Base de connaissances

Avec l'intégration de l'appli QuickBooks, vous pouvez créer des factures depuis la vue détaillée d'une affaire et les envoyer directement dans votre compte QuickBooks, sans vous embêter à copier-coller des données entre les deux outils.

L'intégration peut également fournir des mises à jour sur l'état des factures créées depuis Pipedrive. Vous pourrez ainsi savoir exactement à quelle date elles ont été payées ou si elles sont en retard, sans avoir à sortir de l'application Pipedrive.

Activation de l'intégration

Pour vous connecter à votre compte QuickBooks, ouvrez le menu du compte dans le coin supérieur droit, allez dans Outils et applis > Facturation et cliquez sur « Installer » à côté de QuickBooks.

Vous serez redirigé vers la marketplace de Pipedrive, où vous pourrez finaliser l'installation et autoriser l'accès. L'appli peut être désinstallée dans Outils et applis > Applis Marketplace.

Une fois vos identifiants de connexion confirmés, vous reviendrez aux paramètres Pipedrive pour configurer vos préférences QuickBooks.

Les champs suivants sont remplis automatiquement dans QuickBooks lorsqu'une facture est créée dans Pipedrive :

• Contact – Ce champ identifie le destinataire de la facture. Comme les factures sont souvent payées par le service Comptabilité d'une entreprise, nous vous suggérons d'utiliser le champ Organisation – Nom de Pipedrive. Vous pouvez également choisir parmi d'autres champs d'organisation, de contact et d'affaire.
• Adresse – Ce champ correspond à l'adresse physique du destinataire de la facture. Comme les factures sont souvent payées par le service Comptabilité d'une entreprise, nous vous suggérons d'utiliser le champ Organisation – Adresse de Pipedrive. Vous pouvez également choisir parmi d'autres champs d'organisation, de contact et d'affaire.
• E-mail – Ce champ correspond à l'adresse e-mail du destinataire de la facture. Comme le champ e-mail dans Pipedrive est un champ de type personne, nous vous suggérons d'utiliser le champ Personne – E-mail de Pipedrive. Vous pouvez également choisir parmi d'autres champs d'organisation, de contact et d'affaire.
• ID fiscal du client – Toutes les factures ne doivent pas nécessairement porter cette indication, mais si vous avez créé un champ personnalisé dans Pipedrive pour recueillir l'information sur l'ID fiscal de vos clients, nous vous suggérons d'employer ce champ ici.
• Date d'échéance – Vous pouvez fixer la date limite de paiement. Par exemple, si l'échéance est fixée à sept jours après la date d'émission, une facture créée le 13 mars aura une date d'échéance au 20 mars.
• Taux de taxe par défaut – Utilisez ce champ pour spécifier le taux de taxe appliqué par défaut aux produits sur les nouvelles factures. Si c'est nécessaire, vous pouvez forcer un autre taux sur une facture donnée.
• Compte par défaut – Vous pouvez sélectionner le compte bénéficiaire à utiliser par défaut pour les nouvelles factures. Si c'est nécessaire, vous pouvez forcer un autre compte sur une facture donnée.

Le réglage accès utilisateurs vous permet de spécifier si tous les utilisateurs ou vous seul pouvez accéder aux factures, les émettre ou les gérer pour le compte de votre entreprise.

Une fois que vous avez terminé votre sélection, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour enregistrer vos préférences pour l'intégration QuickBooks dans votre compte d'entreprise Pipedrive.

Utilisation de l'intégration

Une fois que vous avez fini de configurer l'intégration, rendez-vous dans la vue de détail de n'importe quelle affaire pour créer votre première facture. Cliquez sur l'onglet « Facture » et sélectionnez « + Facture » pour commencer.

Bien que la plupart des informations soient remplies automatiquement à partir des champs que vous avez préalablement sélectionnés lors de la configuration et des valeurs associées à cette affaire spécifique, assurez-vous qu'aucun élément d'information ne manque.

