Tietokanta

Aiheet
Pyydä allekirjoitus
Asiakirjan allekirjoittaminen
Tarkista asiakirjasi allekirjoitustila
Kuinka monta allekirjoitusta voin pyytää?

Tämä artikkeli on tuotettu käyttämällä konekäännöstä.

Smart Docs: eSignatures

JT
Jenny Takahara, 2. marraskuuta 2023
Huomio: Smart Docs -toiminto sisältyy Professional-, Power- ja Enterprise-suunnitelmiin ja se on saatavilla Essential- ja Advanced-suunnitelmille lisäosana. Vain tiliasetuksien pääsyyn oikeutetut käyttäjät voivat ostaa lisäosan yritystilille. Lisäosaan sisältyy 14 päivän ilmainen kokeilujakso, jonka aikana sinulla on käytettävissä viisi allekirjoitusta (laskutustiedot vaaditaan). Lisäosan ehdot ja edellytykset löydät tältä sivulta.

Smart Docs -toiminto sisältää e-allekirjoitusten toiminnon, joten voit pyytää asiakkailtasi asiakirjojen allekirjoituksia ilman erillisiä työkaluja.

Pipedrive'n e-allekirjoitustoiminto tarjoaa Perusdigitaalisen allekirjoituksen. Lisätietoja tästä allekirjoitusmuodosta saat tästä artikkelista.


Pyydä allekirjoitus

Pyyntöjen lähettäminen

Huomaa: Incomplete e-signature requests will expire after 60 days, meaning that links will no longer be valid and the status of the document will become "expired."

Allekirjoituksen pyytämiseksi sinun on luotava tai ladattava asiakirja Smart Docs -ominaisuuden avulla diilin tai yhteystiedon tietojen yhteydessä. Voit oppia asiakirjan asettamisesta tässä artikkelissa.

Voit pyytää allekirjoitusta kahdessa paikassa:

  • Asiakirjan muokkaajassa


Yksityiskohtaisessa näkymässä


Huomaa: Allekirjoituksen pyytäminen luo toisen version asiakirjasta.

Napsauttamalla "Pyydä allekirjoituksia,” sinua pyydetään tarkistamaan asiakirjasi ja hallitsemaan allekirjoittajiasi. Allekirjoituksen pyytäjä (sinä) ja linkitetty kontaktihenkilö lisätään automaattisesti allekirjoittajiksi, mutta voit poistaa tai lisätä tätä luetteloa. Voit lisätä jopa 10 allekirjoittajaa per asiakirja.

Voit vaihtaa kutsun kielen "Kutsun kieli.” -kohdassa.

Pyyntösi todentaminen

Allekirjoituspyynnöt vaativat todennuskoodin.

Kun tämä turvaominaisuus on käytössä, allekirjoittajat saavat kerran käytettävän todennuskoodin sähköpostitse tarkistaakseen (mutta ei takaa) sähköpostin kelvollisuuden. Allekirjoittajan on käytettävä tätä koodia asiakirjan allekirjoittamiseen.

Pyyntösi mukauttaminen

Räätälöi sähköpostitse lähetetyt allekirjoitusehdotuksesi lisäämällä mukautettu aiherivi ja viesti.

Huomaa: Tilitoimintojen ylläpitäjät voivat asettaa todennuskoodin oletussetin ja asettaa oletusviestit allekirjoituspyyntösähköposteille Smart Docs -asetuksissa. Kuitenkin minkä tahansa käyttäjän on mahdollista kytketä todennuskoodit päälle tai pois päältä kullekin allekirjoittajalle.

Kun olet napsauttanut “Seuraava,” voit lisätä allekirjoittajan kenttiä asiakirjaan ja vetää ja pudottaa niitä, missä haluat niiden näkyvän.

Kun olet sijoittanut kentän asiakirjaan, voit siirtää hiirtäsi muokataksesi ja määrittääksesi jokaisen kentän.

