Basis Pengetahuan

Fitur Smart Docs dilengkapi dengan fungsionalitas eSignatures, sehingga Anda dapat meminta tanda tangan dokumen dari pelanggan Anda tanpa memerlukan alat tambahan.

Fitur eSignatures Pipedrive menawarkan Tanda Tangan Digital Dasar. Pelajari lebih lanjut tentang jenis tanda tangan ini dalam artikel ini.

Minta tanda tangan

Mengirim permintaan

Untuk meminta tanda tangan, Anda harus membuat atau mengunggah dokumen menggunakan fitur Smart Docs di halaman detil kesepakatan atau kontak. Anda dapat mempelajari cara membuat dokumen dalam artikel ini.

Anda dapat meminta tanda tangan di dua lokasi:

• Di penyunting dokumen

Di tampilan detil

Setelah mengklik “Minta tanda tangan,” Anda akan diminta untuk meninjau dokumen Anda dan mengelola penandatangan Anda. Pengguna yang meminta tanda tangan (Anda) dan orang kontak terkait akan secara otomatis ditambahkan sebagai penandatangan, tetapi Anda dapat menghapus atau menambahkan dari daftar ini. Anda bisa menambahkan hingga 10 penandatangan per dokumen.

Anda dapat mengubah bahasa undangan di bawah “Bahasa Undangan.”

Otentikasi permintaan Anda

Permintaan tanda tangan memerlukan kode otentikasi.

Ketika fitur keamanan ini diaktifkan, penandatangan akan menerima kode otentikasi sekali pakai melalui email untuk memeriksa (tetapi tidak menjamin) validitas email mereka. Penandatangan harus menggunakan kode ini untuk menandatangani dokumen.

Mengkustomisasi permintaan Anda

Personalisasi email permintaan tanda tangan elektronik yang diterima pelanggan Anda dengan menambahkan subjek dan pesan kustom.

Setelah Anda mengklik “Selanjutnya,” Anda dapat menambahkan kolom penandatangan ke dokumen dan menyeretnnya ke lokasi yang Anda inginkan.

Setelah Anda meletakkan kolom ke dalam dokumen, Anda dapat mengarahkan kursor ke setiap kolom untuk mengubah dan mengkonfigurasi.

Saat ini ada empat jenis kolom penandatangan yang tersedia, dengan konfigurasi yang berbeda:

Jika Anda menambahkan kolom penandatangan ke dalam dokumen, Anda harus menyertakan kolom tanda tangan setiap penandatangan. Anda dapat beralih antara penandatangan di drop-down “Pilih Penandatangan” di panel kiri.

Anda juga dapat mengalokasikan kolom ke penandatangan yang berbeda saat mengedit kolom.

Setelah Anda selesai menyiapkan dokumen, klik “Kirim,” dan dokumen akan dikirim dengan petunjuk ke semua penandatangan. Anda akan menerima notifikasi email setiap kali seseorang menandatangani atau menolak menandatangani.

Jika Anda tidak ingin menambahkan kolom tanda tangan di dalam dokumen, Anda dapat melewatkan langkah ini dengan mengklik “Kirim saja.”

Jika Anda mengirimkan dokumen tanpa kolom penandatangan, tanda tangan akan ditempatkan di halaman tambahan di belakang.

Tipe dokumen yang tidak didukung

Tipe dokumen berikut ini tidak didukung untuk pengumpulan tanda tangan:

• Dokumen terenkripsi (dokumen yang dilindungi oleh password.)
• Dokumen yang sudah ditandatangani secara digital.
• Dokumen dengan hak akses hanya baca.

Ketika menggunakan salah satu tipe dokumen ini, tidak ada kesalahan yang akan muncul, dan proses Tanda Tangan akan dilakukan seperti biasa. Namun, Pipedrive tidak akan menerimanya, jadi dokumen tersebut tidak akan pernah tampak "lengkap."

Menandatangani dokumen

Ketika seorang penandatangan membuka permintaan tanda tangan di email mereka, mereka dapat meninjau dokumen tersebut. Mereka dapat mengklik kolom "Tanda tangan" untuk menandatangani dokumen dengan mengetik atau menggambar, atau menggunakan dropdown di pojok kanan atas untuk "Menolak menandatangani" atau "Unduh sebagai PDF."

Setelah semua kolom penandatangan yang diperlukan telah selesai diisi, penandatangan dapat mengklik tombol "Selesai menandatangani" untuk melanjutkan.

Penandatangan akan diminta untuk mengirimkan kode otentikasi dan mencentang kotak untuk mengkonfirmasi bahwa mereka telah membaca dokumen. Setelah itu, mereka dapat mengklik "Tanda tangan" untuk menyelesaikan pengiriman dokumen.

Ketika semua orang telah menandatangani dokumen, sebuah PDF dokumen yang ditandatangani dan audit trail akan secara otomatis dikirimkan via email ke semua penandatangan dan pengguna yang meminta tanda tangan.

Periksa status tanda tangan dokumen Anda

Dokumen pada halaman detail kesepakatan atau kontak Anda akan menunjukkan status penanda tangan dokumen Anda.

Klik pada status tanda tangan untuk melihat informasi tentang setiap penandatangan, tampilan dokumen, dan status penandatanganan.

• Ditolak – penandatangan menolak untuk menandatangani dokumen. Anda dapat mengirim ulang permintaan tanda tangan dengan mengeklik "Kirim undangan kembali."
• Dikirim – permintaan tanda tangan masih tertunda. Anda dapat mengklik "Kirim pengingat" untuk mengirimkan email kepada penerima mengenai permintaan tersebut.
• Selesai – penandatangan sudah menandatangani dokumen.

Dari jendela ini, Anda juga dapat “Batalkan penandatanganan” dan menggunakan opsi “Unduh” untuk mengunduh versi asli dokumen. Jika semua orang telah menandatangani dokumen, Anda juga dapat mengunduh versi yang ditandatangani serta riwayat audit.

Berapa banyak tanda tangan yang bisa saya minta?

Tergantung pada paket Anda, jumlah tanda tangan dapat bervariasi.

• Profesional, Power, dan Enterprise: Paket-paket ini memiliki permintaan tanda tangan tanpa batas (kebijakan penggunaan yang wajar berlaku).
• Essential dan Advanced (add-on): Akun perusahaan pada paket-paket ini dengan add-on yang diaktifkan dapat membeli dua jenis permintaan tanda tangan:
  • 30 permintaan tanda tangan per bulan.
  • 100 permintaan tanda tangan per bulan.

• Essential dan Advanced (add-on trial): Akun perusahaan pada paket-paket ini yang menggunakan uji coba add-on bisa meminta hingga 5 tanda tangan.

Apa Kebijakan Penggunaan yang Wajar?

Pipedrive memantau penggunaan tanda tangan elektronik. Jika kami melihat bahwa fitur ini digunakan untuk tujuan sekunder, disalahgunakan dengan cara apapun, atau memberatkan, kami berhak untuk mencegah atau menangguhkan akses pengguna ke fitur tersebut.