Basis Pengetahuan

Basis Pengetahuan/Fitur/Smart Docs/Smart Dokumen: Tanda ...

Topik

Artikel ini diproduksi dengan menggunakan Penerjemahan Mesin.

Smart Dokumen: Tanda Tangan elektronik

Jenny Takahara

Terakhir diperbarui: 27 April 2026

Catatan: Fitur Smart Docs termasuk dalam paket Premium dan Ultimate, serta tersedia sebagai add-on untuk paket Lite dan Growth. Hanya pengguna dengan akses ke pengaturan akun yang dapat membeli add-on untuk akun perusahaan. Add-on ini mencakup percobaan gratis 14 hari, selama itu Anda akan memiliki lima tanda tangan yang tersedia (detail penagihan diperlukan). Untuk informasi selengkapnya, lihat syarat dan ketentuan add-on di halaman ini.

Fitur Smart Docs mencakup eSignatures, sehingga Anda dapat meminta tanda tangan pelanggan tanpa alat tambahan.

Fitur eSignatures dari Pipedrive menawarkan Tanda Tangan Digital Dasar. Pelajari lebih lanjut tentang jenis tanda tangan ini di artikel ini.

Minta tanda tangan

Mengirim permintaan

Catatan: Setelah 60 hari, permintaan e-signature yang belum selesai akan kedaluwarsa, yang berarti tautannya tidak lagi valid dan status dokumen akan menjadi “kedaluwarsa”.

Untuk meminta tanda tangan, Anda harus membuat atau mengunggah dokumen dengan fitur Smart Docs di halaman transaksi atau detail kontak. Anda dapat mempelajari cara mengatur dokumen di artikel ini.

Anda dapat meminta tanda tangan di dua lokasi:

Di editor dokumen

Di tampilan detil

Catatan: Meminta tanda tangan akan membuat versi lain dari dokumen.

Setelah mengklik “Request signatures”, Anda akan diminta untuk meninjau dokumen dan mengelola penandatangan. Pengguna yang meminta tanda tangan (Anda) dan orang kontak terkait akan otomatis ditambahkan sebagai penandatangan, tetapi Anda dapat menghapus atau menambah daftar ini. Anda dapat menambahkan hingga 10 penandatangan per dokumen.

Anda dapat mengubah bahasa undangan di bagian “Invite Language”.

Mengautentikasi permintaan Anda

Permintaan tanda tangan memerlukan kode autentikasi.

Saat fitur keamanan ini diaktifkan, penandatangan akan menerima kode autentikasi sekali pakai melalui email untuk memeriksa (tetapi tidak menjamin) keabsahan alamat email mereka. Penandatangan harus menggunakan kode ini untuk menandatangani dokumen.

Menyesuaikan permintaan Anda

Personalisasikan email permintaan tanda tangan elektronik yang diterima pelanggan Anda dengan menambahkan baris subjek dan pesan khusus.

Catatan: Admin pengaturan akun dapat menetapkan status default untuk kode autentikasi dan pesan default untuk email permintaan tanda tangan di pengaturan Smart Docs. Namun, setiap pengguna dapat mengaktifkan atau menonaktifkan kode otentikasi untuk setiap penandatangan.

Setelah Anda mengklik “Next”, Anda dapat menambahkan kolom penandatangan ke dokumen lalu menyeret dan meletakkannya di lokasi yang Anda inginkan.

Setelah menempatkan kolom ke dalam dokumen, Anda dapat mengarahkan kursor untuk mengedit dan mengonfigurasi setiap kolom.

Catatan: Anda dapat menambahkan hingga 1000 kolom penandatangan ke dalam dokumen.

Saat ini ada empat jenis kolom penandatangan yang tersedia, masing-masing dengan konfigurasi yang berbeda:

Tanda tangan	Ini adalah kolom yang wajib, dan tidak memiliki konfigurasi
Inisial	Dapat diatur sebagai kolom wajib/opsional
Kolom teks	Dapat diatur sebagai kolom wajib/opsional Dapat menambahkan teks petunjuk untuk memberitahu penandatangan apa yang harus ditulis Dapat mengubah format dasar Catatan: Hanya karakter alfabet Latin yang didukung di kolom teks penandatangan.
Kotak centang	Dapat diatur sebagai kolom wajib/opsional

Jika Anda menambahkan kolom penandatangan ke dalam dokumen, Anda harus menyertakan kolom tanda tangan untuk setiap penandatangan. Anda dapat beralih antarpenandatangan melalui menu drop-down “Select Signer” di panel kiri.

Anda juga dapat menetapkan kolom ke penandatangan lain saat mengedit kolom.

Setelah selesai menyiapkan dokumen, klik “Send”, dan dokumen akan dikirim ke semua penandatangan beserta petunjuknya. Anda akan menerima notifikasi email setiap kali seseorang menandatangani atau menolak untuk menandatangani.

Jika Anda tidak ingin menambahkan kolom tanda tangan ke dalam dokumen, Anda dapat melewati langkah ini dengan mengklik “Send anyway”.

Jika Anda mengirim dokumen tanpa kolom penandatangan, tanda tangan akan ditempatkan pada halaman tambahan di bagian belakang.

