Projects: So planen Sie Ihr Projekt
Planen Sie Ihr Projekt mit einer klaren Struktur, festgelegten Zuständigkeiten und einer realistischen Timeline. Mit Projects können Sie Ihre Arbeit mithilfe verschiedener Elementtypen organisieren, Aufgaben durch Abhängigkeiten miteinander verknüpfen und alles in der Gantt-Ansicht darstellen.
Sobald Ihr Projekt eingerichtet ist, können Sie es in eine Projektvorlage umwandeln. So können Sie dieselbe Struktur bei zukünftigen Projekten wiederverwenden und Zeit sparen.
Projektbezogene Arbeitselemente verstehen
Innerhalb eines Projekts wird Ihre Arbeit anhand der folgenden Elementtypen organisiert:
| Element | Verwendungszweck | Am besten geeignet, wenn | Wichtige Eigenschaften |
|---|---|---|---|
| Aufgaben | To-do-Punkte oder Arbeitsergebnisse | Sie müssen nachverfolgen, welche Arbeiten noch zu erledigen sind | Flexibel; keine verantwortliche Person und kein Start- oder Fälligkeitsdatum erforderlich |
| Teilaufgaben | Kleinere Schritte innerhalb einer Aufgabe | Eine Aufgabe umfasst mehrere Schritte | Werden innerhalb von Aufgaben erstellt und sind immer mit einer übergeordneten Aufgabe verknüpft |
| Meilensteine | Wichtige Erfolge | Sie möchten wichtige Punkte im Projektfortschritt hervorheben | Dienen dazu, Fortschritte nachzuverfolgen, nicht die Arbeit selbst |
| Aktivitäten | Geplante Ereignisse (Anrufe, Meetings) | Sie müssen zeitgebundene Interaktionen planen | Erfordert ein Datum, eine Uhrzeit und eine verantwortliche Person. Kann mit Ihrem externen Kalender synchronisiert werden. |
Einfach ausgedrückt:
- Verwenden Sie Aufgaben und Unteraufgaben für Arbeiten, die erledigt werden müssen
- Verwenden Sie Meilensteine, um wichtige Punkte im Projektfortschritt zu markieren
- Verwenden Sie Aktivitäten für zeitgebundene Ereignisse
Welche Details können Sie den einzelnen Elementen hinzufügen
Jeder Elementtyp hat unterschiedliche Felder, mit denen Sie Ihr Projekt planen und nachverfolgen können.
| Element | Wichtige Details, die Sie hinzufügen können | Wichtige Unterschiede |
|---|---|---|
| Aufgaben, Unteraufgaben und Meilensteine | Betreff, mehrere zugewiesene Personen, Priorität, Start- und Fälligkeitsdatum, Projekt, Phase, Gruppe, Beschreibung, Notizen | Aufgaben können Unteraufgaben enthalten. Unteraufgaben werden innerhalb von Aufgaben erstellt und können keine weiteren Unteraufgaben enthalten. Meilensteine enthalten keine Unteraufgaben. |
| Aktivitäten | Betreff, Aktivitätstyp, Datum und Uhrzeit, Priorität, Gäste, Ort, Videoanruf, Notiz, Verknüpfungen zu Projekt, Kontakt und Organisation, Phase und Gruppe | Einem Nutzer zugewiesen; kann mit Ihrem externen Kalender synchronisiert werden |
Planung Ihres Projekts
Öffnen Sie den Tab Plan Ihres Projekts, um mit der Planung zu beginnen. Hier können Sie zwischen folgenden Ansichten wechseln:
- Planansicht – hilft Ihnen, die Arbeit zu strukturieren und zu organisieren
- Gantt-Ansicht – hilft Ihnen, Timelines und Abhängigkeiten darzustellen
Hinzufügen von Arbeitselementen zum Projekt
Fügen Sie Ihrem Projekt Aufgaben, Aktivitäten oder Meilensteine hinzu, um mit der Planung zu beginnen. Sie können:
- Fügen Sie Elemente mit allen Details über „+ Aufgabe“ hinzu oder wählen Sie im Dropdown-Menü daneben „+ Aktivität“ oder „+ Meilenstein“ aus
- Über dasselbe Dropdown-Menü eine vorhandene Projektvorlage anwenden, statt die Elemente einzeln hinzuzufügen
- Fügen Sie Platzhalter für Elemente direkt in einer Phase hinzu und ergänzen Sie die Details später
Bearbeiten und Aktualisieren von Elementen
Wenn Sie ein Arbeitselement öffnen, können Sie Ihren Projektplan zentral in dessen Detailansicht verfeinern.
