Tietokanta

Tietokantasi on yksi arvokkaimmista resursseista yrityksessäsi. Kuitenkin ajan myötä osa tiedoista muuttuu vanhentuneiksi, ja tietokannan terveyden ja laadun ylläpitämättä jättäminen voi maksaa yrityksellesi rahaa ja asiakkaita.

Säännöllinen tietokannan ylläpito lisää tehokkuutta ja auttaa saavuttamaan korkeammat konversioprosentit, joten tässä on joitakin vinkkejä tilan vapauttamiseksi ja tilisi saumattoman toiminnan ylläpitämiseksi.

Poistaminen

Tehokkain tapa vapauttaa tilaa tilistäsi on poistaa data, jota ei enää tarvita. Voit poistaa yksittäisiä kohteita niiden yksityiskohtanäkymistä tai massana käyttäen listanäkymää.

Poistaminen yksityiskohtanäkymästä

Poistaaksesi yksittäisen kohteen Pipedrivessa (liidi, diili, kontakti, tuote, projekti,) siirry yksityiskohtanäkymään ja klikkaa ”...“ > Poista.

Poistaminen listanäkymästä

Jos haluat poistaa toiminnon tai poistaa kohteita massana, siirry listanäkymään ja valitse kohteet, jotka haluat poistaa, sitten klikkaa roskakori -kuvaketta.

Voit luoda ja soveltaa suodattimia listanäkymässä, jos haluat määrittää, mitkä kohteet poistetaan, sen sijaan että valitsisit ne yksittäin.

Mukautettujen kenttien ja raporttien poistaminen

Mukautettuja kenttiä ja raportteja rajoittavat käyttörajoitukset, joten niiden poistamisen taito on tärkeää tallennustilan hallinnassa.

Mukautetut kentät

Mene kohtaan Asetukset > Tietokentät, löydä haluttu kenttä ja klikkaa ”...“ > Poista.

Raportit

Mene Tiedot, valitse haluttu raportti ja klikkaa ”...“ > Poista raporteistasi.

Sopimusten hallinta

Sopimuksiin, jotka liittyvät tietojen hallintaan, on saatavilla joitakin toimintoja, joita muilla kohteilla ei ole. Tämä voi olla tärkeää, erityisesti koska avoinna olevien sopimusten lukumäärää vaikuttaa käyttörajoitukset.

Sopimusten muuttaminen liideiksi

Jos sinulla on liikaa avoimia sopimuksia tililläsi ja tarvitset tilaa uusille sopimuksille, voit siirtää sopimukset Liidit-saapuneet-kansioosi.

Voit tehdä tämän kahdella tavalla:

• sopimuksen yksityiskohtaisesta näkymästä

• luettelonäkymästä
  

Sopimusten uudelleenavaaminen

Jos olet poistanut sopimuksia ja haluat lisätä ne takaisin tilillesi, aloita soveltamalla suodatinta kaikille poistetuille sopimuksille.

Valitse sitten haluamasi sopimus ja klikkaa yksityiskohtaisessa näkymässä ”Uudelleenavaa.“

Sopimuksen tila

Voitetut ja hävityt sopimukset avoimina pitäminen vaikuttaa raportteihisi ja tilastoihisi, koska ne lasketaan sopimusvarastoon.

Jos sopimuksesi on jo voitettu tai hävitty, suosittelemme merkitsemään ne sen mukaisesti. Voit tehdä tämän kahdella eri tavalla:

• Yksityiskohtainen näkymä

• Luettelonäkymä

Kaksoiskappaleiden hallinta

Toinen loistava tapa siistiä tietojasi ja vapauttaa tilaa on poistaa tai yhdistää kaksoiskappaleita.

Yksityiskohtaisten tarkasteluiden yhdistäminen

Kauppoja ja yhteystietoja voidaan yhdistää yksityiskohtaisessa tarkastelussa napsauttamalla ”...“ > Yhdistä.

Kirjoita kaupan tai yhteystiedon nimi, jonka haluat yhdistää, tai muutamat ensimmäiset kirjaimet nähdäksesi automaattisen täytön vaihtoehdot.

Valitse sen jälkeen kohta, jonka haluat yhdistää, ja valitse, kumpi kohta säilyy tililläsi käyttämällä pida tämä data -vaihtoehdosta, ja napsauta sitten ”Esikatselu.“

Näet esikatselun uudesta kohteestasi, mukaan lukien niihin tiedot, jotka on yhdistetty siihen.

Esimerkiksi, tällä kaupalla ei ollut ennen mitään linkitettyjä toimintoja, mutta nyt siinä on yksi muusta kaupasta.

Napsauta ”Yhdistä“ vahvistaaksesi muutokset.

Kaksoiskappaleiden yhdistämistyökalu

Voit myös yhdistää yhteystietoja siirtymällä kohtaan Työkalut ja sovellukset > Yhdistä kaksoiskappaleet.

Kun napsautat ”Esikatselu,“ sinut ohjataan samaan esikatseluikkunaan kuin yksityiskohtainen tarkastelu -yhdistämistyökalu.

Huomioita

Voit käyttää muistiinpanoja tilalla mukautettuja kenttiä säästääksesi tilaa myös.

Esimerkiksi sen sijaan, että luotaisit tekstimukautetun kentän asiakkaan kuvaukselle, voit lisätä tuon tiedon muistiinpanona.