Tietokanta

Smart Docs-ominaisuus sisältää sähköiset allekirjoitukset, joten voit pyytää asiakkaiden allekirjoituksia ilman erillisiä työkaluja.

Pipedriven sähköiset allekirjoitukset -toiminto tarjoaa perusdigitaalisen allekirjoittamisen. Lisätietoja tästä allekirjoitustyypistä löydät tästä artikkelista.

Pyydä allekirjoitusta

Pyynnön lähettäminen

Allekirjoituksen pyytämiseksi sinun on luotava tai ladattava asiakirja Smart Docs -toiminnolla kaupan tai kontaktin tiedot -sivulla. Voit oppia, kuinka asiakirja määritetään tässä artikkelissa.

Voit pyytää allekirjoitusta kahdesta paikasta:

Asiakirjan editorissa

Yksityiskohtanäkymässä

Kun klikkaat ”Pyydä allekirjoituksia”, sinua pyydetään tarkistamaan asiakirja ja hallinnoimaan allekirjoittajia. Pyyntöä pyytävä käyttäjä (sinä) ja liitetty yhteyshenkilö lisätään automaattisesti allekirjoittajiksi, mutta voit poistaa tai lisätä tähän luetteloon. Voit lisätä enintään 10 allekirjoittajaa asiakirjaa kohden.

Voit vaihtaa kutsun kieltä kohdasta ”Kutsun kieli”.

Pyynnön todentaminen

Allekirjoituspyynnöt vaativat todennuskoodin.

Kun tämä suojausominaisuus on aktivoitu, allekirjoittajat saavat sähköpostitse kertakäyttöisen todennuskoodin, jolla tarkistetaan (mutta ei taata) heidän sähköpostiosoitteensa pätevyyttä. Allekirjoittajan on käytettävä tätä koodia allekirjoittaakseen asiakirjan.

Pyynnön mukauttaminen

Räätälöi asiakkaillesi lähetettäviä sähköisen allekirjoituksen pyyntöjä lisäämällä mukautettu otsikkorivi ja viesti.

Kun klikkaat ”Seuraava”, voit lisätä allekirjoittajakenttiä asiakirjaan ja vetää ne haluamiisi kohtiin.

Kun olet sijoittanut kentän asiakirjaan, voit viedä hiiren sen päälle muokataksesi ja määrittääksesi kunkin kentän.

Tällä hetkellä saatavilla on neljä erilaista allekirjoittajakenttää, joilla on erilaisia asetuksia:

Jos lisäät allekirjoittajakenttiä asiakirjaan, sinun on lisättävä allekirjoituskenttä jokaiselle allekirjoittajalle. Vasemmassa paneelissa voit vaihtaa allekirjoittajien välillä ”Valitse allekirjoittaja” -valikosta.

Voit myös osoittaa kentän toiselle allekirjoittajalle muokatessasi kenttiä.

Kun olet valmis, klikkaa ”Lähetä”, ja asiakirja lähetetään kaikille allekirjoittajille ohjeineen. Saat sähköposti-ilmoituksen aina, kun joku allekirjoittaa tai kieltäytyy allekirjoittamasta.

Jos et halua lisätä allekirjoituskenttiä asiakirjaan, voit ohittaa tämän vaiheen klikkaamalla ”Lähetä silti”.

Jos lähetät asiakirjan ilman allekirjoittajakenttiä, allekirjoitukset sijoitetaan asiakirjan loppuun lisätylle sivulle.

Asiakirjatyypit, joita ei tueta

Seuraavia asiakirjatyyppejä ei tueta allekirjoitusten keräämisessä:

• Salatut asiakirjat (salasanalla suojatut asiakirjat)
• Asiakirjat, jotka on jo allekirjoitettu digitaalisesti.
• Asiakirjat, joissa on vain lukuoikeudet.

Kun käytät jotakin näistä asiakirjatyypeistä, virheilmoitusta ei tule ja allekirjoitusprosessi suoritetaan normaalisti. Pipedrive ei kuitenkaan vastaanota sitä, joten asiakirja ei koskaan näy ”valmiina”.

Asiakirjan allekirjoittaminen

Kun allekirjoittaja avaa allekirjoituspyynnön sähköpostistaan, hän voi tarkastella asiakirjaa. Hän voi napsauttaa ”Allekirjoitus”-kenttää allekirjoittaakseen asiakirjan kirjoittamalla tai piirtämällä, tai käyttää oikeassa yläkulmassa olevaa avattavaa valikkoa valitakseen ”Kieltäydy allekirjoittamasta” tai ”Lataa PDF-tiedostona”.

Kun kaikki vaaditut allekirjoituskentät on täytetty, allekirjoittaja voi jatkaa napsauttamalla ”Viimeistele allekirjoitus”-painiketta.

Allekirjoittajalta pyydetään toimittamaan todennuskoodi ja rastimaan valintaruutu vahvistaakseen, että hän on lukenut asiakirjan. Tämän jälkeen hän voi klikata ”Allekirjoita” viimeistelläkseen asiakirjan lähetyksen.

Kun kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, allekirjoitetun asiakirjan PDF ja auditointiloki lähetetään automaattisesti sähköpostitse kaikille allekirjoittajille sekä allekirjoitukset pyytäneelle käyttäjälle.

Tarkista asiakirjan allekirjoitustila

Asiakirjan allekirjoitustila näkyy yhteystiedon tai kaupan tietosivulla.

Napsauta allekirjoitustilaa nähdäksesi tiedot jokaisesta allekirjoittajasta, asiakirjan katseluista ja allekirjoitustilasta.

• Hylätty – allekirjoittaja on kieltäytynyt allekirjoittamasta asiakirjaa. Voit lähettää allekirjoituspyynnön uudelleen napsauttamalla “Lähetä kutsu uudelleen”.
• Lähetetty – allekirjoituspyyntö on yhä odottamassa. Voit napsauttaa “Lähetä muistutus” lähettääksesi vastaanottajalle sähköpostimuistutuksen pyynnöstä.
• Valmis – allekirjoittaja on jo allekirjoittanut.

Tästä ikkunasta voit myös “Peruuttaa allekirjoittamisen” ja käyttää “Lataa”-vaihtoehtoa ladataksesi asiakirjan alkuperäisen version. Jos kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, voit myös ladata allekirjoitetun version sekä tarkastuspolun.

Kuinka monta allekirjoituspyyntöä voin tehdä?

Suunnitelmastasi riippuen allekirjoituspyyntöjen määrä voi vaihdella:

• Premium ja Ultimate – Näihin suunnitelmiin sisältyy rajoittamaton määrä allekirjoituspyyntöjä (kohtuullisen käytön politiikkaa noudattaen).
• Lite ja Growth (lisäosa) – Yritystilit, joilla lisäosa on otettu käyttöön, voivat ostaa kahta tasoa allekirjoituspyyntöjä:
  • 30 allekirjoituspyyntöä kuukaudessa
  • 100 allekirjoituspyyntöä kuukaudessa
• Lite ja Growth (lisäosan kokeilu) – Yritystilit, jotka käyttävät lisäosan kokeiluversiota, voivat pyytää enintään viisi allekirjoituspyyntöä.

Mikä on kohtuullisen käytön periaate?

Pipedrive seuraa tarkasti eSignature-ominaisuuden käyttöä. Jos havaitsemme, että ominaisuutta käytetään jälleenmyyntiin, väärin muulla tavoin tai että sen käyttö on kohtuuttoman kuormittavaa, pidätämme oikeuden oman harkintamme mukaan estää tai keskeyttää käyttäjän pääsyn ominaisuuteen.