Tudástár

A Smart Docs segít ajánlatokat, árajánlatokat és szerződéseket készíteni közvetlenül az ügyletekből és kapcsolatokból. Dokumentumai automatikusan kitöltődnek adatokkal a Pipedrive-fiókjából, így nem szükséges manuálisan másolnia és beillesztenie az információkat.

Smart Docs segítségével a következőket teheti:

• Dokumentumok készítése sablonokból
• Automatikusan beszúrhatja az üzlet-, kontakt-, termék- és projektadatokat
• Dokumentumok megosztása nyomon követhető linkekkel
• Értesítéseket kaphat, amikor a címzettek megnyitják a dokumentumokat
• Jogilag kötelező érvényű e-aláírások kérése

Kapcsolódás egy felhőalapú tárolószolgáltatóhoz

A dokumentumok létrehozása előtt kapcsolatot kell létesítenie a felhőalapú tárolószolgáltatójával.

A Smart Docs támogatja:

• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

Kapcsolódás egy ügylethez vagy kapcsolathoz

Nyissa meg egy ügylet vagy kapcsolat részletes nézetét, kattintson a „Dokumentumok” fülre, majd válassza ki a „Felhőalapú tárhely csatlakoztatása” lehetőséget.

Engedélyeznie kell a Pipedrive hozzáférését a tárolófiókjához.

Miután csatlakoztatta:

• Feltöltheti a meglévő fájlokat
• Az új dokumentumok automatikusan mentésre kerülnek a kiválasztott meghajtóra

A csatlakoztatás után választhat személyes vagy megosztott meghajtót tárolási helyként.

Csatlakozás a beállításokból

Kezelheti kapcsolatait a Eszközök és alkalmazások > Dokumentumok menüpont alatt, és kattinthat a „+ Új fiók hozzáadása” lehetőségre másik szolgáltatóhoz való csatlakozáshoz, vagy a „Leválasztás” gombra a hozzáférés megszüntetéséhez.

Tudjon meg többet a fájlok tárolásáról ebben a cikkben.

Ha problémái vannak a Google Drive csatlakoztatásakor vagy újrahitelesítésénél:

• Látogasson el a saját Google Engedélyezések oldalára
• Távolítsa el a Pipedrive hozzáférést, mielőtt újra próbálkozik a csatlakozással
• Ha a probléma folytatódik, lépjen kapcsolatba az ügyfélszolgálatunkkal segítségért

Beállíthat egy alapértelmezett megosztott meghajtót a fiókjához.

Megosztott meghajtók használata a Google Drive-on

Amikor csatlakozik a Google Drive-hoz, a Smart Docs automatikusan kijelöl egy alapértelmezett megosztott meghajtómappát a cégének. Kiválaszthat egy másikat is, vagy létrehozhat egy újat.

Új megosztott meghajtó létrehozásához nyissa meg a Google Drive-fiókját, menjen a Megosztott meghajtók fülre, majd kattintson a „+ Új” gombra:

Miután létrehozta az új megosztott meghajtót a Google Drive-on, navigáljon az Eszközök és alkalmazások > Dokumentumok menüpontra, és válassza ki az új megosztott meghajtót a Smart Docs használatához:

Munkavégzés sablonokkal

A sablonok segítenek időt megtakarítani azáltal, hogy ugyanazt a struktúrát újrahasználhatja több dokumentumban.

Sablon létrehozásához nyissa meg egy ügylet vagy kapcsolat részletes nézetét, majd kattintson a „Dokumentumok” fülre, és lépjen a Sablonok fülre. Kattintson a „+ Új készítése” elemre, és válassza a Dokumentum, Táblázat vagy Prezentáció lehetőséget.

Továbbá importálhat egy sablont a szolgáltatójából, ha már elmentett egyet.

Sablonok szerkesztése és mezők hozzáadása

Amikor a sablonszerkesztőben van, a következőket teheti:

• A sablon nevének frissítése
• Egy kategória hozzárendelése
• Tetszőleges Pipedrive mező (üzlet, kapcsolat, termék, projekt vagy időalapú) hozzáadása automatikus kitöltéshez a sablon tartalmában.

A mező beszúrásához a sablonba:

• Másolja a mezőt a jobb oldali panelről
• Illessze be a mezőt a sablon törzsébe

A mező így jelenik meg zárójelek között: [Üzlet neve (üzlet neve)]

Amikor egy dokumentumot készít a sablonból, a Smart Docs automatikusan lecseréli a zárójeleket valós adatokkal.

Miután befejezte a sablon szerkesztését, kattintson a „Bezárás” gombra a mentéshez, vagy kattintson a „Dokumentum létrehozásához használja” gombra, hogy azonnal generáljon egy dokumentumot az újonnan létrehozott sablonjával.

Tudjon meg többet a mezőkről és sablonokról a Smart Docs-ban ebből a cikkből.

