Projects : planifier votre projet
Planifiez votre projet en définissant une structure claire, les responsabilités de chacun et un calendrier réaliste. Avec Projects, vous pouvez organiser le travail par types d'éléments, relier les tâches par des dépendances et visualiser l'ensemble dans la vue Gantt.
Une fois votre projet configuré, vous pouvez le convertir en modèle de projet pour réutiliser sa structure et gagner du temps sur vos futurs projets.
Comprendre les éléments de travail d'un projet
Dans un projet, le travail est organisé selon les types d'éléments suivants :
| Élément | À quoi il sert | À utiliser lorsque | Caractéristiques principales |
|---|---|---|---|
| Tâches | Travail à effectuer ou livrables | Vous devez suivre le travail restant à effectuer | Flexibles ; aucun propriétaire, aucune date de début ni aucune date d'échéance requis |
| Sous-tâches | Étapes plus petites au sein d'une tâche | Une tâche comporte plusieurs étapes | Créées au sein des tâches et toujours liées à une tâche parente |
| Jalons | Réalisations importantes | Vous souhaitez mettre en évidence les étapes importantes de la progression | Suivre la progression plutôt que le travail |
| Activités | Événements planifiés (appels, rendez-vous) | Vous devez planifier des interactions à des horaires précis | Nécessite une date, une heure et un propriétaire. Peut être synchronisée avec votre calendrier externe. |
Pour faire simple :
- Utilisez les tâches et les sous-tâches pour le travail à effectuer
- Utilisez les jalons pour marquer les étapes importantes de la progression
- Utilisez les activités pour les événements à des horaires précis
Ajouter des détails à chaque élément
Chaque type d'élément comporte des champs différents pour planifier et suivre votre projet.
| Élément | Principaux détails à ajouter | Principales différences |
|---|---|---|
| Tâches, sous-tâches et jalons | Sujet, plusieurs personnes assignées, priorité, date de début et date d'échéance, projet, phase, groupe, description, notes | Les tâches peuvent contenir des sous-tâches. Les sous-tâches sont créées au sein des tâches et ne peuvent pas contenir d'autres sous-tâches. Les jalons ne contiennent pas de sous-tâches. |
| Activités | Sujet, type d'activité, date et heure, priorité, invités, lieu, appel vidéo, note, liens vers le projet, le contact et l'organisation, phase et groupe | Attribuées à un utilisateur et synchronisables avec votre calendrier externe |
Planifier votre projet
Ouvrez l'onglet Planning de votre projet pour commencer à le planifier. Vous pouvez alors passer d'une vue à l'autre :
- Vue Planning : pour structurer et organiser le travail
- Vue Gantt : pour visualiser les chronologies et les dépendances
Ajouter des éléments de travail au projet
Pour commencer à planifier votre projet, ajoutez-y des tâches, des activités ou des jalons. Vous pouvez :
- Ajoutez des éléments avec tous leurs détails à l'aide de « + Tâche », ou utilisez le menu déroulant situé à côté pour sélectionner « + Activité » ou « + Jalon »
- Utilisez le même menu déroulant pour appliquer un modèle de projet existant plutôt que d'ajouter les éléments un par un
- Ajoutez des éléments provisoires directement dans une phase et renseignez leurs détails plus tard
Modifier et mettre à jour les éléments
Lorsque vous ouvrez un élément de travail, sa vue détaillée est l'endroit où vous pouvez affiner le plan de votre projet.
Vous pouvez y mettre à jour des champs tels que personne assignée, priorité, dates et description, ainsi qu'ajouter des notes pour donner davantage de contexte à votre équipe.
Vous pouvez aussi décomposer le travail complexe en étapes plus petites en ajoutant des sous-tâches aux tâches. Vous pouvez ainsi gérer le travail en détail tout en conservant la structure globale du projet.
Vous pouvez également définir des dépendances entre les tâches et les jalons pour que le travail s'effectue dans le bon ordre.
Ouvrez une tâche ou un jalon, accédez à l'onglet « Dépendances », cliquez sur « Ajouter une dépendance », puis sélectionnez une tâche et définissez la relation.
Un élément de travail peut soit bloquer une autre tâche, soit attendre qu'une tâche soit terminée.
Utiliser la vue Gantt pour planifier la chronologie
La vue Gantt présente une vue d'ensemble de la chronologie de votre projet. Vous pouvez ainsi voir comment les tâches, les sous-tâches, les activités et les jalons sont liés au fil du temps.
Cliquez sur « Développer la vue » pour voir votre projet dans son ensemble.
Vous pouvez également modifier l'échelle de temps en sélectionnant jour, semaine, mois, trimestre ou année.
Les dépendances sont représentées par des flèches entre les tâches et les jalons. Vous pouvez ainsi voir comment le travail est lié et quels éléments dépendent les uns des autres. Vous pouvez également ajuster ces dépendances directement dans la chronologie pour mettre rapidement à jour les relations entre les tâches.
Lorsque vous planifiez ou mettez à jour votre projet, vous pouvez agir directement sur la chronologie. Faites glisser un élément de travail pour le replanifier, ou faites glisser ses bords pour modifier sa durée.
Ces changements se répercutent sur l'ensemble de votre projet. Vous pouvez ainsi réagir rapidement aux mises à jour sans modifier chaque élément manuellement.
Réutiliser la structure de votre plan avec des modèles
Une fois le plan de votre projet terminé, vous pouvez le convertir en modèle de projet et réutiliser cette structure pour vos futurs projets.
Pour cela, ouvrez votre projet, cliquez sur « … » et sélectionnez « Convertir en modèle ».
Le même menu propose également l'option « Utiliser un modèle », qui permet d'appliquer un modèle existant à ce projet.
Au fil du temps, la mise à jour de modèles fondés sur de véritables plans de projet aide votre équipe à travailler plus efficacement et évite d'avoir à recréer les processus de zéro.
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