Basis Pengetahuan

Fitur Smart Docs dilengkapi dengan fungsionalitas eSignatures, sehingga Anda dapat meminta tanda tangan dokumen dari pelanggan tanpa membutuhkan alat tambahan apa pun.

Fitur eSignatures Pipedrive menawarkan Basic Digital Signing. Pelajari lebih lanjut tentang jenis tanda tangan ini di artikel ini.

Minta sebuah tanda tangan

Mengirim sebuah permintaan

Untuk meminta tanda tangan, Anda harus membuat atau mengunggah dokumen dengan fitur Smart Docs pada halaman detail deal atau kontak. Anda dapat mempelajari cara mengatur dokumen di artikel ini.

Anda dapat meminta tanda tangan di dua lokasi:

• Di editor dokumen

Di tampilan detail

Setelah mengklik "Minta tanda tangan," Anda akan diminta untuk meninjau dokumen Anda dan mengelola penandatangan Anda. Pengguna yang meminta tanda tangan (Anda) dan orang kontak yang terkait akan otomatis ditambahkan sebagai penandatangan, tetapi Anda dapat menghapus atau menambahkan ke daftar ini. Anda dapat menambahkan hingga 10 penandatangan per dokumen.

Anda dapat mengubah bahasa undangan di bawah "Bahasa Undangan."

Otentikasi permintaan Anda

Permintaan tanda tangan memerlukan kode otentikasi.

Ketika fitur keamanan ini diaktifkan, penandatangan menerima kode otentikasi sekali pakai melalui email untuk memeriksa (tetapi tidak menjamin) validitas email mereka. Penandatangan harus menggunakan kode ini untuk menandatangani dokumen.

Menyesuaikan permintaan Anda

Personalisasikan email permintaan tanda tangan elektronik yang diterima pelanggan Anda dengan menambahkan baris subjek kustom dan pesan.

Setelah Anda klik "Berikutnya," Anda dapat menambahkan bidang penandatangan ke dokumen dan menyeret-dan-jatuhkan mereka ke tempat Anda ingin mereka muncul.

Setelah Anda menempatkan bidang ke dalam dokumen, Anda dapat mengarahkan mouse Anda untuk mengedit dan mengonfigurasi setiap bidang.

Saat ini ada empat jenis bidang penandatangan yang tersedia, dengan konfigurasi yang berbeda:

Jika Anda menambahkan bidang penandatangan ke dalam dokumen, Anda harus memasukkan bidang tanda tangan untuk setiap penandatangan. Anda dapat beralih antara penandatangan di dalam "Pilih Penandatangan" drop-down di panel kiri.

Anda juga dapat mengalokasikan bidang ke penandatangan yang berbeda saat mengedit bidang.

Setelah Anda selesai mengatur dokumen, klik "Kirim," dan dokumen akan dikirim dengan petunjuk ke semua penandatangan. Anda akan menerima pemberitahuan email setiap kali seseorang menandatangani atau menolak untuk menandatangani.

Jika Anda tidak ingin menambahkan bidang tanda tangan di dokumen, Anda dapat melewatkan langkah ini dengan mengklik "Kirim saja".

Jika Anda mengirim dokumen tanpa bidang penandatangan, tanda tangan akan ditempatkan di halaman tambahan di belakang.

Jenis dokumen yang tidak didukung

Jenis dokumen berikut tidak ditunjang untuk pengumpulan tanda tangan:

• Dokumen terenkripsi (dokumen yang dilindungi oleh kata sandi.)
• Dokumen yang sudah ditandatangani secara digital.
• Dokumen dengan izin hanya-baca.

Ketika menggunakan salah satu dari jenis dokumen ini, tidak ada error yang akan muncul, dan proses Tanda Tangan akan dilakukan seperti biasa. Namun, Pipedrive tidak akan menerimanya, sehingga dokumen tidak akan pernah muncul "selesai".

Mengesahkan dokumen

Ketika seorang penandatangan membuka permintaan tanda tangan di email mereka, mereka dapat meninjau dokumen tersebut. Mereka dapat mengklik bidang “Tanda tangan” untuk menandatangani dokumen dengan mengetik atau menggambar, atau menggunakan dropdown di sudut kanan atas untuk “Menolak tanda tangan” atau “Unduh sebagai PDF.”

Setelah semua bidang penandatangan yang diperlukan telah selesai diisi, penandatangan dapat mengklik tombol “Selesai menandatangani” untuk melanjutkan.

Penandatangan akan diminta untuk mengirimkan kode otentikasi dan mencentang kotak konfirmasi bahwa mereka telah membaca dokumen tersebut. Setelah itu, mereka dapat mengklik “Tandatangan” untuk menyelesaikan pengiriman dokumen.

Ketika semua orang telah menandatangani dokumen, PDF dari dokumen yang ditandatangani dan trek audit akan otomatis dikirimkan via email kepada semua penandatangan dan pengguna yang meminta tanda tangan.

Periksa status tandatangan dokumen Anda

Dokumen pada halaman detail kesepakatan atau kontak Anda akan menunjukkan status tandatangan dokumen Anda.

Klik pada status tandatangan untuk melihat informasi tentang setiap penandatangan, tampilan dokumen, dan status tandatangan.

• Ditolak – penandatangan menolak untuk menandatangani dokumen. Anda dapat mengirim ulang permintaan tanda tangan dengan mengklik "Kirim undangan kembali".
• Dikirim – permintaan tandatangan masih tertunda. Anda dapat klik "Kirim pengingat" untuk mengirimkan email kepada penerima mengenai permintaan tersebut.
• Selesai – penandatangan telah menandatangani.

Dari jendela ini, Anda juga dapat “Membatalkan penandatanganan” dan menggunakan opsi “Unduh” untuk mengunduh versi asli dokumen. Jika semua orang telah menandatangani dokumen, Anda juga dapat mengunduh versi yang ditandatangani dari dokumen serta jejak auditnya.

Berapa banyak tanda tangan yang bisa saya minta?

Tergantung pada paket layanan Anda, jumlah tanda tangan dapat bervariasi.

• Professional, Power dan Enterprise: Paket-paket ini memiliki permintaan tanda tangan tanpa batas (berlaku kebijakan penggunaan wajar).
• Essential dan Advanced (add-on): Akun perusahaan dalam paket ini dengan add-on yang diaktifkan dapat membeli dua tingkat permintaan tanda tangan:
  • 30 permintaan tanda tangan per bulan.
  • 100 permintaan tanda tangan per bulan.

• Essential dan Advanced (uji coba add-on): Akun perusahaan dalam paket ini yang menggunakan uji coba add-on dapat meminta hingga 5 tanda tangan.

Apa Kebijakan Penggunaan Wajar?

Pipedrive memantau penggunaan eSignatures secara ketat. Jika kami melihat bahwa fitur ini digunakan untuk penjualan kembali, disalahgunakan dalam cara lain, atau memberatkan secara tidak wajar, kami berhak sepenuhnya untuk mencegah atau menangguhkan akses pengguna ke fitur tersebut.