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Pipedrive Integration: Quickbooks

JT
Jenny Takahara, 11. Januar 2022

Mit der Pipedrive-Quickbooks-Integration können Sie Rechnungen aus der Detailansicht eines Deals erstellen und sie nahtlos an Ihren Quickbooks-Account senden, ohne dass Sie Daten zwischen den beiden Tools kopieren und einfügen müssen.

Die Integration kann auch aktualisierte Statistiken über die von Pipedrive erstellten Rechnungen liefern, so dass Sie genau wissen, wann sie genehmigt, bezahlt oder überfällig sind, ohne die Pipedrive-App verlassen zu müssen.


Quickbooks-Integration aktivieren

Hinweis: Nur ein Nutzer pro Pipedrive-Unternehmensaccount kann gleichzeitig über eine aktive Quickbooks-Integration verfügen. Der Nutzer, der die Integration installiert hat, kann als einzige Person die Rechnungen in Pipedrive sehen.

Um Ihren Quickbooks-Account mit Pipedrive zu verbinden, gehen Sie zu Tools und Anwendungen > Rechnungsstellung und wählen Sie Quickbooks. Sie werden zum Pipedrive Marketplace weitergeleitet, wo Sie den Installationsablauf abschließen und der App Zugang zu Ihrem Account gewähren können. Die Anleitung zur Deinstallation der App finden Sie unter Tools und Apps > Marketplace Apps..

Screen_Shot_2020-04-09_at_4.07.23_PM.png


Sobald Ihre gültigen Quickbooks-Anmeldedaten bestätigt wurden, werden Sie zu Ihren Pipedrive-Einstellungen zurückgeleitet, um Ihre Quickbooks-Integrationseinstellungen einzurichten.

Screen_Shot_2020-04-09_at_5.02.28_PM.png



Bei der Einrichtung Ihrer Quickbooks-Integration müssen Sie die Pipedrive-Felder und das Fälligkeitsdatum auswählen, die bei der Erstellung einer Rechnung in Pipedrive automatisch ausgefüllt werden sollen.

  • AN—Dieses Feld ist dafür vorgesehen, an wen Sie die Rechnung adressieren möchten. Da Rechnungen üblicherweise von der Buchhaltungsabteilung übernommen werden, empfehlen wir hier das Pipedrive-Feld Organisation - Name einzufügen. Sie können auch aus anderen Organisations-, Kontakt- und Dealfeldern wählen.
  • ADRESSE—Dieses Feld ist für die Adresse des Empfängers. Da Rechnungen üblicherweise von der Buchhaltungsabteilung übernommen werden, empfehlen wir hier das Pipedrive-Feld Organisation - Adresse einzufügen. Sie können auch aus anderen Organisations-, Kontakt- und Dealfeldern wählen.
  • E-MAIL—Dieses Feld ist für die E-Mail des Empfängers. Da das E-Mail-Feld in Pipedrive ein personenbezogenes Feld ist, empfehlen wir hier das Pipedrive-Feld Kontakt - E-Mail einzufügen. Sie können auch aus anderen Organisations-, Kontakt- und Dealfeldern wählen.
  • KUNDENSTEUER-ID—Nicht alle Rechnungen erfordern diese Informationen, aber wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld in Pipedrive erstellt haben, um die Steuer-ID-Informationen Ihres Kunden zu speichern, schlagen wir vor, dieses Feld hier anzuwenden. 
  • FÄLLIGKEITSDATUM—Hier können Sie das Fälligkeitsdatum der Zahlung einstellen. Wenn das Fälligkeitsdatum z.B. auf sieben Tage nach der Rechnungsstellung eingestellt ist, ist das Fälligkeitsdatum für eine Rechnung, die am 13. März erstellt wurde, am 20. März.

Wenn Sie zufrieden sind mit Ihren Einstellungen, klicken Sie auf Speichern.


Quickbooks-Integration nutzen

Sobald Sie die Einrichtung Ihrer Quickbooks-Integration abgeschlossen haben, können Sie zur Detailansicht eines jeden Deals übergehen, um Ihre erste Rechnung zu erstellen. Klicken Sie auf Rechnung > + Rechnung, um zu beginnen.

add invoice


Sie werden aufgefordert, die Einzelheiten Ihrer Rechnung auszufüllen. Die hier hinzugefügten Informationen werden an Ihren Quickbooks-Account gesendet, wenn die Rechnung gespeichert wird.

