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Mit der QuickBooks Integrations-App können Sie direkt aus der Deal-Detailansicht Rechnungen erstellen und nahtlos an Ihren QuickBooks-Account senden, ohne Daten zwischen den beiden Tools kopieren und einfügen zu müssen.

Die Integration liefert zudem aktuelle Statusinformationen zu den in Pipedrive erstellten Rechnungen, damit Sie genau wissen, wann diese bezahlt oder überfällig sind, ohne die Pipedrive-App verlassen zu müssen.

Aktivierung der Integration

Um Ihren QuickBooks-Account zu verknüpfen, öffnen Sie das Account-Menü in der oberen rechten Ecke, gehen Sie zu Tools und Apps > Rechnungsstellung und klicken Sie auf „Installieren“ neben QuickBooks.

Sie werden zum Pipedrive Marketplace weitergeleitet, wo Sie die Installation abschließen können und Zugang erhalten. Die App kann unter Tools und Apps > Marketplace Apps deinstalliert werden.

Wenn Ihre Anmeldedaten bestätigt wurden, kehren Sie zu den Pipedrive-Einstellungen zurück, um die QuickBooks-Einstellungen zu konfigurieren.

Die folgenden Felder werden automatisch in QuickBooks ausgefüllt, wenn eine Rechnung in Pipedrive erstellt wird:

• Kontakt – In diesem Feld wird der Empfänger der Rechnung angegeben. Da Rechnungen in der Regel von der Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens bezahlt werden, empfehlen wir die Verwendung des Pipedrive Feldes Organisation – Name. Sie können auch aus anderen Organisations-, Kontakt- und Deal-Feldern wählen.
• Adresse – Dieses Feld ist für die physische Adresse des Rechnungsempfängers vorgesehen. Da Rechnungen in der Regel von der Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens bezahlt werden, empfehlen wir die Verwendung des Pipedrive Feldes Organisation – Adresse. Sie können auch aus anderen Organisations-, Kontakt- und Deal-Feldern wählen.
• Email – In diesem Feld wird die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers angegeben. Da das E-Mail-Feld in Pipedrive ein kontaktbezogenes Feld ist, empfehlen wir die Verwendung des Pipedrive Feldes Kontakt – E-Mail-Adresse. Sie können auch aus anderen Organisations-, Kontakt- und Deal-Feldern wählen.
• Steuer-ID des Kunden – Diese Information ist nicht auf jeder Rechnung erforderlich, doch wenn Sie in Pipedrive ein benutzerdefiniertes Feld erstellt haben, um die Steuer-ID-Informationen Ihrer Kunden zu erfassen, empfehlen wir, hier dieses Feld zu verwenden.
• Fälligkeitsdatum – Sie können das Fälligkeitsdatum der Zahlung festlegen. Wenn zum Beispiel das Fälligkeitsdatum auf sieben Tage nach dem Ausstellungsdatum festgelegt ist, hat eine am 13. März erstellte Rechnung das Fälligkeitsdatum 20. März.
• Standardmäßiger Steuersatz – Verwenden Sie dieses Feld, um den standardmäßigen Steuersatz anzugeben, der für Produkte auf neuen Rechnungen zur Anwendung kommt. Bei Bedarf können Sie den standardmäßigen Steuersatz für einzelne Rechnung überschreiben.
• Standardkonto – Sie können das Standardkonto auswählen, das für Zahlungseingänge bei neuen Rechnungen verwendet werden soll. Bei Bedarf können Sie das standardmäßige Konto für einzelne Rechnung überschreiben.

Mit der Einstellung Nutzerzugriff können Sie festlegen, ob Sie oder alle Nutzer im Namen Ihres Unternehmens auf Rechnungen zugreifen, diese ausstellen und verwalten können.

Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre QuickBooks Integrationseinstellungen für Ihren Pipedrive Unternehmensaccount zu speichern.

Verwendung der Integration

Gehen Sie nach der Einrichtung der Integration zur Detailansicht eines beliebigen Deals, um Ihre erste Rechnung zu erstellen. Klicken Sie auf den „Rechnung“-Tab und wählen Sie „+ Rechnung“, um zu beginnen.

Obwohl die meisten Informationen automatisch anhand der zuvor in den Einstellungen ausgewählten Felder und der mit dem jeweiligen Deal verbundenen Werte ausgefüllt werden, stellen Sie bitte sicher, dass Sie alle fehlenden Angaben ergänzen.