Hier können Sie Felder wie zugewiesene Person, Priorität, Datumsangaben und Beschreibung aktualisieren sowie Notizen hinzufügen, um Ihrem Team zusätzlichen Kontext zu geben.
Bei Aufgaben können Sie komplexere Arbeiten außerdem in kleinere Schritte unterteilen, indem Sie Unteraufgaben hinzufügen. So können Sie detaillierte Arbeiten verwalten, ohne die Gesamtstruktur des Projekts aus dem Blick zu verlieren.
Sie können außerdem Abhängigkeiten festlegen, um Aufgaben und Meilensteine miteinander zu verknüpfen und sicherzustellen, dass die Arbeit in der richtigen Reihenfolge erfolgt.
Öffnen Sie eine Aufgabe oder einen Meilenstein, wechseln Sie zum Tab „Abhängigkeiten“, klicken Sie auf „Abhängigkeit hinzufügen“, wählen Sie dann eine Aufgabe aus und legen Sie die Beziehung fest.
Ein Arbeitselement kann entweder eine andere Aufgabe blockieren oder warten, bis eine Aufgabe abgeschlossen ist.
Nutzung der Gantt-Ansicht für die Timeline-Planung
Die Gantt-Ansicht bietet Ihnen einen visuellen Überblick über die gesamte Timeline Ihres Projekts. So erkennen Sie, wie Aufgaben, Unteraufgaben, Aktivitäten und Meilensteine im zeitlichen Verlauf zusammenhängen.
Klicken Sie auf „Ansicht erweitern“, um einen umfassenderen Überblick über Ihr Projekt zu erhalten.
Sie können die Zeitanzeige außerdem anpassen, indem Sie zwischen Tag, Woche, Monat, Quartal und Jahr wechseln.
Abhängigkeiten erscheinen als Pfeile zwischen Aufgaben und Meilensteinen. So erkennen Sie, wie die Arbeiten miteinander verknüpft sind und welche Elemente voneinander abhängen. Sie können diese Abhängigkeiten auch direkt in der Timeline anpassen, um die Beziehungen zwischen Aufgaben schnell zu aktualisieren.
Wenn Sie Ihr Projekt planen oder aktualisieren, können Sie Änderungen direkt in der Timeline vornehmen. Ziehen Sie ein Arbeitselement an eine andere Stelle, um es neu zu terminieren. Um seine Dauer anzupassen, ziehen Sie an seinen Rändern.
Diese Änderungen werden im gesamten Projekt übernommen. So können Sie schnell auf Aktualisierungen reagieren, ohne jedes Element manuell bearbeiten zu müssen.
Wiederverwendung Ihrer Planstruktur mit Vorlagen
Sobald Ihr Projektplan fertig ist, können Sie ihn in eine Projektvorlage umwandeln und dieselbe Struktur bei zukünftigen Projekten wiederverwenden.
Öffnen Sie dazu Ihr Projekt, klicken Sie auf „…“ und wählen Sie „In Vorlage umwandeln“ aus.
Dasselbe Menü enthält außerdem die Option „Vorlage verwenden“, mit der Sie eine vorhandene Vorlage auf dieses Projekt anwenden können.
Wenn Sie Vorlagen auf Grundlage tatsächlicher Projektpläne pflegen, kann Ihr Team mit der Zeit effizienter arbeiten und muss Prozesse seltener von Grund auf neu aufbauen.
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