Base de connaissances

La fonctionnalité Smart Docs comprend également un outil e-Signatures, qui vous permet de demander à vos clients de signer des documents sans avoir besoin de quelque outil supplémentaire que ce soit.

Demander une signature

Envoi d'une demande

Pour demander une signature, vous devez tout d'abord créer ou téléverser un document avec la fonctionnalité Smart Docs, dans la page détaillée de l'affaire ou du contact. Pour en savoir plus sur la mise en place d'un document, veuillez consulter cet article.

Vous pouvez demander une signature à deux endroits :

• Dans l'éditeur de document –
  
  
  
• Dans la vue détaillée –
  

Une fois que vous avez cliqué sur « Demander des signatures », il vous sera demandé de vérifier votre document et de gérer vos signataires. L'utilisateur ayant demandé la signature (vous) et la personne liée seront automatiquement ajoutés en tant que signataires, mais vous pouvez supprimer ou ajouter des personnes à cette liste. Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 signataires par document.

Vous pouvez changer la langue de l'invitation dans « Langue de l'invitation ».

Authentification de votre demande

Par défaut, les demandes de signatures nécessitent un code d'authentification.

Lorsque cette fonction de sécurité est activée, les signataires reçoivent par e-mail un code d'authentification à usage unique qui permet de vérifier (sans toutefois garantir) la validité de leur adresse e-mail. Le signataire doit utiliser ce code pour signer le document.

Personnalisation de votre demande

Personnalisez les e-mails de demande de signature que reçoivent vos clients par l'ajout d'une ligne Objet et d'un message personnalisés.

Une fois que vous avez cliqué sur « Suivant », vous pouvez ajouter des champs signataire au document. Vous pouvez faire glisser et déposer ces champs jusqu'à l'emplacement où vous voulez les faire apparaître dans le document final.

Une fois que vous avez placé un champ dans un document, vous pouvez passer le curseur sur le champ pour le modifier et le configurer.

Il existe actuellement quatre types de champs signataire disponibles, avec différentes configurations possibles :

Si vous ajoutez des champs signataire au document, vous devez inclure un champ signature pour chaque signataire. Vous pouvez basculer entre les signataires dans le menu déroulant « Sélectionner un signataire » présent dans le panneau de gauche. C'est également là que vous pouvez attribuer un champ à un autre signataire lorsque vous modifiez vos champs.

Une fois que vous avez terminé la configuration du document et que vous cliquez sur « Envoyer », le document sera envoyé à tous les signataires avec des instructions. Vous recevrez une notification par e-mail chaque fois que quelqu'un signe ou refuse de signer.

Si vous ne voulez pas ajouter de champs signature dans le document, vous pouvez passer cette étape en cliquant sur « Envoyer tout de même ».

Si vous envoyez le document sans y insérer de champ signataire, les signatures électroniques figureront sur une page additionnelle placée à la fin du document.

Signer le document

Lorsqu'un signataire ouvre la demande de signature du document qui se trouve dans l'e-mail, il pourra examiner le document. Il aura alors la possibilité de signer le document, refuser de signer ou télécharger le document en tant que PDF dans le coin supérieur droit.

Pour commencer la signature du document, le signataire peut cliquer sur les champs signataire présents dans le document ou suivre les instructions de signature figurant sur le côté gauche. Les champs obligatoires seront signalés par un astérisque rouge.

Lorsque le signataire clique pour remplir un champ signature ou initiales, il peut, à son choix, taper ou dessiner sa signature.

Une fois que tous les champs signataire obligatoires ont été indiqués, le signataire peut cliquer sur le bouton « Terminer la signature » pour continuer.

Il verra alors une invite Signer le document, où le signataire devra cocher la case confirmant qu'il a examiné le document et qu'il est légalement autorisé à signer, puis il devra (si cela lui est demandé) taper le code confidentiel qui lui a été envoyé pour valider son adresse e-mail.

Une fois que tout le monde a signé le document, un PDF du document signé et une piste d'audit seront automatiquement envoyés par e-mail à tous les signataires ainsi qu'à l'utilisateur ayant demandé les signatures.

Vérifier le statut de signature de votre document

Le document présent dans la vue détaillée de votre affaire ou de votre contact affichera le statut de signature de votre document.

Si vous cliquez sur le statut de signature, vous pourrez voir des informations concernant chaque signataire, le nombre de vues du document et le statut de signature.

• Refusé – le signataire a refusé de signer le document. Vous pouvez renvoyer la demande de signature en cliquant sur « Renvoyer l'invitation ».
• En attente – la demande de signature est encore en attente. Vous pouvez envoyer un rappel par e-mail pour renvoyer l'invitation.
• Signé – le signataire a déjà signé.

Vous pouvez également effectuer un certain nombre d'actions dans la fenêtre des détails de la signature :

• Renvoyer invitation – Si l'utilisateur refuse la demande de signature, vous pouvez la lui renvoyer.
• Envoyer un rappel – Si vous cliquez sur « Envoyer un rappel », le signataire recevra à nouveau la demande de signature par e-mail.
• Envoyer PDF signé – Une fois que tout le monde a signé le document, vous pourrez envoyer un PDF signé à des utilisateurs.
• Annuler la signature – Annuler la demande de signature pour tout le monde. Un e-mail d'annulation sera envoyé à tous les signataires.

Lorsqu'un document a été signé par tout le monde, vous pouvez cliquer sur la version pour voir et télécharger le document signé dans la vue détaillée de l'affaire ou du contact.

Combien de signatures puis-je demander ?

Suivant l'abonnement que vous avez souscrit, le nombre de signatures peut varier.

• Professionnel et Entreprise – Ces abonnement disposent d'un nombre illimité de signatures (dans les limites de notre politique d'utilisation raisonnable).
• Essentiel et Avancé (Extension) – Les entreprises ayant l'un de ces forfaits avec l'extension activée ont la possibilité d'acheter des demandes de signatures selon deux niveaux :
  • 30 demandes de signature par mois.
  • 100 demandes de signature par mois.
    – Si vous avez un abonnement annuel, votre compte d'entreprise disposera d'une enveloppe mensuelle de 30 ou de 100 signatures, suivant le niveau choisi. Les signatures non utilisées ne peuvent pas être reportées sur le mois suivant.
• Essentiel et Avancé (Essai de l'extension) – Les entreprises dont le compte dispose de l'un de ces abonnements et qui sont en période d'essai de l'extension peuvent demander jusqu'à 5 signatures.

Qu'est-ce que la politique d'utilisation raisonnable ?

Pipedrive surveillera de près l'utilisation des e-Signatures. Si nous constatons que la fonctionnalité est utilisée pour la revente ou si elle fait l'objet de tout autre type d'usage abusif, nous nous réservons le droit d'empêcher ou de suspendre l'accès à la fonctionnalité pour un utilisateur, sans avoir à fournir de raison.