Ez a cikk gépi fordítás segítségével készült el.
Projektek: sablonok
Ahelyett, hogy minden projekthez újra létrehozná ugyanazokat a feladatokat és idővonalakat, használjon projektsablonokat az ismétlődő folyamatok szabványosításához.
A sablonok segítenek gyorsan beállítani az ismétlődő munkafolyamatokat, például az ügyfélbevezetést vagy a szolgáltatásnyújtást, előre kialakított struktúrával és idővonalakkal.
Projektsablonok hozzáadása
Sablon létrehozásához lépjen a Projects > Templates menüpontra, és kattintson a “+ Template” gombra.
Először válassza ki azt a táblát, amelyen az ebből a sablonból létrehozott projektek szerepelni fognak, majd kattintson a “Continue” gombra.
Adjon meg egy egyértelmű címet és leírást, hogy a csapata tudja, mikor érdemes használni.
A projektterv beállítása
A sablonszerkesztőben hozza létre újra azt a munkafolyamatot, amelyet a csapata minden projektben elvégez.
Adjon hozzá feladatokat, tevékenységeket és mérföldköveket, amelyeket rendszeresen kézzel hoz létre.
Ugyanazokat a munkaelemeket többféleképpen is rendszerezheti attól függően, mennyire strukturált a folyamata. Rendelje őket konkrét fázisokhoz, csoportosítsa őket csoportokkal, vagy hagyja őket hozzárendelés nélkül.
A munkaelemek rendszerezésének módosításához kattintson a “Phases” elemre, majd válassza a “Groups” lehetőséget.
Ezután kattintson a “+” ikonra egy csoport létrehozásához, és rendelje hozzá a munkaelemeket.
Munkaelemek hozzáadásakor állítson be relatív határidőket a projekt kezdési dátuma alapján, hogy a sablonból létrehozott minden projekt ugyanazt az ütemezést kövesse.
Feladatfüggőségek meghatározása
A függőségek segítenek a csapatának megérteni a munka helyes sorrendjét, és elkerülni a feladatok túl korai elindítását.
Nyisson meg egy hozzáadott feladatot vagy mérföldkövet, majd lépjen a dependencies fülre, és kattintson a “Add dependency" gombra.
Válasszon egy másik feladatot, majd határozza meg a kapcsolatot:
- Blocking – az aktuális feladat blokkolja a kiválasztott feladatot
- Waiting on – a kiválasztott feladatot be kell fejezni az aktuális feladat előtt
Ha a sablon elkészült, kattintson a “Save and close” gombra.
Projekt átalakítása sablonná
Ha már van egy projektje olyan struktúrával, amelyet újra szeretne használni, átalakíthatja sablonná.
Nyissa meg a projektet, kattintson a jobb felső sarokban lévő “…” ikonra, majd válassza a “Convert to template” lehetőséget.
Ezután válassza ki, hogy megtartja vagy törli az eredeti projektet.
Az új sablon a feladatokat, tevékenységeket és mérföldköveket ugyanazokban a fázisokban tartja meg, beleértve a relatív határidőiket is.
Projektek létrehozása sablonból
Ha a sablon elkészült, manuálisan vagy automatikusan is használhatja projektek létrehozására.
Új projektek hozzáadása
Lépjen a Projects > Templates menüpontra, majd egy sablonon kattintson a “Use” gombra.
A Projects oldalra is léphet, kattintson a “+ Project” gombra, majd a beállítás során válasszon sablont.
A sablon kiválasztása után adja meg a projekt részleteit, és határozzon meg egy kezdési dátumot. A sablonból származó feladatok, tevékenységek és mérföldkövek ehhez a dátumhoz viszonyítva lesznek ütemezve.
Sablonok alkalmazása meglévő projektekre
Sablont egy meglévő projektre is alkalmazhat ugyanazon a táblán belül.
Nyissa meg a projekt részletes nézetét, kattintson a jobb felső sarokban lévő “…” ikonra, majd válassza a “Use template.” lehetőséget.
Válasszon egy sablont, és határozzon meg egy kezdési dátumot. Ez a dátum csak a feladatok, tevékenységek és mérföldkövek relatív határidejének kiszámításához szolgál. Ez nem módosítja a projekt meglévő kezdési dátumát.
A projektben már meglévő munkaelemek a jelenlegi fázisaikban maradnak.
Projektlétrehozás automatizálása
A sablonokat a projektlétrehozás automatizálására is használhatja.
Amikor projektművelettel rendelkező automatizálást hoz létre, kattintson a “Add fields” gombra, majd válasszon egy sablont, és adjon meg egy kezdési dátumot.
A beállítás után egy új projekt automatikusan létrejön minden alkalommal, amikor az automatizálás aktiválódik, például amikor egy üzletet megnyertként jelölnek.
Sablonok kezelése és frissítése
Ahogy a folyamatai fejlődnek, a sablonoknak is velük együtt kell fejlődniük.
A Projects > Templates menüpontban a “…” menü segítségével szerkesztheti, másolhatja vagy törölheti a sablonokat.
A sablonok naprakészen tartásával biztosíthatja, hogy minden új projekt tükrözze a csapata jelenlegi munkamódszerét.
Hasznos volt ez a cikk?
Igen
Nem