Base de connaissances

La fonctionnalité Smart Docs comprend également un outil e-Signatures, qui vous permet de demander à vos clients de signer des documents sans avoir besoin de quelque outil supplémentaire que ce soit.

Demander une signature

Pour demander une signature, vous devez tout d'abord créer ou télécharger un document depuis la fonctionnalité Smart Docs, dans la page détaillée d'une affaire. Pour en savoir plus sur la mise en place d'un document, veuillez consulter cet article.

Vous pouvez demander une signature à deux endroits :

• Dans l'éditeur de document :
  
  
  
• Dans la vue détaillée :
  

En demandant une signature, une autre version du document sera créée.

Une fois que vous avez cliqué sur Demander des signatures, il vous sera demandé de vérifier votre document et de gérer vos signataires. L'utilisateur ayant demandé la signature (vous) et la personne liée seront automatiquement ajoutés en tant que signataires, mais vous pouvez supprimer ou ajouter des personnes à cette liste. Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 signataires par document.

Vous pouvez changer la langue de l'invitation dans Langue d'invitation.

Une fois que vous avez cliqué sur Demander des signatures, le document, accompagné d'instructions, sera envoyé à tous les signataires. Vous recevrez une notification par e-mail chaque fois que quelqu'un signe ou refuse de signer.

Signer le document

Lorsqu'un signataire ouvre la demande de signature du document qui se trouve dans l'e-mail, il pourra examiner le document. Il aura alors la possibilité de signer le document, refuser de signer ou télécharger le document en tant que PDF dans le coin supérieur droit.

Dans la fenêtre Signer le document, le signataire devra cocher la case pour confirmer avoir examiné le document et être légalement autorisé à signer, puis il devra taper son nom pour continuer. Un code d'authentification sera envoyé à l'e-mail du signataire pour valider son identité.

Une fois que tout le monde a signé le document, un PDF du document signé et une piste de vérification seront automatiquement envoyés par e-mail à tous les signataires ainsi qu'à l'utilisateur ayant demandé les signatures.

Vérifier le statut de signature de votre document

Le document présent dans la vue détaillée de votre affaire affichera le statut de signature de votre document.

Si vous cliquez sur le statut de signature, vous pourrez voir des informations concernant chaque signataire, le nombre de vues du document et le statut de signature.

• Refusé — le signataire a refusé de signer le document. Vous pouvez renvoyer la demande de signature en cliquant sur « Renvoyer l'invitation ».
• En attente — la demande de signature est encore en attente. Vous pouvez envoyer un rappel par e-mail pour renvoyer l'invitation.
• Signé — le signataire a déjà signé.

Vous pouvez également effectuer un certain nombre d'actions dans la fenêtre de détails de la signature :

• Renvoyer invitation — si l'utilisateur refuse la demande de signature, vous pouvez la lui renvoyer.
• Envoyer un rappel — si vous cliquez sur « Envoyer un rappel », le signataire recevra à nouveau la demande de signature par e-mail.
• Envoyer PDF signé — une fois que tout le monde a signé le document, vous pourrez envoyer un PDF signé à des utilisateurs.
• Annuler la signature — annuler la demande de signature pour tout le monde. Un e-mail d'annulation sera envoyé à tous les signataires.

Lorsqu'un document a été signé par tout le monde, vous pouvez cliquer sur la version pour voir et télécharger le document signé dans la vue détaillée de l'affaire.

Combien de signatures puis-je demander ?

Suivant l'abonnement que vous avez souscrit, le nombre de signatures peut varier.

• Professionnet et Entreprise — Ces abonnement disposent d'un nombre illimité de signatures.
• Essentiel et Avancé (Extension) — Les entreprises ayant l'un de ces forfaits avec l'extension activée ont la possibilité d'acheter des demandes de signatures selon deux niveaux :
  • 30 demandes de signature par mois.
  • 100 demandes de signature par mois.
    - Si vous avez un abonnement annuel, votre compte d'entreprise disposera d'une enveloppe mensuelle de 30 ou de 100 signatures, suivant le niveau choisi. Les signatures non utilisées ne peuvent pas être reportées sur le mois suivant.
• Essentiel et Avancé (Essai de l'extension) — Les entreprises dont le compte dispose de l'un de ces abonnements et qui sont en période d'essai de l'extension peuvent demander jusqu'à 5 signatures.