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QuickBooks統合アプリを使用すると、取引の詳細ビューから請求書を作成し、データを2つのツール間でコピー＆ペーストする手間をかけずに、QuickBooksアカウントにシームレスに送信できます。

この統合は、Pipedriveで作成された請求書の更新されたステータスも提供するため、Pipedriveアプリを離れることなく、請求書が支払われたか、期限が過ぎたかを正確に把握できます。

統合の有効化

QuickBooksアカウントを接続するには、右上のアカウントメニューを開き、ツールとアプリ > 請求書作成に移動し、“インストール”をクリックしてQuickBooksの横にあります。

インストールを完了し、アクセスを許可するためにPipedriveマーケットプレイスに移動します。アプリはツールとアプリ > マーケットプレイスアプリからアンインストールできます。

ログイン認証情報が確認されると、QuickBooksの設定を構成するためにPipedriveの設定に戻ります。

請求書がPipedriveで作成されると、次のフィールドがQuickBooksに自動入力されます：

• 連絡先 – このフィールドは請求書の受取人を明示します。請求書は通常、企業の買掛金部門によって支払われるため、Pipedriveの組織 – 名称フィールドを使用することをお勧めします。他の組織、連絡先、取引フィールドから選択することもできます。
• 住所 – このフィールドは請求書の受取人の物理的な住所用です。請求書は通常、企業の買掛金部門によって支払われるため、Pipedriveの組織 – 住所フィールドを使用することをお勧めします。他の組織、連絡先、取引フィールドから選択することもできます。
• メール – このフィールドは請求書の受取人のメールアドレスです。Pipedriveのメールフィールドは人タイプのフィールドであるため、Pipedriveの人 – メールフィールドを活用することをお勧めします。他の組織、連絡先、取引フィールドから選択することもできます。
• 顧客税ID – すべての請求書でこの情報が必要なわけではありませんが、顧客の税ID情報を保持するためにPipedriveにカスタムフィールドを作成した場合は、そのフィールドをここで適用することをお勧めします。
• 期日 – 支払いの期日を設定できます。たとえば、発行日から7日後に期日が設定されている場合、3月13日に作成された請求書の期日は3月20日になります。
• デフォルト税率 – 新しい請求書の製品に使用されるデフォルトの税率を明示するためにこのフィールドを使用します。必要に応じて、請求書ごとにデフォルトの税率を上書きできます。
• デフォルトアカウント – 新しい請求書に使用されるデフォルトの収入アカウントを選択できます。必要に応じて、請求書ごとにデフォルトのアカウントを上書きできます。

ユーザーアクセス設定は、あなたまたはすべてのユーザーが会社の代わりに請求書にアクセス、発行、管理できるかどうかを明示するのに役立ちます。

選択内容に満足したら、“保存”ボタンをクリックして、Pipedriveの会社アカウントのQuickBooks統合設定を保存します。

統合の使用

統合設定が完了したら、任意の取引の詳細ビューに移動して最初の請求書を作成します。“請求書”タブをクリックし、“+ 請求書”を選択して開始します。

ほとんどの情報は、以前に設定で選択したフィールドとその特定の取引に関連付けられた値に基づいて自動的に入力されますが、欠落している詳細も含めるようにしてください。

以下の請求書作成ウィンドウが表示され、3つのセクションに分かれています：

顧客詳細

このセクションは、請求書受取人に関する情報を反映します。具体的には、請求対象の組織名、住所、メールアドレス、および税務IDなどです。

顧客詳細セクションからレビューを開始します。“宛先”フィールドに警告アイコンが表示された場合、それはその連絡先がQuickBooksにリンクされていないことを示します。

請求書を正常に作成するには、警告アイコンをクリックし、新しい連絡先を作成するか、QuickBooksアカウント内の既存の顧客に請求書をリンクします。いずれの場合も、リンクを完了するために“確認”をクリックする必要があります。

また、プロバイダー側で顧客情報を更新することができることにも注意してください。これが有効になっている場合、請求書受取人の住所、メールアドレス、および税務IDがQuickBooksに取り込まれます。

請求書の詳細

このセクションには、請求書の具体的な詳細、例えば税金、発行日、期限日、通貨、および請求書番号に関する情報が含まれています。

請求書の詳細セクションでは、会社のニーズに合わせてすべてのフィールドを調整できます。通貨は必須フィールドであるため、必ず入力してください。

請求書項目

このセクションでは、請求書の料金を構成する製品またはサービスをリストします。

取引にリンクされた製品は請求書項目セクションに自動的に入力されますが、リストにさらに項目を追加することもできます。取引に製品を追加する方法については、こちらの記事をご覧ください。

すべての詳細を入力したら、“請求書を作成”ボタンをクリックしてこれをQuickBooksアカウントに送信します。

請求書の表示

あなたの新しい請求書は、取引の詳細表示の履歴セクションの請求書タブの下に表示されます。Pipedriveの請求書は、状態に基づいて以下のフラグを反映します：

• 未払い
• 支払い済み
• 無効
• 期限切れ
• 部分支払い済み

請求書の右上隅にある3つのアイコンを使うと、以下の操作ができます：

• PDFダウンロード – 請求書のPDFバージョンをダウンロードして、直接顧客に送信します
• メール送信 – 支払い済みまたは期限切れの請求書を直接顧客に送信します。請求書はQuickBooksから送信されます。
• リンクをコピー – 請求書を共有するための公開リンクを生成できます。このオプションは、QuickBooksアカウントにオンライン支払いが有効で、請求書にメールアドレスが含まれている場合のみ利用可能です。

追加オプションを表示するには、“...”をクリックしてください：

• 無効化 – 未払いまたは支払い済みの請求書を無効にします。無効化された請求書は再度有効にできません。
• 削除 – 請求書をPipedriveとQuickBooksの両方から削除します
• 取引からのリンク解除 – 請求書を取引から削除します
• QuickBooksで開く – このオプションをクリックすると、QuickBooksアカウントに移動し、請求書を編集したり、送信したり、支払いを受け入れたりできます

詳細表示サイドバー

あなたの請求書履歴は、取引の詳細表示のサイドバーに含まれます。ここであなたは更新をクリックしてQuickBooksからの新しい更新を取得することができ、または“...”をクリックして設定に移動したり、連絡先のリンクを解除したりできます。

“すべての請求書を見る”をクリックすると、カスタマイズ可能な期間でフィルタされたすべてのリンクされた請求書の詳細を表示できます。

リンクされた連絡先に関連するすべての請求書を表示し、それらの請求書を現在表示している取引にリンクまたはリンク解除することができます。