Les champs de données dans Pipedrive
Pipedrive met à votre disposition différents types de champs de données pour maintenir vos données organisées et vous aider à zoomer sur les informations réclamant une attention particulière.
Pour afficher vos champs de données, ouvrez le menu du compte dans le coin supérieur droit et allez dans Préférences personnelles > Champs de données.
Comprendre les types de champs
Tous les éléments (prospects, affaires, personnes, organisations, produits et projets) possèdent une structure commune se répartissant en champs par défaut, champs système et champs personnalisés.
Ces types de champs constituent la base de l'organisation vos données dans Pipedrive : chacun est conçu pour un objectif précis.
Champs par défaut
Les champs par défaut sont déjà intégrés à votre compte Pipedrive et sont couramment utilisés pour des informations de contact basiques, comme les noms, les adresses e-mail et les numéros de téléphone.
Dès la création de votre compte Pipedrive, les champs par défaut sont la première chose que vous verrez sur la page des champs de données. Lorsque vous créerez des champs personnalisés, ceux-ci apparaîtront sous la section des champs personnalisés.
Si les noms et les types des champs par défaut ne peuvent pas être modifiés, vous pouvez en revanche ajuster les règles de qualité de certains d'entre eux.
Vous retrouverez également les champs par défaut dans les vues détaillées, les vues en liste et les vues des projets.
Champs système
Les champs système font partie de l'interface Pipedrive et reflètent des informations générées par le système, comme la date de création d'un élément ou le nombre d'e-mails échangés avec un contact.
Vous trouverez la section des champs système juste sous la section des champs par défaut.
Ces champs sont toujours visibles lors du mappage de vos importations, et ils sont utiles pour mettre à jour des données dans Pipedrive au moyen de feuilles de calcul.
Champs personnalisés
Les champs personnalisés vous permettent de collecter des informations adaptées aux besoins de votre entreprise. Si aucun champ par défaut adéquat n'existe, il vous suffit d'ajouter un champ personnalisé.
Pour en savoir plus sur l'ajout et la configuration de ces champs, lisez notre article sur les champs personnalisés.
Vous pouvez retrouver les champs personnalisés que vous avez créés dans les vues détaillées, les vues en liste et les vues d'ajout.
Paramètres avancés pour les champs personnalisés
La page des champs de données révèle toute son utilité lorsque vous commencez à créer des champs personnalisés. C'est le lieu où vous pouvez gérer les paramètres et les propriétés des champs pour les ajuster à votre flux de travail.
Groupe du champ
Utilisez les groupes de champs pour organiser vos champs, personnalisés ou par défaut, en sections claires, et ainsi pour voir et gérer plus facilement l'information qui compte le plus pour votre équipe.
En regroupant dans la vue de détail les champs reliés entre eux, vous réduirez l'encombrement, améliorerez la cohérence des données et permettrez à chacun de trouver rapidement ce qu'il cherche.
Description du champ
Pour aider les nouveaux collègues à maîtriser l'outil, mais aussi pour assurer la qualité des données, vous pouvez ajouter une description du champ aux champs d'affaires ou de prospects afin de permettre à vos équipiers de mieux les remplir et comprendre les données.
Dans la vue de détail d'une affaire, vous trouverez la description du champ en cliquant sur l'icône « i ».
Formules
Si vous utilisez des champs d'affaires numériques ou monétaires pour suivre des grandeurs telles que les commissions, la profitabilité d'une affaire ou des réductions tarifaires, vous pouvez gagner du temps en transformant ces champs en champs automatiquement calculables.
Pour utiliser une formule, assurez-vous que « Appliquer une formule aux affaires » soit activé.
Vous pouvez ensuite écrire le calcul à effectuer en utilisant les champs de données de l'affaire dans la section Formule du champ.
En utilisant les champs calculables, vous réduirez les erreurs et pourrez prendre des décisions plus précises et étayées par les données.
Spécifications des utilisateurs
Pour vous aider à conserver la cohérence et la précision de vos données dans l'ensemble de votre compte, vous pouvez restreindre le groupe des utilisateurs autorisés à modifier le champ en fonction de leurs ensembles d'autorisations.
Si la modification des champs est désactivée dans un certain ensemble d'autorisations, les utilisateurs de cet ensemble ne pourront qu'afficher le champ en question. Pour en savoir plus sur les champs en lecture seule, lisez cet article.
Champs personnalisés spécifiques à des pipelines
Cette propriété spéciale des champs personnalisés vous permet de contrôler la visibilité d'un champ d'affaire suivant le pipeline.
Pour qu'un champ d'affaire personnalisé soit propre à un pipeline, cliquez dessus pour accéder aux options d'édition. Cliquez ensuite sur «Tous les pipelines» et désélectionnez les pipelines dans lesquels vous souhaitez que le champ soit masqué.
Lorsqu'il est activé, le champ apparaît dans toutes les affaires. Lorsqu'il est désactivé pour certains pipelines, il est masqué dans la vue de détail de toute affaire se trouvant dans l'un de ces pipelines.
Si le champ possède déjà des données, celles-ci ne seront pas supprimées, mais seulement masquées. Elles seront également visibles dans la vue en liste, les Stats et les API.
Champs personnalisés spécifiques aux tableaux
Les champs personnalisés spécifiques aux tableaux fonctionnent de manière similaire aux champs personnalisés spécifiques aux pipelines, mais s’appliquent aux projets plutôt qu’aux affaires. Ils vous permettent de contrôler sur quels tableaux les champs personnalisés de projet sont visibles.
Pour gérer cela, ouvrez un champ personnalisé de projet et sélectionnez les tableaux dans lesquels le champ doit apparaître.
Lorsque le champ est activé pour tous les tableaux, il est visible dans chaque vue détaillée du projet. Si vous le désactivez pour certains tableaux, il est masqué pour les projets de ces tableaux.
Champs obligatoires
Marquer des champs comme obligatoires assure que vos équipiers renseigneront des informations particulièrement importantes concernant les affaires. Si un champ obligatoire n'est pas rempli, les utilisateurs ne pourront pas enregistrer l'affaire, et ils verront un rappel à ce sujet lorsqu'ils afficheront les affaires existantes.
Pour configurer cette option, cliquez sur le champ afin d'ouvrir les options de modification du champ. Dans la section des règles de qualité, activez l'option « Obligatoire ».
Vous pouvez choisir de rendre des champs obligatoires seulement pour des pipelines ou des étapes spécifiques, selon les besoins de votre flux de travail.
Pour en savoir plus sur les champs obligatoires et la façon de les configurer, consultez cet article.
Champs importants
Marquer certains champs comme importants aide à rappeler à vos équipiers qu'il convient de remplir certaines informations clés sur les affaires. Si un champ important est laissé vide, les utilisateurs verront s'afficher un rappel dans la vue détaillée.
Pour configurer cette option, cliquez sur le champ et activez l'option « Important » dans les règles de qualité. Vous pouvez choisir d'appliquer ce paramètre à des pipelines ou à des étapes spécifiques.
Vous trouverez davantage d'informations et un tutoriel vidéo sur les champs importants dans cet article.
Stats du champ
Pour vérifier si votre champ personnalisé contient des données ou est utilisé dans certains filtres, ouvrez le champ et cliquez sur « Afficher les stats du champ ».
Vous verrez également à quelle date le champ a été créé ou modifié pour la dernière fois, et par quel utilisateur.
Ces informations peuvent vous aider à évaluer la qualité des données ou à décider de conserver ou de supprimer le champ.
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