Tämä artikkeli on tuotettu käyttämällä konekäännöstä.
Smart Docs: eSignatures
Pyydä allekirjoitusta
Pyyntöjen lähettäminen
Allekirjoituksen pyytämiseksi sinun on luotava tai ladattava asiakirja käyttäen Smart Docs -ominaisuutta sopimuksen tai yhteystiedon tiedot -sivulla. Voit oppia, kuinka voit määrittää asiakirjan tästä artikkelista.
Voit pyytää allekirjoitusta kahdessa paikassa:
- Asiakirjan editorissa
Yksityiskohta-näkymässä
Kun napsautat ”Pyydä allekirjoituksia,” sinua pyydetään tarkistamaan asiakirja ja hallita allekirjoittajiasi. Allekirjoituksen pyytäjä (sinä) ja linkitetty yhteyshenkilö lisätään automaattisesti allekirjoittajiksi, mutta voit poistaa tai lisätä tähän luetteloon. Voit lisätä jopa 10 allekirjoittajaa per asiakirja.
Voit muuttaa kutsun kieltä " Kutsu Kieli” -kohdasta.
Pyyntösi todentaminen
Allekirjoituspyyntöjä vaaditaan todentamiskoodi.
Kun tämä suojattu ominaisuus on aktivoitu, allekirjoittajat saavat kertakäyttöisen todennuskoodin sähköpostitse tarkistaakseen (muttei takaa), ovatko sähköpostitse puolellaan muttei takaa niiden sähköpostit. Allekirjoittajan on käytettävä tätä koodia allekirjoittaakseen asiakirjan.
Pyyntösi mukauttaminen
Henkilökohtainen sähköisen allekirjoituspyynnön sähköpostit, joita asiakkaasi vastaanottaa lisäämällä oman aiherivin ja viestin.
Kun napsautat “Seuraava,” voit lisätä allekirjoittajan kenttiä asiakirjaan ja vetää ne sinne, missä haluat niiden ilmestyvän.
Kun olet asettanut kenttä asiakirjaan, voit liikkua hiirelläsi muokataksesi ja määritelläksesi kentän.
Tällä hetkellä on saatavilla neljän tyyppiset allekirjoittajakentät, joissa on erilaisia määrityksiä:
Allekirjoitukset | Tämä on pakollinen kenttä eikä sillä ole määritystä |
Alkukirjaimet | Voidaan vaihtaa pakkollisen/vapaaehtoisen kentän välillä |
Tekstikenttä |
Huomio: Vain latinalaisen aakkoset ovat tuettuja allekirjoittajan tekstikentissä. |
Ruutu | Voidaan vaihtaa pakollisen/vapaaehtoisen kentän välillä |
Jos lisäät allekirjoittajakenttiä asiakirjaan, sinun on sisällytettävä allekirjoitus -kenttä jokaiselle allekirjoittajalle. Voit vaihtaa allekirjoittajien välillä "Valitse Allekirjoittaja" pudotusvalikossa vasemmalla paneelissa.
Voit myös jakaa kentän eri allekirjoittajalle muokkaamalla kenttiä.
Kun olet valmis asettamaan asiakirjan, napsauta “Lähetä,” ja asiakirja lähetetään ohjeineen kaikille allekirjoittajille. Saat sähköposti-ilmoituksen aina, kun joku allekirjoittaa tai kieltäytyy allekirjoittamasta.
Jos et halua lisätä allekirjoituskenttiä asiakirjaan, voit ohittaa tämän vaiheen napsauttamalla “Lähetä joka tapauksessa.”
Jos lähetät asiakirjan ilman allekirjoittajakenttiä, allekirjoitukset sijoitetaan ylimääräiselle sivulle takana.
Tukemattomat asiakirjatyyppit
Seuraavat asiakirjatyyppit eivät ole tuettuja allekirjoitusten keräämiseksi:
- Salatut asiakirjat (salasanalla suojatut asiakirjat.)
- Jo digitaalisesti allekirjoitetut asiakirjat.
