Tietokanta

Smart Docs auttaa sinua luomaan tarjouksia, tarjouksia ja sopimuksia suoraan kaupoista ja kontakteista. Asiakirjasi täyttyvät automaattisesti Pipedrive-tilisi tiedoilla, joten sinun ei tarvitse manuaalisesti kopioida ja liittää tietoa.

Smart Docs -työkalulla voit:

• Luoda asiakirjoja malleista
• Lisätä automaattisesti kauppa-, yhteystieto-, tuote- ja projektitietoja
• Jakaa asiakirjoja seurattavien linkkien avulla
• Saada ilmoituksen, kun vastaanottajat avaavat asiakirjat
• Pyyntö oikeudellisesti sitoville eAllekirjoituksille

Yhteyden muodostaminen pilvitallennuspalveluntarjoajaan

Ennen kuin luot asiakirjoja, sinun täytyy muodostaa yhteys pilvitallennuspalveluntarjoajaan.

Smart Docs tukee:

• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

Yhteyden muodostaminen kaupasta tai kontaktista

Avaa kauppa- tai yhteystiedon yksityiskohtanäkymä, napsauta "Asiakirjat"-välilehteä ja valitse "Yhdistä pilvitallennus".

Sinun on annettava Pipedrivel ke pääsy tallennustiliisi.

Kun yhteys on muodostettu:

• Voit ladata olemassa olevia tiedostoja
• Uudet asiakirjat tallentuvat automaattisesti valitulle asemalle.

Yhteyden muodostamisen jälkeen voit valita henkilökohtaisen tai jaetun aseman tallennuspaikaksi.

Yhteyden hallinta asetuksista

Voit myös hallita yhteyttäsi menemällä kohtaan Työkalut ja sovellukset > Asiakirjat ja napsauttamalla "+ Lisää uusi tili" yhdistääksesi uuden palveluntarjoajan tai "Irrota" poistaaksesi pääsyn.

Voit oppia lisää siitä, miten tiedostoja tallennetaan tästä artikkelista.

Jos sinulla on ongelmia Google Driven yhdistämisessä tai uudelleenautentikoinnissa:

• Siirry Google Valtuuksiisi
• Poista Pipedrive-pääsy ennen kuin yrität yhdistää uudelleen
• Jos ongelmat jatkuvat, ota yhteyttä tukitiimiimme saadaksesi apua

Voit myös asettaa oletusjaetun aseman tilillesi tässä artikkelissa.

Jaettujen asemien käyttö Google Drivessa

Kun yhdistät Google Driven, Smart Docs asettaa automaattisesti oletusjaetun aseman kansion yrityksellesi. Voit myös valita toisen tai luoda uuden.

Luodaksesi uuden jaetun aseman, avaa Google Drive -tilisi, siirry Jaetut asemat -välilehteen ja napsauta "+ Uusi":

Kun olet luonut uuden jaetun aseman Google Drivessa, siirry kohtaan Työkalut ja Sovellukset > Asiakirjat ja valitse uusi jaettu asema Smart Docsille:

Työskentely mallien kanssa

Mallit auttavat säästämään aikaa käyttämällä samaa rakennetta useissa asiakirjoissa.

Luodaksesi mallin alusta alkaen, avaa kauppa- tai yhteystiedon yksityiskohtanäkymä, napsauta "Asiakirjat" ja siirry Mallit-välilehteen. Napsauta "+ Luo uusi" ja valitse Asiakirja, Laskentataulukko tai Esitys.

Voit myös tuoda mallin palveluntarjoajaltasi, jos sinulla on jo yksi tallennettu.

Mallien muokkaaminen ja kenttien lisääminen

Kun olet mallieditorissa, voit:

• Päivittää mallin nimen
• Määrittää kategorian
• Lisätä minkä tahansa Pipedrive-kentän (kauppa, yhteystieto, tuote, projekti, tai aikasidottu) mallin sisältöön automaattisesti täytettäväksi.

Kentän lisääminen malliin:

• Kopioi kenttä oikeasta paneelista
• Liitä kenttä mallin runkoon

Kenttä näytetään hakasulkeissa näin: [Kaupan nimi (kaupan nimi)]

Kun luot asiakirjan mallista, Smart Docs korvaa hakasulkeet todellisilla tiedoilla.

Kun olet suorittanut mallin muokkauksen, napsauta "Sulje" tallentaaksesi sen tai napsauta "Käytä asiakirjan luomiseen" luodaksesi asiakirjan välittömästi käyttämällä uutta malliasi.

Lisätietoja kentistä ja malleista Smart Docsissa tästä artikkelista.

