Base de connaissances

La fonctionnalité Smart Docs comprend un outil e-Signatures, qui vous permet de demander à vos clients de signer des documents sans avoir besoin de quelque outil supplémentaire que ce soit.

La fonctionnalité e-Signatures de Pipedrive propose la signature numérique de base. Pour en savoir plus sur ce type de signature, lisez cet article.

Demander une signature

Envoi d'une demande

Pour demander une signature, vous devez créer ou téléverser un document avec la fonctionnalité Smart Docs, dans la page détaillée de l'affaire ou du contact. Pour découvrir comment configurer un document, lisez cet article.

Vous pouvez demander une signature à deux endroits :

• Dans l'éditeur de document

Dans la vue détaillée

Une fois que vous avez cliqué sur « Demander des signatures », il vous sera demandé de vérifier votre document et de gérer vos signataires. L'utilisateur ayant demandé la signature (vous) et la personne liée seront automatiquement ajoutés en tant que signataires, mais vous pouvez supprimer ou ajouter des personnes à cette liste. Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 signataires par document.

Vous pouvez changer la langue de l'invitation dans « Langue d'invitation ».

Authentification de votre demande

Les demandes de signatures nécessitent un code d'authentification.

Lorsque cette fonction de sécurité est activée, les signataires reçoivent par e-mail un code d'authentification à usage unique qui permet de vérifier (sans toutefois la garantir) la validité de leur adresse e-mail. Le signataire doit utiliser ce code pour signer le document.

Personnalisation de votre demande

Personnalisez les e-mails de demande de signature que reçoivent vos clients par l'ajout d'une ligne Objet et d'un message personnalisés.

Une fois que vous avez cliqué sur « Suivant », vous pouvez ajouter des champs signataire au document et les glisser-déposer à l'endroit où vous voulez qu'ils apparaissent.

Une fois que vous avez placé un champ dans un document, vous pouvez passer le curseur dessus pour le modifier et le configurer.

Il existe actuellement quatre types de champs signataire disponibles, avec différentes configurations possibles :

Si vous ajoutez des champs signataire au document, vous devez inclure un champ signature pour chaque signataire. Vous pouvez basculer entre les signataires dans le menu déroulant « Sélectionner un signataire » présent dans le panneau de gauche.

Vous pouvez également attribuer un champ à un autre signataire lorsque vous modifiez vos champs.

Une fois que vous avez terminé la configuration du document, cliquez sur « Envoyer » ; le document sera alors envoyé à tous les signataires avec des instructions. Vous recevrez une notification par e-mail lorsque quelqu'un signera ou refusera de signer.

Si vous ne voulez pas ajouter de champs signature dans le document, vous pouvez passer cette étape en cliquant sur « Envoyer tout de même ».

Si vous envoyez le document sans champs signataire, les signatures seront regroupées sur une page supplémentaire, à la fin du document.

Types de documents non pris en charge

Les types de documents suivants ne sont pas pris en charge pour la collecte de signatures :

• Documents cryptés (documents protégés par un mot de passe).
• Documents déjà signés numériquement.
• Documents partagés en lecture seulement.

Lorsque vous utilisez l'un de ces types de documents, aucun message d'erreur n'apparaîtra, et le processus de collecte des signatures se déroulera comme à l'ordinaire. En revanche, Pipedrive ne le recevra pas, et le document n'apparaîtra jamais comme « complété ».

Signer le document

Lorsqu'un signataire ouvre une demande de signature dans un e-mail, il peut examiner le document. Il peut cliquer sur le champ « Signature » pour signer le document en tapant ou en traçant ; il peut également utiliser le menu déroulant situé dans le coin supérieur droit pour « Refuser de signer » ou « Télécharger en PDF ».

Une fois que tous les champs signataire obligatoires ont été indiqués, le signataire peut cliquer sur le bouton « Terminer la signature » pour continuer.

Il sera demandé au signataire de soumettre un code d'authentification et de cocher une case pour confirmer qu'il a bien lu le document. Après cela, il pourra cliquer sur « Signer » pour compléter la soumission du document.

Une fois que tout le monde a signé le document, un PDF du document signé et une piste d'audit seront automatiquement envoyés par e-mail à tous les signataires ainsi qu'à l'utilisateur ayant demandé les signatures.

Vérifier le statut de signature de votre document

Le document présent dans la vue détaillée de votre affaire ou de votre contact affichera le statut de signature de votre document.

Cliquez sur le statut de signature pour voir des informations concernant chaque signataire, le nombre de vues du document et le statut de signature.

• Refusé – le signataire a refusé de signer le document. Vous pouvez renvoyer la demande de signature en cliquant sur « Renvoyer l'invitation ».
• Envoyé – la demande de signature est encore en attente. Vous pouvez cliquer sur « Envoyer un rappel » pour adresser un e-mail au destinataire à propos de cette demande.
• Terminé – le signataire a déjà signé.

Dans cette fenêtre, vous pouvez aussi « Annuler la signature » et utiliser l'option « Télécharger » pour télécharger la version originale du document. Si tout le monde a signé le document, vous pouvez également télécharger la version signée, ainsi que la piste d'audit.

Combien de signatures puis-je demander ?

Suivant l'abonnement que vous avez souscrit, le nombre de signatures peut varier.

• Professionnel, Power et Entreprise – Ces abonnements disposent d'un nombre illimité de signatures (dans les limites de notre politique d'utilisation raisonnable).
• Essentiel et Avancé (Extension) – Les entreprises ayant l'un de ces forfaits avec l'extension activée peuvent acheter des demandes de signatures selon deux niveaux :
  • 30 demandes de signature par mois.
  • 100 demandes de signature par mois.

• Essentiel et Avancé (Essai de l'extension) – Les entreprises dont le compte dispose de l'un de ces abonnements et qui effectuent un essai de l'extension peuvent demander jusqu'à 5 signatures.

Qu'est-ce que la politique d'utilisation raisonnable ?

Pipedrive surveille de près l'utilisation des e-Signatures. Si nous constatons que la fonctionnalité est utilisée pour la revente ou si elle fait l'objet de tout autre type d'usage abusif, nous nous réservons le droit d'empêcher ou de suspendre l'accès à la fonctionnalité pour un utilisateur, sans avoir à fournir de raison.