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Comparte las automatizaciones con otros
Activar las automatizaciones compartidas
Historial de ejecución
Solución de problemas

Configurar automatizaciones para otros usuarios

YS
Yssel Salas, 30 de agosto de 2023
Nota: La función Automatizaciones únicamente está disponible en los planes Avanzado y superiores. Compartir y configurar las automatizaciones para otros usuarios únicamente está disponible para los usuarios con permisos de administrador global habilitados. Esta función se encuentra actualmente en versión beta y está disponible para un grupo cerrado de usuarios. Se lanzará a más usuarios en una fecha posterior.

La tecnología juega un papel importante en la vida diaria de nuestro mundo que cambia rápidamente. Si bien uno de los objetivos principales de Pipedrive es crear una herramienta intuitiva y fácil de usar, no todos conocen bien la tecnología y pueden necesitar ayuda para configurar ciertas funciones.

La opción de compartir las automatizaciones con otros usuarios tiene como objetivo ayudar a los administradores expertos en tecnología a ahorrar tiempo al configurar las automatizaciones para los usuarios menos experimentados.


Comparte las automatizaciones con otros

Antes de compartir una automatización, debes tener en cuenta que únicamente las automatizaciones con el activador< a> "Activado por usuarios seleccionados" se puede compartir. Si se establece el activador "Activado por cualquiera", no será necesario compartirla.

Para dar acceso a una automatización a otros usuarios de tu empresa, haz clic en la propia automatización para abrir la vista contextual. Luego, en la sección de usuarios, haz clic en ”Añadir usuarios”.

Verás el mensaje de administrar acceso. Busca los usuarios con los que deseas compartir la automatización y haz clic en "Aplicar los cambios".

Una vez que guardes los cambios, verás que la sección de usuarios en la vista contextual ahora tendrá una lista de usuarios con acceso a la automatización.

Al hacer clic en "Administrar acceso", puedes agregar a más usuarios o eliminar el acceso de los existentes.

Nota: No es posible cambiar la configuración del activador de los usuarios seleccionados a cualquiera si la automatización ya estaba compartida, a menos que los usuarios que tienen acceso estén desactivados de la automatización.

En la vista de lista de las automatizaciones, podrás ver las automatizaciones que se han compartido y que están habilitadas o deshabilitadas. El ícono de compartir tiene dos números:

  • El primer número indica cuántos usuarios ya han activado la automatización.
  • El segundo número indica con cuántos usuarios se compartió la automatización.

Activar las automatizaciones compartidas

Dado que las automatizaciones compartidas con otros pueden ejecutar acciones en su nombre (es decir, enviar correos electrónicos, enviar mensajes de Slack, etc.), los usuarios que compartieron las automatizaciones deben aceptar los cambios realizados y habilitarlos por su parte.

Una vez que los usuarios activen las automatizaciones en su extremo, verás el interruptor "Activado" habilitado en la sección usuarios.

Los usuarios normales que recibieron y activaron las automatizaciones podrán ver el flujo de trabajo y las ejecuciones de su propio usuario. Sin embargo, no podrán editar, transferir, eliminar o duplicar la automatización, ya que estas acciones estarán limitadas a los administradores globales.

Nota: Al elegir enviar un correo electrónico como un evento de acción en tu automatización, el evento de acción únicamente podrá usar la dirección de correo electrónico sincronizada con Pipedrive a través de la sincronización de correo electrónico y se enviará desde las cuentas de correo electrónico de las personas con las que se compartió la automatización. Además, la firma de correo electrónico personal se agregará al cuerpo del correo electrónico.

Si es necesario, los administradores pueden desactivar de forma temporal o permanente las automatizaciones para otros usuarios. Si la desactivación es temporal, el usuario normal deberá volver a activar la automatización para reanudar las ejecuciones.


Historial de ejecución

Usuarios administradores

Los usuarios administradores tienen acceso al historial de ejecución completo de una automatización compartida. Ellos pueden:

  • Filtrar por usuario
  • Buscar ejecuciones específicas por parte de usuarios específicos
  • Seleccionar el marco temporal
  • Consultar el estado de una ejecución

Usuarios normales

Los usuarios normales podrán ver toda la información relacionada con sus propias ejecuciones, como el estado y el marco temporal.


Solución de problemas

Cuando se activa una automatización, el sistema ejecutará un diagnóstico para confirmar que el flujo de trabajo se haya creado correctamente y que ningún problema impida su ejecución.

Si se encuentra un error, se te notificará y deberás revisar el flujo de trabajo para habilitarlo.

Haz clic en "Solucionar problemas" en la parte superior de la página para obtener más detalles sobre los errores.

Una vez que se hayan solucionado los problemas, puedes ejecutar el diagnóstico nuevamente y activar la automatización.

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