Tietokanta

Smart Docs ominaisuuden avulla voit säästää aikaa neuvotteluprosessissa luomalla tarjouksen tai hinta-arvion suoraan sopimuksen tai yhteyshenkilön yksityiskohtaisesta näkymästä. Asiakirja täyttyy automaattisesti olennaisilla sopimuksen, yhteyshenkilön, projektin tai tuotteen tiedoilla Pipedrive-tililtäsi.

Voit sitten jakaa asiakirjan käyttämällä jäljitettävää linkkiä ja saat ilmoituksia, kun potentiaaliset asiakkaat osallistuvat asiakirjoihisi.

Yhteys tallennuspalveluusi

Liitä Smart Docs -sovellus avaamalla tarjous tai yhteyshenkilön tiedot, klikkaa Asiakirjat-välilehteä ja valitse Liitä pilvitallennus. Voit valita liitettäväksi kolme palveluntarjoajaa - Google Drive, Microsoft OneDrive tai SharePoint.

Sinut ohjataan antamaan Pipedrivelle lupa käyttää tiliäsi. Kun yhteys on luotu, voit ladata olemassa olevia asiakirjoja tai malleja tallennettuina tarjouksiisi, ja ne tallentuvat myös automaattisesti asemallesi.

Kun olet liittänyt tilisi, näet vaihtoehdon liittää joko henkilökohtainen tai jaettu asema tallennuspaikaksi.

Voit myös lisätä ja irrottaa tilisi menemällä kohtaan Työkalut ja sovellukset > Asiakirjat ja klikkaamalla " + Lisää uusi tili" tai "Irrota". Voit lukea lisää tiedostojen tallennuksesta tästä artikkelista.

Voit myös asettaa oletusjaetun aseman tilillesi.

Jakamisen aseman luominen

Kun yhdistät tallennustarjoajan Älykkäät asiakirjat -ominaisuuteen, huomaat avattavan valikon, josta henkilön asema voidaan valita. Kun yhdistät Älykkäät asiakirjat -ominaisuuden, sinulle annetaan automaattisesti oma mukautettu jaettu aseman kansio. Voit kuitenkin myös luoda oman kansion.

Siirry vain Google Drive -tililläsi Jakamiset -välilehteen ja luo uusi kansio:

Kun olet luonut uuden jaetun kansiosi Google Drivessa, siirry kohtaan Työkalut ja sovellukset > Asiakirjat ja valitse uusi jaettu kansio käytettäväksi Älykkäiden asiakirjojen kanssa:

Jos vaihtoehto jaetun kansion katseluun tai luomiseen ei näy GSuite-tililläsi, se voi johtua käytetystä versiosta.

Vaikka Google Suit Basic ei tue jaettuja kansioita, nämä versiot tukevat:

• Business Standard ja Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Nonprofits

• G Suite Business

• Essentials

Jos synkronoitu GSuite-tili ei tue jaettuja kansioita, Pipedriven vaihtoehto näkyy harmaana.

Mallien luominen ja jakaminen

Kun olet yhdistänyt tilisi, voit aloittaa asiakirjojen ja ehdotusten luomisen. Voit luoda asiakirjan suoraan, mutta suosittelemme ensin mallin luomista, jotta voit säästää aikaa tuleville asiakirjoillesi. Voit hallita, mitkä Pipedrive-roolit saavat luoda tai lisätä uusia malleja käyttäen Pipedrive-käyttöoikeutta “Lisää ja tuo Smart Docs -malleja.” Lue lisää käyttöoikeuksien joukoista Pipedrivessa tästä artikkelista.

Luo malli tyhjästä menemällä kohtaan Asiakirjat > Mallit-välilehti sopimuksen tai yhteystiedon yksityiskohdanäytössä ja napsauttamalla “Asiakirja,” “Levitaulukko” tai “Esitys.” Voit myös tuoda mallin palveluntarjoajaltasi, jos sellainen on jo tallennettuna.

Mallisi muokkaaminen

Mallieditorissa ollessasi voit päivittää mallin nimeä ja kategoriaa ja lisätä minkä tahansa Pipedrive-sopimuksen, yhteystiedon, tuotteen, projektin tai ajankohtaisiin kenttiin liittyviä tietoja täyttämään mallisi sisällön.

Lisätäksesi Pipedrive-kenttiä malliisi, kopioi ja liitä kenttä mallieditorisi oikealta puolelta mallin sisään. Kenttä näkyy hakasulkeissa "[ ]" ja se korvataan automaattisesti kenttätiedoilla, kun mallia käytetään asiakirjaan.

Kun olet lopettanut mallisi muokkaamisen, napsauta “Sulje” tallentaaksesi mallisi tai “Käytä luodaksesi asiakirja” käyttääksesi mallia välittömästi asiakirjan luomiseen.

Lisätietoja kenttätiedoista ja malleista Smart Docsissa saat tästä artikkelista.

