Znalostní báze

S aplikací pro integraci QuickBooks můžete vytvářet faktury z detailu obchodu a bezproblémově je odesílat na váš účet QuickBooks bez nutnosti kopírovat a vkládat data mezi těmito dvěma nástroji.

Integrace také může poskytovat aktualizované stavy faktur vytvořených z Pipedrive, takže budete přesně vědět, kdy byly uhrazeny nebo jsou po termínu, aniž byste opustili aplikaci Pipedrive.

Povolení integrace

Chcete-li připojit svůj účet QuickBooks, otevřete nabídku účtu v pravém horním rohu, přejděte na Nástroje a aplikace > Fakturace a klikněte na „Nainstalovat“ vedle QuickBooks.

Budete přesměrováni na Pipedrive Marketplace, kde dokončíte instalaci a udělíte přístup. Aplikaci lze odinstalovat v sekci Nástroje a aplikace > Aplikace v Marketplace.

Jakmile budou vaše přihlašovací údaje potvrzeny, vrátíte se do nastavení Pipedrive, abyste nakonfigurovali preference QuickBooks.

Následující pole se automaticky vyplní do QuickBooks, když je vytvořena faktura v Pipedrive:

• Kontaktní osoba – Toto pole vyjasňuje příjemce faktury. Jelikož jsou faktury obvykle placeny oddělením účetnictví společnosti, doporučujeme použít pole Pipedrive Organizace – Název. Můžete také vybírat z jiných organizací, kontaktních a obchodních polí.
• Adresa – Toto pole je pro fyzickou adresu příjemce faktury. Jelikož jsou faktury obvykle placeny oddělením účetnictví společnosti, doporučujeme použít pole Pipedrive Organizace – Adresa. Můžete také vybírat z jiných organizací, kontaktních a obchodních polí.
• E-mail – Toto pole je e-mailová adresa příjemce faktury. Protože je pole e-mail v Pipedrive polem typu osoba, doporučujeme využívat pole Pipedrive Osoba – E-mail. Můžete také vybírat z jiných organizací, kontaktů a obchodních polí.
• Daňové ID zákazníka – Ne všechny faktury vyžadují tyto informace, ale pokud jste v Pipedrive vytvořili vlastní pole pro ukládání daňového ID vašich zákazníků, doporučujeme toto pole zde aplikovat.
• Datum splatnosti – Můžete nastavit datum splatnosti platby. Například pokud je datum splatnosti nastaveno na sedm dní po datu vystavení, faktura vytvořená 13. března bude mít datum splatnosti 20. března.
• Výchozí daňová sazba – Použijte toto pole k upřesnění výchozí daňové sazby používané pro produkty na nových fakturách. Výchozí daňovou sazbu můžete upravit podle každé faktury, pokud je to potřeba.
• Výchozí účet – Můžete vybrat výchozí účet příjmu, který bude použit pro nové faktury. Výchozí účet můžete upravit pro každou fakturu, pokud je to potřeba.

Nastavení uživatelského přístupu vám umožňuje upřesnit, zda můžete vy nebo všichni uživatelé přistupovat k fakturám, vydávat je a spravovat je jménem vaší společnosti.

Jakmile budete se svými výběry spokojeni, klikněte na tlačítko „Uložit“, abyste uložili své preference integrace QuickBooks pro svůj účet Pipedrive.

Použití integrace

Po dokončení nastavení integrace přejděte na podrobnosti jakéhokoli obchodu a vytvořte svou první fakturu. Klikněte na záložku „Faktura” a vyberte „+ Faktura”, abyste začali.

I když je většina informací automaticky vyplněna na základě polí, která jste vybrali v předchozím nastavení, a hodnot spojených s konkrétním obchodem, ujistěte se, že zahrnete jakékoli chybějící údaje.

