Base de connaissances

Avec l'application d'intégration Pipedrive–QuickBooks, vous pouvez créer des factures depuis la vue détaillée d'une affaire et les envoyer sur votre compte QuickBooks sans avoir à copier-coller vos données d'un outil à l'autre.

L'intégration peut également fournir des mises à jour sur l'état des factures créées depuis Pipedrive. Vous pourrez ainsi savoir exactement à quel moment elles ont été approuvées, payées ou si elles sont en retard sans avoir à sortir de l'application Pipedrive.

Activer l'intégration QuickBooks

Pour connecter votre compte QuickBooks à Pipedrive, rendez-vous dans Outils et applications > Facturation et sélectionnez « QuickBooks ».

Vous serez redirigé vers le marketplace de Pipedrive, où vous pourrez finaliser l'installation et autoriser l'application à accéder à votre compte. Pour désinstaller l'appli, rendez-vous dans Outils et applications > Applis Marketplace.

Une fois vos identifiants QuickBooks confirmés, vous serez redirigé vers vos paramètres Pipedrive pour configurer vos préférences d'intégration QuickBooks.

Lorsque vous installez votre intégration QuickBooks, vous devrez choisir les champs Pipedrive et la date d'échéance qui seront remplis automatiquement quand une facture sera créée dans Pipedrive.

• À — Ce champ est réservé à l'adresse qui recevra la facture. Comme les factures sont souvent payées par le service Comptabilité d'une entreprise, nous vous suggérons d'utiliser le champ Organisation – Nom de Pipedrive. Vous pouvez également choisir parmi d'autres champs d'organisation, de contact et d'affaire.
• Adresse — Ce champ correspond à l'adresse physique du destinataire de la facture. Comme les factures sont souvent payées par le service Comptabilité d'une entreprise, nous vous suggérons d'utiliser le champ Organisation – Adresse de Pipedrive. Vous pouvez également choisir parmi d'autres champs d'organisation, de contact et d'affaire.
• E-mail — Ce champ correspond à l'adresse e-mail du destinataire de la facture. Comme le champ e-mail dans Pipedrive est un champ de type personne, nous vous suggérons d'utiliser le champ Personne – E-mail de Pipedrive. Vous pouvez également choisir parmi d'autres champs d'organisation, de contact et d'affaire.
• ID fiscal du client – Toutes les factures ne doivent pas nécessairement porter cette indication, mais si vous avez créé un champ personnalisé dans Pipedrive pour recueillir l'information sur l'ID fiscal de vos clients, nous vous suggérons d'employer ce champ ici.
• Date d'échéance — Ici, vous pouvez paramétrer la date d'échéance du paiement. Par exemple, si l'échéance est fixée à sept jours après la date d'émission, une facture créée le 13 mars aura une date d'échéance au 20 mars.

Une fois que vous avez choisi tous les champs de Pipedrive nécessaires pour remplir vos factures QuickBooks, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder vos préférences d'intégration dans votre compte d'entreprise Pipedrive.

Utiliser l'intégration Quickbooks

Une fois que vous avez fini de paramétrer votre intégration QuickBooks, vous pouvez vous diriger vers la vue détaillée d'une affaire pour créer votre première facture. Cliquez sur l'onglet Factures > + facture pour commencer.

Il vous sera demandé de renseigner les informations de votre facture. Les informations ajoutées ici seront envoyées à votre compte QuickBooks une fois la facture enregistrée.

• • Détails du client — Ils seront automatiquement remplis en fonction des champs remplis lors du paramétrage de vos préférences de facturation pour QuickBooks.
  • Détails de facture — Ces détails devront être renseignés en fonction des besoins de votre entreprise. Par exemple, si vous souhaitez régler les fonctions fiscales de cette facture, la devise à utiliser ou les modèles de factures QuickBooks que vous souhaitez utiliser. La devise est un champ obligatoire pour QuickBooks.
  • Éléments de la facture — Ce champ correspond aux produits ou services facturés. La facture sera automatiquement remplie avec les produits liés à votre affaire. Vous trouverez plus d'informations sur la façon d'ajouter des produits à vos affaires ici. Vous pouvez aussi ajouter plus d'éléments à votre liste.

Dans « Informations client », vous devrez lier la facture à un client existant dans votre compte QuickBooks, ou créer un nouveau client.

Une fois qu'un contact est lié, vous aurez la possibilité de modifier les informations client du côté fournisseur.

Si vous avez activé cette option, l'information ajoutée sous Adresse, E-mail et ID de taxation sera recopiée dans QuickBooks si elle est différente de l'information enregistrée.

Cliquez sur le bouton « Créer une facture » une fois que vous avez entré toutes vos informations de facturation.

Affichage de vos factures

Votre nouvelle facture apparaîtra dans le Journal des modifications dans la vue détaillée. Les factures dans Pipedrive s'afficheront, selon leur état, avec les étiquettes suivantes :

• En cours
• Payée
• Annulée
• En retard
• Supprimée
• Partiellement payée

Si vous cliquez sur Plus « … », vous aurez les options suivantes :

• Annuler — Annuler toutes les factures, payées ou non. L'annulation des factures est irréversible.
• Supprimer — Supprimer la facture.
• Envoyer par e-mail — Envoyer toutes les factures, payées ou à payer, directement à votre client. Les factures envoyées par e-mail seront envoyées depuis QuickBooks.
• Télécharger PDF — Vous pouvez télécharger une version PDF de votre facture au lieu de l'envoyer directement à vos clients.
• Ouvrir dans QuickBooks — En cliquant sur cette option, vous serez redirigé sur votre compte QuickBooks où vous pourrez modifier et envoyer votre facture, et accepter le paiement.

Barre latérale de la vue détaillée

Votre historique de facturation sera également ajouté à la barre latérale de la vue détaillée. Ici, vous pouvez rafraîchir pour importer toute nouvelle mise à jour depuis QuickBooks, ou cliquer sur Plus (« … ») pour aller dans les paramètres ou dissocier votre contact.