- Vain lukuoikeuksilla olevat asiakirjat.
Kun käytät yhtä näistä asiakirjatyypeistä, virheitä ei ilmene, ja allekirjoitusprosessi suoritetaan tavalliseen tapaan. Pipedrive ei kuitenkaan vastaanota sitä, joten asiakirja ei koskaan näy “valmiina”.
Allekirjoita asiakirja
Kun allekirjoittaja avaa sähköpostissaan allekirjoituspyynnön, hän voi tarkastella asiakirjaa. Hän voi klikata “Allekirjoitus”-kenttää allekirjoittaakseen asiakirjan joko kirjoittamalla tai piirtämällä, tai käyttää yläoikealla olevaa pudotusvalikkoa “Kieltäydy allekirjoittamasta” tai “Lataa PDF”.
Kun kaikki vaaditut allekirjoittajakentät on täytetty, allekirjoittaja voi klikata “Allekirjoittaminen valmis” -painiketta jatkaakseen.
Allekirjoittajaa pyydetään syöttämään todennuskoodi ja rastittamaan ruutu vahvistaakseen lukeneensa asiakirjan. Sen jälkeen hän voi klikata “Allekirjoita” suorittaakseen asiakirjan lähettämisen.
Kun kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, allekirjoitetusta asiakirjasta ja tarkistusjäljestä lähetetään automaattisesti PDF-tiedosto kaikille allekirjoittajille ja käyttäjälle, joka pyysi allekirjoituksia.
Tarkista asiakirjan allekirjoitustila
Asiakirja diilin tai yhteyshenkilön yksityiskohtasivulla näkyy asiakirjan allekirjoitustila.
Napsauta allekirjoitustilaa nähdäksesi tietoa jokaisesta allekirjoittajasta, asiakirjan katseluista ja allekirjoitustilasta.
- Hylätty – allekirjoittaja on kieltäytynyt allekirjoittamasta asiakirjaa. Voit lähettää allekirjoituspyynnön uudelleen napsauttamalla "uudelleenlähetä kutsu".
- Lähetetty – allekirjoituspyyntö on edelleen odottamassa. Voit napsauttaa "Lähetä muistutus" lähettääksesi sähköpostiviestin vastaanottajalle pyynnöstä.
- Valmis – allekirjoittaja on jo allekirjoittanut.
Tästä ikkunasta voit myös perua allekirjoituksen ja käyttää Lataa-vaihtoehtoa ladataksesi asiakirjan alkuperäisen version. Jos kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, voit myös ladata allekirjoitetun version asiakirjasta sekä tarkastuspolun.
Kuinka monta allekirjoitusta voin pyytää?
Suunnitelmastasi riippuen allekirjoitusten määrä voi vaihdella.
- Professional, Power ja Enterprise: Näissä suunnitelmissa on rajattomat allekirjoituspyyntöjen määrä (kohtuullinen käyttöpolitiikka pätee).
- Olennainen ja Lisä (lisäosa): Näissä suunnitelmissa yritystilit, joissa lisäosa on käytössä, voivat ostaa kaksi tasoa allekirjoituspyyntöjä:
- 30 allekirjoituspyyntöä kuukaudessa.
- 100 allekirjoituspyyntöä kuukaudessa.
- Olennainen ja Lisä (lisäosakoe): Näissä suunnitelmissa yritystilit, jotka käyttävät lisäosakoetta, voivat pyytää enintään 5 allekirjoitusta.
Mikä on Kohtuullinen käyttöpolitiikka?
Pipedrive valvoo tiiviisti sähköisten allekirjoitusten käyttöä. Jos huomaamme, että ominaisuutta käytetään uudelleenmyyntiin, väärinkäytetään tai aiheutetaan kohtuutonta haittaa, pidätämme oikeuden yksinomaisessa harkinnassamme estää tai keskeyttää käyttäjän pääsyn ominaisuuteen.
Oliko tämä artikkeli hyödyllinen?
Kyllä
Ei