Tietokanta

Tietokantasi on yksi arvokkaimmista resursseista yrityksessäsi. Kuitenkin ajan kuluessa osa tiedoista vanhenee, ja tietokannan terveyden ja laadun ylläpitäminen on tärkeää. Laiminlyönti voi maksaa yrityksellesi rahaa ja asiakkaita.

Tietokannan säännöllinen ylläpito parantaa tehokkuutta ja auttaa saavuttamaan paremmat muuntokurssit. Tässä muutamia vinkkejä tilan vapauttamiseen ja tilisi sujuvan toiminnan ylläpitämiseen.

Kohteiden poistaminen

Tehokkain tapa vapauttaa tilaa tililtäsi on poistaa tarpeettomat tiedot. Voit poistaa yksittäisiä kohteita niiden yksityiskohdanäkymästä tai joukkoittain käyttämällä luettelonäkymää.

Poistaminen yksityiskohdanäkymästä

Poistaaksesi yksittäisen kohteen Pipedrivessa (liidi, kauppa, yhteystieto, tuote, projekti), mene yksityiskohtaiselle näkymälle ja napsauta "..." > Poista.

Poistaminen luettelonäkymästä

Jos haluat poistaa tehtävän tai poistaa kohteita joukkoittain, siirry luettelonäkymään ja valitse poistettavat kohteet ja napsauta sitten roskakorin kuvaketta.

Voit luoda ja soveltaa suodattimia luettelonäkymässä, jos haluat määrittää, mitkä kohteet poistetaan, sen sijaan että valitsisit ne yksittäin.

Mukautettujen kenttien ja raporttien poistaminen

Mukautetut kentät ja raportit vaikuttavat molemmat käyttörajoituksiin, joten niiden poistamisen osaaminen on tärkeää tallennustilan hallinnan kannalta.

Mukautetut kentät

Siirry kohtaan Asetukset > Tietokentät, löydä haluamasi kenttä ja napsauta "..." > Poista.

Raportit

Siirry Insights, valitse haluamasi raportti ja napsauta "..." > Poista raporteistasi.

Diilien hallinta

Diileihin liittyvässä datahallinnassa on joitakin toimintoja, joita muilla kohteilla ei ole. Tämä voi olla tärkeää, varsinkin koska käyttörajoitukset vaikuttavat avoinna olevien diilien määrään.

Diilien muuntaminen liideiksi

Jos sinulla on liikaa avoimia diilejä tililläsi ja tarvitset poistaa joitakin tehdäksesi tilaa uusille diileille, voit siirtää nämä diilit Liidisi-postilaatikkoon.

Voit tehdä tämän kahdella tavalla:

• diilin yksityiskohtanäkymästä

• listanäkymästä
  

Diilien uudelleen avaaminen

Jos olet poistanut diilejä ja haluat lisätä ne takaisin tilillesi, aloita soveltamalla suodatin kaikille poistetuille diileille.

Valitse sitten haluamasi diili ja napsauta yksityiskohtanäkymässä ”Avaa uudelleen“.

Diilien tila

Voitettujen ja hävittyjen diilien pitäminen auki vaikuttaa raportteihisi ja tilastoihisi, koska ne lasketaan diilien varastointiin.

Jos diilisi ovat jo voitettu tai hävitty, suosittelemme merkitsemään ne sen mukaisesti. Voit tehdä tämän kahdella eri tavalla:

• Yksityiskohtanäkymästä

• Listanäkymästä

Tapaustaakkojen hallinta

Toinen hyvä tapa virtaviivaistaa tietoja ja vapauttaa tilaa on poistaa tai yhdistää kopiot.

Yksityiskohtaisen näkymän yhdistäminen

Diilit ja yhteystiedot voidaan yhdistää yksityiskohtaisessa näkymässä napsauttamalla ”...“ > Yhdistä.

Kirjoita diilin tai yhteystiedon nimi, jonka haluat yhdistää, tai muutamia ensimmäisiä kirjaimia nähdäksesi automaattisen täydennyksen vaihtoehdot.

Kun valitset kohteen yhdistettäväksi, valitse, mikä kohde jatkaa olemassaoloaan tililläsi käyttämällä pysy tällä datalla -kuplaa ja napsauta sitten ”Esikatselu.“

Näet esikatselun uudesta kohteestasi, mukaan lukien siihen yhdistetty data.

Esimerkiksi tällä diilillä ei ollut ennen yhteydessä olevia aktiviteetteja, mutta nyt siinä on yksi toisesta diilistä.

Napsauta ”Yhdistä“ vahvistaaksesi muutokset.

Yhdistä kopiot -työkalu

Voit myös yhdistää yhteystiedot siirtymällä kohtaan Työkalut ja sovellukset > Yhdistä kopiot.

Kun napsautat ”Esikatselu“ , sinut viedään samaan esikatseluikkunaan kuin yksityiskohtaisen näkymän yhdistämisessä.

Muistiinpanot

Voit käyttää muistiinpanoja myös mukautettujen kenttien sijaan säästääksesi tilaa.

Esimerkiksi sen sijaan, että luotaisit tekstipohjaisen mukautetun kentän asiakkaan kuvaukselle, voit lisätä tiedot muistiinpanona.