Miten voin jakaa malleja tiimini kanssa?

Voit käyttää edistynyttä mallien jakamista jakaaksesi mallin automaattisesti muiden Pipedrive-käyttäjien kanssa. Jakaaksesi mallin, avaa se muokkausta varten ja napsauta oikeudet-välilehteä. Käyttäjille voidaan antaa kaksi eritasoista oikeutta:

1. Voivat käyttää tätä mallia – Näkee mallin ja voi käyttää sitä uusien asiakirjojen luomiseen, ei voi muokata tai poistaa alkuperäistä mallia.
2. Voivat muokata tätä mallia – Näkee, käyttää, muokkaa ja poistaa alkuperäisen mallin.

Kun malli on jaettu toisen käyttäjän kanssa, se näkyy malligallerian Jaettu minulle -osiosta.

Dokumentin luominen

Dokumentin luomiseksi klikkaa Asiakirjat-välilehteä diilin tai kontaktin yksityiskohtaisessa näkymässä. Näet vaihtoehdon luoda dokumentti aiemmin luodusta pohjasta tai luoda tyhjästä tyhjän dokumentin, taulukon tai esityksen kanssa.

Voit myös tuoda ennalta luotuja dokumentteja laitteestasi tai yhdistettyjen Google Drive-, Microsoft OneDrive- tai SharePoint-tilien kautta. Paikallisesti tallennetut dokumentit voidaan myös ladata laitteeltasi PDF-muodossa.

Luodaksesi dokumentin olemassa olevasta pohjasta, klikkaa "Valitse mallin mukaan" ja valitse haluamasi pohja. Dokumentin editori avautuu ja täyttää kaikki pohjan kentät vastaavilla tiedoilla.

Voit mukauttaa nimeä ja kategoriaa sekä säätää sisältöä mieltymystesi mukaan. Dokumentti tallentuu automaattisesti työskentelyn edetessä.

Luodaksesi dokumentin diili-kohtaisilla paikoilla, sinun on luotava se diilin tarkkailunäkymästä. Luodaksesi asiakirjan henkilö-kohtaisilla paikoilla, sinun on luotava se diilin tai kontaktin yksityiskohtaisesta näkymästä.

Katseleminen ja dokumentin jakaminen

Google Drive – Jos napsautat dokumentin muokkausikkunan oikeassa alakulmassa olevaa "Jaa" -painiketta, voit jakaa dokumentin, ladata sen PDF-tiedostona tai poistaa dokumentin.

• Allekirjoituksen pyytäminen – Pyydä allekirjoituksia dokumentin vastaanottajilta.
• Jaa linkkinä – Luo linkki vain-luku PDF-version tähän dokumenttiin, joka näytetään selainikkunassa, kun vastaanottaja avaa sen.
• Lataa PDF – Tallenna dokumenttisi paikallisesti, jotta voit liittää sen sähköpostiin tai lähettää sen suoraan asiakkaillesi.

OneDrive ja SharePoint – Jotta voit jakaa dokumenttisi, sinun on ensin suljettava dokumentin muokkausikkuna ja napsautettava "..." (lisää) -painiketta dokumentissa, joka on luotu Tietosivulla.

Kun jaat dokumenttisi linkin avulla, voit seurata näyttökertoja ja määrittää sähköposti-ilmoitukset, kun joku avaa dokumentin.

Jos otat käyttöön Tilanseurannan -vaihtoehdon, saat sähköposti-ilmoituksen, kun dokumenttisi avataan ensimmäisen kerran, aina kun se avataan tai ei koskaan.

Kun linkki on luotu, näet sen tallennettuna versiona alkuperäisen dokumentin alle näyttökertojen ja luomisajan kanssa, eikä sitä voi enää päivittää.

Luodaksesi toisen version dokumentista, napsauta alkuperäistä dokumenttia, tee tarvittavat päivitykset ja luo uusi linkki. Kun linkki on luotu, näet sen Version 2:nä dokumenttisi alla:

Jos luot toisen version dokumentista, suosittelemme poistavan linkin ensimmäisestä versiosta, jotta kaksi versiota ei ole aktiivisena. Voit tehdä tämän napsauttamalla ensimmäisen version "..." -kohtaa ja napsauttamalla sitten Jaa linkkinä > Ota linkki käyttöön poistaaksesi linkin.

Allekirjoituksen lisääminen asiakirjaan

Smart Docs sisältää myös eAllekirjoitukset-toiminnallisuuden, jolloin voit pyytää asiakirjan allekirjoituksia asiakkailtasi ilman tarvetta ylimääräisille työkaluille.

Luo tai lataa asiakirja Smart Docs -ominaisuudella diili- tai yhteystietosivulta ja löydät vaihtoehdon Allekirjoitusten pyytäminen. Lue, miten voit pyytää allekirjoituksia asiakirjoihisi tästä artikkelista.