Basis Pengetahuan

Basis Pengetahuan/Fitur/Dokumen Pintar/Dokumen Pintar: tanda...

Topik

Artikel ini diproduksi dengan menggunakan Penerjemahan Mesin.

Dokumen Pintar: tanda tangan elektronik

Jenny Takahara

Terakhir diperbarui: 4 September 2026

Catatan: Fitur Smart Docs termasuk dalam paket Premium dan Ultimate dan tersedia sebagai add-on untuk paket Lite dan Growth. Hanya pengguna yang memiliki akses pengaturan akun yang dapat membeli add-on untuk akun perusahaan. Add-on tersebut menyertakan masa percobaan gratis selama 14 hari, di mana Anda akan mendapatkan lima tanda tangan yang tersedia (diperlukan rincian penagihan). Untuk informasi lebih lanjut, lihat syarat dan ketentuan add-on pada halaman ini.

Fitur Smart Docs mencakup eSignatures, sehingga Anda dapat meminta tanda tangan pelanggan tanpa alat tambahan.

Fitur eSignatures Pipedrive menawarkan Basic Digital Signing. Pelajari lebih lanjut tentang jenis tanda tangan ini di artikel ini.

Minta tanda tangan

Mengirim permintaan

Catatan: Setelah 60 hari, permintaan tanda tangan elektronik yang belum selesai akan kedaluwarsa, yang berarti tautan tidak akan lagi valid dan status dokumen akan “kedaluwarsa”.

Untuk meminta tanda tangan, Anda harus membuat atau mengunggah dokumen dengan fitur Smart Docs di halaman detail deal atau kontak. Anda dapat mempelajari cara menyiapkan dokumen di artikel ini.

Anda dapat meminta tanda tangan di dua lokasi:

Di editor dokumen

Di tampilan detail

Catatan: Meminta tanda tangan akan membuat versi lain dari dokumen.

Setelah mengklik “Minta tanda tangan”, Anda akan diminta untuk meninjau dokumen dan mengelola para penandatangan. Pengguna yang meminta tanda tangan (Anda) dan kontak terkait akan secara otomatis ditambahkan sebagai penandatangan, tetapi Anda dapat menghapus atau menambah ke daftar ini. Anda dapat menambahkan hingga 10 penandatangan per dokumen.

Anda dapat mengubah bahasa undangan di bawah “Invite Language”.

Mengautentikasi permintaan Anda

Permintaan tanda tangan memerlukan kode autentikasi.

Saat fitur keamanan ini diaktifkan, penandatangan menerima kode autentikasi satu kali melalui email untuk memeriksa (tetapi tidak menjamin) keabsahan email mereka. Penandatangan harus menggunakan kode ini untuk menandatangani dokumen.

Menyesuaikan permintaan Anda

Personalisasikan email permintaan tanda tangan elektronik yang diterima pelanggan Anda dengan menambahkan baris subjek dan pesan khusus.

Catatan: Admin pengaturan akun dapat mengatur status default untuk kode autentikasi dan pesan default untuk email permintaan tanda tangan di pengaturan Smart Docs. Namun, setiap pengguna dapat mengaktifkan atau menonaktifkan kode autentikasi untuk setiap penandatangan.

Setelah Anda mengklik “Next”, Anda dapat menambahkan bidang penandatangan ke dokumen dan menyeretnya ke posisi yang Anda inginkan.

Setelah Anda menempatkan bidang ke dalam dokumen, arahkan kursor mouse ke bidang tersebut untuk mengedit dan mengonfigurasinya.

Catatan: Anda dapat menambahkan hingga 1000 bidang penandatangan ke sebuah dokumen.

Saat ini terdapat empat jenis bidang penandatangan yang tersedia, dengan konfigurasi berbeda:

Tanda tangan	Ini adalah bidang wajib dan tidak memiliki konfigurasi
Inisial	Dapat diatur sebagai bidang wajib atau opsional
Kolom teks	Dapat diatur sebagai bidang wajib atau opsional Dapat menambahkan teks petunjuk untuk memberi tahu penandatangan apa yang harus ditulis Dapat mengubah pemformatan dasar Catatan: Hanya karakter alfabet Latin yang didukung di bidang teks penandatangan.
Kotak centang	Dapat diatur sebagai bidang wajib atau opsional

Jika Anda menambahkan bidang penandatangan ke dalam dokumen, Anda harus menyertakan bidang tanda tangan untuk setiap penandatangan. Anda dapat beralih antar penandatangan di menu tarik-turun “Select Signer” pada panel kiri.

Anda juga dapat menetapkan sebuah bidang ke penandatangan yang berbeda saat mengedit bidang.

Setelah Anda selesai menyiapkan dokumen, klik “Send”, dan dokumen akan dikirim ke semua penandatangan beserta instruksi. Anda akan menerima notifikasi email setiap kali seseorang menandatangani atau menolak untuk menandatangani.

Jika Anda tidak ingin menambahkan bidang tanda tangan dalam dokumen, Anda dapat melewati langkah ini dengan mengklik “Send anyway”.

Jika Anda mengirim dokumen tanpa bidang penandatangan, tanda tangan akan ditempatkan pada halaman tambahan di bagian belakang.

