Basis Pengetahuan

Fitur Smart Docs kami membantu Anda membuat proposal atau penawaran langsung dari tampilan detail deal atau kontak. Mengetahui cara kerja bidang dan template akan membantu Anda menghemat lebih banyak waktu dalam proses negosiasi Anda.

Bidang yang Didukung

Bidang-bidang Pipedrive dipisahkan menjadi dua kategori di setiap tab - bidang default dan bidang custom.

Untuk menambahkan bidang Pipedrive ke template Anda, Anda perlu menyalin dan menempel bidang dari sisi kanan editor template ke dalam badan template.

Bidang akan muncul dalam tanda kurung " [ ] " di template dan secara otomatis menggantikan data transaksi saat template digunakan untuk dokumen.

Kolom alamat dan sub-kolom

Anda dapat menambahkan alamat default sebuah organisasi atau kontak ke templat dan dokumen Anda atau membaginya untuk menambahkan hanya baris alamat spesifik yang Anda butuhkan.

Kolom dan Tabel Produk

Kolom produk hanya akan berfungsi dengan template jika mereka ada di dalam tabel produk. Pertama, salin dan tempelkan tabel ke dalam tubuh template Anda untuk menambahkan tabel produk. Tabel akan secara otomatis diisi dengan serangkaian kolom produk default, namun Anda dapat menyesuaikannya sesuai preferensi Anda.

Karena jenis file, tabel produk bekerja secara berbeda di Lembar Kerja dan Slide. Pelajari lebih lanjut tentang tabel produk di artikel ini.

Templates dan dokumen

Anda dapat membuat sebuah template sebelum membuat dokumen dan proposal untuk kesepakatan atau kontak Anda. Anda dapat melakukannya langsung, tetapi kami merekomendasikan untuk membuat sebuah template terlebih dahulu. Ini akan memungkinkan Anda untuk menghemat waktu pada dokumen di masa depan. Anda akan menemukan kedua pilihan tersebut di bawah tab Dokumen bagian di tampilan detail.

Template tidak terhubung ke kesepakatan atau kontak tertentu. Oleh karena itu, semua kolom yang Anda tambahkan ke dalam sebuah template selalu terlihat.

Namun, saat membuat dan mengedit dokumen yang terhubung ke sebuah kesepakatan, Anda hanya akan dapat melihat kolom-kolom yang mencakup data untuk kesepakatan tertentu. Jika tidak ada informasi untuk kolom yang Anda miliki dalam dokumen Anda, kolom spesifik tersebut tidak akan tersedia saat mengedit dokumen.

Untuk membuat dokumen dengan kolom-kolom yang spesifik untuk kesepakatan, Anda harus membuatnya dari dalam tampilan detail kesepakatan. Untuk membuat dokumen dengan kolom-kolom yang spesifik untuk kontak, Anda harus membuatnya dari detail kesepakatan atau tampilan detail kontak person.

Pemberian Template

Saat Anda membuat template baru, saran pertama sistem adalah menambahkan judul. Judul akan muncul sebagai siap untuk diedit. Setiap perubahan pada template secara otomatis akan disimpan.

Saat menghasilkan dokumen dari sebuah template, judul dokumen tidak akan mencakup nama template dan malah akan memiliki judul deal, tanggal, dan waktu ketika dibuat.

Untuk menjaga dokumen-dokumen Anda terorganisir dalam deal, Anda dapat menambahkan kolom Pipedrive ke judul template (mis. judul deal). Saat menghasilkan dokumen dari template dengan kolom Pipedrive dalam judul, judul template asli dan kolom Pipedrive akan disimpan.

Kategori Template dan Dokumen

Untuk membantu mengorganisir dokumen dan template Anda, Anda dapat membaginya ke dalam kategori. Pilih dari yang sudah ada:

• Kutipan
• Proposisi
• Kontrak
• Atau buat kategori kustom

Bersihkan kolom dokumen yang tidak terisi

Jika Anda membuat dokumen dari template dan terjadi kekosongan deal atau kontak di salah satu kolomnya, placeholder nama kolom akan tetap ada dalam dokumen tersebut.

Untuk mengubah pengaturan ini, pergi ke Tools dan aplikasi > Dokumen > Pengaturan Perusahaan dan gulir ke bawah untuk menemukan opsi yang relevan.

Saat opsi ini diaktifkan, jika suatu kolom kehilangan informasi dalam deal atau kontak, kolom tersebut akan muncul kosong saat dokumen dibuat dari template.