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Mit der Pipedrive Quickbooks-Integrations-App können Sie Rechnungen aus der Detailansicht eines Deals erstellen und sie nahtlos an Ihren Quickbooks-Account senden, ohne dass Sie Daten zwischen den beiden Tools kopieren und einfügen müssen.

Die Integration kann auch aktualisierte Statistiken über die von Pipedrive erstellten Rechnungen liefern, so dass Sie genau wissen, wann sie genehmigt, bezahlt oder überfällig sind, ohne die Pipedrive-App verlassen zu müssen.

Quickbooks-Integration aktivieren

Um Ihren Quickbooks-Account mit Pipedrive zu verbinden, gehen Sie zu Tools und Apps > Rechnungsstellung und wählen Sie „Quickbooks“.

Sie werden zum Pipedrive Marketplace weitergeleitet, wo Sie den Installationsablauf abschließen und der App Zugang zu Ihrem Account gewähren können. Die Anleitung zur Deinstallation der App finden Sie unter Tools und Apps > Marketplace Apps.

Sobald Ihre gültigen Quickbooks-Anmeldedaten bestätigt wurden, werden Sie zu Ihren Pipedrive-Einstellungen zurückgeleitet, um Ihre Quickbooks-Integrationseinstellungen einzurichten.

Bei der Einrichtung Ihrer Quickbooks-Integration müssen Sie die Pipedrive-Felder und das Fälligkeitsdatum auswählen, die bei der Erstellung einer Rechnung in Pipedrive automatisch ausgefüllt werden sollen.

• An — In diesem Feld können Sie angeben, an wen Sie die Rechnung senden möchten. Da Rechnungen in der Regel von der Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens bezahlt werden, empfehlen wir die Verwendung des Pipedrive Feldes Organisation – Name. Sie können auch aus anderen Organisations-, Kontakt- und Deal-Feldern wählen.
• Adresse — Dieses Feld enthält die physische Adresse des Rechnungsempfängers. Da Rechnungen in der Regel von der Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens bezahlt werden, empfehlen wir die Verwendung des Pipedrive Feldes Organisation – Adresse. Sie können auch aus anderen Organisations-, Kontakt- und Deal-Feldern wählen.
• E-Mail — Dieses Feld enthält die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers. Da das E-Mail-Feld in Pipedrive ein kontaktbezogenes Feld ist, empfehlen wir die Verwendung des Pipedrive Feldes Kontakt – E-Mail-Adresse. Sie können auch aus anderen Organisations-, Kontakt- und Deal-Feldern wählen.
• Steuer-ID des Kunden – Diese Information ist nicht für alle Rechnungen erforderlich, doch wenn Sie in Pipedrive ein benutzerdefiniertes Feld für die Steuer-ID Ihres Kunden erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, dieses Feld hier einzufügen.
• Fälligkeitsdatum — Hier können Sie das Fälligkeitsdatum der Zahlung angeben. Wenn zum Beispiel das Fälligkeitsdatum auf sieben Tage nach dem Ausstellungsdatum festgelegt ist, hat eine am 13. März erstellte Rechnung das Fälligkeitsdatum 20. März.

Wenn Sie mit Ihrer Auswahl der Pipedrive-Felder für Ihre Quickbooks-Rechnungen zufrieden sind, klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Integrationseinstellungen für Ihren Pipedrive Unternehmensaccount zu speichern.

Quickbooks-Integration nutzen

Nachdem Sie die Einrichtung Ihrer Quickbooks-Integration abgeschlossen haben, können Sie zur Detailansicht eines beliebigen Deals übergehen, um Ihre erste Rechnung zu erstellen. Klicken Sie auf den Rechnungs-Tab > + Rechnung, um zu beginnen.

Sie werden aufgefordert, die Einzelheiten Ihrer Rechnung auszufüllen. Die hier hinzugefügten Informationen werden an Ihren Quickbooks-Account gesendet, wenn die Rechnung gespeichert wird.

• • Kunden-Details — Diese werden basierend auf den Feldern, die Sie bei der Einrichtung Ihrer Rechnungseinstellungen für Quickbooks ausgewählt haben, automatisch ausgefüllt.
  • Rechnungsdetails — Diese Angaben müssen entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens ausgefüllt werden. Wenn Sie z.B. die Steuerfunktionen dieser Rechnung anpassen möchten, welche Währung in dieser Rechnung verwendet werden soll oder welche Quickbooks-Rechnungsvorlagen Sie verwenden möchten. Die Währung ist in Quickbooks ein Pflichtfeld.
  • Rechnungspositionen — Dieses Feld enthält die Artikel – wie Waren oder Dienstleistungen –, aus denen sich die Kosten in Ihrer Rechnung zusammensetzen. Diese werden automatisch mit den Produkten, die mit Ihrem Deal verknüpft sind, aufgefüllt. Erfahren Sie hier, wie Sie Produkte zu Ihren Deals hinzufügen. Sie können auch weitere Artikel zu Ihrer Liste hinzufügen.

Unter „Kundendetails“ müssen Sie die Rechnung mit einem bestehenden Kunden in Ihrem Quickbooks Account verknüpfen oder einen neuen anlegen.

Nachdem ein Kontakt verknüpft wurde, haben Sie die Option, Kundeninformationen auf der Seite des Anbieters zu aktualisieren.

Wenn Sie diese Option aktiviert haben, werden die unter Adresse, E-Mail und Steuer-ID hinzugefügten Informationen in Quickbooks übernommen, falls sie von den gespeicherten Informationen abweichen.

Wenn Sie alle Rechnungsangaben eingegeben haben, klicken Sie auf „Rechnung erstellen”.

Anzeige Ihrer Rechnungen

Ihre neue Rechnung wird unter dem Änderungsprotokoll in Ihrer Detailansicht angezeigt. Die Rechnungen in Pipedrive werden je nach Status mit den folgenden Markierungen gekennzeichnet:

• Offen
• Bezahlt
• Verworfen
• Überfällig
• Gelöscht
• Teilweise bezahlt

Wenn Sie auf Mehr „...“ klicken, erhalten Sie folgende Optionen:

• Verwerfen – Unbezahlte oder bezahlte Rechnungen annullieren. Verworfene Rechnungen können nicht wiederhergestellt werden.
• Löschen – Die Rechnung löschen.
• Per E-Mail versenden — Bezahlte oder fällige Rechnungen direkt an Ihre Kunden senden. Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, werden von Quickbooks per E-Mail versendet.
• PDF herunterladen — Eine PDF-Version Ihrer Rechnung herunterladen, um sie direkt an Ihre Kunden zu senden.
• In Quickbooks öffnen — Wenn Sie auf diese Option klicken, gelangen Sie zu Ihrem Quickbooks-Account, wo Sie Ihre Rechnung bearbeiten, versenden und die Zahlung akzeptieren können.

Detailansicht Seitenleiste

Ihr Rechnungsverlauf wird zudem zur Seitenleiste der Detailansicht hinzugefügt. Hier können Sie Aktualisieren, um neue Updates von Quickbooks zu übernehmen, oder auf Mehr („...“) klicken, um zu den Einstellungen zu gelangen oder die Verknüpfung Ihres Kontakts aufzuheben.