    • Kunden-Details—Diese werden auf der Grundlage der Felder, die Sie bei der Einrichtung Ihrer Rechnungseinstellungen für Quickbooks ausgewählt haben, automatisch ausgefüllt.
    • Details zur Rechnung—Diese Angaben müssen entsprechend den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ausgefüllt werden. Wenn Sie z.B. die Steuerfunktionen dieser Rechnung anpassen möchten, welche Währung in dieser Rechnung verwendet werden soll oder welche Quickbooks-Rechnungsvorlagen Sie verwenden möchten. Die Währung ist ein Pflichtfeld für Quickbooks.
    • Rechnungspositionen—Dieses Feld gibt die Artikel - wie Waren oder Dienstleistungen - wieder, aus denen sich die Gebühren in Ihrer Rechnung zusammensetzen. Diese werden automatisch mit den Produkten, die mit Ihrem Deal verknüpft sind, aufgefüllt. Erfahren Sie hier, wie Sie Produkte zu Ihren Deals hinzufügen. Sie können auch weitere Elemente zu Ihrer Liste hinzufügen.
Hinweis: Sobald die mit dem Deal verknüpften Produkte im Abschnitt Rechnungspositionen aufgeführt sind, müssen Sie jedes einzelne davon mit einem bestehenden Produkt in Ihrem Quickbooks-Account verknüpfen. Bis zur erfolgreichen Verknüpfung wird neben Ihrem Eintrag ein Ertragssymbol angezeigt. Wenn Sie unsere Produktfunktion für Ihre Rechnungsposten verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Produktliste auf dem neuesten Stand ist. Wenn Sie unsere Produktfunktion nicht verwenden, können Sie Ihre Produkte direkt in Quickbooks unter 'Rechnung erstellen' suchen und verknüpfen.
Hinweis: Bei der Eingabe von Rechnungswährungsdetails ist es wichtig, sicherzustellen, dass die angewandte Währung mit der Währung übereinstimmt, die unter diesem Kontakt in Quickbooks gespeichert ist. Wenn Sie Rechnungen in mehreren Währungen ausstellen möchten, müssen Sie zuerst die Funktion für mehrere Währungen in Quickbooks aktivieren, die Währungen, in denen Sie eine Rechnung stellen möchten, hinzufügen und dann Ihre Kontakte mit dem richtigen Währungstyp in Quickbooks speichern, bevor Sie schließlich Rechnungen in Pipedrive erstellen können.
create invoice modal

Im Bereich Kundenangaben müssen Sie die Rechnung mit einem bestehenden Kunden in Ihrem Quickbooks-Account verknüpfen oder einen neuen Kunden anlegen.

link quickbooks contact

Nachdem ein Kontakt verlinkt wurde, haben Sie die Option, Kundeninformationen auf der Seite des Anbieters zu aktualisieren. Wenn Sie diese Option aktiviert haben, werden die unter Adresse, E-Mail und Steuer-ID hinzugefügten Informationen in Quickbooks übernommen, falls sie von den gespeicherten Informationen abweichen.

Wenn Sie alle Rechnungsangaben eingegeben haben, klicken Sie auf Rechnung erstellen.



Anzeige Ihrer Rechnungen

Ihre neue Rechnung wird unter dem Änderungsprotokoll in Ihrer Detailansicht angezeigt. Die Rechnungen in Pipedrive werden die folgenden Flaggen basierend auf ihrem Status widerspiegeln:

  • Offen
  • Bezahlt
  • Warten auf Zahlung
  • Ungültig
  • Überfällig
  • Gelöscht
  • Teilweise bezahlt
invoice statuses

Wenn Sie auf Mehr '...' klicken, erhalten Sie folgende Optionen:

  • Verwerfen- Beliebige unbezahlte oder bezahlte Rechnungen verwerfen. Verworfene Rechnungen können nicht wiederhergestellt werden.
  • Delete— Delete the invoice.
  • Per E-Mail versenden— Beliebige bezahlte oder fällige Rechnungen direkt an Ihre Kunden senden. Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, werden von Quickbooks per E-Mail versendet.
  • PDF herunterladen— Sie können eine PDF-Version Ihrer Rechnung herunterladen, um sie direkt an Ihre Kunden zu senden
  • In Quickbooks öffnen—Wenn Sie auf diese Option klicken, gelangen Sie zu Ihrem Quickbooks-Account, wo Sie Ihre Rechnung bearbeiten, versenden und die Zahlung akzeptieren können.

Detailansicht Seitenleiste

Ihre Rechnungshistorie wird ebenfalls in der Seitenleiste der Detailansicht hinzugefügt. Hier können Sie Aktualisieren, um neue Updates von Quickbooks zu übernehmen, oder auf Mehr ('...') klicken, um zu den Einstellungen zu gelangen oder die Verknüpfung Ihres Kontakts aufzuheben.

invoices sidebar
    Klicken Sie auf Alle Rechnungen anzeigen, um weitere Details zu allen verknüpften Rechnungen, gefiltert nach einem anpassbaren Zeitrahmen, anzuzeigen. Sie sehen alle Rechnungen, die mit dem angezeigten, verknüpften Kontakt verbunden sind und Sie können diese Rechnungen mit dem Deal, den Sie gerade sehen, verknüpfen oder die Verknüpfung aufheben.
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