Basis Pengetahuan

Dengan fitur Smart Docs, Anda dapat menghemat waktu dalam proses negosiasi dengan membuat proposal atau penawaran langsung dari tampilan detail kesepakatan atau kontak. Dokumen akan secara otomatis diisi dengan detail kesepakatan, kontak, proyek, atau produk yang relevan dari akun Pipedrive Anda.

Anda kemudian dapat berbagi dokumen menggunakan tautan yang dapat dilacak dan menerima pemberitahuan saat prospek berinteraksi dengan dokumen Anda.

Menghubungkan ke penyedia penyimpanan Anda

Untuk terhubung ke Smart Docs, pergi ke halaman detail kesepakatan atau kontak, klik tab Dokumen dan pilih Hubungkan penyimpanan cloud. Anda dapat terhubung menggunakan tiga penyedia - Google Drive, Microsoft OneDrive atau SharePoint.

Anda akan dibawa melalui alur untuk memberikan izin kepada Pipedrive untuk mengakses akun Anda. Setelah terhubung, Anda dapat mengunggah dokumen atau templat yang sudah ada disimpan di kesepakatan Anda, dan mereka juga akan disimpan secara otomatis ke drive Anda.

Setelah Anda menghubungkan akun Anda, Anda akan melihat opsi untuk menghubungkan drive pribadi atau bersama sebagai lokasi penyimpanan Anda.

Anda juga dapat menambahkan dan memutuskan akun Anda dengan pergi ke Tools and apps > Dokumen dan klik “+ Tambahkan akun baru” atau “Putuskan koneksi.” Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana file disimpan di artikel ini.

Anda juga dapat menyiapkan drive bersama default untuk akun Anda.

Membuat folder drive bersama

Ketika Anda menghubungkan penyedia penyimpanan Anda ke fitur Smart Docs, Anda akan melihat menu dropdown di mana drive seseorang dapat dipilih. Ketika Anda menghubungkan fitur Smart Docs, Anda secara otomatis diberi folder drive bersama kustom. Namun, Anda juga dapat membuat sendiri.

Cukup navigasikan ke tab Drive bersama di akun Google Drive Anda dan buat folder baru:

Setelah Anda membuat folder bersama baru di Google Drive, navigasikan ke Alat dan Aplikasi > Dokumen dan pilih folder bersama baru untuk digunakan dengan Smart Docs Anda:

Jika opsi untuk melihat atau membuat folder bersama baru tidak muncul di akun GSuite Anda, hal itu mungkin disebabkan oleh edisi yang digunakan.

Sementara Google Suit Basic tidak mendukung folder bersama, edisi ini melakukannya:

• Business Standard and Plus

• Enterprise

• Education Fundamentals

• Standard

• Teaching and Learning Upgrade and Plus

• Nonprofits

• G Suite Business

• Essentials

Jika akun GSuite yang disinkronkan tidak mendukung folder bersama, opsi di Pipedrive akan muncul dalam keadaan abu-abu.

Membuat dan membagikan templat

Setelah Anda menghubungkan akun Anda, Anda dapat mulai membuat dokumen dan proposal. Anda dapat membuat dokumen secara langsung, tetapi kami merekomendasikan untuk membuat templat terlebih dahulu sehingga Anda dapat menghemat waktu untuk dokumen mendatang. Anda dapat mengontrol peran Pipedrive mana saja yang diizinkan untuk membuat atau menambahkan templat baru menggunakan izin Pipedrive "Menambahkan dan mengimpor templat Smart Docs". Baca lebih lanjut tentang set izin di Pipedrive di artikel ini.

Untuk membuat templat dari awal, buka Dokumen > tab Templat dalam detail tawaran atau kontak dan klik "Dokumen", "Spreadsheet" atau "Presentasi". Anda juga dapat mengimpor templat dari penyedia Anda jika Anda sudah menyimpan satu.

Mengedit templat Anda

Saat berada di editor templat, Anda dapat memperbarui nama dan kategori templat dan menambahkan tawaran, kontak, produk, proyek, atau bidang berbasis waktu Pipedrive untuk mengisi isi templat Anda.

Untuk menambahkan bidang Pipedrive ke templat Anda, salin dan tempelkan bidang dari sisi kanan editor templat Anda ke badan templat. Bidang akan ditampilkan dalam tanda kurung “[ ]” dan otomatis diganti dengan data bidang saat templat digunakan untuk dokumen.

Setelah Anda selesai mengedit templat Anda, klik "Tutup" untuk menyimpan templat Anda atau "Gunakan untuk membuat dokumen" untuk langsung menggunakan templat untuk membuat dokumen.

Pelajari lebih lanjut tentang bidang dan templat di Smart Docs dari artikel ini.