Tipe dokumen yang tidak didukung

Jenis dokumen berikut tidak didukung untuk pengumpulan tanda tangan:

Dokumen terenkripsi (dokumen yang dilindungi kata sandi)
Dokumen yang sudah ditandatangani secara digital.
Dokumen dengan izin hanya-baca.

Saat menggunakan salah satu jenis dokumen ini, tidak akan muncul kesalahan, dan proses tanda tangan akan dilakukan seperti biasa. Namun, Pipedrive tidak akan menerimanya, sehingga dokumen tersebut tidak akan pernah muncul sebagai “complete”.

Menandatangani dokumen

Saat penandatangan membuka permintaan tanda tangan di email mereka, mereka dapat meninjau dokumen. Mereka dapat mengklik bidang “Tanda tangan” untuk menandatangani dokumen dengan mengetik atau menggambar, atau menggunakan menu tarik-turun di sudut kanan atas untuk “Tolak menandatangani” atau “Unduh sebagai PDF”.

Catatan: Jika penandatangan setuju untuk menyimpan cookie, Anda dapat melihat kapan dan berapa kali dokumen dibuka.

Setelah semua bidang penandatangan yang wajib diisi selesai, penandatangan dapat mengklik tombol “Selesai menandatangani” untuk melanjutkan.

Catatan: Tanda tangan digital hanya akan diterapkan pada dokumen setelah semua penandatangan menyelesaikan permintaan tanda tangan.

Penandatangan akan diminta untuk mengirimkan kode autentikasi dan mencentang kotak yang mengonfirmasi bahwa mereka telah membaca dokumen. Setelah itu, mereka dapat mengklik “Tandatangani” untuk menyelesaikan pengiriman dokumen.

Saat semua orang telah menandatangani dokumen, PDF dokumen yang telah ditandatangani beserta jejak audit akan secara otomatis dikirim melalui email kepada semua penandatangan dan pengguna yang meminta tanda tangan.

Catatan: Jika Anda telah menghubungkan Smart Docs ke penyimpanan cloud Anda, dokumen yang telah ditandatangani dan jejak audit akan otomatis disimpan ke lokasi penyimpanan cloud yang Anda pilih. Pelajari lebih lanjut tentang menghubungkan ke penyimpanan cloud di artikel ini.

Periksa status penandatanganan dokumen Anda

Dokumen pada halaman detail kontak atau kesepakatan Anda akan menampilkan status penandatanganannya.

Klik status penandatanganan untuk melihat informasi untuk setiap penandatangan, tampilan dokumen, dan status penandatanganan.

Ditolak – penandatangan menolak untuk menandatangani dokumen. Anda dapat mengirim ulang permintaan tanda tangan dengan mengklik “Kirim ulang undangan”.
Dikirim – permintaan tanda tangan masih tertunda. Anda dapat mengklik “Kirim pengingat” untuk mengirim email kepada penerima mengenai permintaan tersebut.
Selesai – penandatangan telah menandatangani.

Dari jendela ini, Anda juga dapat “Batalkan penandatanganan” dan menggunakan opsi “Unduh” untuk mengunduh versi asli dokumen. Jika semua pihak telah menandatangani dokumen, Anda juga dapat mengunduh versi yang sudah ditandatangani beserta jejak audit.

Catatan: Hanya satu versi dokumen yang dapat sedang dalam proses penandatanganan pada satu waktu. Jika Anda ingin menandatangani versi tambahan dari dokumen, Anda harus membatalkan versi yang sedang berlangsung. Jika Anda sudah memiliki versi dokumen yang ditandatangani, Anda tidak dapat meminta tanda tangan untuk versi lain; Anda harus membuat yang baru.

Berapa banyak tanda tangan yang dapat saya minta?

Catatan: Hanya pengguna dengan akses penagihan yang dapat membeli add-on dan paket tanda tangan. Permintaan tanda tangan dihitung per akun perusahaan per bulan.

Tergantung pada paket Anda, jumlah tanda tangan dapat bervariasi:

Premium dan Ultimate – Paket ini menyertakan permintaan tanda tangan tanpa batas (sesuai kebijakan penggunaan wajar).
Lite dan Growth (add-on) – Akun perusahaan dengan add-on aktif dapat membeli dua tingkat permintaan tanda tangan:
- 30 permintaan tanda tangan per bulan
- 100 permintaan tanda tangan per bulan
Lite dan Growth (uji coba add-on) – Akun perusahaan yang menggunakan uji coba add-on dapat meminta hingga lima tanda tangan.

Catatan: Jika Anda berada pada paket tahunan Lite atau Growth, akun perusahaan Anda memiliki kuota bulanan sebanyak 30 atau 100 tanda tangan, tergantung tingkat yang dipilih. Tanda tangan yang tidak digunakan tidak akan dibawa ke bulan berikutnya.

Apa itu kebijakan penggunaan wajar?

Pipedrive memantau penggunaan eSignature secara ketat. Jika kami melihat fitur ini digunakan untuk penjualan kembali, disalahgunakan dengan cara lain, atau menimbulkan beban yang tidak semestinya, kami berhak, atas kebijakan kami sendiri, untuk mencegah atau menangguhkan akses pengguna ke fitur tersebut.

Apakah artikel ini berguna?

Tidak

Ada pertanyaan?

Hubungi kami