Projects : comment planifier votre projet
Planifiez votre projet avec une structure claire, des responsabilités définies et un calendrier réaliste. Avec Projects, vous pouvez organiser le travail à l’aide de différents types d’éléments, relier les tâches entre elles avec des dépendances et visualiser l’ensemble dans la vue Gantt.
Une fois votre projet configuré, vous pouvez le convertir en modèle de projet afin de réutiliser la même structure et de gagner du temps sur vos futurs projets.
Comprendre les éléments de travail liés aux projets
Dans un projet, votre travail est organisé à l’aide des types d’éléments suivants :
| Élément | À quoi il sert | À utiliser lorsque | Caractéristiques clés |
|---|---|---|---|
| Tâches | Tâches à faire ou livrables | Vous devez suivre le travail à terminer | Flexible, ne nécessite aucun propriétaire, aucune date de début ni aucune date d’échéance |
| Sous-tâches | Étapes plus petites au sein d’une tâche | Une tâche comporte plusieurs étapes | Créées au sein des tâches et toujours liées à une tâche parente |
| Jalons | Réalisations clés | Vous souhaitez mettre en avant des points de progression importants | Suivre la progression, pas le travail |
| Activités | Événements planifiés (appels, réunions) | Vous devez planifier des interactions basées sur le temps | Nécessite une date, une heure et un propriétaire. Peut se synchroniser avec votre calendrier externe. |
Une façon simple de voir les choses :
- Utilisez les tâches et les sous-tâches pour le travail à effectuer
- Utilisez les jalons pour marquer les points de progression importants
- Utilisez les activités pour les événements basés sur le temps
Quels détails pouvez-vous ajouter à chaque élément
Chaque type d’élément comprend différents champs pour vous aider à planifier et à suivre votre projet.
| Élément | Détails clés que vous pouvez ajouter | Principales différences |
|---|---|---|
| Tâches, sous-tâches et jalons | Sujet, plusieurs personnes assignées, priorité, date de début et date d’échéance, projet, phase, groupe, description | Les tâches peuvent inclure des sous-tâches. Les sous-tâches sont créées au sein des tâches et ne peuvent pas inclure d’autres sous-tâches. Les jalons n’incluent pas de sous-tâches. |
| Activités | Sujet, type d’activité, date et heure, priorité, invités, lieu, appel vidéo, notes, liens vers le projet, le contact et l’organisation, phase et groupe | Assignée à un utilisateur et peut être synchronisée avec votre calendrier externe |
Planifier votre projet
Vous pouvez planifier votre projet dans la vue détaillée du projet, en utilisant à la fois les vues Plan et Gantt.
- La vue Plan vous aide à structurer et à organiser le travail
- La vue Gantt vous aide à visualiser les chronologies et les dépendances
Ajouter des éléments de travail au projet
Pour commencer la planification, ajoutez des tâches, des activités ou des jalons à votre projet. Vous pouvez soit :
- Ajouter des éléments avec tous les détails à l’aide de « + Tâche » ou du menu déroulant situé à côté pour sélectionner « + Activité » ou « + Jalon »
- Ajouter des espaces réservés d’éléments directement dans une phase et renseigner les détails plus tard
Modifier et mettre à jour des éléments
Lorsque vous ouvrez un élément de travail, sa vue détaillée devient l’emplacement central pour affiner le plan de votre projet.
Vous pouvez y mettre à jour des champs tels que personne assignée, priorité, dates et description, ainsi qu’ajouter des notes pour fournir un contexte supplémentaire à votre équipe.
Pour les tâches, vous pouvez également décomposer un travail plus complexe en étapes plus petites en ajoutant des sous-tâches. Cela vous aide à gérer le travail détaillé sans perdre la structure globale du projet.
Vous pouvez également définir des dépendances pour relier les tâches et les jalons, afin de vous assurer que le travail se déroule dans le bon ordre.
Ouvrez une tâche ou un jalon, accédez à l’onglet des dépendances, cliquez sur « Ajouter une dépendance », puis sélectionnez une tâche et définissez la relation.
Un élément de travail peut soit bloquer une autre tâche, soit attendre qu’une tâche soit terminée.
Utiliser la vue Gantt pour la planification de la chronologie
La vue Gantt vous donne une vue d’ensemble visuelle de toute la chronologie de votre projet, ce qui vous aide à comprendre comment les tâches, sous-tâches, activités et jalons sont liés au fil du temps.
Cliquez sur « Développer la vue » pour obtenir une perspective plus large de votre projet.
Vous pouvez également ajuster l’affichage du temps en basculant entre jour, semaine, mois, trimestre ou année.
Les dépendances apparaissent sous forme de flèches entre les tâches et les jalons, ce qui permet de voir facilement comment le travail est lié et quels éléments dépendent les uns des autres. Vous pouvez également ajuster ces dépendances directement dans la chronologie afin de mettre rapidement à jour les relations entre les tâches.
Lorsque vous planifiez ou mettez à jour votre projet, vous pouvez interagir directement avec la chronologie. Faites glisser un élément de travail pour le replanifier ou ajustez sa durée en faisant glisser ses bords.
Ces changements sont reflétés dans l’ensemble de votre projet, ce qui vous permet de réagir rapidement aux mises à jour sans modifier manuellement chaque élément.
Réutiliser la configuration de votre plan avec des modèles
Une fois le plan de votre projet terminé, vous pouvez le convertir en modèle de projet et réutiliser la même structure dans de futurs projets.
Pour ce faire, ouvrez votre projet, cliquez sur « … » et sélectionnez « Convertir en modèle ».
Au fil du temps, maintenir des modèles basés sur de véritables plans de projet aide votre équipe à travailler plus efficacement et réduit la nécessité de reconstruire les processus à partir de zéro.
Cet article a-t-il été utile ?
Oui
Non