Teadmusbaas

QuickBooksi integratsioonirakendusega saad luua arveid tehingu detailvaates ja saata need oma QuickBooksi kontole, ilma et peaksid kahe tööriista vahel andmeid kopeerima ja kleepima.

Integratsioon annab ka ajakohast teavet Pipedrive'is loodud arvete oleku kohta, et teaksid Pipedrive'i rakendusest lahkumata täpselt, millal need on tasutud või tähtaja ületanud.

Integratsiooni lubamine

QuickBooksi konto ühendamiseks ava paremas ülanurgas Konto menüü, mine jaotisse Tööriistad ja rakendused > Arveldamine ja klõpsa QuickBooksi kõrval nuppu „Installi”.

Sind suunatakse Pipedrive Marketplace'i, kus saad installimise lõpule viia ja juurdepääsu anda. Rakenduse saab desinstallida jaotises Tööriistad ja rakendused > Marketplace'i rakendused.

Kui sisselogimisandmed on kinnitatud, naased Pipedrive'i seadete juurde, et konfigureerida QuickBooksi eelistusi.

Kui Pipedrive'is luuakse arve, täidetakse QuickBooksis automaatselt järgmised väljad:

• Kontaktisik – see väli määrab arve saaja. Kuna arveid tasub tavaliselt ettevõtte ostuarvete osakond, soovitame kasutada Pipedrive'i välja Organisatsioon – nimi. Valida saad ka muude organisatsiooni-, kontaktisiku- ja tehinguväljade hulgast.
• Aadress – see väli on arve saaja füüsilise aadressi jaoks. Kuna arveid tasub tavaliselt ettevõtte ostuarvete osakond, soovitame kasutada Pipedrive'i välja Organisatsioon – aadress. Valida saad ka muude organisatsiooni-, kontaktisiku- ja tehinguväljade hulgast.
• Meil – see väli on arve saaja meiliaadress. Kuna Pipedrive'i meiliväli on kontaktisiku tüüpi väli, soovitame kasutada Pipedrive'i välja Kontaktisik – meil. Valida saad ka muude organisatsiooni-, kontaktisiku- ja tehinguväljade hulgast.
• Kliendi maksukohustuslase number – kõik arved ei vaja seda teavet, kuid kui oled Pipedrive'is loonud kohandatud välja kliendi maksukohustuslase numbri salvestamiseks, soovitame seda välja siin kasutada.
• Maksetähtaeg – saad määrata makse tähtaja. Näiteks kui maksetähtajaks on määratud seitse päeva pärast väljastamiskuupäeva, on 13. märtsil loodud arve tähtaeg 20. märts.
• Vaikimisi maksumäär – kasuta seda välja, et määrata uute arvete toodetele rakendatav vaikimisi maksumäär. Vajaduse korral saad iga arve puhul vaikimisi maksumäära muuta.
• Vaikimisi konto – saad valida uute arvete jaoks kasutatava vaikimisi tulukonto. Vajaduse korral saad iga arve puhul vaikimisi kontot muuta.

Seade kasutajate juurdepääs võimaldab määrata, kas sina või kõik kasutajad saavad ettevõtte nimel arvetele juurde pääseda, neid väljastada ja hallata.

Kui oled valikutega rahul, klõpsa nuppu „Salvesta”, et salvestada QuickBooksi integratsiooni eelistused oma Pipedrive'i ettevõttekonto jaoks.

Integratsiooni kasutamine

Pärast integratsiooni seadistamist ava mis tahes tehingu detailvaade, et luua esimene arve. Klõpsa vahekaardil „Arve” ja vali alustamiseks „+ Arve”.

Kuigi enamik teavet täidetakse automaatselt varem seadetes valitud väljade ja konkreetse tehinguga seotud väärtuste põhjal, lisa kindlasti kõik puuduvad andmed.

Kuvatakse arve loomise aken, mis on jagatud kolmeks jaotiseks:

Kliendi andmed

See jaotis sisaldab arve saaja andmeid, näiteks arveldatava üksuse nime, aadressi, meili ja maksukohustuslase numbrit.

Alusta kliendi andmete jaotisest. Kui väljal „Saaja” kuvatakse hoiatusikoon, ei ole kontaktisik QuickBooksiga seotud.

Arve edukaks loomiseks klõpsa hoiatusikoonil ja loo uus kontaktisik või seo arve QuickBooksi kontol olemasoleva kliendiga. Mõlemal juhul pead sidumise lõpuleviimiseks klõpsama nuppu „Kinnita”.

Samuti saad teenusepakkuja poolel kliendi andmeid värskendada. Kui see on lubatud, tuuakse arve saaja aadress, meil ja maksukohustuslase number QuickBooksi.

Arve andmed

See jaotis sisaldab arve üksikasju, näiteks maksu, väljastamiskuupäeva ja maksetähtaega, valuutat ning arvenumbrit.

Jaotises arve andmed saad kohandada kõiki välju vastavalt oma ettevõtte vajadustele. Pane tähele, et valuuta tuleb täita, sest see on QuickBooksis kohustuslik väli.

Arveread

See jaotis loetleb tooted või teenused, millest arve tasud koosnevad.

Tehinguga seotud tooted lisatakse automaatselt jaotisse arveread, kuid saad oma loendisse lisada ka rohkem ridu. Lisateavet toodete tehingutele lisamise kohta leiad sellest artiklist.

Pärast kõigi andmete sisestamist klõpsa nuppu „Loo arve”, et saata see QuickBooksi kontole.

Arvete vaatamine

Uus arve kuvatakse tehingu detailvaate jaotise ajalugu vahekaardil arved. Pipedrive'is kuvatakse arvete oleku põhjal järgmised tähised:

• Avatud
• Tasutud
• Tühistatud
• Ületanud tähtaega
• Osaliselt tasutud

Arve paremas ülanurgas on kolm ikooni, millega saad teha järgmist:

• Laadi PDF alla – laadi arve PDF-versioon alla, et saata see otse klientidele
• Saada meiliga – saada kõik tasutud või tasumisele kuuluvad arved otse kliendile. Arved saadetakse QuickBooksist.
• Kopeeri link – saad luua arve jagamiseks avaliku lingi. See võimalus on saadaval ainult siis, kui QuickBooksi kontol on veebimaksed lubatud ja arvel on meiliaadress.

Lisavalikute kuvamiseks klõpsa „...”:

• Tühista – tühista tasumata või tasutud arve. Tühistatud arveid ei saa taastada.
• Kustuta – kustutab arve nii Pipedrive'ist kui ka QuickBooksist
• Eemalda tehingust – eemalda arve tehingust
• Ava QuickBooksis – selle valiku klõpsamisel suunatakse sind QuickBooksi kontole, kus saad arvet muuta, saata ja makseid vastu võtta

Detailvaate külgpaneel

Arvete ajalugu kuvatakse tehingu detailvaate külgpaneelil. Siin saad värskendada, et tuua sisse QuickBooksi uued andmed, või klõpsata valikul „...”, et avada seaded või kontaktisik lahti siduda.

Klõpsa „Kuva kõik arved”, et vaadata kohandatava ajavahemiku järgi filtreeritud seotud arvete üksikasju.

Saad vaadata kõiki seotud kontaktisikuga seotud arveid ning hallata nende arvete sidumist praegu vaadatava tehinguga ja tehingust lahti sidumist.