Tietokanta

Smart Docs -ominaisuus sisältää eSignatures -toiminnon, joten voit pyytää asiakkailtasi allekirjoituksia dokumentteihin ilman ylimääräisiä työkaluja.

Pipedrive'n eSignatures -ominaisuus tarjoaa Perus Digitaalisen allekirjoituksen. Lue lisää tästä allekirjoitustyyppistä tästä artikkelista.

Pyydä allekirjoitusta

Pyyntöjen lähettäminen

Pyytääksesi allekirjoitusta, sinun on luotava tai ladattava asiakirja Smart Docs -ominaisuuden avulla diilin tai yhteystiedon tietosivulla. Voit oppia, kuinka asiakirjan voi määrittää tästä artikkelista.

Voit pyytää allekirjoitusta kahdessa paikassa:

• Asiakirjan muokkaimessa

Tietosivunäkymässä

Napin “Pyydä allekirjoituksia,” painamisen jälkeen sinua pyydetään tarkistamaan asiakirjasi ja hallitsemaan allekirjoittajasi. Allekirjoituksen pyytäjä (sinä) ja linkitetty kontaktihenkilö lisätään automaattisesti allekirjoittajiksi, mutta voit poistaa tai lisätä tähän listaan. Voit lisätä jopa 10 allekirjoittajaa per asiakirja.

Voit muuttaa kutsun kieltä kohdassa “Kutsukieli.”

Pyyntösi varmennus

Allekirjoituspyynnöt vaativat varmennuskoodin.

Kun tämä turvaominaisuus on aktivoitu, allekirjoittajat saavat kertakäyttöisen varmennuskoodin sähköpostitse tarkistaakseen (mutta ei taatakseen) sähköpostinsa validiteetin. Allekirjoittajan on käytettävä tätä koodia allekirjoittaakseen asiakirjan.

Pyyntösi personointi

Personoi e-allekirjoituspyyntönne sähköpostit, jotka asiakkaasi saavat, lisäämällä mukautettu aihe ja viesti.

Kun napsautat “Seuraava,” voit lisätä allekirjoittajan kenttiä asiakirjaan ja vedä-ja-pudota -toiminnolla siirtää ne haluamaasi paikkaan.

Kun olet sijoittanut kentän asiakirjaan, voit siirtää hiiren osoitinta kentän päällä muokataksesi ja määrittääksesi jokaisen kentän.

Tällä hetkellä on tarjolla neljä erilaista allekirjoittajan kenttää, jotka voidaan määrittää eri tavoin:

Jos lisäät allekirjoittajan kenttiä asiakirjaan, sinun on sisällytettävä allekirjoituksen kenttä jokaiselle allekirjoittajalle. Voit vaihtaa allekirjoittajien välillä “Valitse allekirjoittaja”-pudotusvalikossa vasemmassa paneelissa.

Voit myös kohdentaa kentän eri allekirjoittajalle, kun muokkaat kenttiä.

Kun olet lopettanut asiakirjan asetusten määrittämisen, napsauta “Lähetä,” ja asiakirja lähetetään ohjeiden kanssa kaikille allekirjoittajille. Saat sähköposti-ilmoituksen aina, kun joku allekirjoittaa tai kieltäytyy allekirjoittamasta.

Jos et halua lisätä allekirjoituskenttiä asiakirjaan, voit ohittaa tämän vaiheen napsauttamalla “Lähetä joka tapauksessa.”

Jos lähetät asiakirjan ilman allekirjoittajan kenttiä, allekirjoitukset lisätään ylimääräiselle sivulle backissa.

Ei-tuetut asiakirjatyypit

Seuraavat asiakirjatyypit eivät ole tuettuja allekirjoituksen keräämiseen:

• Salatut asiakirjat (salasanalla suojatut asiakirjat.)
• Jo sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat.
• Vain lukuoikeuksilla varustetut asiakirjat.

Näitä asiakirjatyyppejä käytettäessä virheilmoitusta ei tule näkyviin, ja allekirjoitusprosessi suoritetaan normaalisti. Pipedrive ei kuitenkaan saa sitä, joten asiakirja ei koskaan näy “valmiina”.

Allekirjoita asiakirja

Kun allekirjoittaja avaa sähköpostissaan allekirjoituspyynnön, he voivat tarkastella asiakirjaa. He voivat napsauttaa “Allekirjoitus” kenttää allekirjoittaakseen asiakirjan joko kirjoittamalla tai piirtämällä, tai käyttää pudotusvalikkoa oikeassa yläkulmassa “Kieltäydy allekirjoittamasta” tai “Lataa PDF-tiedostona.”

Kun kaikki tarvittavat allekirjoittajakentät on täytetty, allekirjoittaja voi klikata “Viimeistele allekirjoitus” painiketta jatkaakseen.

Allekirjoittajaa pyydetään syöttämään todennuskoodi ja rastittamaan ruutu vahvistaakseen, että he ovat lukeneet asiakirjan. Tämän jälkeen he voivat klikata “Allekirjoita” saadakseen asiakirjan valmiiksi.

Kun kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, allekirjoitetusta asiakirjasta ja tarkastuspolusta lähetetään automaattisesti sähköposti kaikille allekirjoittajille ja käyttäjälle, joka pyysi allekirjoituksia.

Tarkista asiakirjan allekirjoitustila

Dokumentti kaupan tai kontaktin yksityiskohtasivulla näkyy asiakirjan allekirjoitustila.

Klikkaa allekirjoitustilaa nähdäksesi tietoja kustakin allekirjoittajasta, dokumentin katseluista ja allekirjoitustilasta.

• Hylätty – allekirjoittaja on kieltäytynyt allekirjoittamasta asiakirjaa. Voit lähettää allekirjoituspyynnön uudelleen napsauttamalla "Lähetä uudelleen kutsu.”
• Lähetetty – allekirjoituspyyntö on vielä vireillä. Voit napsauttaa "Lähetä muistutus" lähettääksesi sähköpostia vastaanottajalle pyynnöstä.
• Valmis – allekirjoittaja on jo allekirjoittanut.

Tästä ikkunasta voit myös “Peruuta allekirjoitus” ja käyttää “Lataa” -vaihtoehtoa ladataksesi asiakirjan alkuperäisen version. Jos kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, voit myös ladata allekirjoitetun version asiakirjasta sekä tarkistuspolusta.

Kuinka monta allekirjoitusta voin pyytää?

Suunnitelmasi mukaan allekirjoitusten määrä voi vaihdella.

• Professional, Power ja Enterprise: Nämä suunnitelmat mahdollistavat rajattomia allekirjoituspyyntöjä (kohtuullisen käytön säännöt ovat voimassa).
• Perus ja Lisäominaisuus (lisäosa): Näissä suunnitelmissa yritystilit, joissa lisäosa on käytössä, voivat ostaa kaksi erilaista allekirjoituspakettia:
  • 30 allekirjoituspyyntöä kuukaudessa.
  • 100 allekirjoituspyyntöä kuukaudessa.

• Perus ja Lisäominaisuus (lisäosakokeilu): Näissä suunnitelmissa olevat yritystilit, jotka käyttävät lisäosakokeilua, voivat pyytää enintään 5 allekirjoitusta.

Mikä on kohtuullisen käytön sääntö?

Pipedrive seuraa tarkasti eAllekirjoitusten käyttöä. Jos huomaamme, että ominaisuutta käytetään uudelleenmyyntiin, sitä käytetään väärin tai se on kohtuuttoman rasittavaa, pidätämme oikeuden estää tai keskeyttää käyttäjän pääsyn ominaisuuteen omassa harkinnassamme.