See artikkel on koostatud masintõlke abil.
Projects: kuidas oma projekti planeerida
Planeeri oma projekti selge struktuuri, määratletud vastutusalade ja realistliku ajakavaga. Projects võimaldab sul korraldada tööd eri tüüpi üksuste abil, siduda ülesandeid sõltuvustega ja visualiseerida kõike Gantti vaates.
Kui projekt on seadistatud, saad selle muuta projektimalliks, et kasutada sama struktuuri uuesti ja säästa aega tulevaste projektide puhul.
Projekti tööüksuste mõistmine
Projektis on töö korraldatud järgmiste üksusetüüpide abil:
| Üksus | Milleks see on mõeldud | Parim kasutada siis, kui | Peamised omadused |
|---|---|---|---|
| Ülesanded | Toimingud või üleantavad tulemused | Sul on vaja jälgida tööd, mis tuleb lõpetada | Paindlik, omanikku, alguskuupäeva ega tähtaega pole vaja määrata |
| Alamülesanded | Väiksemad sammud ülesande sees | Ülesandel on mitu etappi | Luuakse ülesannete sees ja on alati seotud põhiülesandega |
| Verstapostid | Peamised saavutused | Soovid esile tõsta olulisi edenemispunkte | Jälgi edenemist, mitte tööd |
| Tegevused | Ajastatud sündmused (kõned, kohtumised) | Sul on vaja planeerida ajapõhiseid suhtlusi | Nõuab kuupäeva, kellaaega ja omanikku. Saab sünkroonida sinu välise kalendriga. |
Lihtne viis sellele mõelda:
- Kasuta ülesandeid ja alamülesandeid töö jaoks, mis tuleb ära teha
- Kasuta verstaposte oluliste edenemispunktide märkimiseks
- Kasuta tegevusi ajapõhiste sündmuste jaoks
Milliseid üksikasju saad igale üksusele lisada
Iga üksusetüüp sisaldab erinevaid välju, mis aitavad sul projekti planeerida ja jälgida.
| Üksus | Peamised andmed, mida saad lisada | Peamised erinevused |
|---|---|---|
| Ülesanded, alamülesanded ja verstapostid | Pealkiri, mitu vastutajat, prioriteet, algus- ja tähtaeg, projekt, etapp, grupp, kirjeldus | Ülesanded võivad sisaldada alamülesandeid. Alamülesanded luuakse ülesannete sees ega saa sisaldada teisi alamülesandeid. Verstapostid ei sisalda alamülesandeid. |
| Tegevused | Pealkiri, tegevuse tüüp, kuupäev ja kellaaeg, prioriteet, külalised, asukoht, videokõne, märkmed, lingid projektile, kontaktile ja organisatsioonile, etapp ja grupp | Määratakse ühele kasutajale ja seda saab sünkroonida sinu välise kalendriga |
Planeeri oma projekti
Saad oma projekti planeerida projekti detailvaates, kasutades nii plaani- kui ka Gantti vaadet.
- Plaanivaade aitab sul tööd struktureerida ja korraldada
- Gantti vaade aitab sul visualiseerida ajakavasid ja sõltuvusi
Lisa projekti tööüksusi
Planeerimise alustamiseks lisa oma projekti ülesandeid, tegevusi või verstaposte. Saad teha üht järgmistest:
- Lisa üksusi koos kõigi detailidega, kasutades nuppu “+ Task” või selle kõrval olevat rippmenüüd, et valida “+ Activity” või “+ Milestone”
- Lisa üksuste kohatäited otse etappi ja täida detailid hiljem
Muuda ja uuenda üksusi
Kui avad mis tahes tööüksuse, saab selle detailvaatest keskne koht, kus oma projektiplaani täpsustada.
Siin saad uuendada välju, nagu vastutaja, prioriteet, kuupäevad ja kirjeldus, ning lisada ka märkmeid, et anda oma tiimile lisakonteksti.
Ülesannete puhul saad keerukama töö jaotada väiksemateks sammudeks, lisades alamülesandeid. See aitab sul hallata detailset tööd, kaotamata projekti üldist struktuuri.
Samuti saad määrata sõltuvusi, et ühendada ülesandeid ja verstaposte ning tagada töö toimumine õiges järjekorras.
Ava ülesanne või verstapost, mine sõltuvuste vahekaardile, klõpsa “Add dependency” ja seejärel vali ülesanne ning määra seos.
Tööüksus võib kas blokeerida teist ülesannet või oodata, kuni see on lõpule viidud.
Kasuta Gantti vaadet ajakava planeerimiseks
Gantti vaade annab sulle visuaalse ülevaate kogu projekti ajakavast, aidates mõista, kuidas ülesanded, alamülesanded, tegevused ja verstapostid ajas omavahel seotud on.
Klõpsa “Expand view”, et saada oma projektist laiem ülevaade.
Samuti saad kohandada aja kuvamist, lülitudes päeva, nädala, kuu, kvartali või aasta vaatele.
Sõltuvused kuvatakse ülesannete ja verstapostide vahel nooltena, mis teeb lihtsaks näha, kuidas töö on seotud ja millised üksused üksteisest sõltuvad. Neid sõltuvusi saad kiiresti ülesannete seoste uuendamiseks kohandada ka otse ajajoonel.
Projekti planeerides või uuendades saad ajajoonega otse suhelda. Lohista tööüksust, et seda ümber ajastada, või muuda selle kestust, lohistades selle servi.
Need muudatused kajastuvad kogu projektis, nii et saad uuendustele kiiresti reageerida, बिना et peaksid iga üksust käsitsi muutma.
Kasuta oma plaani seadistust mallide abil uuesti
Kui sinu projektiplaan on valmis, saad selle muuta projektimalliks ja kasutada sama struktuuri tulevastes projektides uuesti.
Selleks ava oma projekt, klõpsa “…” ja vali “Convert to template”.
Aja jooksul aitab tegelikel projektiplaanidel põhinevate mallide haldamine sinu tiimil tõhusamalt töötada ja vähendab vajadust protsesse iga kord nullist uuesti üles ehitada.
Kas see artikkel oli abiks?
Jah
Ei