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Was geschieht mit den Daten, wenn ein Nutzer deaktiviert oder gelöscht wird?

Yssel Salas

Letztes Update: 18. Oktober 2026

Hinweis: Nur Nutzer mit Zugriff auf die Account-Einstellungen können Nutzer deaktivieren und löschen. Diese Aktionen können sich auf Elemente und Inhalte auswirken, die dem Nutzer gehören. Wir empfehlen daher, alles zu prüfen und neu zuzuweisen, was weiterhin verwendet werden soll.

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen aktiven Nutzer aus Ihrem Pipedrive-Unternehmensaccount zu entfernen:

Nutzer deaktivieren – Dadurch verliert der Nutzer den Zugriff auf Pipedrive und sein Platz wird für einen anderen Nutzer frei. Name und E-Mail-Adresse bleiben im Account erhalten.
Nutzer löschen – Dadurch werden Name, E-Mail-Adresse und Profilbild des Nutzers dauerhaft aus dem Account entfernt. Ein Nutzer muss deaktiviert werden, bevor er gelöscht werden kann.

Bevor Sie einen Nutzer deaktivieren, zeigt Pipedrive dessen Elemente und Daten an. So können Sie prüfen und neu zuweisen, was noch benötigt wird.

Deaktivierte Nutzer

Wenn Sie einen Nutzer deaktivieren, hat das folgende Auswirkungen auf seine Daten und Accounteinstellungen:

Nutzerdaten bleiben sichtbar

Name, E-Mail-Adresse und Profilbild des deaktivierten Nutzers bleiben in Ihrem Unternehmensaccount erhalten.

Um eine Übersicht aufzurufen, öffnen Sie oben rechts das Account-Menü, gehen Sie zu Nutzer verwalten > Deaktiviert und klicken Sie neben dem Namen des Nutzers auf „...“ > Nutzerübersicht .

Elemente bleiben dem Nutzer zugewiesen

Leads, Deals, Kontakte, Produkte, Aktivitäten, Projekte, Aufgaben, Unteraufgaben und Meilensteine bleiben dem deaktivierten Nutzer zugewiesen, sofern Sie die Zuständigkeit nicht übertragen.

Notizen und Dateien bleiben erhalten

Notizen, Kommentare und Dateien bleiben unter dem Namen des deaktivierten Nutzers erhalten.

Account-Synchronisierungen werden beendet

Die E-Mail-Synchronisierung, Kontakt-Synchronisierung, Kalender-Synchronisierung und Google Drive-Synchronisierung werden automatisch beendet.

Freigegebene E-Mail-Vorlagen und E-Mails bleiben erhalten, private E-Mails werden gelöscht

Vom Nutzer erstellte freigegebene E-Mail-Vorlagen bleiben im Account erhalten
Mit Elementen verknüpfte freigegebene E-Mails bleiben im Account erhalten
Mit Elementen verknüpfte private E-Mails werden nach 30 Tagen gelöscht

Meetingplaner-Links funktionieren nicht mehr

Der öffentliche Meetingplaner-Link des Nutzers funktioniert nicht mehr, sobald der Nutzer deaktiviert ist.

Filter können weiterhin auf deaktivierte Nutzer verweisen

Öffentliche Filter, die der deaktivierte Nutzer erstellt hat, bleiben in seinem Account erhalten. Bestehende Filterbedingungen, die auf einen deaktivierten Nutzer verweisen, funktionieren weiterhin. Sie können jedoch keine neuen Filter mit einem deaktivierten Nutzer erstellen.

Änderungen in Einblicke

Wenn ein Nutzer deaktiviert wird:

Freigegebene Dashboards werden automatisch an den ersten Admin des Accounts übertragen
Öffentliche Dashboard-Links, die der Nutzer erstellt hat, werden automatisch deaktiviert
Berichte, die für andere Nutzer im Unternehmen freigegeben wurden, sind nicht mehr zugänglich.
Der deaktivierte Nutzer bleibt in Berichten und Zielen enthalten, zu denen er bereits gehörte
Sie können in Einblicke weiterhin neue Filter erstellen, deren Bedingungen deaktivierte Nutzer umfassen

Hinweis: Wir empfehlen, den Besitz von Berichten zu übertragen, bevor Sie den Nutzer deaktivieren.

Neuzuweisungen in LeadBooster

Livechat: Der deaktivierte Nutzer wird aus den Chats entfernt, sodass andere Nutzer sie übernehmen können
Chatbot: Im Playbook-Editor wird der deaktivierte Nutzer automatisch durch einen anderen Nutzer ersetzt. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse, falls zuvor eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse verwendet wurde.
Webformulare: In den Speichereinstellungen wird der deaktivierte Nutzer automatisch durch einen anderen Nutzer ersetzt. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse, falls zuvor eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse verwendet wurde.

Änderungen beim Zugriff auf Smart Docs

Dokumente: Um ein vom Nutzer erstelltes Dokument anzusehen oder zu bearbeiten, öffnen Sie den Cloud-Speicherordner, in dem es gespeichert ist. Erfahren Sie mehr darüber, wo Dokumente gespeichert werden.
Vorlagen: Damit Sie eine vom Nutzer erstellte Vorlage verwenden können, muss er Ihnen vor seiner Deaktivierung die Berechtigung dafür erteilen. Sie benötigen außerdem Zugriff auf den Cloud-Speicherordner, in dem die Vorlage gespeichert ist.
eSignaturen: Sie können auf Dokumente zugreifen, die ein deaktivierter Nutzer zur Unterzeichnung versendet hat, wenn Sie berechtigt sind, den damit verknüpften Deal anzusehen

Auf DocuSign-Dokumente zugreifen

Sie können weiterhin auf Dokumente zugreifen, die ein deaktivierter Nutzer über die DocuSign-App zur Unterzeichnung versendet hat.

