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Nombrar plantillas
Elimina campos de documentos sin completar

Smart Docs: Campos y Plantillas

YS
Yssel Salas, 28 de febrero de 2022
Nota: La función de Smart Docs está incluida en los planes Profesional y Corporativo y está disponible en los planes Básico y Avanzado como un complemento. Solo los usuarios con acceso a los ajustes de la cuenta pueden comprar el complemento para la cuenta de la empresa.

Nuestra función Smart Docs te ayuda a crear propuestas o cotizaciones directamente desde la vista de detalles del trato. Saber de antemano cómo utilizar los campos y las plantillas te ayudará a ahorrar más tiempo en el proceso de negociación.


Campos compatibles

Los campos de Pipedrive están separados en dos categorías en cada pestaña: campos predeterminados y personalizados.

Para añadir campos de Pipedrive a tu plantilla, debes copiar y pegar el campo del lado derecho del editor de plantillas al cuerpo de la plantilla. El campo aparece en corchetes "[ ]" en la plantilla y reemplaza automáticamente los datos del trato cuando se usa la plantilla para un documento.


Campos de direcciones y subcampos

Es posible añadir el campo de dirección predeterminado de la organización o persona de contacto en tus plantillas y documentos.

Puedes añadir la dirección completa, o puede dividirla para añadir solo las líneas específicas que necesitas de la dirección.

Nota: La dirección debe estar geocodificada y ser reconocida por Google Maps. Obtén más información sobre los campos de direcciones en este artículo.

Campos y tablas de los productos

Los campos de un producto solo funcionan con una plantilla si existen dentro de una tabla del producto. Primero, copia y pega la tabla en el cuerpo de tu plantilla para añadir la tabla del producto. La tabla se autorrellena con un conjunto de campos predeterminados del producto, pero puedes personalizarlos según tus preferencias.

Nota: Se pueden añadir columnas a una tabla de productos, pero no filas. La tabla del producto añadida a una plantilla se genera automáticamente según cuántos productos están vinculados al trato, cuando se crea un documento para ese trato. Si añades otra fila manualmente a la tabla en la plantilla, se interrumpe el proceso, y no te permite generar un documento desde esa plantilla con éxito.

Debido al tipo de archivo, las tablas de los productos se adaptan de forma diferente en una hoja de cálculo y en diapositivas. Obtén más información sobre las tablas de los productos para esos archivos en este artículo.


Plantillas y documentos

Una plantilla se puede crear antes de empezar a crear documentos y propuestas para tus tratos. Puedes crear documentos directamente, pero te recomendamos primero crear una plantilla para que ahorres tiempo en la creación de documentos futuros. Las dos opciones se encuentran en la pestaña Documentos en la vista de detalles.

Las plantillas no están vinculadas a los tratos. Por esa razón, todos los campos añadidos a una plantilla son siempre visibles.

Sin embargo, al generar y editar un documento vinculado a un trato, solo podrás ver los campos que tienen datos de ese trato específico. Si el trato no tiene información para un campo que tienes en el documento, ese campo específico no estará disponible al editar el documento.


Nombrar plantillas

Cuando creas una nueva plantilla, la primera sugerencia del sistema es añadir un título. El título aparece resaltado y listo para su edición. Los cambios en la plantilla se guardan automáticamente.

Al generar un documento a partir de una plantilla, el título del documento no tendrá el nombre de la plantilla y en su lugar aparece con el título del trato, la fecha y la hora en la que fue generado.

Para conservar tus documentos bien organizados dentro del trato, puedes añadir campos de Pipedrive al título de la plantilla (p. ej. el título del trato). Al generar un documento a partir de una plantilla que tiene campos de Pipedrive en el título, se guardan el título original de la plantilla y los campos de Pipedrive.


Elimina campos de documentos sin completar

Nota: Esta acción solo está disponibles para usuarios que tienen acceso a los ajustes de la cuenta.

Si creas un documento a partir de una plantilla y al trato le falta información de algún campo en la plantilla utilizada, el marcador del nombre del campo queda en el documento.

Para cambiar este ajuste, ve a Herramientas y aplicaciones > Smart Docs > Ajustes de la empresa y deslízate hacia abajo para encontrar la opción.

Cuando la opción está habilitada, si a un campo le falta información en el trato, aparece en blanco cuando se crea el documento a partir de una plantilla.

Nota: Este es un ajuste de la empresa y los cambios se aplican para todos los usuarios.
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