Tietokanta

Smart Docs -ominaisuuteen sisältyvät eSignatures, joten voit pyytää asiakkaiden allekirjoituksia ilman lisätyökaluja.

Pipedriven eAllekirjoitukset-ominaisuus tarjoaa perustason sähköisen allekirjoituksen. Lisätietoja tämän tyyppisestä allekirjoituksesta löydät tästä artikkelista.

Pyydä allekirjoitusta

Pyynnön lähettäminen

Allekirjoituspyynnön lähettämiseksi tulee luoda tai ladata asiakirja Smart Docs -ominaisuudella kaupan tai yhteystiedon sivulla. Ohjeet asiakirjan luomiseen löydät tästä artikkelista.

Voit pyytää allekirjoitusta kahdessa paikassa:

Dokumenttieditorissa

Yksityiskohdanäkymässä

Kun napsautat “Pyydä allekirjoituksia”, sinua pyydetään tarkistamaan asiakirja ja hallinnoimaan allekirjoittajia. Allekirjoituksen pyytäjä (sinä) ja liitetty yhteyshenkilö lisätään automaattisesti allekirjoittajiksi, mutta voit poistaa tai lisätä henkilöitä luetteloon. Voit lisätä enintään 10 allekirjoittajaa asiakirjaa kohden.

Voit vaihtaa kutsun kielen kohdassa “Invite Language”.

Pyyntösi todentaminen

Allekirjoituspyynnöt edellyttävät todennuskoodia.

Kun tämä suojausominaisuus on käytössä, allekirjoittajat saavat sähköpostitse kertakäyttöisen todennuskoodin sähköpostiosoitteensa voimassaolon tarkistamista varten, mutta se ei takaa osoitteen aitoutta. Allekirjoittajan on käytettävä tätä koodia asiakirjan allekirjoittamiseen.

Pyyntösi mukauttaminen

Mukauta asiakkaillesi lähetettäviä e-allekirjoituspyyntöjen sähköposteja lisäämällä oma aiherivi ja viesti.

Kun napsautat “Next”, voit lisätä asiakirjaan allekirjoittajakenttiä ja vetää ne haluamaasi kohtaan.

Kun olet lisännyt kentän asiakirjaan, voit muokata ja määrittää sitä viemällä hiiren sen päälle.

Tällä hetkellä käytettävissä on neljä allekirjoittajakenttätyyppiä, joille on tarjolla erilaisia määrityksiä:

Jos lisäät asiakirjaan allekirjoittajakenttiä, jokaiselle allekirjoittajalle on lisättävä allekirjoituskenttä. Voit vaihtaa allekirjoittajien välillä vasemman reunan paneelin “Select Signer” -pudotusvalikossa.

Voit myös määrittää kentän toiselle allekirjoittajalle, kun muokkaat kenttiä.

Kun olet määrittänyt asiakirjan valmiiksi, napsauta “Send”, niin se lähetetään kaikille allekirjoittajille ohjeiden kanssa. Saat sähköposti-ilmoituksen aina, kun joku allekirjoittaa tai kieltäytyy allekirjoittamasta.

Jos et halua lisätä asiakirjaan allekirjoituskenttiä, voit ohittaa tämän vaiheen napsauttamalla “Send anyway”.

Jos lähetät asiakirjan ilman allekirjoittajakenttiä, allekirjoitukset lisätään erilliselle sivulle asiakirjan loppuun.

Asiakirjatyypit, joita ei tueta

Seuraavia asiakirjatyyppejä ei tueta allekirjoitusten keräämisessä:

• Salatut asiakirjat (salasanalla suojatut asiakirjat)
• Asiakirjat, jotka on jo allekirjoitettu digitaalisesti.
• Asiakirjat, joilla on vain luku -oikeudet.

Kun käytät jotakin näistä asiakirjatyypeistä, virheilmoitusta ei näy, ja allekirjoitusprosessi etenee tavalliseen tapaan. Pipedrive ei kuitenkaan vastaanota sitä, joten asiakirjan tila ei koskaan näy “valmiina”.

Allekirjoita asiakirja

Kun allekirjoittaja avaa allekirjoituspyynnön sähköpostistaan, hän voi tarkistaa asiakirjan. He voivat allekirjoittaa asiakirjan napsauttamalla “Signature”-kenttää ja kirjoittamalla tai piirtämällä allekirjoituksensa, tai käyttää oikean yläkulman pudotusvalikkoa valitakseen “Decline to sign” tai “Download as PDF”.

Kun kaikki pakolliset allekirjoittajakentät on täytetty, allekirjoittaja voi jatkaa napsauttamalla “Finish signing” -painiketta.

Allekirjoittajaa pyydetään syöttämään todennuskoodi ja rastimaan ruutu, jolla hän vahvistaa lukeneensa asiakirjan. Tämän jälkeen he voivat viimeistellä asiakirjan lähetyksen napsauttamalla “Sign”.

Kun kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, allekirjoitetusta asiakirjasta ja tarkastuspolusta lähetetään automaattisesti PDF-tiedosto kaikille allekirjoittajille sekä käyttäjälle, joka pyysi allekirjoituksia.

Tarkista asiakirjan allekirjoitustila

Yhteyshenkilön tai kaupan tietosivulla oleva asiakirja näyttää asiakirjan allekirjoitustilan.

Napsauta allekirjoitustilaa nähdäksesi tiedot jokaisesta allekirjoittajasta, asiakirjan katselukerroista ja allekirjoitustilasta.

• Hylätty – allekirjoittaja on kieltäytynyt allekirjoittamasta asiakirjaa. Voit lähettää allekirjoituspyynnön uudelleen napsauttamalla “Re-send invite”.
• Lähetetty – allekirjoituspyyntö on vielä kesken. Voit napsauttaa “Lähetä muistutus” lähettääksesi pyynnön vastaanottajalle sähköpostitse.
• Valmis – Allekirjoittaja on jo allekirjoittanut.

Tässä ikkunassa voit myös “Cancel the signing” ja ladata asiakirjan alkuperäisen version käyttämällä “Download”-vaihtoehtoa. Jos kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, voit ladata myös allekirjoitetun version sekä audit trailin.

Kuinka monta allekirjoitusta voin pyytää?

Allekirjoitusten määrä voi vaihdella tilaussuunnitelmasi mukaan:

• Premium ja Ultimate – Nämä suunnitelmat sisältävät rajattomasti allekirjoituspyyntöjä (kohtuullisen käytön käytännön mukaisesti).
• Lite ja Growth (lisäosa) – Yritystilit, joilla lisäosa on käytössä, voivat ostaa allekirjoituspyyntöjä kahdessa tasossa:
  • 30 allekirjoituspyyntöä kuukaudessa
  • 100 allekirjoituspyyntöä kuukaudessa
• Lite ja Growth (lisäosan kokeiluversio) – Yritystilit, jotka käyttävät lisäosan kokeiluversiota, voivat pyytää enintään viittä allekirjoitusta.

Mikä on kohtuullisen käytön käytäntö?

Pipedrive seuraa e-allekirjoitusten käyttöä tarkasti. Jos havaitsemme, että ominaisuutta käytetään jälleenmyyntiin, sitä väärinkäytetään muuten tai se aiheuttaa kohtuutonta kuormitusta, pidätämme oikeuden oman harkintamme mukaan estää tai keskeyttää käyttäjän pääsyn ominaisuuteen.