See artikkel on koostatud masintõlke abil.
Projects: kuidas projekti plaanida
Plaani projekti selge struktuuri, määratud vastutusalade ja realistliku ajakavaga. Projects aitab tööd eri üksusetüüpide abil korraldada, ülesandeid sõltuvustega siduda ja kõike Gantti vaates visualiseerida.
Kui projekt on seadistatud, saad selle teisendada projektimalliks, et sama struktuuri uuesti kasutada ja tulevaste projektide pealt aega säästa.
Projekti tööüksuste mõistmine
Projektis korraldatakse töö järgmiste üksusetüüpide abil:
| Üksus | Milleks see on | Sobib kõige paremini, kui | Põhiomadused |
|---|---|---|---|
| Ülesanded | Tegemist vajavad asjad või üleantavad tulemused | Pead jälgima tööd, mis tuleb valmis teha | Paindlik; vastutaja, alguskuupäev ega tähtaeg pole kohustuslik |
| Alamülesanded | Väiksemad sammud ülesande sees | Ülesandel on mitu sammu | Luuakse ülesannete sees ja seotakse alati põhiülesandega |
| Vahe-eesmärgid | Olulised saavutused | Soovid esile tõsta olulisi edenemispunkte | Jälgi edenemist, mitte tööd |
| Tegevused | Ajastatud sündmused (kõned, koosolekud) | Pead plaanima ajapõhiseid suhtlusi | Nõuab kuupäeva, kellaaega ja vastutajat. Saab sünkroonida välise kalendriga. |
Lihtne viis seda meeles pidada:
- Kasuta ülesandeid ja alamülesandeid töö jaoks, mis tuleb ära teha
- Kasuta vahe-eesmärke oluliste edenemispunktide märkimiseks
- Kasuta tegevusi ajapõhiste sündmuste jaoks
Milliseid üksikasju saad igale üksusele lisada
Igal üksusetüübil on eri väljad, mis aitavad projekti plaanida ja jälgida.
| Üksus | Lisatavad põhiandmed | Peamised erinevused |
|---|---|---|
| Ülesanded, alamülesanded ja vahe-eesmärgid | Teema, mitu vastutajat, prioriteet, alguskuupäev ja tähtaeg, projekt, faas, rühm, kirjeldus | Ülesanded võivad sisaldada alamülesandeid. Alamülesanded luuakse ülesannete sees ega saa sisaldada teisi alamülesandeid. Vahe-eesmärgid ei sisalda alamülesandeid. |
| Tegevused | Teema, tegevuse tüüp, kuupäev ja kellaaeg, prioriteet, külalised, asukoht, videokõne, märkmed, lingid projektile, kontaktisikule ja organisatsioonile, faas ja rühm | Määratud ühele kasutajale ja saab sünkroonida välise kalendriga |
Plaani oma projekti
Projekti saad plaanida projekti detailvaates, kasutades nii plaani- kui ka Gantti vaadet.
- Plaanivaade aitab tööd struktureerida ja korraldada
- Gantti vaade aitab ajakavasid ja sõltuvusi visualiseerida
Lisa projekti tööüksusi
Plaanimise alustamiseks lisa projekti ülesandeid, tegevusi või vahe-eesmärke. Saad teha üht järgmistest:
- Lisa üksused koos kõigi üksikasjadega nupuga „+ Ülesanne” või vali selle kõrval olevast rippmenüüst „+ Tegevus” või „+ Vahe-eesmärk”
- Lisa üksuste kohatäitjad otse faasi ja täida üksikasjad hiljem
Muuda ja värskenda üksusi
Tööüksuse avamisel muutub selle detailvaade keskseks kohaks, kus projektiplaani täpsustada.
Siin saad värskendada välju, nagu vastutaja, prioriteet, kuupäevad ja kirjeldus, ning lisada märkmeid, et anda tiimile rohkem konteksti.
Ülesannete puhul saad keerukama töö väiksemateks sammudeks jagada, lisades alamülesandeid. Nii saad üksikasjalikku tööd hallata, kaotamata projekti üldist struktuuri.
Saad määrata ka sõltuvusi, et ülesandeid ja vahe-eesmärke siduda ning tagada töö õige järjekord.
Ava ülesanne või vahe-eesmärk, mine sõltuvuste vahekaardile, klõpsa „Lisa sõltuvus”, seejärel vali ülesanne ja määra seos.
Tööüksus saab teist ülesannet blokeerida või oodata selle lõpetamist.
Kasuta ajakava plaanimiseks Gantti vaadet
Gantti vaade annab visuaalse ülevaate kogu projekti ajakavast ja aitab mõista, kuidas ülesanded, alamülesanded, tegevused ja vahe-eesmärgid ajas omavahel seostuvad.
Projekti laiema vaate nägemiseks klõpsa „Laienda vaadet”.
Saad muuta ka aja kuvamist, valides päeva, nädala, kuu, kvartali või aasta.
Sõltuvused kuvatakse ülesannete ja vahe-eesmärkide vahel nooltena, nii on lihtne näha, kuidas töö on seotud ja millised üksused üksteisest sõltuvad. Neid sõltuvusi saad kohandada ka otse ajaskaalal, et ülesannete seoseid kiiresti värskendada.
Projekti plaanimisel või värskendamisel saad ajaskaalaga otse töötada. Ajakava muutmiseks lohista tööüksust või kohanda selle kestust servi lohistades.
Need muudatused kajastuvad kogu projektis, nii saad uuendustele kiiresti reageerida ilma iga üksust käsitsi muutmata.
Kasuta plaaniseadistust mallidega uuesti
Kui projektiplaan on valmis, saad selle teisendada projektimalliks ja kasutada sama struktuuri tulevastes projektides uuesti.
Selleks ava projekt, klõpsa „...” ja vali „Teisenda malliks”.
Aja jooksul aitavad päris projektiplaanidel põhinevad mallid tiimil tõhusamalt töötada ja vähendavad vajadust protsesse nullist üles ehitada.
Kas see artikkel oli abiks?
Jah
Ei