Configurar automatizaciones para otros usuarios
La tecnología juega un papel importante en la vida diaria de nuestro mundo que cambia rápidamente. Si bien uno de los objetivos principales de Pipedrive es crear una herramienta intuitiva y fácil de usar, no todos conocen bien la tecnología y pueden necesitar ayuda para configurar ciertas funciones.
La opción de compartir las automatizaciones con otros usuarios tiene como objetivo ayudar a los administradores expertos en tecnología a ahorrar tiempo al configurar las automatizaciones para los usuarios menos experimentados.
Comparte las automatizaciones con otros
Antes de compartir una automatización, debes tener en cuenta que solo se pueden compartir las automatizaciones que tengan el activador “Activado por los usuarios seleccionados”. Si se configura el activador “Activado por cualquier persona”, no es necesario compartirlo, ya que todos los usuarios estarán incluidos.
Para dar acceso a una automatización a otros usuarios de tu empresa, haz clic en la automatización para abrir la vista contextual. Después, en la sección de usuarios, haz clic en “Agregar usuarios”.
Verás el mensaje administrar acceso. Busca los usuarios con los que quieres compartir la automatización y haz clic en “Aplicar los cambios”.
Una vez que hayas guardado los cambios, verás que la sección de usuarios en la vista contextual ahora tiene una lista de usuarios con acceso a la automatización.
Al hacer clic en “Administrar acceso” puedes agregar más usuarios o eliminar el acceso de los existentes.
En la vista de lista de las automatizaciones, podrás ver las automatizaciones que se compartieron y que están habilitadas o deshabilitadas. El icono compartir tiene dos números:
- El primer número indica cuántos usuarios ya han activado la automatización.
- El segundo número indica con cuántos usuarios se compartió la automatización.
Activar las automatizaciones compartidas
Dado que las automatizaciones compartidas con otras personas ejecutarán acciones en su nombre (por ejemplo, enviar correos electrónicos, enviar mensajes de Slack, etc.), los usuarios suscritos deben aceptar habilitar la automatización para sí mismos y aceptar cualquier cambio futuro que se realice, ya que no se les avisará.
Una vez que los usuarios activen las automatizaciones de su parte, verás el botón de alternancia “Activo” habilitado en la sección de usuarios.
Los usuarios normales que recibieron y activaron las automatizaciones podrán ver el flujo de trabajo y las ejecuciones de su propio usuario. Sin embargo, no podrán editar, transferir, eliminar ni duplicar la automatización, ya que estas acciones estarán limitadas solamente a los administradores globales.
Si es necesario, los administradores pueden eliminar de manera temporal o permanente a los usuarios de las automatizaciones. Si la eliminación es temporal, el usuario normal deberá volver a activar la automatización por sí mismo para reanudar las ejecuciones.
Historial de ejecución
Usuarios administradores
Los usuarios administradores tienen acceso al historial de ejecuciones completo de una automatización compartida. Pueden:
- Filtrar por usuario
- Buscar ejecuciones específicas por parte de usuarios específicos
- Seleccionar el marco temporal
- Consultar el estado de una ejecución
Usuarios normales
Los usuarios normales pueden ver toda la información relacionada con sus propias ejecuciones, como el estado y el plazo.
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