Basis Pengetahuan

Fitur Smart Docs dilengkapi dengan fungsi eSignatures, sehingga Anda dapat meminta tanda tangan dokumen dari pelanggan Anda tanpa perlu alat tambahan apa pun.

Fitur tanda tangan digital dasar dari Pipedrive menawarkan Basic Digital Signing. Pelajari lebih lanjut tentang jenis tanda tangan ini dalam artikel ini.

Minta tanda tangan

Mengirim permintaan

Untuk meminta tanda tangan, Anda harus membuat atau mengunggah dokumen dengan fitur Smart Docs pada halaman detail deal atau kontak. Anda dapat mempelajari cara membuat dokumen di artikel ini.

Anda dapat meminta tanda tangan di dua lokasi:

• Di editor dokumen

Di tampilan detail

Setelah mengklik "Permintaan tanda tangan," Anda akan diminta untuk memeriksa dokumen Anda dan mengelola penandatangan Anda. Pengguna yang meminta tanda tangan (Anda) dan orang kontak terkait akan secara otomatis ditambahkan sebagai penandatangan, tetapi Anda dapat menghapus atau menambahkan ke daftar ini. Anda dapat menambahkan hingga 10 penandatangan per dokumen.

Anda dapat mengubah bahasa undangan di bawah "Bahasa undangan."

Autentikasi permintaan Anda

Permintaan tanda tangan memerlukan kode autentikasi.

Ketika fitur keamanan ini diaktifkan, penandatangan menerima kode autentikasi sekali pakai melalui email untuk memeriksa (tapi tidak menjamin) validitas email mereka. Penandatangan harus menggunakan kode ini untuk menandatangani dokumen.

Menyesuaikan permintaan Anda

Personalisasi email permintaan e-tanda tangan yang diterima pelanggan Anda dengan menambahkan subjek dan pesan kustom.

Setelah Anda mengklik "Berikutnya," Anda dapat menambahkan bidang penandatangan ke dokumen dan menarik-dan-meletakkannya di mana Anda inginkan.

Setelah Anda telah menempatkan bidang ke dalam dokumen, Anda dapat menggerakkan mouse Anda untuk mengedit dan mengkonfigurasi setiap bidang.

Saat ini ada empat jenis bidang penandatangan yang tersedia, dengan konfigurasi yang berbeda:

Jika Anda menambahkan bidang penandatangan ke dalam dokumen, Anda harus menyertakan bidang tanda tangan untuk setiap penandatangan. Anda dapat beralih antara penandatangan di dalam menu tarik-turun "Pilih Penandatangan" di panel kiri.

Anda juga dapat mengalokasikan bidang ke penandatangan lain saat mengedit bidang.

Setelah Anda selesai menyiapkan dokumen, klik "Kirim," dan dokumen akan dikirim dengan instruksi ke semua penandatangan. Anda akan menerima notifikasi email setiap kali seseorang menandatangani atau menolak untuk menandatangani.

Jika Anda tidak ingin menambahkan bidang tanda tangan di dokumentasi, Anda dapat melewatkan langkah ini dengan mengklik "Kirim saja."

Jika Anda mengirim dokumen tanpa bidang penandatangan, tanda tangan akan ditempatkan di halaman tambahan di belakang.

Jenis dokumen yang tidak didukung

Jenis dokumen berikut tidak didukung untuk pengumpulan tanda tangan:

• Dokumen terenkripsi (dokumen yang dilindungi oleh kata sandi.)
• Dokumen yang telah ditandatangani secara digital.
• Dokumen dengan izin hanya baca.

Ketika menggunakan salah satu jenis dokumen ini, tidak akan ada kesalahan yang muncul, dan proses Tanda Tangan akan dilakukan seperti biasa. Namun, Pipedrive tidak akan menerimanya, jadi dokumen tersebut tidak akan pernah tampak "lengkap."

Mengesahkan dokumen

Ketika penerima membuka permintaan tanda tangan di email mereka, mereka dapat meninjau dokumen tersebut. Mereka dapat mengklik bidang "Tanda Tangan" untuk menandatangani dokumen tersebut dengan mengetik atau menggambar, atau menggunakan dropdown di pojok kanan atas untuk "Menolak menandatangani" atau "Unduh sebagai PDF."

Setelah semua bidang penerima yang diperlukan telah selesai diisi, penerima dapat mengklik tombol "Selesai tanda tangan" untuk melanjutkan.

Penerima akan diminta untuk mengirimkan kode autentikasi dan mencentang kotak untuk mengkonfirmasi bahwa mereka telah membaca dokumen tersebut. Setelah itu, mereka dapat mengklik "Tanda Tangan" untuk menyelesaikan pengajuan dokumen.

Ketika semua orang telah menandatangani dokumen, PDF dari dokumen yang ditandatangani dan jejak audit akan otomatis dikirimkan melalui email kepada semua penerima dan pengguna yang meminta tanda tangan.

Periksa status penandatanganan dokumen Anda

Dokumen di halaman detail kesepakatan atau kontak Anda akan menampilkan status penandatanganan dokumen Anda.

Klik pada status penandatanganan untuk melihat informasi tentang setiap penandatang, tampilan dokumen, dan status penandatanganan.

• Ditolak - penandatang telah menolak untuk menandatangani dokumen. Anda dapat mengirimkan ulang permintaan tanda tangan dengan mengklik "Kirim ulang undangan."
• Dikirim - permintaan tanda tangan masih tertunda. Anda dapat klik "Kirim pengingat" untuk mengirimkan email kepada penerima mengenai permintaan tersebut.
• Selesai - penandatang telah menyelesaikan penandatanganan.

Dari jendela ini, Anda juga dapat "Membatalkan penandatanganan" dan menggunakan opsi "Unduh" untuk mengunduh versi asli dokumen. Jika semua orang telah menandatangani dokumen, Anda juga dapat mengunduh versi dokumen yang telah ditandatangani serta jejak audit.

Berapa banyak tanda tangan yang bisa saya minta?

Tergantung pada rencana Anda, jumlah tanda tangan dapat bervariasi.

• Professional dan Enterprise: Rencana-rencana ini memiliki permintaan tanda tangan tak terbatas (berlaku kebijakan penggunaan wajar).
• Essential dan Advanced (addon): Akun perusahaan dalam rencana ini dengan addon yang diaktifkan dapat membeli dua tingkat permintaan tanda tangan:
  • 30 permintaan tanda tangan per bulan.
  • 100 permintaan tanda tangan per bulan.

• Essential dan Advanced (trial addon): Akun perusahaan dalam rencana ini menggunakan trial addon dapat meminta hingga 5 tanda tangan.

Apa itu Kebijakan Penggunaan Wajar?

Pipedrive mengawasi penggunaan tanda tangan elektronik dengan cermat. Jika kami melihat bahwa fitur ini digunakan untuk tujuan penjualan kembali, disalahgunakan dengan cara lain, atau merupakan beban yang tidak wajar, kami berhak, atas kebijakan kami sendiri, untuk mencegah atau menangguhkan akses pengguna ke fitur tersebut.