Projects: So planen Sie Ihr Projekt
Planen Sie Ihr Projekt mit einer klaren Struktur, definierten Verantwortlichkeiten und einer realistischen Timeline. Mit Projects können Sie Arbeit mithilfe verschiedener Elementtypen organisieren, Aufgaben mit Abhängigkeiten verbinden und alles in der Gantt-Ansicht visualisieren.
Sobald Ihr Projekt eingerichtet ist, können Sie es in eine Projektvorlage konvertieren, um dieselbe Struktur wiederzuverwenden und bei zukünftigen Projekten Zeit zu sparen.
Projektbezogene Arbeitselemente verstehen
Innerhalb eines Projekts wird Ihre Arbeit mithilfe der folgenden Elementtypen organisiert:
| Element | Wozu es dient | Am besten geeignet, wenn | Wichtige Eigenschaften |
|---|---|---|---|
| Aufgaben | To-do-Elemente oder Ergebnisse | Sie müssen noch zu erledigende Arbeit verfolgen | Flexibel, kein Verantwortlicher und kein Start- oder Fälligkeitsdatum erforderlich |
| Teilaufgaben | Kleinere Schritte innerhalb einer Aufgabe | Eine Aufgabe hat mehrere Schritte | Innerhalb von Aufgaben erstellt und immer mit einer übergeordneten Aufgabe verknüpft |
| Meilensteine | Wichtige Erfolge | Sie möchten wichtige Fortschrittspunkte hervorheben | Fortschritt verfolgen, nicht Arbeit |
| Aktivitäten | Geplante Ereignisse (Anrufe, Meetings) | Sie müssen zeitbasierte Interaktionen planen | Erfordert Datum, Uhrzeit und Verantwortlichen. Kann mit Ihrem externen Kalender synchronisiert werden. |
Eine einfache Art, es zu betrachten:
- Verwenden Sie Aufgaben und Unteraufgaben für Arbeit, die erledigt werden muss
- Verwenden Sie Meilensteine, um wichtige Fortschrittspunkte zu markieren
- Verwenden Sie Aktivitäten für zeitbasierte Ereignisse
Welche Details können Sie jedem Element hinzufügen
Jeder Elementtyp enthält unterschiedliche Felder, die Ihnen helfen, Ihr Projekt zu planen und nachzuverfolgen.
| Element | Wichtige Details, die Sie hinzufügen können | Die wichtigsten Unterschiede |
|---|---|---|
| Aufgaben, Unteraufgaben und Meilensteine | Betreff, mehrere Zugewiesene, Priorität, Start- und Fälligkeitsdatum, Projekt, Phase, Gruppe, Beschreibung | Aufgaben können Unteraufgaben enthalten. Unteraufgaben werden innerhalb von Aufgaben erstellt und können keine weiteren Unteraufgaben enthalten. Meilensteine enthalten keine Unteraufgaben. |
| Aktivitäten | Betreff, Aktivitätstyp, Datum und Uhrzeit, Priorität, Gäste, Ort, Videoanruf, Notizen, Links zu Projekt, Kontakt und Organisation, Phase und Gruppe | Einem Nutzer zugewiesen und kann mit Ihrem externen Kalender synchronisiert werden |
Ihr Projekt planen
Sie können Ihr Projekt in der Projekt-Detailansicht planen und dabei sowohl die Plan- als auch die Gantt-Ansicht verwenden.
- Die Planansicht hilft Ihnen, Arbeit zu strukturieren und zu organisieren
- Die Gantt-Ansicht hilft Ihnen, Timelines und Abhängigkeiten zu visualisieren
Arbeitselemente zum Projekt hinzufügen
Um mit der Planung zu beginnen, fügen Sie Ihrem Projekt Aufgaben, Aktivitäten oder Meilensteine hinzu. Sie können entweder:
- Fügen Sie Elemente mit vollständigen Details hinzu, indem Sie „+ Aufgabe“ oder das Dropdown-Menü daneben verwenden, um „+ Aktivität“ oder „+ Meilenstein“ auszuwählen
- Fügen Sie Element-Platzhalter direkt in einer Phase hinzu und füllen Sie die Details später aus
Elemente bearbeiten und aktualisieren
Wenn Sie ein Arbeitselement öffnen, wird dessen Detailansicht zum zentralen Ort, an dem Sie Ihren Projektplan verfeinern können.
Hier können Sie Felder wie Zugewiesene Person, Priorität, Datumsangaben und Beschreibung aktualisieren sowie Notizen hinzufügen, um Ihrem Team zusätzlichen Kontext zu bieten.
Bei Aufgaben können Sie außerdem komplexere Arbeit in kleinere Schritte unterteilen, indem Sie Unteraufgaben hinzufügen. So können Sie detaillierte Arbeit verwalten, ohne die Gesamtstruktur des Projekts zu verlieren.
Sie können auch Abhängigkeiten definieren, um Aufgaben und Meilensteine zu verbinden und sicherzustellen, dass die Arbeit in der richtigen Reihenfolge erfolgt.
Öffnen Sie eine Aufgabe oder einen Meilenstein, gehen Sie zum Tab „Abhängigkeiten“, klicken Sie auf „Abhängigkeit hinzufügen“, wählen Sie dann eine Aufgabe aus und definieren Sie die Beziehung.
Ein Arbeitselement kann entweder eine andere Aufgabe blockieren oder darauf warten, dass eine Aufgabe abgeschlossen wird.
Verwenden Sie die Gantt-Ansicht für die Timeline-Planung
Die Gantt-Ansicht bietet Ihnen einen visuellen Überblick über die gesamte Projekt-Timeline und hilft Ihnen zu verstehen, wie Aufgaben, Unteraufgaben, Aktivitäten und Meilensteine im Laufe der Zeit zusammenhängen.
Klicken Sie auf „Ansicht erweitern“, um eine breitere Perspektive auf Ihr Projekt zu erhalten.
Sie können auch anpassen, wie Zeit angezeigt wird, indem Sie zwischen Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr wechseln.
Abhängigkeiten werden als Pfeile zwischen Aufgaben und Meilensteinen angezeigt, sodass Sie leicht erkennen können, wie Arbeit verbunden ist und welche Elemente voneinander abhängen. Sie können diese Abhängigkeiten auch direkt in der Timeline anpassen, um Aufgabenbeziehungen schnell zu aktualisieren.
Bei der Planung oder Aktualisierung Ihres Projekts können Sie direkt mit der Timeline interagieren. Ziehen Sie ein Arbeitselement, um es neu zu planen, oder passen Sie seine Dauer an, indem Sie seine Ränder ziehen.
Diese Änderungen werden in Ihrem gesamten Projekt übernommen, sodass Sie schnell auf Updates reagieren können, ohne jedes Element manuell zu bearbeiten.
Ihre Planstruktur mit Vorlagen wiederverwenden
Sobald Ihr Projektplan vollständig ist, können Sie ihn in eine Projektvorlage umwandeln und dieselbe Struktur in zukünftigen Projekten wiederverwenden.
Öffnen Sie dazu Ihr Projekt, klicken Sie auf „…“ und wählen Sie „In Vorlage umwandeln“ aus.
Mit der Zeit hilft die Pflege von Vorlagen auf Basis echter Projektpläne Ihrem Team, effizienter zu arbeiten, und reduziert die Notwendigkeit, Prozesse von Grund auf neu aufzubauen.
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