Intégration Pipedrive : Quickbooks

JT
Jenny Takahara, 19 février 2021

Avec l'application d'intégration Pipedrive–QuickBooks, vous pouvez créer des factures depuis la vue détaillée d'une offre et les envoyer sur votre compte Quickbooks sans avoir à copier-coller vos données d'un outil à l'autre. 

L'intégration peut également fournir des mises à jour sur l'état des factures créées depuis Pipedrive. Vous pourrez ainsi savoir exactement à quel moment elles ont été approuvées, payées ou si elles sont en retard sans avoir à sortir de l'application Pipedrive.


Activer l'intégration Quickbooks

Remarque : Seul un utilisateur par compte d'entreprise Pipedrive peut disposer d'une intégration Quickbooks à la fois.


Pour connecter votre compte Quickbooks à Pipedrive, rendez-vous dans Outils et applications > Facturation et sélectionnez Quickbooks. Vous serez redirigé vers le marketplace de Pipedrive, où vous pourrez finaliser l'installation et autoriser l'application à accéder à votre compte.

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Une fois vos identifiants Quickbooks confirmés, vous serez redirigé vers vos paramètres Pipedrive pour configurer vos préférences d'intégration.

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Lors du paramétrage de votre intégration Quickbooks, vous devrez choisir les champs Pipedrive et la date d'échéance qui seront automatiquement renseignés une fois la facture créée dans Pipedrive. 

  • À
    Ce champ est réservé à l'adresse qui recevra la facture. Comme les factures sont souvent payées par le service Comptabilité d'une entreprise, nous vous suggérons d'utiliser le champ Organisation – Nom de Pipedrive. Vous pouvez également choisir parmi d'autres champs d'organisation, de contact et d'offre.
  • ADRESSE
    Ce champ correspond à l'adresse physique du destinataire de la facture. Comme les factures sont souvent payées par le service Comptabilité d'une entreprise, nous vous suggérons d'utiliser le champ Organisation – Adresse de Pipedrive. Vous pouvez également choisir parmi d'autres champs d'organisation, de contact et d'offre.
  • E-MAIL
    Ce champ correspond à l'adresse e-mail du destinataire de la facture. Comme le champ E-mail dans Pipedrive appartient à une personne, nous vous recommandons d'utiliser le champ Personne – E-mail de Pipedrive. Vous pouvez également choisir à partir d'autres champs d'organisation, de personne ou de contact.
  • NUMÉRO D'IDENTIFICATION FISCALE
    Toutes les factures ne nécessitent pas cette information, mais si vous avez créé un champ personnalisé dans Pipedrive réservé à cette information, nous vous recommandons de l'appliquer à ce champ. 
  • DATE D'ÉCHÉANCE
    Ici, vous pouvez paramétrer la date d'échéance du paiement. Par exemple, si l'échéance est fixée à sept jours après la date d'émission, une facture créée le 13 mars aura une date d'échéance au 20 mars.


Une fois que vous avez choisi tous les champs de Pipedrive nécessaires pour remplir vos factures Quickbooks, cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder vos préférences d'intégration dans votre compte d'entreprise Pipedrive.


Utiliser l'intégration Quickbooks

Une fois que vous avez fini de paramétrer votre intégration Quickbooks, vous pouvez vous diriger vers la vue détaillée d'une offre pour créer votre première facture. Cliquez tout d'abord sur l'onglet Facture.

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Il vous sera demandé de renseigner les informations de votre facture. Les informations ajoutées ici seront envoyées à votre compte Quickbooks une fois la facture enregistrée.

    • Les détails du client 
      Ils seront automatiquement remplis en fonction des champs remplis lors du paramétrage de vos préférences de facturation pour Quickbooks.
    • Les détails de facture
      Ces détails devront être renseignés en fonction des besoins de l'entreprise. Par exemple, si vous souhaitez régler les fonctions fiscales de cette facture, la devise à utiliser ou les modèles de factures Quickbooks que vous souhaitez utiliser.
    • Éléments de la facture
      Ce champ correspond aux produits ou services facturés. Vous pouvez choisir ces éléments depuis une liste déroulante qui peut être fournie depuis la zone « Produits et services » de votre compte Quickbooks connecté.

Remarque : Lorsque vous saisissez les détails de la devise, il est important de s'assurer que la devise appliquée est la même que celle enregistrée pour ce contact dans Quickbooks. Si vous souhaitez utiliser plusieurs devises pour vos factures, vous devrez d'abord activer la fonctionnalité multidevise dans Quickbooks, ajouter les devises dans lesquelles vous souhaitez créer vos factures, et enregistrer vos contacts avec la bonne devise dans Quickbooks avant de générer vos factures dans Pipedrive.


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Vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer comme brouillon une fois que vous avez saisi tous les détails de la facture. La facture s'affichera dans l'onglet Facturation de la vue détaillée de l'offre concernée, ainsi que dans la section du contact dans votre compte Quickbooks. 

Si le contact n'existe pas dans votre compte Quickbooks au moment de la création de la facture, il sera alors créé en même temps que la facture.


Qu'est-il possible de faire avec ses factures dans Pipedrive ?

Si vous cliquez sur « ... », vous verrez deux options pour vos factures enregistrées :

  • Télécharger PDF
    Vous pouvez télécharger une version PDF de votre facture au lieu de l'envoyer directement à vos clients 
  • Ouvrir dans QuickBooks
    En cliquant sur cette option, vous serez redirigé sur votre compte Quickbooks où vous pourrez modifier et envoyer votre facture, et accepter le paiement. 


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Vous pouvez effectuer toutes les mises à jour de ces factures depuis votre compte Quickbooks. Les factures dans Pipedrive s'afficheront, selon leur état, avec les étiquettes suivantes :

  • Payée
    Si une facture a déjà été payée.
  • Brouillon
    Si une facture n'a pas encore été envoyée au client et en est toujours à l'étape de révision.
  • Annulée
    Si une facture a été annulée dans Quickbooks.


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Remarque : Il n'est actuellement pas possible d'envoyer aux clients des factures Quickbooks directement depuis Pipedrive. Vous pouvez remédier à cela en créant une activité dans Pipedrive en tant que rappel pour envoyer ces factures en temps voulu.
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