Qu’est-ce que le suivi des e-mails ?

Les fonctions de suivi des e-mails sont utilisées par les entreprises souhaitant savoir à quel moment leurs e-mails ont été lus par leurs clients.
Le suivi des e-mails vous permet ainsi de savoir quand vos destinataires ont lu les e-mails envoyés depuis Pipedrive.
Pour cela, un pixel de suivi est ajouté dans chaque e-mail pour lequel le suivi a été activé, qui enregistrera l'heure de lecture de l'e-mail par le destinataire, et si celui-ci a oui ou non cliqué sur les liens contenus dans cet e-mail.

Comment activer le suivi des e-mails

Pour activer le suivi des e-mails dans votre compte Pipedrive, allez dans Outils et applications > Synchronisation des e-mails.
Si vous avez associé une adresse e-mail à Pipedrive grâce à la synchronisation des e-mails de votre abonnement Avancé, l’option « Suivi des e-mails » apparaîtra dans la liste des options.
Si vous n’avez pas encore synchronisé d'adresse e-mail, vous pourrez en savoir plus ici.

• Le Suivi ouvert vous informera de la date et l'heure auxquelles le destinataire a lu l'e-mail.
• Suivi de lien vous indiquera quand le destinataire a cliqué sur le lien incorporé à votre e-mail.
• Les Notifications pour les activités de suivi vous tiendront informé(e) des données suivies ci-dessus à travers l’alerte de notification de votre application Pipedrive.

Utiliser le suivi des e-mails

Lorsque ces options sont activées, les fonctions Envoyer un e-mail — dans l'onglet Messagerie et dans la vue détaillée — auront des icônes pour activer les options de suivi.
Pour activer le suivi pour un e-mail que vous allez envoyer, cliquez sur les options « Activer le suivi de la lecture » ou « Activer le suivi des liens » dans la section Envoyer un e-mail.

   

Lorsque vous aurez envoyé un e-mail avec ces options activées, vous pourrez les vérifier dans l'e-mail envoyé lorsqu’il s’affichera dans l'onglet E-mail ; l'expéditeur peut également voir les informations dans l’aperçu détailléen passant le curseur sur les icônes d'ouverture et de liens associés. Vous recevrez également une notification dans l'assistant de vente. Une fois que le destinataire a lu l'e-mail ou a cliqué sur un lien, l’icône deviendra opaque et, en passant le curseur dessus, il sera possible de savoir quand l'e-mail a été lu et quand le destinataire a cliqué sur le lien. 

   

Lorsque l'e-mail a été ouvert, l’icône deviendra opaque et contiendra les informations indiquant quand il a été lu et quand le destinataire a cliqué sur le lien.

L'assistant de vente affichera également une notification vous indiquant que l'e-mail a été lu, et si le destinataire a bien cliqué sur le lien.

Rappelez-vous que vos clients peuvent avoir des paramètres d'e-mails empêchant le suivi de l'ouverture des e-mails et du clic sur les liens.

Dans ce cas, si un e-mail est envoyé à plusieurs destinataires, par copie ou transfert par exemple, Pipedrive ne pourra pas savoir qui a ouvert l'e-mail, mais pourra tout de même vous indiquer que l'e-mail a été lu, et à quelle heure. Vous pourrez ainsi faire le suivi si un email a été ouvert par plusieurs destinataires, sachez toutefois que cela ne s’applique qu’aux destinataires originaux. Si le courriel est transféré à plusieurs reprises, il n’y aura pas de suivi dans ces cas-là.

Le filtrage 

L'activation des fonctionnalités de suivi des courriels vous permet de filtrer les courriels suivis qui se trouvent dans l’onglet Messagerie de votre compte Pipedrive.
Pour les filtrer, allez dans l’onglet Messagerie, cliquez sur Filtrer et sélectionnez l’option Suivi des courriels activé.

Suivi d'e-mail et le RGPD

Si votre entreprise est basée en UE – ou traite de façon importante avec des clients européens –, n'oubliez pas que vous devez satisfaire aux exigences de la législation européenne. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) protège la vie privée des personnes et confère des responsabilités à toute personne collectant, utilisant, stockant ou manipulant de quelque façon que ce soit des données personnelles.

Les autorités européennes de protection des données ont émis l'avis que le suivi des e-mails nécessite, de la part du destinataire, l'acceptation de la collecte d'informations de suivi. Bien qu'ils ne soient pas au même niveau que le RGPD lui-même, de tels avis sont fréquemment pris en compte lors de la résolution de litiges.
Pipedrive vous recommande de bien étudier les exigences du RGPD et de consulter, au besoin, un professionnel.