Huomaa: Voit lisätä jopa 1000 allekirjoittajan kenttää asiakirjaan. Allekirjoittajan tekstikentissä tuetaan vain latinalaisia ​​merkkejä.

Tällä hetkellä on saatavilla neljä tyyppistä allekirjoittajan kenttää, joilla on erilaisia konfiguraatioita:

Allekirjoitukset
Tämä on pakollinen kenttä ja sillä ei ole konfiguraatiota
Alkukirjaimet
Voidaan asettaa pakolliseksi/valinnaiseksi kentäksi
Tekstikenttä
  • Voidaan asettaa pakolliseksi/valinnaiseksi kentäksi
  • Voidaan lisätä vihjeteksti, kertomaan allekirjoittajalle, mitä kirjoittaa
  • Voidaan muuttaa perusmuotoilu
Valintaruutu
Voidaan asettaa pakolliseksi/valinnaiseksi kentäksi

Jos lisäät allekirjoittajien kenttiä asiakirjaan, sinun on sisällytettävä allekirjoitus-kenttä jokaiselle allekirjoittajalle. Voit vaihtaa allekirjoittajien välillä “Valitse allekirjoittaja” -valikossa vasemmassa paneelissa.

Voit myös osoittaa kentän eri allekirjoittajalle, kun muokkaat kenttiä.

Kun olet lopettanut asiakirjan asettamisen, napsauta “Lähetä,” ja asiakirja lähetetään ohjeiden kanssa kaikille allekirjoittajille. Saat sähköposti-ilmoituksen aina kun joku allekirjoittaa tai kieltäytyy allekirjoittamasta.

Jos et halua lisätä allekirjoituskenttiä asiakirjaan, voit ohittaa tämän vaiheen napsauttamalla “Lähetä joka tapauksessa.”

Jos lähetät asiakirjan ilman allekirjoittajan kenttiä, allekirjoitukset sijoitetaan lisäsivulle takana.

Tukemattomat asiakirjatyypit

Seuraavat asiakirjatyyppit eivät ole tukemaan allekirjoitusten keräämistä:

  • Salatut asiakirjat (salasanalla suojatut.)
  • Jo digitaalisesti allekirjoitetut asiakirjat
  • Lukuoikeuksilla olevat asiakirjat.

Kun käytät jotakin näistä asiakirjatyypeistä, virhettä ei ilmesty ja Allekirjoitustoiminto suoritetaan kuten tavallisesti. Pipedrive ei kuitenkaan saa sitä, joten asiakirja ei ikinä näy “valmiina”.


Asiakirjan allekirjoittaminen

Kun allekirjoittaja avaa sähköpostissaan allekirjoituspyyntöä, hän voi tarkastella asiakirjaa. Hän voi napsauttaa "Allekirjoitus"-kenttää allekirjoittaakseen asiakirjan joko kirjoittamalla tai piirtämällä, tai käyttää yläkulmassa olevaa avattavaa valikkoa "Kieltäytyä allekirjoittamasta" tai "Lataa PDF-tiedostona".

Huomio: Jos allekirjoittaja hyväksyy evästeiden tallentamisen, näet milloin ja kuinka monta kertaa asiakirja on avattu.

Kun kaikki vaaditut allekirjoittajakentät on täytetty, allekirjoittaja voi napsauttaa "Lopeta allekirjoittaminen" -painiketta jatkaakseen.

Huomio: Digitaaliset allekirjoitukset lisätään asiakirjaan vasta, kun kaikki allekirjoittajat ovat valmiita allekirjoittamispyyntöön.

Allekirjoittajaa pyydetään lähettämään todennuskoodi ja merkitsemään ruutu, jolla vahvistetaan asiakirjan lukeminen. Sen jälkeen hän voi napsauttaa "Allekirjoita" lähettääkseen asiakirja allekirjoituksen.

Kun kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, allekirjoitetusta asiakirjasta ja tarkistuspolusta lähetetään automaattisesti PDF-asiakirja kaikille allekirjoittajille ja allekirjoitusten pyytäjälle.

