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Pipedrive Integration: Quickbooks

JT
Jenny Takahara, 19. Februar 2021

Mit der Pipedrive-Quickbooks-Integration können Sie Rechnungen aus der Detailansicht eines Deals erstellen und sie nahtlos an Ihren Quickbooks-Account senden, ohne dass Sie Daten zwischen den beiden Tools kopieren und einfügen müssen.

Die Integration kann auch aktualisierte Statistiken über die von Pipedrive erstellten Rechnungen liefern, so dass Sie genau wissen, wann sie genehmigt, bezahlt oder überfällig sind, ohne die Pipedrive-App verlassen zu müssen.


Quickbooks-Integration aktivieren

Hinweis: Nur ein Nutzer pro Pipedrive-Unternehmensaccount kann gleichzeitig über eine aktive Quickbooks-Integration verfügen.


Um Ihren Quickbooks-Account mit Pipedrive zu verbinden, gehen Sie zu Tools und Anwendungen > Rechnungsstellung und wählen Sie Quickbooks. Sie werden zum Pipedrive Marketplace weitergeleitet, wo Sie den Installationsablauf abschließen und der App Zugang zu Ihrem Account gewähren können.

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Sobald Ihre gültigen Quickbooks-Anmeldedaten bestätigt wurden, werden Sie zurück zu Ihren Pipedrive-Einstellungen geleitet, um Ihre Quickbooks-Integrationspräferenzen zu konfigurieren.


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<0> Wenn Sie Ihre Quickbooks-Integration einrichten, müssen Sie die Pipedrive-Felder und das Fälligkeitsdatum auswählen, die automatisch ausgefüllt werden, sobald eine Rechnung in Pipedrive erstellt wird.

  • AN
    Dieses Feld ist dafür vorgesehen, an wen Sie die Rechnung adressieren möchten. Da Rechnungen üblicherweise von der Buchhaltungsabteilung übernommen werden, empfehlen wir hier das Pipedrive-Feld Organisation - Name einzufügen. Sie können auch aus anderen Organisations-, Kontakt- und Dealfeldern wählen.
  • ADRESSE
    Dieses Feld ist für die Adresse des Empfängers. Da Rechnungen üblicherweise von der Buchhaltungsabteilung übernommen werden, empfehlen wir hier das Pipedrive-Feld Organisation - Adresse einzufügen. Sie können auch aus anderen Organisations-, Kontakt- und Dealfeldern wählen.
  • E-MAIL
    Dieses Feld ist für die E-Mail des Empfängers. Da das E-Mail-Feld in Pipedrive ein Feld vom Typ Kontakt ist, empfehlen wir die Verwendung des Pipedrive-Feldes Kontakt - E-Mail. Sie können auch aus anderen Organisations-, Personenkontakt- und Dealfeldern wählen.
  • KUNDENSTEUER-ID
    Nicht alle Rechnungen erfordern diese Informationen, aber wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld in Pipedrive erstellt haben, um die Steuer-ID-Informationen Ihres Kunden zu speichern, schlagen wir vor, dieses Feld hier anzuwenden.
  • FÄLLIGKEITSDATUM
    Hier können Sie das Fälligkeitsdatum der Zahlung einstellen. Wenn das Fälligkeitsdatum z.B. auf sieben Tage nach der Rechnungsstellung eingestellt ist, ist das Fälligkeitsdatum für eine Rechnung, die am 13. März erstellt wurde, am 20. März.


Wenn Sie zufrieden sind mit Ihren Einstellungen, klicken Sie auf Speichern.


Quickbooks-Integration nutzen

Sobald Sie die Einrichtung Ihrer Quickbooks-Integration abgeschlossen haben, können Sie zur Detailansicht eines jeden Deals übergehen, um Ihre erste Rechnung zu erstellen. Klicken Sie auf Abrechnung, um zu beginnen.

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Sie werden aufgefordert, die Einzelheiten Ihrer Rechnung auszufüllen. Die hier hinzugefügten Informationen werden an Ihren Quickbooks-Account gesendet, wenn die Rechnung gespeichert wird.

    • Kunden-Details
      Diese werden auf der Grundlage der Felder, die Sie bei der Einrichtung Ihrer Rechnungseinstellungen für Quickbooks ausgewählt haben, automatisch ausgefüllt.
    • Details zur Rechnung0>Diese Angaben müssen entsprechend den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ausgefüllt werden. Wenn Sie z.B. die Steuerfunktionen dieser Rechnung anpassen möchten, welche Währung in dieser Rechnung verwendet werden soll oder welche Quickbooks-Rechnungsvorlagen Sie verwenden möchten.
    • Rechnungspositionen
      Dieses Feld gibt die Artikel - wie Waren oder Dienstleistungen - wieder, aus denen sich die Gebühren in Ihrer Rechnung zusammensetzen. Diese Artikel können aus der Dropdown-Liste ausgewählt werden, die Sie im Bereich "Produkte und Dienstleistungen" Ihres Quickbooks-Accounts finden.

Hinweis: Bei der Eingabe von Rechnungswährungsdetails ist es wichtig, sicherzustellen, dass die angewandte Währung mit der Währung übereinstimmt, die unter diesem Kontakt in Quickbooks gespeichert ist. Wenn Sie Rechnungen in mehreren Währungen ausstellen möchten, müssen Sie zuerst die Funktion für mehrere Währungen in Quickbooks aktivieren, die Währungen, in denen Sie eine Rechnung stellen möchten, hinzufügen und dann Ihre Kontakte mit dem richtigen Währungstyp in Quickbooks speichern, bevor Sie schließlich Rechnungen in Pipedrive erstellen können.


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Sie können auf Als Entwurf speichern klicken, sobald Sie alle Ihre Rechnungsdetails eingegeben haben. Die Rechnung wird nun unter Rechnungen in der Detailansicht des Deals und in Ihrem Quickbooks-Account unter der Kontaktperson angezeigt.

Wenn der Kontakt vor der Erstellung der Rechnung in Ihrem Quickbooks-Account noch nicht existierte, wird er neu erstellt und dann zusammen mit der Rechnung hinzugefügt.


Was kann ich mit meinen Rechnungen innerhalb von Pipedrive machen?

Wenn Sie auf das '...' klicken, haben Sie zwei Optionen für Ihre gespeicherten Rechnungen:

  • PDF herunterladen0>Sie können eine PDF-Version Ihrer Rechnung herunterladen, um sie direkt an Ihre Kunden zu senden.
  • In Quickbooks öffnen
    Wenn Sie auf diese Option klicken, gelangen Sie zu Ihrem Quickbooks-Account, wo Sie Ihre Rechnung bearbeiten, versenden und die Zahlung akzeptieren können.


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Alle anderen Aktualisierungen dieser Rechnungen können von Ihrem Quickbooks-Account aus vorgenommen werden. Die Rechnungen in Pipedrive werden die folgenden Flaggen basierend auf ihrem Status widerspiegeln:

  • Bezahlt
    Wenn eine Rechnung bereits bezahlt wurde.
  • Entwurf0>Wenn eine Rechnung noch nicht an Kunden versandt wurde und sich noch im Beitungsstadium befindet.
  • Entleert
    Wenn eine Rechnung in Quickbooks storniert wurde.


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Hinweis: Es gibt derzeit keine Möglichkeit, Kunden Quickbooks-Rechnungen direkt von Pipedrive aus zu senden. Wir schlagen vor, eine Aktivität in Pipedrive zu erstellen, um Sie daran zu erinnern, diese Rechnungen rechtzeitig zu versenden.
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