Uvidíte okno vytvořit fakturu, které je rozděleno do třech sekcí:

Podrobnosti o zákazníkovi

Tato sekce odráží informace o příjemci faktury, jako je název entity, které je fakturováno, adresa, email a DIČ.

Začněte svou kontrolu sekcí podrobnosti o zákazníkovi. Pokud se vedle pole „K” objeví ikona varování, znamená to, že kontakt není propojen s QuickBooks.

Abyste úspěšně vytvořili fakturu, klikněte na ikonu varování a buď vytvořte nový kontakt, nebo propojte fakturu se stávajícím zákazníkem ve svém účtu QuickBooks. V obou případech musíte kliknout na „Potvrdit”, abyste dokončili propojení.

Také si všimnete, že můžete aktualizovat informace o zákazníkovi na straně poskytovatele. Když je tato možnost povolena, adresa, email a DIČ příjemce faktury budou převedeny do QuickBooks.

Podrobnosti o faktuře

Tato sekce obsahuje informace o specifických detailech fakturace, jako jsou daň, datum vydání a datum splatnosti, měna a číslo faktury.

V sekci podrobnosti o faktuře můžete upravit všechna pole tak, aby vyhovovala potřebám vaší společnosti. Upozorňujeme, že měna musí být vyplněna, protože je to povinné pole v QuickBooks.

Položky faktury

Tato sekce uvádí produkty nebo služby, které tvoří poplatky ve vaší faktuře.

Zatímco produkty spojené s obchodem jsou automaticky vyplněny v sekci položky faktury, můžete také přidat další položky do svého seznamu. Další informace o tom, jak přidat produkty k obchodům, najdete v tématu tohoto článku.

Po zadání všech podrobností klikněte na tlačítko „Vytvořit fakturu”, abyste odeslali tento požadavek do svého účtu QuickBooks.

Prohlížení vašich faktur

Vaše nová faktura se objeví na kartě faktury v sekci historie vašeho zobrazení detailů obchodu. Faktury v Pipedrive budou odrážet následující označení na základě jejich stavů:

• Otevřeno
• Zaplaceno
• Zrušeno
• Po termínu
• Částečně zaplaceno

Tři ikony v pravém horním rohu faktury vám umožňují následující:

• Stáhnout PDF – Stáhněte si PDF verzi vaší faktury a pošlete ji přímo svým klientům
• Poslat e-mailem – Přímo pošlete jakékoli zaplacené nebo splatné faktury vašemu zákazníkovi. Faktury budou zasílány z QuickBooks.
• Kopírovat odkaz – Můžete vygenerovat veřejný odkaz pro sdílení faktury. Tato možnost je dostupná pouze tehdy, když má váš účet QuickBooks povolené online platby a faktura obsahuje e-mailovou adresu.

Klikněte na “...” pro více možností:

• Zrušit – Zrušte jakékoli nezaplacené nebo zaplacené faktury. Zrušené faktury nelze znovu aktivovat.
• Odstranit – Odstraní fakturu jak z Pipedrive, tak z QuickBooks
• Odpojit od obchodu – Odeberte fakturu z obchodu
• Otevřít v QuickBooks – Kliknutím na tuto možnost se dostanete do svého účtu QuickBooks, kde můžete upravit svou fakturu, odeslat ji a přijmout platbu

Postranní panel zobrazení detailů

Historie vašich faktur bude zahrnuta do postranního panelu zobrazení detailů obchodu. Zde můžete aktualizovat, abyste přivedli jakékoli nové aktualizace z QuickBooks, nebo klikněte na “...” pro přechod do nastavení nebo odpojení vašeho kontaktu.

Klikněte na “Zobrazit všechny faktury” pro zobrazení podrobnějších informací o všech propojených fakturách filtrováných podle přizpůsobitelného časového rámce.

Můžete zobrazit všechny faktury spojené s propojeným kontaktem a spravovat propojení a oddělení těchto faktur od obchodu, který právě prohlížíte.