Tudástár

A QuickBooks integrációs alkalmazással számlákat hozhat létre az üzlet részletező nézetéből, és zökkenőmentesen elküldheti őket a QuickBooks fiókjába anélkül, hogy adatokat kellene másolnia és beillesztenie a két eszköz között.

Az integráció frissített státuszokat is biztosíthat a Pipedrive-ból létrehozott számlákon, így pontosan tudni fogja, mikor fizették ki őket vagy mikor esedékesek, anélkül, hogy elhagyná a Pipedrive alkalmazást.

Az integráció engedélyezése

A QuickBooks fiók csatlakoztatásához nyissa meg a fiók menüt a jobb felső sarokban, lépjen a Eszközök és alkalmazások > Számlázás menüpontra, és kattintson a “Telepítés” gombra a QuickBooks mellett.

A Pipedrive Alkalmazáspiacra lesz átirányítva, ahol befejezheti a telepítést és engedélyezheti a hozzáférést. Az alkalmazás az Eszközök és alkalmazások > Alkalmazáspiac alkalmazások menüpont alatt távolítható el.

Miután megerősítették a bejelentkezési adatokat, visszatér a Pipedrive beállításokhoz, hogy konfigurálja a QuickBooks preferenciákat.

A következő mezők automatikusan kitöltődnek a QuickBooks-ba, amikor egy számla készül a Pipedrive-ban:

• Kapcsolat – Ez a mező határozza meg a számla címzettjét. Mivel a számlákat általában egy cég számlázási osztálya fizeti ki, javasoljuk a Pipedrive Szervezet – Név mezőjének használatát. Választhat más szervezeti, kapcsolat- vagy üzletmezők közül is.
• Cím – Ez a mező a számla címzettjének fizikai címe. Mivel a számlákat általában egy cég számlázási osztálya fizeti ki, javasoljuk a Pipedrive Szervezet – Cím mezőjének használatát. Választhat más szervezeti, kapcsolat- vagy üzletmezők közül is.
• E-mail – Ez a mező a számla címzettjének e-mail címe. Mivel a Pipedrive e-mail mezője személy típusú, javasoljuk a Pipedrive Személy – E-mail mezőjének használatát. Választhat más szervezeti, kapcsolattartói vagy üzletmezők közül is.
• Vevő adószám – Nem minden számlához szükséges ez az információ, de ha létrehozott egy egyedi mezőt a Pipedrive-ban, hogy tárolja a vevő adószámát, javasoljuk, hogy alkalmazza ezt a mezőt itt.
• Határidő – Itt állíthatja be a fizetés határidejét. Például, ha a határidő hét nappal a kiállítás dátuma után van meghatározva, a március 13-án kiállított számla határideje március 20. lesz.
• Alapértelmezett adókulcs – Ebben a mezőben pontosíthatja, mely alapértelmezett adókulcs vonatkozik az új számlák termékeire. Szükség esetén számlánként felülírhatja az alapértelmezett adókulcsot.
• Alapértelmezett ügyfél – Itt kiválaszthatja, melyik alapértelmezett bevételi ügyfelet alkalmazza az új számláknál. Szükség esetén számlánként felülírhatja az alapértelmezett ügyfelet.

Az felhasználói hozzáférés beállítás lehetővé teszi, hogy tisztázza, hogy Ön vagy minden felhasználó hozzáférhet, kiadhat és kezelhet számlákat a vállalata nevében.

Miután elégedett a választásaival, kattintson a “Mentés” gombra, hogy elmentse a QuickBooks integrációs preferenciáit a Pipedrive vállalati fiókjához.

Integráció használata

Az integráció beállításának befejezése után menjen bármelyik üzlet részletes nézetébe, hogy létrehozza első számláját. Kattintson a „Számla” fülre, majd válassza a „+ Számla” lehetőséget a kezdéshez.

Bár a legtöbb információ automatikusan kitöltésre kerül a korábban a beállításokban kiválasztott mezők és a konkrét üzlethez kapcsolódó értékek alapján, győződjön meg arról, hogy minden hiányzó részletet tartalmaz.

