Tudástár

A Smart Docs funkció tartalmazza az eSignatures szolgáltatást, így további eszközök nélkül kérhet ügyfélaláírásokat.

A Pipedrive elektronikus aláírás / e-aláírás funkciója alapszintű digitális aláírást kínál. További információkat erről az aláírás-típusról ebben a cikkben talál.

Aláírás kérése

Kérés küldése

Aláírás kéréséhez hozzon létre vagy töltsön fel dokumentumot a Smart Docs funkcióval az üzlet vagy a partner adatlapján. A dokumentum beállításának módját ebben a cikkben ismerheti meg.

Aláírás kérésére két helyen van lehetőség:

A dokumentumszerkesztőben

A részletes nézetben

Miután az „Aláírások kérése” lehetőségre kattint, a rendszer felkéri a dokumentum ellenőrzésére és az aláírók kezelésére. Az aláírást kérő felhasználó (Ön) és a kapcsolódó partner automatikusan hozzáadódik az aláírókhoz, de ezt a listát módosíthatja vagy bővítheti. Dokumentumonként legfeljebb 10 aláírót adhat hozzá.

A meghívó nyelvét az „Meghívó nyelve” alatt módosíthatja.

Kérelme hitelesítése

Az aláírási kérelmekhez hitelesítési kód szükséges.

Ha ez a biztonsági funkció be van kapcsolva, az aláírók egy egyszer használatos hitelesítési kódot kapnak e-mailben, amely segít ellenőrizni az e-mail-címük érvényességét (de nem garantálja azt). Az aláírónak ezt a kódot kell használnia a dokumentum aláírásához.

Kérés testreszabása

Személyre szabhatja az ügyfelei által kapott e-aláírási kérelmek e-mailjeit egy egyéni tárgy és üzenet hozzáadásával.

Miután a „Tovább” gombra kattint, aláírómezőket adhat a dokumentumhoz, majd fogd és vidd módszerrel oda helyezheti őket, ahol meg szeretné jeleníteni őket.

Miután elhelyezett egy mezőt a dokumentumban, az egérmutatót fölé húzva szerkesztheti és beállíthatja azt.

Jelenleg négyféle aláírómező érhető el, eltérő beállítási lehetőségekkel:

Ha aláírómezőket ad a dokumentumhoz, minden aláíróhoz meg kell adnia egy aláírásmezőt. Az aláírók között a bal oldali panel „Aláíró kiválasztása” legördülő menüjében válthat.

Mezők szerkesztésekor egy mezőt másik aláíróhoz is hozzárendelhet.

Ha végzett a dokumentum beállításával, kattintson a „Küldés” gombra, és a rendszer elküldi azt az összes aláírónak az utasításokkal együtt. Minden alkalommal e-mailes értesítést kap, amikor valaki aláírja vagy elutasítja az aláírást.

Ha nem szeretne aláírásmezőket hozzáadni a dokumentumhoz, ezt a lépést a „Küldés mindenképp” gombra kattintva kihagyhatja.

Ha aláírómezők nélkül küldi el a dokumentumot, az aláírások a végén egy külön oldalon jelennek meg.

Nem támogatott dokumentumtípusok

Az alábbi dokumentumtípusok nem támogatottak aláírásgyűjtéshez:

• Titkosított dokumentumok (jelszóval védett dokumentumok)
• Már digitálisan aláírt dokumentumok.
• Csak olvasható jogosultsággal rendelkező dokumentumok.

Ha ezek közül valamelyik dokumentumtípust használja, nem jelenik meg hibaüzenet, és az aláírási folyamat a megszokott módon zajlik. A Pipedrive azonban nem fogja megkapni, így a dokumentum állapota soha nem jelenik meg „kész”ként.

Dokumentum aláírása

Ha egy aláíró megnyit egy aláírási kérelmet a saját e-mailjében, megtekintheti a dokumentumot. A dokumentumot a „Aláírás” mezőre kattintva gépeléssel vagy rajzolással írhatják alá, vagy a jobb felső sarokban található legördülő menüből választhatják az „Aláírás visszautasítása” vagy a „Letöltés PDF-ként” lehetőséget.

Miután az összes kötelező aláírómezőt kitöltötték, az aláíró a továbblépéshez a „Aláírás befejezése” gombra kattinthat.

Az aláírónak meg kell adni egy hitelesítési kódot, és be kell jelölnie egy négyzetet, hogy elolvasta a dokumentumot. Ezután a dokumentum beküldésének befejezéséhez a „Aláírás” gombra kattinthatnak.

Ha mindenki aláírta a dokumentumot, a rendszer automatikusan elküldi e-mailben a dokumentum PDF-jét és auditnaplóját minden aláírónak és az aláírást kérő felhasználónak.

A dokumentum aláírási állapotának ellenőrzése

A partner vagy az üzlet adatlapján lévő dokumentumnál megjelenik a dokumentum aláírási állapota.

Az aláírási állapotra kattintva megtekintheti az egyes aláírók adatait, a dokumentummegtekintéseket és az aláírási állapotot.

• Elutasítva – az aláíró elutasította a dokumentum aláírását. Az aláírási kérelmet a „Meghívó újraküldése” lehetőségre kattintva újra elküldheti.
• Elküldve – az aláírási kérelem még függőben van. A „Emlékeztető küldése” gombra kattintva e-mailt küldhet a címzettnek a kérelemről.
• Befejezve – az aláíró már aláírta.

Ebben az ablakban az „Aláírás megszakítása” lehetőséget is választhatja, valamint a „Letöltés” opcióval letöltheti a dokumentum eredeti verzióját. Ha mindenki aláírta a dokumentumot, az aláírt verziót az auditnaplóval együtt is letöltheti.

Hány aláírást kérhetek?

A csomagjától függően az aláírások száma eltérő lehet:

• Premium és Ultimate – Ezek a csomagok korlátlan számú aláírási kérelmet tartalmaznak (az ésszerű használatra vonatkozó szabályzat hatálya alatt).
• Lite és Growth (bővítmény) – A bekapcsolt bővítménnyel rendelkező vállalati fiókok kétféle aláírási kérelmi csomagot vásárolhatnak:
  • Havi 30 aláírási kérelem
  • Havi 100 aláírási kérelem
• Lite és Growth (bővítmény próbaidőszak) – A bővítmény próbaidőszakát használó vállalati fiókok legfeljebb öt aláírást kérhetnek.

Mi az ésszerű használatra vonatkozó szabályzat?

A Pipedrive szorosan figyelemmel kíséri az e-aláírások használatát. Ha azt észleljük, hogy a funkciót továbbértékesítésre használják, bármilyen más módon visszaélnek vele, vagy aránytalan terhet jelent, fenntartjuk a jogot, hogy saját belátásunk szerint megakadályozzuk vagy felfüggesszük egy felhasználó hozzáférését ehhez a funkcióhoz.