Es wird ein Fenster mit der Bezeichnung Rechnung erstellen angezeigt, das in drei Abschnitte unterteilt ist:

Kundenangaben

Dieser Abschnitt enthält Informationen zum Rechnungsempfänger, wie den Namen des Rechnungsempfängers, die Adresse, die E-Mail-Adresse und die Steuer-ID.

Beginnen Sie Ihre Überprüfung mit dem Abschnitt Kundengaben. Wenn ein Warnsymbol für das Feld „An“ angezeigt wird, bedeutet dies, dass der Kontakt nicht mit QuickBooks verknüpft ist.

Um eine Rechnung erfolgreich zu erstellen, klicken Sie auf das Warnsymbol und erstellen Sie entweder einen neuen Kontakt oder verknüpfen Sie die Rechnung mit einem bestehenden Kunden in Ihrem QuickBooks-Account. In beiden Fällen müssen Sie auf „Bestätigen“ klicken, um die Verknüpfung abzuschließen.

Zudem werden Sie feststellen, dass Sie die Kundenangaben auch auf der Anbieterseite aktualisieren können. Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Adresse, die E-Mail-Adresse und die Steuer-ID des Rechnungsempfängers in QuickBooks übernommen.

Rechnungsangaben

Dieser Abschnitt enthält Informationen zu spezifischen Rechnungsangaben, wie z. B. Steuern, Rechnungsstellungs- und Fälligkeitsdatum, Währung und Rechnungsnummer.

Im Abschnitt Rechnungsangaben können Sie alle Felder an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Bitte beachten Sie, dass die Währung zwingend ausgefüllt werden muss, da es in QuickBooks ein Pflichtfeld ist.

Rechnungsposten

In diesem Abschnitt sind die Produkte oder Dienstleistungen aufgeführt, die in Ihrer Rechnung verrechnet werden.

Die mit dem Deal verknüpften Produkte werden automatisch in den Abschnitt Rechnungsposten eingefügt, Sie können jedoch auch weitere Posten zu Ihrer Liste hinzufügen. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Produkte zu Ihren Deals hinzufügen, lesen Sie bitte diesen Artikel.

Nachdem Sie alle Angaben eingegeben haben, klicken Sie auf „Rechnung erstellen“, um diese an Ihren QuickBooks-Account zu senden.

Anzeige Ihrer Rechnungen

Ihre neue Rechnung wird im „Rechnungen“ -Tab im Abschnitt Verlauf Ihrer Deal-Detailansicht angezeigt. Die Rechnungen in Pipedrive werden je nach Status mit den folgenden Markierungen gekennzeichnet:

• Offen
• Bezahlt
• Verworfen
• Überfällig
• Teilweise bezahlt

Die drei Symbole in der oberen rechten Ecke der Rechnung erlauben Ihnen:

• PDF herunterladen — Eine PDF-Version Ihrer Rechnung herunterladen, um sie direkt an Ihre Kunden zu senden.
• Per E-Mail versenden — Bezahlte oder fällige Rechnungen direkt an Ihre Kunden senden. Rechnungen werden über QuickBooks versandt.
• Link kopieren – Einen öffentlichen Link zum Teilen der Rechnung erstellen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn für Ihr QuickBooks-Account Online-Zahlungen aktiviert sind und die Rechnung eine E-Mail-Adresse enthält.

Klicken Sie auf „...“ für weitere Optionen:

• Annulieren – Unbezahlte oder bezahlte Rechnungen annullieren. Annullierte Rechnungen können nicht wiederhergestellt werden.
• Löschen – Rechnungen sowohl in Pipedrive als auch in QuickBooks löschen
• Verknüpfung mit Deal aufheben – Rechnung aus dem Deal entfernen.
• In QuickBooks öffnen — Wenn Sie auf diese Option klicken, gelangen Sie zu Ihrem QuickBooks-Account, wo Sie Ihre Rechnung bearbeiten, versenden und die Zahlung akzeptieren können.

Detailansicht Seitenleiste

Ihr Rechnungsverlauf wird in der Seitenleiste der Deal-Detailansicht angezeigt. Hier können Sie auf Aktualisieren klicken, um alle neuen Updates aus QuickBooks abzurufen, oder auf „...“ klicken, um zu den Einstellungen zu gelangen oder die Verknüpfung Ihres Kontakts aufzuheben.

Klicken Sie auf „Alle Rechnungen anzeigen“, um weitere Angaben zu allen verknüpften Rechnungen, gefiltert nach einem anpassbaren Zeitrahmen, anzuzeigen.

Sie können alle Rechnungen anzeigen, die dem dem verknüpften Kontakt zugeordnet sind, und die Verknüpfung dieser Rechnungen mit dem aktuell angezeigten Deal verwalten.