Basis Pengetahuan

Fitur Smart Docs dilengkapi dengan fungsionalitas eSignatures, sehingga Anda dapat meminta tanda tangan dokumen dari pelanggan Anda tanpa memerlukan alat tambahan.

Fitur eSignatures Pipedrive menawarkan Tanda Tangan Digital Dasar. Pelajari lebih lanjut tentang jenis tanda tangan ini di artikel ini.

Minta tanda tangan

Mengirim permintaan

Untuk meminta tanda tangan, Anda harus membuat atau mengunggah dokumen dengan fitur Smart Docs pada halaman detail penawaran atau kontak. Anda bisa belajar cara menyiapkan dokumen di artikel ini.

Anda dapat meminta tanda tangan di dua lokasi:

• Di pengedit dokumen

Di tampilan detail

Setelah mengklik “Request signatures,” Anda akan diminta untuk meninjau dokumen Anda dan mengelola penandatangan Anda. Pengguna yang meminta tanda tangan (Anda) dan kontak terkait akan secara otomatis ditambahkan sebagai penandatangan, tetapi Anda dapat menghapus atau menambahkan ke daftar ini. Anda dapat menambahkan hingga 10 penandatangan per dokumen.

Anda dapat mengubah bahasa undangan di bawah “Invite Language.”

Mengautentikasi permintaan Anda

Permintaan tanda tangan memerlukan kode otentikasi.

Ketika fitur keamanan ini diaktifkan, penandatangan menerima kode otentikasi sekali pakai melalui email untuk memeriksa (tetapi tidak menjamin) validitas email mereka. Penandatangan harus menggunakan kode ini untuk menandatangani dokumen.

Menyesuaikan permintaan Anda

Personalisasi email permintaan tanda tangan elektronik yang diterima pelanggan Anda dengan menambahkan baris subjek dan pesan kustom.

Setelah Anda klik “Next,” Anda dapat menambahkan bidang penandatangan ke dokumen dan seret-dan-jatuhkan mereka ke tempat yang Anda inginkan.

Setelah Anda menempatkan bidang ke dalam dokumen, Anda dapat mengarahkan mouse Anda untuk mengedit dan mengkonfigurasi setiap bidang.

Saat ini ada empat tipe bidang penandatangan yang tersedia, dengan konfigurasi yang berbeda-beda:

Jika Anda menambahkan bidang penandatangan ke dalam dokumen, Anda harus memasukan sebuah tanda tangan bagi setiap penandatangan. Anda dapat beralih antara penandatangan di dalam dropdown “Select Signer” di panel kiri.

Anda juga dapat mengalokasikan bidang ke penandatangan yang berbeda saat mengedit bidang.

Setelah Anda selesai membuat konfigurasi dokumen, klik “Send,” dan dokumen akan dikirim dengan petunjuk ke semua penandatangan. Anda akan menerima pemberitahuan email jika ada orang yang menandatangani atau menolak untuk menandatanganinya.

Jika Anda tidak ingin menambahkan bidang tanda tangan dalam dokumen, Anda bisa melewati langkah ini dengan mengklik “Send anyway.”

Jika Anda mengirim dokumen tanpa bidang penandatangan, tanda tangan akan ditempatkan pada halaman tambahan di belakang.

Jenis dokumen yang tidak didukung

Jenis dokumen berikut ini tidak didukung untuk pengumpulan tanda tangan:

• Dokumen terenkripsi (dokumen dilindungi oleh password.)
• Dokumen yang sudah ditandatangani secara digital.
• Dokumen dengan izin hanya baca.

Ketika menggunakan salah satu jenis dokumen ini, tidak akan ada pesan kesalahan, dan proses Tanda Tangan akan dilakukan seperti biasa. Tetapi, Pipedrive tidak akan menerimanya, jadi dokumen tidak akan pernah muncul sebagai "selesai".

Mengesahkan dokumen

Ketika seorang penandatangan membuka permintaan tanda tangan di email mereka, mereka dapat meninjau dokumen tersebut. Mereka dapat mengklik bidang “Tanda tangan” untuk menandatangani dokumen dengan cara mengetik atau menggambar, atau menggunakan dropdown di pojok kanan atas untuk “Menolak untuk menandatangani” atau “Unduh sebagai PDF.”

Setelah semua bidang penandatangan yang diperlukan selesai diisi, penandatangan dapat mengklik tombol “Selesai menandatangani” untuk melanjutkan.

Penandatangan akan diminta untuk memasukkan kode otentikasi dan memeriksa kotak yang mengkonfirmasi bahwa mereka telah membaca dokumen. Setelah itu, mereka dapat mengklik “Tandatangan” untuk menyelesaikan pengajuan dokumen.

Ketika semua orang telah menandatangani dokumen, PDF dari dokumen yang ditandatangani dan jejak audit akan secara otomatis dikirimkan melalui email kepada semua penandatangan dan pengguna yang meminta tanda tangan.

Periksa status penandatanganan dokumen Anda

Dokumen pada halaman detail transaksi atau kontak Anda akan menunjukkan status penandatanganan dokumen Anda.

Klik pada status penandatanganan untuk melihat informasi tentang setiap penandatangan, tampilan dokumen, dan status penandatanganan.

• Ditolak - penandatangan menolak untuk menandatangani dokumen. Anda dapat mengirim ulang permintaan tanda tangan dengan mengklik "Kirim undangan lagi".
• Dikirim - permintaan tanda tangan masih tertunda. Anda dapat klik "Kirim pengingat" untuk mengirimkan email kepada penerima mengenai permintaan tersebut.
• Selesai - penandatangan sudah menandatangani.

Dari jendela ini, Anda juga dapat "Membatalkan penandatanganan" dan menggunakan opsi "Unduh" untuk mengunduh versi asli dokumen. Jika semua orang telah menandatangani dokumen, Anda juga dapat mengunduh versi dokumen yang sudah ditandatangani serta jejak audit.

Berapa banyak tanda tangan yang dapat saya minta?

Bergantung pada rencana Anda, jumlah tanda tangan dapat bervariasi.

• Profesional, Power, dan Enterprise: Rencana-rencana ini memiliki permintaan tanda tangan tanpa batas (berlaku kebijakan penggunaan yang wajar).
• Essential dan Advanced (tambahan): Akun perusahaan dalam rencana-rencana ini dengan tambahan yang diaktifkan dapat membeli dua tingkat permintaan tanda tangan:
  • 30 permintaan tanda tangan per bulan.
  • 100 permintaan tanda tangan per bulan.

• Essential dan Advanced (percobaan tambahan): Akun perusahaan dalam rencana-rencana ini yang menggunakan percobaan tambahan dapat meminta hingga 5 tanda tangan.

Apa Kebijakan Penggunaan yang Wajar?

Pipedrive secara ketat memantau penggunaan tanda tangan elektronik. Jika kami melihat bahwa fitur ini digunakan untuk tujuan penjualan kembali, disalahgunakan dengan cara apapun, atau terlalu memberatkan, kami berhak untuk secara sepihak mencegah atau menangguhkan akses pengguna ke fitur tersebut.