Base de connaissances

La technologie joue un rôle significatif dans nos vies quotidiennes et notre environnement rapidement changeant. Bien que l'un des objectifs premiers de Pipedrive soit de proposer un outil intuitif et facile à utiliser, tout le monde n'est pas expert des nouvelles technologies, et certains peuvent avoir besoin d'assistance pour configurer telle ou telle fonctionnalité.

L'option de partage d'automatisations avec d'autres utilisateurs vise à permettre aux admins versés dans les aspects technologiques de gagner du temps en configurant des automatisations pour les utilisateurs moins expérimentés.

Partagez des automatisations avec d'autres utilisateurs

Avant de partager une automatisation, vous devez vous rappeler que seules les automatisations ayant pour déclencheur « Déclenché par des utilisateurs sélectionnés » peuvent être partagées. Si le déclencheur réglé est « Déclenché par n'importe quel utilisateur, le partage n'est pas nécessaire puisque tous les utilisateurs sont déjà inclus.

Pour accorder l'accès d'une automatisation à d'autres utilisateurs, cliquez sur l'automatisation elle-même, pour l'ouvrir dans une vue contextuelle. Puis, dans la section utilisateurs, cliquez sur « Ajouter des utilisateurs ».

Vous verrez s'afficher l'invite gérer l'accès. Cherchez les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager l'automatisation et cliquez sur « Appliquer les changements ».

Une fois les changements enregistrés, vous verrez que la section utilisateurs dans la vue contextuelle comportera maintenant une liste des utilisateurs ayant accès à l'automatisation.

En cliquant sur « Gérer l'accès », vous pouvez ajouter plus d'utilisateurs ou retirer l'accès à des utilisateurs existants.

Dans la vue en liste des automatisations, vous pourrez voir les automatisations qui ont été partagées, et si elles sont actives ou inactives. L'icône de partage comporte deux chiffres :

• Le premier chiffre indique le nombre d'utilisateurs ayant déjà activé l'automatisation
• Le deuxième chiffre indique avec combien d'utilisateurs l'automatisation a été partagée

Activation d'automatisations partagées

Comme les automatisations partagées avec d'autres utilisateurs peuvent exécuter des actions en leur nom (par exemple envoyer des e-mails, envoyer des messages Slack, etc.), les utilisateurs abonnés doivent accepter d'activer l'automatisation pour eux-mêmes et accepter à l'avance tous les changements qui pourraient être opérés dans l'avenir, puisqu'ils n'en seront pas avertis.

Une fois que les utilisateurs ont activé les automatisations de leur côté, vous verrez l'interrupteur « Actif » allumé dans la section utilisateurs.

Les utilisateurs standard qui ont reçu et activé les automatisations pourront voir le flux de travail et les exécutions par leur propre utilisateur. En revanche, ils ne pourront pas modifier, transférer, supprimer ou dupliquer l'automatisation, ces actions étant réservées aux admins globaux.

Au besoin, les admins peuvent écarter temporairement ou de manière permanente certains utilisateurs des automatisations. Si cette mise à l'écart est temporaire, l'utilisateur standard devra réactiver lui-même l'automatisation pour reprendre les exécutions.

Historique des exécutions

Utilisateurs administrateurs

Les utilisateurs admin ont accès à l'historique complet des exécutions d'une automatisation partagée. Ils peuvent :

• Filtrer par utilisateur
• Chercher des exécutions spécifiques par des utilisateurs précis
• Sélectionner une fenêtre temporelle
• Vérifier le statut d'une exécution

Utilisateurs standard

Les utilisateurs standard pourront voir toutes les informations relatives à leurs propres exécutions, comme le statut et la fenêtre temporelle.

Dépannage

Lorsqu'une automatisation est activée, le système effectue un diagnostic pour confirmer que le flux de travail est correctement construit et qu'aucun problème ne viendra en troubler l'exécution.

Si une erreur est décelée, vous recevrez une notification et vous devrez corriger le flux de travail pour pouvoir l'activer.

Cliquez sur « Dépannage » au sommet de la page pour plus de détails sur les erreurs.

Une fois que les problèmes ont été résolus, vous pouvez effectuer de nouveau le diagnostic et activer l'automatisation.