Látni fog egy számla létrehozása ablakot, amely három részre oszlik:

Vevői adatok

Ez a szakasz a számla címzettjével kapcsolatos információkat tükrözi, például a számlázott entitás nevét, a címet, e-mailt és a adóazonosítót.

Kezdje az ellenőrzést az ügyféladatok szekcióval. Ha a „Címzett” mező mellett figyelmeztető ikon jelenik meg, az azt jelzi, hogy a kapcsolat nincs összekapcsolva a QuickBooks rendszerével.

A számla sikeres létrehozásához kattintson a figyelmeztető ikonra, majd hozzon létre új kapcsolatot vagy kapcsolja a számlát meglévő ügyfélhez QuickBooks fiókjában. Mindkét esetben rá kell kattintania a „Megerősítés” gombra az összekapcsolás befejezéséhez.

Ezenkívül láthatja, hogy frissítheti az ügyféladatokat a szolgáltatónál. Ha ez engedélyezve van, a számla címzettjének címe, e-mail címe és adóazonosítója is átkerül a QuickBooks-ba.

Számla részletei

Ez a szakasz a számlázással kapcsolatos specifikus részleteket tartalmaz, mint például adó, kiállítási és esedékességi dátumok, valuta és számlaszám.

A számlaadatok részben minden mezőt a cégéhez igazíthat. Figyeljen arra, hogy a pénznemet mindenképpen ki kell tölteni, mivel ez kötelező mező a QuickBooks-ban.

Számla tételek

Ez a szakasz felsorolja a termékeket vagy szolgáltatásokat, amelyek a számláján szereplő díjakat alkotják.

Miközben az üzlethez kapcsolt termékek automatikusan megjelennek a számlatételek részben, további elemeket is hozzáadhat a listájához. Tudja meg, hogyan adhat hozzá termékeket ügyleteihez ebben a cikkben.

Miután megadta az összes részletet, kattintson a “Számla létrehozása” gombra, hogy ezt elküldje a QuickBooks fiókjába.

Számlák megtekintése

Az új számla az számlák fül alatt, az előzmények szekcióban jelenik meg az üzlet részletes nézetében. A Pipedrive-ban a számlák az alábbi állapotjelzőket mutatják majd az állapotuk alapján:

• Nyitott
• Kifizetett
• Érvénytelenített
• Lejárt
• Részben kifizetett

Három ikon a számla jobb felső sarkában lehetővé teszi a következőket:

• PDF letöltése – Töltsd le a számlád PDF verzióját, hogy közvetlenül elküldhesd az ügyfeleidnek
• Küldés e-mailben – Küldje el közvetlenül ügyfelének a kifizetett vagy esedékes számlákat. A számlák a QuickBooks rendszeréből lesznek elküldve.
• Link másolása – Nyilvános linket is létrehozhat a számla megosztásához. Ez az opció csak akkor érhető el, ha QuickBooks fiókjában engedélyezve vannak az online fizetések, és a számla tartalmaz e-mail címet.

Kattints a “...” ikonra a további lehetőségekhez:

• Stornózás – Bármely kifizetett vagy ki nem fizetett számlát visszavonhat. A sztornózott számlák sztornózása nem vonható vissza.
• Törlés – Törli a számlát a Pipedrive-ból és a QuickBooks-ból is
• Kapcsolat megszüntetése a megállapodástól – Távolítsd el a számlát a megállapodásból
• Megnyitás a QuickBooks-ban – Ezen opcióra kattintva a QuickBooks fiókodba jutsz, ahol szerkesztheted a számládat, elküldheted és elfogadhatod a kifizetést

Részletes nézet oldalsáv

A számlatörténet az üzlet részletes nézetének oldalsávjában jelenik meg. Itt frissíthet a QuickBooks-ból érkező új frissítések fogadásához, vagy kattintson a „...” gombra a beállításokhoz vagy a kapcsolat leválasztásához.

Kattints a “Minden számla megtekintése” lehetőségre, hogy további részleteket láthass az összes összekapcsolt számláról, amelyeket egy testreszabható időkeret szerint szűrhetsz.

Megtekintheted az összes számlát, amely a kapcsolt kapcsolattal van összekapcsolva, és kezelheted a számlák összekapcsolását és megszüntetését az általad jelenleg megtekintett üzlethez.