Auf QuickBooks-Rechnungen zugreifen

Rechnungen, die ein deaktivierter Nutzer erstellt hat, bleiben zugänglich, wenn ein anderer Nutzer mit QuickBooks verbunden ist.

Kampagnen werden weiterhin wie geplant versendet

Geplante Kampagnen, die ein deaktivierter Nutzer erstellt hat, werden weiterhin wie geplant versendet.

Hinweis: Prüfen Sie alle Automatisierungen, die den Versand von Kampagnen auslösen, wenn der Besitzer der Automatisierung oder ausgewählte Nutzer deaktiviert werden.

Automatisierungen übertragen

Hinweis: Sie können die Zuständigkeit für eine Automatisierung auf jeden anderen globalen Admin übertragen.

Bevor Sie einen Nutzer deaktivieren, zeigt Pipedrive an, wie viele Automatisierungen ihm gehören. Sie können die Zuständigkeit direkt in der Deaktivierungsansicht auf einen anderen aktiven globalen Admin übertragen.

Hinweis: In der Deaktivierungsansicht können Sie bis zu 100 Automatisierungen gleichzeitig übertragen. Wenn dem Nutzer mehr als 100 Automatisierungen gehören, übertragen Sie die übrigen später über die Automatisierungsliste.

Wir empfehlen Ihnen dringend, den Besitz vor der Deaktivierung des Nutzers auf einen anderen globalen Admin zu übertragen. So hat jede Automatisierung einen aktiven Besitzer, der ihre Einrichtung prüfen, die Verbindungen zu benötigten Apps und Funktionen aufrechterhalten und vermeidbare Fehler bei der Ausführung verhindern kann.

Wenn Sie den Besitz übertragen

Die Automatisierung wird für alle deaktiviert
Die Nutzer, die die Automatisierung auslösen können, bleiben dieselben
Die Automatisierung erscheint in der Listenansicht der Automatisierung des neuen Besitzers

Der neue Besitzer erhält in Pipedrive und per E-Mail eine Benachrichtigung mit einem direkten Link zur Automatisierung. So kann er sie prüfen und wieder aktivieren, sobald alles in Ordnung ist.

Wenn Sie den Besitzt vor der Deaktivierung des Nutzers nicht übertragen

Wenn die Automatisierung so eingerichtet war, dass alle Nutzer sie auslösen können, wird sie für alle deaktiviert
Wenn die Automatisierung so eingerichtet war, dass ausgewählte Nutzer sie auslösen können, wird sie nur für den deaktivierten Nutzer deaktiviert. Die Liste der Nutzer, die die Automatisierung auslösen können, bleibt unverändert. Auch der Aktivstatus der einzelnen Nutzer ändert sich nicht. Ausführungen können dennoch fehlschlagen, wenn die Automation auf den Zugriff des bisherigen Besitzers auf Apps oder andere Funktionen angewiesen ist, die nach der Deaktivierung nicht mehr verfügbar sind.
Sie können die Automatisierungen später über den Filter „Im Besitz von deaktivierten Nutzern“ in der Automatisierungsliste, über das Übersichts-Dashboard oder über die Datenbereinigung finden

Der Besitzer des Unternehmensaccounts erhält eine E-Mail mit einem Link, über den er die Automatisierung des deaktivierten Nutzers prüfen und ihnen einen neuen Besitzer zuweisen kann.

Regeln für die automatische Zuweisung schlagen fehl

Wenn ein deaktivierter Nutzer Teil einer Zuweisungsregel ist, wird die Regel weiterhin ausgeführt, schlägt aber bei der Überprüfung des Nutzerstatus fehl. Prüfen Sie alle aktiven Regeln für die automatische Zuweisung, die einen deaktivierten Nutzer umfassen.

Marketplace-Apps werden deinstalliert

Apps, die der deaktivierte Nutzer installiert hat, werden automatisch deinstalliert. Wenn der Nutzer über Berechtigungen als globaler Admin verfügte, werden auch alle Marketplace-Apps, die er für andere Nutzer hinzugefügt hat, deinstalliert.

Webhooks werden deaktiviert

Webhooks, die ein deaktivierter Nutzer erstellt hat, werden automatisch deaktiviert.

Gelöschter Nutzer

Das Löschen eines Nutzers hat neben allen oben genannten auch die folgenden Auswirkungen.

Nutzerinfos werden entfernt

Der Name, die E-Mail-Adresse und das Profilbild des Nutzers werden vom Unternehmensaccount entfernt. Der Nutzer wird als gelöschter Nutzer oder gelöschter Nutzer, IDxxxxxxxx angezeigt.

Leads, Deals, Projekte, Kontakte, Organisationen, Automations, Produkte, Aktivitäten, Aufgaben, Unteraufgaben und Meilensteine bleiben einem gelöschten Nutzer zugewiesen, sofern Sie die Zuständigkeit nicht vor der Löschung übertragen. Da Name und E-Mail-Adresse des gelöschten Nutzers nicht mehr vorhanden sind, können Sie nicht mehr gezielt nach dieser Person suchen oder sie auswählen.

Übertragen Sie die Zuständigkeit vor der Löschung, wenn Sie die Elemente des Nutzers später wiederfinden müssen.

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