zobrazit všechny faktury spojené s propojeným kontaktem a spravovat propojení a odpojení těchto faktur k obchodu, který právě prohlížíte.