Basis Pengetahuan

Basis Pengetahuan/Fitur/Smart Docs/Smart Docs: eSignatures

Topik
Minta tanda tangan
Mengesahkan dokumen
Periksa status penandatanganan dokumen Anda
Berapa banyak tanda tangan yang bisa saya minta?

Artikel ini diproduksi dengan menggunakan Penerjemahan Mesin.

Smart Docs: eSignatures

JT
Jenny Takahara, 31 Oktober 2023
Catatan: Fitur Smart Docs termasuk dalam paket Professional, Power, dan Enterprise dan tersedia sebagai add-on untuk paket Essential dan Advanced. Hanya pengguna dengan akses pengaturan akun yang dapat membeli add-on untuk akun perusahaan. Add-on dilengkapi dengan uji coba gratis selama 14 hari di mana Anda akan memiliki lima tanda tangan yang tersedia (rincian pembayaran diperlukan). Pelajari lebih lanjut tentang syarat dan ketentuan add-on dari halaman ini.

Fitur Smart Docs dilengkapi dengan fungsi eSignatures, sehingga Anda dapat meminta tanda tangan dokumen dari pelanggan Anda tanpa perlu alat tambahan apa pun.

Fitur tanda tangan digital dasar dari Pipedrive menawarkan Basic Digital Signing. Pelajari lebih lanjut tentang jenis tanda tangan ini dalam artikel ini.


Minta tanda tangan

Mengirim permintaan

Catatan: Setelah 60 hari, permintaan e-tanda tangan yang tidak lengkap akan kedaluwarsa, yang berarti tautan tidak akan lagi valid dan status dokumen akan menjadi "kedaluwarsa".

Untuk meminta tanda tangan, Anda harus membuat atau mengunggah dokumen dengan fitur Smart Docs pada halaman detail deal atau kontak. Anda dapat mempelajari cara membuat dokumen di artikel ini.

Anda dapat meminta tanda tangan di dua lokasi:

  • Di editor dokumen


Di tampilan detail


Catatan: Permintaan tanda tangan akan membuat versi lain dari dokumen.

Setelah mengklik "Permintaan tanda tangan," Anda akan diminta untuk memeriksa dokumen Anda dan mengelola penandatangan Anda. Pengguna yang meminta tanda tangan (Anda) dan orang kontak terkait akan secara otomatis ditambahkan sebagai penandatangan, tetapi Anda dapat menghapus atau menambahkan ke daftar ini. Anda dapat menambahkan hingga 10 penandatangan per dokumen.

Anda dapat mengubah bahasa undangan di bawah "Bahasa undangan."

Autentikasi permintaan Anda

Permintaan tanda tangan memerlukan kode autentikasi.

Ketika fitur keamanan ini diaktifkan, penandatangan menerima kode autentikasi sekali pakai melalui email untuk memeriksa (tapi tidak menjamin) validitas email mereka. Penandatangan harus menggunakan kode ini untuk menandatangani dokumen.

Menyesuaikan permintaan Anda

Personalisasi email permintaan e-tanda tangan yang diterima pelanggan Anda dengan menambahkan subjek dan pesan kustom.

Catatan: Admin pengaturan akun dapat mengatur status default untuk kode autentikasi, serta mengatur pesan default untuk email permintaan tanda tangan, di pengaturan Smart Docs. Namun, setiap pengguna dapat mengaktifkan atau menonaktifkan kode autentikasi untuk setiap penandatangan.

Setelah Anda mengklik "Berikutnya," Anda dapat menambahkan bidang penandatangan ke dokumen dan menarik-dan-meletakkannya di mana Anda inginkan.

Setelah Anda telah menempatkan bidang ke dalam dokumen, Anda dapat menggerakkan mouse Anda untuk mengedit dan mengkonfigurasi setiap bidang.

Catatan: Anda dapat menambahkan hingga 1000 bidang penandatangan ke dokumen. Hanya karakter Latin yang didukung dalam bidang teks penandatangan.

Saat ini ada empat jenis bidang penandatangan yang tersedia, dengan konfigurasi yang berbeda:

Tanda tangan
Ini adalah bidang yang diperlukan dan tidak memiliki konfigurasi
Inisial
Dapat diaktifkan sebagai bidang yang wajib/diizinkan
Bidang teks
  • Dapat diaktifkan sebagai bidang yang wajib/diizinkan
  • Dapat menambahkan teks petunjuk, untuk memberitahu penandatangan apa yang perlu ditulis
  • Dapat mengubah format dasar
Kotak centang
Dapat diaktifkan sebagai bidang yang wajib/diizinkan

Jika Anda menambahkan bidang penandatangan ke dalam dokumen, Anda harus menyertakan bidang tanda tangan untuk setiap penandatangan. Anda dapat beralih antara penandatangan di dalam menu tarik-turun "Pilih Penandatangan" di panel kiri.

Anda juga dapat mengalokasikan bidang ke penandatangan lain saat mengedit bidang.

Setelah Anda selesai menyiapkan dokumen, klik "Kirim," dan dokumen akan dikirim dengan instruksi ke semua penandatangan. Anda akan menerima notifikasi email setiap kali seseorang menandatangani atau menolak untuk menandatangani.

Jika Anda tidak ingin menambahkan bidang tanda tangan di dokumentasi, Anda dapat melewatkan langkah ini dengan mengklik "Kirim saja."

Jika Anda mengirim dokumen tanpa bidang penandatangan, tanda tangan akan ditempatkan di halaman tambahan di belakang.

