Base de connaissances

Il est important de suivre toutes vos tâches à venir, qu’elles soient professionnelles ou personnelles.

Utiliser plusieurs calendriers peut entraîner des réservations en double ou des rendez-vous manqués, donner une image peu professionnelle et vous faire perdre des affaires importantes.

Pour éviter cela, nous vous recommandons de synchroniser votre compte Pipedrive avec le calendrier de votre choix, Google, Exchange, Outlook ou Office, grâce à la synchronisation du calendrier de Pipedrive, afin de tout regrouper au même endroit.

Installation

Pour activer la synchronisation du calendrier, accédez à Préférences personnelles > Synchronisation du calendrier, puis cliquez sur « Connecter un compte ».

Saisissez ensuite l’adresse e-mail et le mot de passe du compte de calendrier que vous souhaitez synchroniser, puis suivez la procédure d’autorisation pour donner à Pipedrive accès à votre calendrier externe.

Paramètres

Lorsque vous synchronisez votre calendrier avec Pipedrive, plusieurs options déterminent comment ils interagissent. Vous pouvez notamment choisir le calendrier à synchroniser (si vous en avez plusieurs) et le type de synchronisation souhaité.

Vous pouvez arrêter la synchronisation et synchroniser un autre compte à tout moment pour ne manquer aucun événement important.

Choisir un type de synchronisation du calendrier

Deux options permettent de synchroniser votre calendrier externe avec Pipedrive :

• Synchronisation bidirectionnelle : les activités et les événements sont mis à jour dans Pipedrive et dans votre calendrier externe, dans les deux sens

• Synchronisation unidirectionnelle : seules les activités de Pipedrive sont synchronisées vers votre calendrier externe

Synchronisation bidirectionnelle

Si vous sélectionnez la synchronisation bidirectionnelle, les activités créées dans Pipedrive sont synchronisées avec votre calendrier, et les événements créés dans votre calendrier externe sont synchronisés avec Pipedrive sous forme d’activités.

Les modifications apportées dans l’un ou l’autre calendrier mettent à jour l’événement ou l’activité liée sur l’autre plateforme.

Définir la visibilité par défaut des événements externes

Vous pouvez choisir si les événements externes synchronisés dans Pipedrive sont visibles par tout le monde ou uniquement par vous.

Synchroniser les événements privés

Vous pouvez également choisir comment synchroniser les événements privés, afin que certains rendez-vous personnels (une consultation médicale, par exemple) restent privés dans votre calendrier synchronisé.

• « Visible par tous » : tous les utilisateurs de Pipedrive peuvent voir ces événements

• « Visible uniquement par vous » : un bloc sans identification est ajouté à votre calendrier, et vous seul pouvez en voir les détails.

Vous pouvez aussi choisir de ne pas les synchroniser du tout. Dans ce cas, bloquez manuellement les créneaux correspondants dans votre calendrier pour éviter les conflits.

Importer des événements externes

Le paramètre « Convertir les événements du calendrier externe » détermine comment Pipedrive importe les événements de votre calendrier synchronisé et quel type d’activité leur est attribué.

Synchronisation unidirectionnelle

Si vous sélectionnez la synchronisation unidirectionnelle, seules les activités créées dans Pipedrive sont synchronisées avec le calendrier lié. En revanche, les événements créés dans le calendrier lié ne créent pas d’activités dans Pipedrive.

Il peut s'agir de tous les types d'activités par défaut – appel, réunion, tâche, échéance, e-mail, déjeuner de travail – ou de n'importe quel type personnalisé d'activité créé spécialement pour le compte d'entreprise. En savoir plus sur les activités et les types d’activités personnalisés dans cet article.

L’option « Sélectionner les activités Pipedrive à afficher dans votre calendrier externe » vous permet de choisir les types d’activités Pipedrive à synchroniser avec votre calendrier associé.

Si vous ne souhaitez pas synchroniser certaines activités avec le calendrier connecté à Pipedrive, nous vous recommandons de décocher les types d’activités correspondants dans la liste.

Toute modification de ces options, notamment des activités Pipedrive à synchroniser, est automatiquement enregistrée dans Pipedrive.

Paramètres avancés

Vous verrez également une option permettant d’inclure les informations sur l’affaire et le contact dans la description des activités.

Affichage du calendrier

Pour lancer la synchronisation de votre calendrier, cliquez sur « Démarrer la synchronisation ». Quelques minutes plus tard, vous pourrez voir vos activités dans la vue calendrier.

La vue calendrier vous aide à suivre vos activités, à faire avancer vos ventes et à conclure vos affaires importantes.

Dans la vue calendrier comme dans la vue en liste, vous pouvez voir l’état de la synchronisation et le compte synchronisé.