Tietokanta

Smart Docs -toiminto sisältää e-allekirjoitusten toiminnon, joten voit pyytää asiakkailtasi asiakirjojen allekirjoituksia ilman erillisiä työkaluja.

Pipedrive'n e-allekirjoitustoiminto tarjoaa Perusdigitaalisen allekirjoituksen. Lisätietoja tästä allekirjoitusmuodosta saat tästä artikkelista.

Pyydä allekirjoitus

Pyyntöjen lähettäminen

Allekirjoituksen pyytämiseksi sinun on luotava tai ladattava asiakirja Smart Docs -ominaisuuden avulla diilin tai yhteystiedon tietojen yhteydessä. Voit oppia asiakirjan asettamisesta tässä artikkelissa.

Voit pyytää allekirjoitusta kahdessa paikassa:

• Asiakirjan muokkaajassa

Yksityiskohtaisessa näkymässä

Napsauttamalla "Pyydä allekirjoituksia,” sinua pyydetään tarkistamaan asiakirjasi ja hallitsemaan allekirjoittajiasi. Allekirjoituksen pyytäjä (sinä) ja linkitetty kontaktihenkilö lisätään automaattisesti allekirjoittajiksi, mutta voit poistaa tai lisätä tätä luetteloa. Voit lisätä jopa 10 allekirjoittajaa per asiakirja.

Voit vaihtaa kutsun kielen "Kutsun kieli.” -kohdassa.

Pyyntösi todentaminen

Allekirjoituspyynnöt vaativat todennuskoodin.

Kun tämä turvaominaisuus on käytössä, allekirjoittajat saavat kerran käytettävän todennuskoodin sähköpostitse tarkistaakseen (mutta ei takaa) sähköpostin kelvollisuuden. Allekirjoittajan on käytettävä tätä koodia asiakirjan allekirjoittamiseen.

Pyyntösi mukauttaminen

Räätälöi sähköpostitse lähetetyt allekirjoitusehdotuksesi lisäämällä mukautettu aiherivi ja viesti.

Kun olet napsauttanut “Seuraava,” voit lisätä allekirjoittajan kenttiä asiakirjaan ja vetää ja pudottaa niitä, missä haluat niiden näkyvän.

Kun olet sijoittanut kentän asiakirjaan, voit siirtää hiirtäsi muokataksesi ja määrittääksesi jokaisen kentän.

Tällä hetkellä on saatavilla neljä tyyppistä allekirjoittajan kenttää, joilla on erilaisia konfiguraatioita:

Jos lisäät allekirjoittajien kenttiä asiakirjaan, sinun on sisällytettävä allekirjoitus-kenttä jokaiselle allekirjoittajalle. Voit vaihtaa allekirjoittajien välillä “Valitse allekirjoittaja” -valikossa vasemmassa paneelissa.

Voit myös osoittaa kentän eri allekirjoittajalle, kun muokkaat kenttiä.

Kun olet lopettanut asiakirjan asettamisen, napsauta “Lähetä,” ja asiakirja lähetetään ohjeiden kanssa kaikille allekirjoittajille. Saat sähköposti-ilmoituksen aina kun joku allekirjoittaa tai kieltäytyy allekirjoittamasta.

Jos et halua lisätä allekirjoituskenttiä asiakirjaan, voit ohittaa tämän vaiheen napsauttamalla “Lähetä joka tapauksessa.”

Jos lähetät asiakirjan ilman allekirjoittajan kenttiä, allekirjoitukset sijoitetaan lisäsivulle takana.

Tukemattomat asiakirjatyypit

Seuraavat asiakirjatyyppit eivät ole tukemaan allekirjoitusten keräämistä:

• Salatut asiakirjat (salasanalla suojatut.)
• Jo digitaalisesti allekirjoitetut asiakirjat
• Lukuoikeuksilla olevat asiakirjat.

Kun käytät jotakin näistä asiakirjatyypeistä, virhettä ei ilmesty ja Allekirjoitustoiminto suoritetaan kuten tavallisesti. Pipedrive ei kuitenkaan saa sitä, joten asiakirja ei ikinä näy “valmiina”.

Asiakirjan allekirjoittaminen

Kun allekirjoittaja avaa sähköpostissaan allekirjoituspyyntöä, hän voi tarkastella asiakirjaa. Hän voi napsauttaa "Allekirjoitus"-kenttää allekirjoittaakseen asiakirjan joko kirjoittamalla tai piirtämällä, tai käyttää yläkulmassa olevaa avattavaa valikkoa "Kieltäytyä allekirjoittamasta" tai "Lataa PDF-tiedostona".

Kun kaikki vaaditut allekirjoittajakentät on täytetty, allekirjoittaja voi napsauttaa "Lopeta allekirjoittaminen" -painiketta jatkaakseen.

Allekirjoittajaa pyydetään lähettämään todennuskoodi ja merkitsemään ruutu, jolla vahvistetaan asiakirjan lukeminen. Sen jälkeen hän voi napsauttaa "Allekirjoita" lähettääkseen asiakirja allekirjoituksen.

Kun kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, allekirjoitetusta asiakirjasta ja tarkistuspolusta lähetetään automaattisesti PDF-asiakirja kaikille allekirjoittajille ja allekirjoitusten pyytäjälle.

Tarkista asiakirjasi allekirjoitustila

Liiketapahtuman tai yhteyshenkilön yksityiskohtasivulla näkyy asiakirjan allekirjoitustila.

Napsauta allekirjoitustilaa nähdäksesi tietoja kustakin allekirjoittajasta, asiakirjan katselukertoja ja allekirjoitustilaa.

• Hylätty – allekirjoittaja on kieltäytynyt allekirjoittamasta asiakirjaa. Voit lähettää allekirjoituskutsun uudelleen napsauttamalla "Lähetä kutsu uudelleen".
• Lähetetty – allekirjoituskutsu on edelleen odottamassa. Voit napsauttaa "Lähetä muistutus" lähettääksesi vastaanottajalle sähköpostia pyynnön tiimoilta.
• Valmis – allekirjoittaja on jo allekirjoittanut.

Tästä ikkunasta voit myös "Peruuttaa allekirjoituksen" ja käyttää "Lataa" -vaihtoehtoa ladataksesi asiakirjan alkuperäisen version. Jos kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, voit myös ladata allekirjoitetun version sekä tarkastuspolun.

Kuinka monta allekirjoitusta voin pyytää?

Allekirjoitusten määrä voi vaihdella suunnitelmasi mukaan.

• Professional ja Enterprise: Näillä suunnitelmilla on rajattomasti allekirjoitusten pyyntöjä (järkeen perustuva käytäntö on voimassa).
• Essential ja Advanced (lisäosa): Tässä suunnitelmassa yritystilit, joissa lisäosa on käytössä, voivat ostaa kaksi tasoa allekirjoitusten pyyntöjä:
  • 30 allekirjoitusten pyyntöä kuukaudessa.
  • 100 allekirjoitusten pyyntöä kuukaudessa.

• Essential ja Advanced (lisäosakokeilu): Tässä suunnitelmassa yritystilit, joissa on lisäosakokeilu käytössä, voivat pyytää enintään 5 allekirjoitusta.

Mikä on Järkeen perustuva käytäntö?

Pipedrive seuraa tarkasti allekirjoitusten käyttöä. Jos huomaamme, että ominaisuutta käytetään uudelleenmyyntiin, väärinkäytetään muulla tavoin tai aiheuttaa kohtuutonta rasitusta, pidätämme oikeuden estää tai keskeyttää käyttäjän pääsy ominaisuuteen oman harkintamme mukaan.