Sablonok megosztása a csapattal

Fejlett sablonmegosztással automatikusan megoszthatja a sablont más felhasználókkal a Pipedrive rendszerben. Sablon megosztásához nyissa meg szerkesztésre, és kattintson az „Engedélyek” fülre. Két eltérő engedélyszint áll rendelkezésre:

• Használhatja ezt a sablont – A felhasználók megtekinthetik és használhatják a sablont új dokumentumok létrehozására, de nem szerkeszthetik vagy törölhetik azt.
• Szerkesztheti ezt a sablont – A felhasználók megtekinthetik, használhatják, szerkeszthetik és törölhetik a sablont.

A megosztott sablonok a „Megosztva velem” szekció alatt jelennek meg a sablon galériában.

Dokumentum létrehozása

Dokumentum létrehozása:

• Nyisson meg egy ügyletet vagy kapcsolatot részletes nézetben
• Kattintson a Dokumentumok fülre
• Válassza ki az alábbi lehetőségek egyikét:
  • Készítés sablonból
  • Üres dokumentum, táblázat vagy prezentáció létrehozása
  • Fájl feltöltése a saját eszközéről vagy felhőtárolóból

Fájlokat tölthet fel a következő helyekről:

• A saját eszköze

• Google Drive

• OneDrive

• SharePoint

Sablonból

Dokumentum létrehozásához meglévő sablonból kattintson a „Sablonból” lehetőségre, majd válassza ki a használni kívánt sablont.

A dokumentumszerkesztő megjelenik, és az összes mező automatikusan be lesz töltve.

Itt a következőket teheti:

• A dokumentum átnevezése
• Kategóriájának módosítása
• A tartalom szerkesztése saját preferenciái szerint

A módosítások munka közben automatikusan mentésre kerülnek a dokumentumban.

Hogyan működik a mezőfeltöltés

Ha Ön azt szeretné, hogy az üzlet-specifikus adatok automatikusan töltsenek be, hozza létre a dokumentumot az ügylet részletes nézetből.

Ha Ön azt szeretné, hogy a személy-specifikus mezők automatikusan töltsenek be, hozza létre a dokumentumot az ügylet vagy kapcsolat részletes nézetből.

A dokumentum megtekintése és megosztása

Google Drive

Ha rákattint a „Megosztás” gombra a dokumentumszerkesztőben, megoszthatja a dokumentumot, aláírást kérhet, vagy letöltheti PDF formátumban.

• Megosztás linkként – Generáljon linket a dokumentum olvasási jogokkal rendelkező PDF változatához.
• Aláírások kérése – Kérjen e-aláírásokat a dokumentum címzettjeitől.
• PDF letöltése – A dokumentumot helyben mentheti el.

OneDrive és SharePoint

A dokumentum megosztásához először zárja be a dokumentumszerkesztőt, majd kattintson a „...” gombra a részletező oldalon létrehozott dokumentumon.

Innen egy megosztható linket hozhat létre.

A dokumentum megtekintések nyomon követése

Link létrehozásakor engedélyezheti a megtekintések nyomon követését, és választhat, hogy e-mail értesítést kapjon, amikor valaki megnyitja azt.

E-mail értesítéseket kaphat:

• Amikor először nyílik meg a dokumentum
• Minden alkalommal, amikor megnyílik
• Soha

Dokumentumverziók megértése

Valahányszor megosztható linket generál, a Smart Docs új verziót készít az eredeti dokumentumból, beleértve a megtekintések számát és létrehozási időpontját.

Miután egy verziót megosztottak:

• Az a verzió csak olvashatóvá válik

• Az már nem szerkeszthető

A dokumentum frissítéséhez kattintson az eredeti dokumentumra, hajtsa végre a szükséges frissítéseket, majd generáljon egy új linket.

Amikor az új link generálásra kerül, a Verzió 2, Verzió 3 és így tovább megjelenik az eredeti dokumentum alatt.

Ha több változatot hoz létre egy dokumentumból, javasoljuk, hogy tiltsa le a régebbi linkeket a zűrzavar elkerülése érdekében.

Egy link letiltása:

• Kattintson a „...” elemre a régebbi verzió mellett
• Kattintson a „Megosztás linkként” elemre
• Kapcsolja ki a „Link engedélyezése” opciót

e-aláírások kérése

A Smart Docs segítségével közvetlenül dokumentumból kérhet jogilag kötelező érvényű e-aláírásokat.

Aláírás kérése:

• Nyissa meg az ügyletet vagy kapcsolatot részletes nézetben

• Készítsen, nyisson meg, vagy töltsön fel dokumentumot a Smart Docs funkcióval

• Keresse meg az aláírások kérése lehetőséget

• Adja hozzá a címzetteket, és küldje el.

Tudja meg, hogyan kérhet aláírásokat a dokumentumaihoz ebben a cikkben.