Documents de vente : e-Signatures (prochainement)

JT
Jenny Takahara, 19 février 2021
Remarque : Cette fonctionnalité n'est disponible qu'avec nos abonnements Professionnel et Entreprise. Cette fonctionnalité est actuellement gratuite pour les abonnés pendant la période de bêta, et est susceptible d'être modifiée.


Pour les utilisateurs Professionnel et Entreprise, la fonctionnalité de documents de vente inclut les e-Signatures, vous permettant de demander à vos clients de signer vos documents, et ce sans l'aide d'outils externes.

Remarque : La fonctionnalité e-Signatures de Pipedrive propose une signature numérique de base. Pour en savoir plus sur ce type de signature, veuillez consulter cet article.

Demander une signature

Pour demander une signature, vous devez tout d'abord créer ou télécharger un document depuis la fonctionnalité Documents de vente, dans la page détaillée d'une offre. Pour en savoir plus sur la mise en place d'un document, veuillez consulter cet article.

Vous pouvez demander une signature à deux endroits :

  • Dans l'éditeur de document :
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  • Dans la vue détaillée :
    Screen_Shot_2020-11-11_at_3.10.21_PM.png


En demandant une signature, une autre version du document sera créée.

Une fois que vous avez cliqué sur Demander des signatures, il vous sera demandé de vérifier votre document et de gérer vos signataires. L'utilisateur ayant demandé la signature (vous) et la personne liée seront automatiquement ajoutés en tant que signataires, mais vous pouvez supprimer ou ajouter des personnes à cette liste. Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 signataires par document.

Vous pouvez changer la langue de l'invitation dans Langue d'invitation.

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Une fois que vous avez cliqué sur Demander des signatures, le document, accompagné d'instructions, sera envoyé à tous les signataires. Vous recevrez une notification par e-mail chaque fois que quelqu'un signe ou refuse de signer.


Signer le document

Lorsqu'un signataire ouvre la demande de signature du document qui se trouve dans l'e-mail, il pourra examiner le document. Il aura alors la possibilité de signer le document, refuser de signer ou télécharger le document en tant que PDF dans le coin supérieur droit.

Remarque : Si le signataire accepte le stockage de cookies, vous pourrez voir quand et combien de fois le document a été ouvert.

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Dans la fenêtre Signer le document, le signataire devra cocher la case pour confirmer avoir examiné le document et être légalement autorisé à signer, puis il devra taper son nom pour continuer. Un code d'authentification sera envoyé à l'e-mail du signataire pour valider son identité.

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Remarque : La seule façon de signer le document est de saisir son nom. Il n'est pas encore possible de télécharger une signature ou de signer à la main.


Une fois que tout le monde a signé le document, un PDF du document signé et une piste de vérification seront automatiquement envoyés par e-mail à tous les signataires ainsi qu'à l'utilisateur ayant demandé les signatures.

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Vérifier le statut de signature de votre document

Le document présent dans la vue détaillée de votre offre affichera le statut de signature de votre document.Screen_Shot_2020-11-11_at_4.46.06_PM.png

Si vous cliquez sur le statut de signature, vous pourrez voir des informations concernant chaque signataire, le nombre de vues du document et le statut de signature.

  • Refusé — le signataire a refusé de signer le document. Vous pouvez renvoyer la demande de signature en cliquant sur « Renvoyer l'invitation ».
  • En attente — la demande de signature est encore en attente. Vous pouvez envoyer un rappel par e-mail pour renvoyer l'invitation.
  • Signé — le signataire a déjà signé

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Vous pouvez également effectuer un certain nombre d'actions dans la fenêtre de détails de la signature :

  • Renvoyer invitation — si l'utilisateur refuse la demande de signature, vous pouvez la lui renvoyer
  • Envoyer un rappel — si vous cliquez sur « Envoyer un rappel », le signataire recevra à nouveau la demande de signature par e-mail.
  • Envoyer PDF signé — une fois que tout le monde a signé le document, vous pourrez envoyer un PDF signé à des utilisateurs.
  • Annuler la signature — annuler la demande de signature pour tout le monde. Un e-mail d'annulation sera envoyé à tous les signataires.
Remarque : Une seule version d'un document peut être en cours de signature à la fois. Si vous souhaitez signer une version supplémentaire du document, vous devez d'abord annuler la version en cours. Si vous avez déjà une version signée du document, vous ne pouvez pas commencer à signer une autre version. Vous devrez créer un nouveau document.


Lorsqu'un document a été signé par tout le monde, vous pouvez cliquer sur la version pour voir et télécharger le document signé dans la vue détaillée de l'offre.

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