Vous verrez s'afficher une fenêtre créer une facture, divisée en trois sections :

Informations sur le client

Cette section rassemble les informations relatives au destinataire de la facture, comme le nom de l'entité à qui la facture est présentée, son adresse, l'adresse mail et l'ID TVA.

Commencez votre contrôle par la section des informations client. Si une icône d'avertissement apparaît dans le champ « À », cela indique que le contact n'est pas lié dans QuickBooks.

Pour pouvoir créer correctement votre facture, cliquez sur l'icône d'avertissement et créez un nouveau contact ou liez la facture à un client existant dans votre compte QuickBooks. Dans un cas comme dans l'autre, vous devrez cliquer sur « Confirmer » pour rendre le lien effectif.

Vous remarquerez également que vous pouvez modifier les informations client du côté fournisseur. Si cette option est activée, l'adresse, l'e-mail et l'ID TVA du destinataire de la facture seront incorporés dans QuickBooks.

Détails de la facture

Cette section contient des informations sur les détails spécifiques à cette facture, comme le taux de TVA, les dates d'émission et d'échéance, la devise et le numéro de la facture.

Dans la section des détails de la facture, vous pouvez modifier tous les champs pour répondre aux besoins de votre entreprise. Notez que la devise doit être renseignée, car il s'agit d'un champ obligatoire dans QuickBooks.

Élements de la facture

Cette section répertorie les produits ou services qui composent les frais indiqués sur votre facture.

Bien que les produits liés à l'affaire soient automatiquement reportés dans la section des éléments de la facture, vous pouvez ajouter des éléments supplémentaires à votre facture. Vous trouverez plus d'informations sur la façon d'ajouter des produits à vos affaires ici.

Après avoir entré tous les détails, cliquez sur le bouton « créer la facture » pour l'envoyer vers votre compte QuickBooks.

Affichage de vos factures

Votre nouvelle facture apparaîtra dans l'onglet factures de la section historique de la vue de détail de votre affaire. Les factures dans Pipedrive s'afficheront, selon leur état, avec les étiquettes suivantes :

• En cours
• Payée
• Annulée
• En retard
• Partiellement payée

Trois icônes situées dans le coin supérieur droit de la facture vous permettent d'effectuer les actions suivantes :

• Télécharger PDF — Vous pouvez télécharger une version PDF de votre facture au lieu de l'envoyer directement à vos clients
• Envoyer par e-mail — Envoyer toutes les factures, payées ou à payer, directement à votre client. Les factures seront envoyées depuis QuickBooks.
• Copier lien — Vous pouvez générer un lien public pour partager la facture. Cette option n'est disponible que si les paiements en ligne sont activés dans votre compte QuickBooks et si la facture inclut une adresse mail.

Cliquez sur « … » pour plus d'options :

• Annuler – Annuler toutes les factures, payées ou non. L'annulation des factures est irréversible.
• Supprimer – Supprime la facture à la fois dans Pipedrive et dans QuickBooks
• Dissocier d'une affaire – Retirer la facture de l'affaire
• Ouvrir dans QuickBooks – En cliquant sur cette option, vous serez redirigé sur votre compte QuickBooks où vous pourrez modifier votre facture, l'envoyer et accepter le paiement

Barre latérale de la vue détaillée

Votre historique de facturation sera inclus dans la barre latérale de la vue de détail de l'affaire. Ici, vous pouvez rafraîchir pour importer toute nouvelle mise à jour depuis QuickBooks, ou cliquer sur « … » pour aller dans les paramètres ou dissocier votre contact.

Cliquez sur « Voir toutes les factures » pour afficher plus de détails sur toutes les factures liées filtrées selon un créneau de temps personnalisable.

Vous pouvez voir toutes les factures associées au contact lié et gérer l'association et la dissociation de ces factures à l'affaire affichée.