Mallien jakaminen tiimisi kanssa

Voit käyttää edistynyttä mallin jakamista jakaaksesi mallin automaattisesti muille Pipedriven käyttäjille. Jakaaksesi mallin, avaa se muokattavaksi ja napsauta "Valtuudet"-välilehteä. Valittavanasi on kaksi erilaista valtuustasoa:

• Voi käyttää tätä mallia – Käyttäjät voivat nähdä ja käyttää mallia uusien asiakirjojen luomiseen, mutta eivät voi muokata tai poistaa sitä.
• Voi muokata tätä mallia – Käyttäjät voivat nähdä, käyttää, muokata ja poistaa mallia.

Jaetut mallit näkyvät Jaetut kanssani-osiossa malligalleriassa.

Asiakirjan luominen

Asiakirjan luominen:

• Avaa kauppa tai yhteystieto yksityiskohtanäkymässä
• Napsauta Asiakirjat-välilehteä
• Valitse jokin seuraavista:
  • Luo mallista
  • Luo tyhjä asiakirja, laskentataulukko tai esitys
  • Lataa tiedosto laitteeltasi tai pilvitallennuksesta

Voit ladata tiedostoja:

• Laitteeltasi

• Google Drive

• OneDrive

• SharePoint

Mallista

Luo asiakirja olemassa olevasta mallista napsauttamalla "Mallista" ja valitse haluamasi malli.

Asiakirjan editori tulee näkyviin, kaikki kentät ovat automaattisesti täytetty.

Sieltä voit:

• Nimetä asiakirjan uudelleen
• Muuta sen kategoriaa
• Muokkaa sisältöä mieltymystesi mukaan

Muutokset tallentuvat automaattisesti, kun työskentelet asiakirjan parissa.

Miten kenttien täyttäminen toimii

Jos haluat, että kauppakohtaiset tiedot täyttyvät automaattisesti, luo asiakirja kaupan yksityiskohtanäkymästä.

Jos haluat, että henkilökohtaiset kentät täyttyvät automaattisesti, luo asiakirja kaupan tai kontaktin yksityiskohtanäkymästä.

Asiakirjan katsominen ja jakaminen

Google Drive

Jos napsautat "Jaa"-painiketta asiakirjan editorissa, voit jakaa sen, pyytää allekirjoituksia tai ladata sen PDF-tiedostona.

• Jaa linkkinä – Luo linkki tämän asiakirjan vain katsottavaan PDF-versioon.
• Pyydä allekirjoituksia – Pyydä e-allekirjoituksia asiakirjan vastaanottajilta.
• Lataa PDF – Tallenna asiakirjasi paikallisesti.

OneDrive ja SharePoint

Jotta voit jakaa asiakirjasi, sinun on ensin suljettava asiakirjan muokkaustyökalu ja napsautettava "…"-painiketta asiakirjassa, joka on luotu yksityiskohtasivulla.

Sieltä voit luoda jaettavan linkin.

Asiakirjan katseluiden seuranta

Kun luot linkin, voit ottaa käyttöön näkymien seurannan ja valita, haluatko saada ilmoituksia sähköpostitse, kun joku avaa sen.

Voit saada ilmoituksia sähköpostitse:

• Ensimmäisellä kerralla, kun asiakirja avataan
• Joka kerta kun se avataan
• Ei koskaan

Asiakirjaversioiden ymmärtäminen

Joka kerta, kun luot jaettavan linkin, Smart Docs luo uuden version alkuperäisestä asiakirjasta, mukaan lukien katselukertojen määrä ja luomisaika.

Kun versio jaetaan:

• Siitä versiosta tulee vain luettavissa

• Et voi enää muokata sitä

Päivittääksesi asiakirjaa, napsauta alkuperäistä asiakirjaa, tee tarvittavat päivitykset ja luo uusi linkki.

Kun uusi linkki on luotu, näet sen versiona 2, versiona 3 ja niin edelleen alkuperäisen asiakirjan alla:

Jos luot useita versioita asiakirjasta, suosittelemme vanhempien linkkien poistamista käytöstä sekaannusten välttämiseksi.

Linkin poistaminen käytöstä:

• Napsauta "…" vanhemman version vieressä
• Napsauta "Jaa linkkinä"
• Kytke pois päältä "Ota linkki käyttöön"

eAllekirjoitusten pyytäminen

Smart Docs -ohjelmalla voit pyytää oikeudellisesti sitovia eAllekirjoituksia suoraan asiakirjastasi.

Allektorituksen pyytäminen:

• Avaa kauppa tai yhteystieto yksityiskohtanäkymässä

• Luo, avaa tai lataa asiakirja Smart Docs -ominaisuudella

• Löydä vaihtoehto pyytää allekirjoituksia

• Lisää vastaanottajat ja lähetä se.

Opi, miten pyydät allekirjoituksia asiakirjoillesi tässä artikkelissa.