Bagaimana saya dapat membagikan templat dengan tim saya?

Anda dapat menggunakan pembagian templat lanjutan untuk secara otomatis membagikan templat dengan pengguna lain di Pipedrive. Untuk membagikan templat, buka untuk mengedit templat Anda dan klik pada tab Izin. Ada dua tingkat izin berbeda yang dapat Anda berikan kepada pengguna:

1. Dapat menggunakan templat ini - Melihat templat dan menggunakannya untuk membuat dokumen baru, tidak dapat mengedit atau menghapus templat asli.
2. Dapat mengedit templat ini - Lihat, gunakan, edit dan hapus templat asli.

Setelah templat telah dibagikan dengan pengguna lain, akan ditampilkan di bagian Dibagikan dengan saya dari galeri templat.

Membuat dokumen

Untuk membuat dokumen, klik tab Dokumen dalam tampilan detail deal atau kontak. Anda akan melihat opsi untuk membuat dokumen dari template yang telah dibuat sebelumnya atau membuat satu dari awal dengan dokumen kosong, lembar kerja, atau presentasi.

Anda juga bisa mengimpor dokumen yang sudah dibuat sebelumnya dari perangkat Anda atau Google Drive terhubung, Microsoft OneDrive atau akun SharePoint. Dokumen yang disimpan secara lokal juga bisa diunggah sebagai file PDF dari perangkat Anda.

Untuk membuat dokumen dari template yang ada, klik “Dari template” dan pilih template yang ingin Anda gunakan. Editor dokumen akan muncul dengan semua field template diisi dengan data yang sesuai.

Anda bisa menyesuaikan nama dan kategori serta menyesuaikan konten sesuai dengan preferensi Anda. Dokumen akan disimpan secara otomatis saat Anda bekerja.

Untuk membuat dokumen dengan placeholder spesifik deal, Anda harus membuatnya dari dalam tampilan detail deal. Untuk membuat dokumen dengan placeholder spesifik orang, Anda harus membuatnya dari tampilan detail deal atau orang.

Memperhatikan dan berbagi dokumen Anda

Google Drive – Jika Anda klik tombol "Bagikan" di sudut kanan bawah editor dokumen, Anda dapat berbagi dokumen, mengunduh dokumen sebagai PDF, atau menghapus dokumen tersebut.

• Minta tanda tangan – Minta tanda tangan dari penerima dokumen.
• Bagikan sebagai tautan – Hasilkan tautan ke versi PDF hanya-baca dari dokumen ini, yang akan ditampilkan di jendela browser begitu penerima membukanya.
• Unduh PDF – Simpan dokumen Anda secara lokal agar bisa melampirkannya ke email atau mengirimkannya langsung kepada pelanggan Anda.

OneDrive dan SharePoint – Untuk membagikan dokumen Anda, Anda harus menutup editor dokumen Anda terlebih dahulu dan klik tombol “...” (lebih banyak) pada dokumen yang dibuat di halaman Rincian.

Ketika Anda membagikan dokumen dengan tautan, Anda akan memiliki opsi untuk melacak tampilan dan mengatur pemberitahuan email untuk saat seseorang membuka dokumen tersebut.

Jika Anda mengaktifkan opsi Lacak tampilan, Anda akan mendapatkan pemberitahuan via email saat dokumen Anda dibuka untuk pertama kalinya, setiap kali, atau tidak pernah.

Setelah tautan telah dihasilkan, Anda akan melihatnya disimpan sebagai versi di bawah dokumen asli dengan jumlah tampilan dan waktu pembuatan, dan Anda tidak akan bisa memperbarui versi tersebut.

Untuk membuat versi lain dari dokumen, klik pada dokumen asli, lakukan pembaruan yang diperlukan, dan hasilkan tautan baru. Setelah tautan dihasilkan, Anda akan melihatnya sebagai Versi 2 di bawah dokumen Anda:

Jika Anda membuat versi lain dari dokumen, kami sarankan menonaktifkan tautan untuk versi pertama sehingga tidak ada dua versi aktif. Untuk melakukannya, klik pada “...” dari versi pertama dan klik pada Bagikan sebagai tautan > Aktifkan tautan untuk menonaktifkan tautan.

Menambahkan tanda tangan ke dokumen Anda

Smart Docs juga dilengkapi dengan fungsionalitas tanda tangan elektronik (eSignatures), sehingga Anda dapat meminta tanda tangan dokumen dari pelanggan tanpa memerlukan alat tambahan apa pun.

Buat atau unggah dokumen dengan fitur Smart Docs dari halaman deal or contact dan temukan opsi Meminta tanda tangan. Pelajari cara meminta tanda tangan untuk dokumen Anda di artikel ini.