Jenis dokumen yang tidak didukung

Jenis dokumen berikut tidak didukung untuk pengumpulan tanda tangan:

  • Dokumen terenkripsi (dokumen yang dilindungi oleh kata sandi.)
  • Dokumen yang telah ditandatangani secara digital.
  • Dokumen dengan izin hanya baca.

Ketika menggunakan salah satu jenis dokumen ini, tidak akan ada kesalahan yang muncul, dan proses Tanda Tangan akan dilakukan seperti biasa. Namun, Pipedrive tidak akan menerimanya, jadi dokumen tersebut tidak akan pernah tampak "lengkap."


Mengesahkan dokumen

Ketika penerima membuka permintaan tanda tangan di email mereka, mereka dapat meninjau dokumen tersebut. Mereka dapat mengklik bidang "Tanda Tangan" untuk menandatangani dokumen tersebut dengan mengetik atau menggambar, atau menggunakan dropdown di pojok kanan atas untuk "Menolak menandatangani" atau "Unduh sebagai PDF."

Catatan: Jika penerima setuju untuk menyimpan cookie, Anda dapat melihat kapan dan berapa kali dokumen itu dibuka.

Setelah semua bidang penerima yang diperlukan telah selesai diisi, penerima dapat mengklik tombol "Selesai tanda tangan" untuk melanjutkan.

Catatan: Tanda tangan digital hanya akan diterapkan pada dokumen setelah semua penerima telah menyelesaikan permintaan tanda tangan.

Penerima akan diminta untuk mengirimkan kode autentikasi dan mencentang kotak untuk mengkonfirmasi bahwa mereka telah membaca dokumen tersebut. Setelah itu, mereka dapat mengklik "Tanda Tangan" untuk menyelesaikan pengajuan dokumen.

Ketika semua orang telah menandatangani dokumen, PDF dari dokumen yang ditandatangani dan jejak audit akan otomatis dikirimkan melalui email kepada semua penerima dan pengguna yang meminta tanda tangan.

Catatan: Jika Anda telah menghubungkan Smart Docs ke penyimpanan cloud Anda, dokumen yang ditandatangani dan jejak audionya akan otomatis disimpan di lokasi penyimpanan cloud yang Anda pilih. Pelajari lebih lanjut tentang menghubungkan ke penyimpanan cloud di artikel ini.

Periksa status penandatanganan dokumen Anda

Dokumen di halaman detail kesepakatan atau kontak Anda akan menampilkan status penandatanganan dokumen Anda.

Klik pada status penandatanganan untuk melihat informasi tentang setiap penandatang, tampilan dokumen, dan status penandatanganan.

  • Ditolak - penandatang telah menolak untuk menandatangani dokumen. Anda dapat mengirimkan ulang permintaan tanda tangan dengan mengklik "Kirim ulang undangan."
  • Dikirim - permintaan tanda tangan masih tertunda. Anda dapat klik "Kirim pengingat" untuk mengirimkan email kepada penerima mengenai permintaan tersebut.
  • Selesai - penandatang telah menyelesaikan penandatanganan.


Dari jendela ini, Anda juga dapat "Membatalkan penandatanganan" dan menggunakan opsi "Unduh" untuk mengunduh versi asli dokumen. Jika semua orang telah menandatangani dokumen, Anda juga dapat mengunduh versi dokumen yang telah ditandatangani serta jejak audit.

Catatan: Hanya satu versi dokumen yang dapat sedang dalam penandatanganan pada satu waktu. Jika Anda ingin menandatangani versi tambahan dari dokumen, Anda harus membatalkan versi yang sedang berlangsung. Jika Anda sudah memiliki versi dokumen yang ditandatangani, Anda tidak dapat meminta tanda tangan untuk versi lain, Anda harus membuat yang baru.

Berapa banyak tanda tangan yang bisa saya minta?

Catatan: Hanya pengguna dengan akses penagihan yang dapat membeli tambahan fitur dan paket tanda tangan. Permintaan tanda tangan berlaku per akun perusahaan per bulan.

Tergantung pada rencana Anda, jumlah tanda tangan dapat bervariasi.

  • Professional dan Enterprise: Rencana-rencana ini memiliki permintaan tanda tangan tak terbatas (berlaku kebijakan penggunaan wajar).
  • Essential dan Advanced (addon): Akun perusahaan dalam rencana ini dengan addon yang diaktifkan dapat membeli dua tingkat permintaan tanda tangan:
    • 30 permintaan tanda tangan per bulan.
    • 100 permintaan tanda tangan per bulan.
  • Essential dan Advanced (trial addon): Akun perusahaan dalam rencana ini menggunakan trial addon dapat meminta hingga 5 tanda tangan.
Catatan: Jika Anda menggunakan rencana tahunan Essential atau Advanced, akun perusahaan Anda memiliki kuota bulanan 30 atau 100 tanda tangan, tergantung pada tier yang dipilih. Tanda tangan yang tidak terpakai tidak akan ditransfer ke bulan berikutnya.

Apa itu Kebijakan Penggunaan Wajar?

Pipedrive mengawasi penggunaan tanda tangan elektronik dengan cermat. Jika kami melihat bahwa fitur ini digunakan untuk tujuan penjualan kembali, disalahgunakan dengan cara lain, atau merupakan beban yang tidak wajar, kami berhak, atas kebijakan kami sendiri, untuk mencegah atau menangguhkan akses pengguna ke fitur tersebut.

Apakah artikel ini berguna?

Ya

Tidak

Artikel terkait

Ada pertanyaan?

Hubungi kami