Jenis dokumen yang tidak didukung

Jenis dokumen berikut tidak didukung untuk pengumpulan tanda tangan:

Dokumen terenkripsi (dokumen yang dilindungi kata sandi)
Dokumen yang sudah ditandatangani secara digital.
Dokumen dengan izin baca saja.

Saat menggunakan salah satu jenis dokumen ini, tidak akan muncul error, dan proses Tanda Tangan akan tetap berjalan seperti biasa. Namun, Pipedrive tidak akan menerimanya, sehingga dokumen tidak akan pernah berstatus “complete”.

Menandatangani dokumen

Ketika seorang penandatangan membuka permintaan tanda tangan di email mereka, mereka dapat meninjau dokumen tersebut. Mereka dapat mengklik kolom “Signature” untuk menandatangani dokumen dengan mengetik atau menggambar, atau menggunakan menu dropdown di pojok kanan atas untuk “Decline to sign” atau “Download as PDF”.

Catatan: Jika penandatangan setuju untuk menyimpan cookies, Anda dapat melihat kapan dan berapa kali dokumen dibuka.

Setelah semua kolom penandatangan yang wajib diisi telah dilengkapi, penandatangan dapat mengklik tombol “Finish signing” untuk melanjutkan.

Catatan: Tanda tangan digital hanya akan diterapkan ke dokumen setelah semua penandatangan menyelesaikan permintaan tanda tangan.

Penandatangan akan diminta untuk memasukkan kode otentikasi dan mencentang kotak sebagai konfirmasi bahwa mereka telah membaca dokumen. Setelah itu, mereka dapat mengklik “Sign” untuk menyelesaikan pengiriman dokumen.

Ketika semua orang telah menandatangani dokumen, sebuah PDF dokumen yang ditandatangani dan audit trail akan secara otomatis dikirimkan via email ke semua penandatangan dan pengguna yang meminta tanda tangan.

Catatan: Jika Anda telah menghubungkan Smart Docs ke penyimpanan cloud Anda, dokumen yang sudah ditandatangani dan audit trail akan otomatis disimpan ke lokasi penyimpanan cloud yang Anda pilih. Pelajari lebih lanjut tentang menghubungkan ke penyimpanan cloud di artikel ini.

Periksa status tanda tangan dokumen Anda

Dokumen di halaman detail kontak atau transaksi Anda akan menampilkan status penandatanganan dokumen.

Klik status penandatanganan untuk melihat informasi tiap penandatangan, tampilan dokumen, dan status penandatanganan.

Ditolak – penandatangan menolak untuk menandatangani dokumen. Anda dapat mengirim ulang permintaan tanda tangan dengan mengklik “Re-send invite”.
Terkirim – permintaan tanda tangan masih menunggu tindakan. Anda dapat mengklik “Send reminder” untuk mengirim email kepada penerima terkait permintaan tersebut.
Selesai – penandatangan sudah menandatangani dokumen.

Dari jendela ini, Anda juga dapat “Cancel the signing” dan menggunakan opsi “Download” untuk mengunduh versi asli dokumen. Jika semua orang telah menandatangani dokumen, Anda juga dapat mengunduh versi yang sudah ditandatangani beserta audit trail-nya.

Catatan: Hanya satu versi dokumen yang dapat sedang ditandatangani pada satu waktu. Jika Anda ingin menandatangani versi dokumen tambahan, Anda harus membatalkan versi yang sedang berlangsung. Jika Anda sudah memiliki versi dokumen yang telah ditandatangani, Anda tidak dapat meminta tanda tangan untuk versi lain; Anda harus membuat yang baru.

Berapa banyak tanda tangan yang bisa saya minta?

Catatan: Hanya pengguna dengan akses penagihan yang dapat membeli add-on dan paket tanda tangan. Permintaan tanda tangan berlaku per akun perusahaan per bulan.

Bergantung pada paket Anda, jumlah tanda tangan dapat berbeda-beda:

Premium and Ultimate – Paket ini mencakup permintaan tanda tangan tanpa batas (sesuai kebijakan penggunaan wajar).
Lite and Growth (add-on) – Akun perusahaan dengan add-on yang diaktifkan dapat membeli dua tingkat permintaan tanda tangan:
- 30 permintaan tanda tangan per bulan
- 100 permintaan tanda tangan per bulan
Lite and Growth (add-on trial) – Akun perusahaan yang menggunakan uji coba add-on dapat meminta hingga lima tanda tangan.

Catatan: Jika Anda menggunakan paket tahunan Lite atau Growth, akun perusahaan Anda memiliki kuota bulanan 30 atau 100 tanda tangan, bergantung pada tingkat yang dipilih. Tanda tangan yang tidak terpakai tidak dapat dibawa ke bulan berikutnya.

Apa itu kebijakan penggunaan wajar?

Pipedrive memantau penggunaan eSignature dengan saksama. Jika kami melihat bahwa fitur ini digunakan untuk dijual kembali, disalahgunakan dengan cara lain, atau menimbulkan beban yang tidak wajar, kami berhak, atas kebijakan kami sendiri, untuk mencegah atau menangguhkan akses pengguna ke fitur ini.

Apakah artikel ini berguna?

Tidak

Ada pertanyaan?

Hubungi kami