Base de conocimiento

Nuestra función de Smart Docs te ayuda a crear propuestas o cotizaciones directamente desde la vista de detalles del trato o contacto. Saber cómo funcionan los campos y las plantillas te ayuda a ahorrar más tiempo en el proceso de negociación.

Campos compatibles

Los campos de Pipedrive están separados en dos categorías en cada pestaña: campos predeterminados y personalizados.

Para añadir campos de Pipedrive a tu plantilla, debes copiar y pegar el campo del lado derecho del editor de tus plantillas al cuerpo de la plantilla. El campo aparece en corchetes "[ ]" en la plantilla y reemplaza automáticamente los datos del trato cuando se usa la plantilla para un documento.

Campos de direcciones y subcampos

Puedes añadir a tus plantillas y documentos una dirección predeterminada de una organización o contacto.

Puedes añadir la dirección completa, o puedes dividirla para añadir solo las líneas específicas que necesitas de la dirección.

Campos y tablas de los productos

Los campos de producto solo funcionan con las plantillas si existen dentro de una tabla de producto. Primero, copia y pega la tabla en el cuerpo de tu plantilla para añadir la tabla del producto. La tabla se autorrellena con un conjunto de campos predeterminados del producto, pero puedes personalizarlos según tus preferencias.

Debido al tipo de archivo, las tablas de los productos se adaptan de forma diferente en Spreadsheets y Slides. Obtén más información sobre las tablas de productos en este artículo.

Plantillas y documentos

Puedes crear una plantilla antes de crear documentos y propuestas para tus tratos o contactos. Puedes hacerlo directamente, pero te recomendamos crear una plantilla primero. Esto te permite ahorrar tiempo en tus próximos documentos. Las dos opciones se encuentran en la pestaña sección de Documentos en la vista de detalles.

Las plantillas no están vinculadas a tratos o contactos específicos. Por lo tanto, todos los campos que añades a una plantilla están siempre visibles.

Sin embargo, al generar y editar un documento vinculado a un trato, solo podrás ver los campos que tienen datos de ese trato específico. Si el trato no tiene información para un campo que tienes en el documento, ese campo específico no estará disponible al editar el documento.

Para crear un documento con campos específicos del trato, debes crearlo desde la vista de detalles del trato. Para crear un documento con campos específicos de una persona, debes crearlo desde la vista de detalles del trato o de la persona de contacto.

Nombrar plantillas

Cuando creas una nueva plantilla, la primera sugerencia del sistema es añadirle un título. El título aparece resaltado y listo para su edición. Los cambios en la plantilla se guardan automáticamente.

Al generar un documento a partir de una plantilla, el título del documento no tendrá el nombre de la plantilla y en su lugar aparece con el título del trato, la fecha y la hora en la que fue generado.

Para conservar tus documentos bien organizados dentro del trato, puedes añadir campos de Pipedrive al título de la plantilla (p. ej. el título del trato). Al generar un documento a partir de una plantilla que tiene campos de Pipedrive en el título, se guardan el título original de la plantilla y los campos de Pipedrive.

Categorías de plantillas y documentos

Para ayudarte a organizar tus documentos y plantillas, puedes dividirlos en categorías. Elige las siguientes:

• Cotizaciones
• Propuestas
• Contratos
• O crea una categoría específica

Elimina los campos sin completar del documento

Si creas un documento a partir de una plantilla y falta información sobre un trato o contacto en alguno de sus campos, el marcador de posición del nombre del campo permanecerá en el documento.

Para cambiar este ajuste, ve a Herramientas y aplicaciones > Smart Docs > Ajustes de la empresa y deslízate hacia abajo para encontrar la opción correspondiente.

Cuando la opción está habilitada, si a un campo le falta información en el trato o contacto, aparece en blanco cuando se crea el documento a partir de una plantilla.