Tietokanta

Smart Docs -ominaisuus sisältää eSignatures -toiminnon, joten voit pyytää asiakkailtasi dokumenttien allekirjoituksia ilman lisätyökaluja.

Pipedriven eSignatures -ominaisuus tarjoaa Perusdigitaaliset allekirjoitukset. Lue lisätietoja tästä allekirjoitustyylistä tästä artikkelista.

Pyydä allekirjoitusta

Allekirjoituspyynnön lähettäminen

Voit pyytää allekirjoitusta luomalla tai lataamalla Smart Docs -ominaisuuden avulla dokumentin diili- tai yhteystietosivulle. Voit lukea, kuinka voit määrittää dokumentin tästä artikkelista.

Voit pyytää allekirjoitusta kahdessa paikassa:

• Dokumenttieditorissa

Yksityiskohdanäkymässä

Kun olet napsauttanut “Pyydä allekirjoituksia,” sinua pyydetään tarkistamaan dokumenttisi ja hallinnoimaan allekirjoittajiasi. Käyttäjä, joka pyytää allekirjoitusta (sinä) ja linkitetty yhteyshenkilö lisätään automaattisesti allekirjoittajiksi, mutta voit poistaa tai lisätä tähän luetteloon. Voit lisätä enintään 10 allekirjoittajaa per dokumentti.

Voit muuttaa kutsun kieltä “Kutsukieli” -kohdasta.

Pyyntösi todentaminen

Allekirjoituspyynnöt vaativat todennuskoodin.

Kun tämä turvaominaisuus on käytössä, allekirjoittajat saavat kertakäyttöisen todennuskoodin sähköpostitse tarkistaakseen (mutta ei takaa) sähköpostin voimassaolon. Allekirjoittajan on käytettävä tätä koodia allekirjoittaakseen dokumentin.

Pyyntösi mukauttaminen

Personoi sähköpostitse lähetettävät e-allekirjoituspyyntösi lisäämällä mukautettu aiherivi ja viesti.

Kun olet napsauttanut ”Seuraava,” voit lisätä allekirjoittajakenttiä dokumenttiin ja vetää ja pudottaa ne haluamaasi kohtaan.

Kun olet sijoittanut kentän dokumenttiin, voit siirtää hiiren sen päällä muokataksesi ja määrittääksesi jokaisen kentän.

Nykyään on saatavilla neljän tyyppisiä allekirjoittajakenttiä, joissa on erilaisia konfiguraatioita:

Jos olet lisäämässä allekirjoittajakenttiä dokumenttiin, jokaiselle allekirjoittajalle on sisällytettävä allekirjoitus kenttä. Voit vaihtaa allekirjoittajien välillä ”Valitse allekirjoittaja” -valikosta vasemmalla paneelissa.

Voit myös määrittää kentän eri allekirjoittajalle, kun muokkaat kenttiä.

Kun olet valmis määrittämään dokumentin, napsauta ”Lähetä,” ja dokumentti lähetetään ohjeiden kanssa kaikille allekirjoittajille. Saat sähköposti-ilmoituksen aina, kun joku allekirjoittaa tai kieltäytyy allekirjoittamasta.

Jos et halua lisätä allekirjoituskenttiä dokumenttiin, voit ohittaa tämän vaiheen napsauttamalla ”Lähetä joka tapauksessa.”

Jos lähetät dokumentin ilman allekirjoittajakenttiä, allekirjoitukset sijoitetaan ylimääräiselle sivulle selän taakse.

Tuetut dokumenttityypit

Seuraavia dokumentteja ei tueta allekirjoitusten keräämiseen:

• Salattuja dokumentteja (salasanasuojattuja dokumentteja.)
• Jo allekirjoitettuja dokumentteja.
• Joilla on vain luku -oikeudet.

Kun käytät näitä dokumenttityyppejä, virheilmoitusta ei ilmesty, ja Allekirjoitusprosessi tehdään kuten tavallisesti. Pipedrive ei kuitenkaan vastaanota sitä, joten dokumentti ei koskaan näytä ”valmiilta”.

Allekirjoita asiakirja

Kun allekirjoittaja avaa sähköpostissaan allekirjoituspyynnön, hän voi tarkastella asiakirjaa. Hän voi klikata “Allekirjoitus”kenttää allekirjoittaakseen asiakirjan joko kirjoittamalla tai piirtämällä, tai käyttää pudotusvalikkoa oikeassa yläkulmassa “Kieltäydy allekirjoittamasta” tai “Lataa PDF-tiedostona.”

Kun kaikki vaaditut allekirjoittajakentät on täytetty, allekirjoittaja voi klikata “Lopeta allekirjoittaminen” -painiketta jatkaakseen.

Allekirjoittajalta pyydetään todennuskoodia ja ruudun tarkistusruutua vahvistamaan, että hän on lukenut asiakirjan. Sen jälkeen hän voi klikata “Allekirjoita” suorittaakseen asiakirjan lähetyksen loppuun.

Kun kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, allekirjoitetusta asiakirjasta ja tarkastuspolusta lähetetään automaattisesti PDF-tiedosto kaikille allekirjoittajille sekä käyttäjälle, joka pyysi allekirjoituksia.

Tarkista asiakirjan allekirjoitustila

Asiakirja kaupan tai yhteyden yksityiskohtasivulla näkyy asiakirjan allekirjoitustila.

Napsauta allekirjoitustilaa nähdäksesi tietoja jokaisesta allekirjoittajasta, asiakirjan katseluista ja allekirjoitustilasta.

• Hylätty – Allekirjoittaja on kieltäytynyt allekirjoittamasta asiakirjaa. Voit lähettää allekirjoituspyyntö uudelleen napsauttamalla "Lähetä kutsu uudelleen.”
• Lähetetty – Allekirjoituspyyntö on edelleen odottamassa. Voit napsauttaa “Lähetä muistutus” lähettääksesi sähköpostiviestin vastaanottajalle koskien pyyntöä.
• Valmis – Allekirjoittaja on jo allekirjoittanut.

Tästä ikkunasta voit myös “Peruuta allekirjoitus” ja käytä “Lataa” vaihtoehtoa ladataksesi asiakirjan alkuperäisen version. Jos kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, voit myös ladata allekirjoitetun version asiakirjasta sekä tarkastuspolun.

Kuinka monta allekirjoitusta voin pyytää?

Suunnitelmastasi riippuen allekirjoitusten määrä voi vaihdella.

• Professional, Power and Enterprise: Näissä suunnitelmissa on rajattomasti allekirjoituspyyntöjä (kohtuullisen käytön politiikka pätee).
• Essential and Advanced (lisäosa): Näissä suunnitelmissa yritystilit, joissa lisäosa on käytössä, voivat ostaa kaksi tasoa allekirjoituspyyntöjä:
  • 30 allekirjoituspyyntöä kuukaudessa.
  • 100 allekirjoituspyyntöä kuukaudessa.

• Essential and Advanced (lisäosa kokeilu): Näissä suunnitelmissa yritystilit, jotka käyttävät lisäosa kokeilua, voivat pyytää enintään 5 allekirjoitusta.

Mikä on kohtuullisen käytön käytäntö?

Pipedrive seuraa tarkasti eAllekirjoitusten käyttöä. Jos huomaamme, että ominaisuutta käytetään edelleenmyyntiin, väärinkäytetään jollain tavalla tai se on kohtuuttoman rasittavaa, pidätämme oikeuden yksinomaisessa harkinnassamme estää tai keskeyttää käyttäjän pääsyn ominaisuuteen.