Huomio: Jos olet yhdistänyt Smart Docs -palvelun pilvitallennustilaan, allekirjoitettu asiakirja ja tarkistuspolku tallennetaan automaattisesti valittuun pilvitallennuspaikkaan. Lue lisää pilvitallennuksen yhdistämisestä tästä artikkelista.

Tarkista asiakirjasi allekirjoitustila

Liiketapahtuman tai yhteyshenkilön yksityiskohtasivulla näkyy asiakirjan allekirjoitustila.

Napsauta allekirjoitustilaa nähdäksesi tietoja kustakin allekirjoittajasta, asiakirjan katselukertoja ja allekirjoitustilaa.

  • Hylätty – allekirjoittaja on kieltäytynyt allekirjoittamasta asiakirjaa. Voit lähettää allekirjoituskutsun uudelleen napsauttamalla "Lähetä kutsu uudelleen".
  • Lähetetty – allekirjoituskutsu on edelleen odottamassa. Voit napsauttaa "Lähetä muistutus" lähettääksesi vastaanottajalle sähköpostia pyynnön tiimoilta.
  • Valmis – allekirjoittaja on jo allekirjoittanut.


Tästä ikkunasta voit myös "Peruuttaa allekirjoituksen" ja käyttää "Lataa" -vaihtoehtoa ladataksesi asiakirjan alkuperäisen version. Jos kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, voit myös ladata allekirjoitetun version sekä tarkastuspolun.

Huomio: Vain yksi versio dokumentista voi olla "allekirjoituksessa" kerrallaan. Jos haluat allekirjoittaa toisen version asiakirjasta, sinun on peruutettava käynnissä oleva versio. Jos sinulla on jo allekirjoitettu versio asiakirjasta, et voi pyytää allekirjoituksia toiselle versiolle, sinun on luotava uusi.

Kuinka monta allekirjoitusta voin pyytää?

Huomaa: Vain käyttäjät, joilla on laskutusoikeudet, voivat ostaa laajennus- ja allekirjoituspaketteja. Allekirjoitusten pyytäminen on yritystiliä kohden kuukaudessa.

Allekirjoitusten määrä voi vaihdella suunnitelmasi mukaan.

  • Professional ja Enterprise: Näillä suunnitelmilla on rajattomasti allekirjoitusten pyyntöjä (järkeen perustuva käytäntö on voimassa).
  • Essential ja Advanced (lisäosa): Tässä suunnitelmassa yritystilit, joissa lisäosa on käytössä, voivat ostaa kaksi tasoa allekirjoitusten pyyntöjä:
    • 30 allekirjoitusten pyyntöä kuukaudessa.
    • 100 allekirjoitusten pyyntöä kuukaudessa.
  • Essential ja Advanced (lisäosakokeilu): Tässä suunnitelmassa yritystilit, joissa on lisäosakokeilu käytössä, voivat pyytää enintään 5 allekirjoitusta.
Huomaa: Jos käytössäsi on Essential- tai Advanced-vuosittainen suunnitelma, yritystililläsi on kuukausittainen allekirjoituskiintiö, joka on joko 30 tai 100 allekirjoitusta valitsemastasi tasosta riippuen. Käyttämättömät allekirjoitukset eivät siirry seuraavalle kuukaudelle.

Mikä on Järkeen perustuva käytäntö?

Pipedrive seuraa tarkasti allekirjoitusten käyttöä. Jos huomaamme, että ominaisuutta käytetään uudelleenmyyntiin, väärinkäytetään muulla tavoin tai aiheuttaa kohtuutonta rasitusta, pidätämme oikeuden estää tai keskeyttää käyttäjän pääsy ominaisuuteen oman harkintamme mukaan.

Oliko tämä artikkeli hyödyllinen?

Kyllä

Ei

Aiheeseen liittyviä artikkeleita

Kysyttävää?

Ota meihin yhteyttä