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スマートドキュメント機能には電子署名機能が付いており、追加のツールなしでお客様から文書署名をリクエストできます。

Pipedriveの電子署名機能は基本的なデジタル署名を提供しています。この署名の詳細については、この記事をご参照ください。

署名の依頼

依頼の送信

署名の依頼をするには、取引やコンタクト詳細ページのスマート文書機能で文書を作成またはアップロードする必要があります。こちらの記事では文書の設定方法について学ぶことができます。

署名の依頼は次の2箇所から行えます:

• 文書エディターで

詳細ビューで

"署名を依頼する"をクリックした後、文書をレビューし、署名者を管理するように求められます。署名を依頼するユーザー（あなた）と連絡先が自動的に署名者として追加されますが、このリストから削除したり追加したりすることができます。文書ごとに最大10人の署名者を追加することができます。

招待の言語は"招待言語"で変更することができます。

依頼の認証

署名の依頼には認証コードが必要です。

このセキュリティ機能が有効になると、署名者は一度限りの認証コードをメールで受け取り、そのメールの有効性を確認します(ただし、保証はできません)。署名者はこのコードを使用して文書に署名します。

依頼のカスタマイズ

カスタムの件名とメッセージを追加することで、お客様が受け取る電子署名依頼のメールをパーソナライズできます。

"次へ"をクリックすると、文書に署名者フィールドを追加し、それらを必要な場所にドラッグアンドドロップで移動できます。

フィールドを文書に配置した後、マウスをフィールド上に移動させることでそれぞれのフィールドを編集および設定できます。

現在、利用可能な署名者フィールドは4種類で、それぞれ異なる設定が可能です。

文書に署名者のフィールドを追加する場合、各署名者に対して 署名 フィールドを含める必要があります。左側のパネルの「署名者を選択」ドロップダウンで、署名者を切り替えることができます。

フィールドの編集時に、別の署名者にフィールドを割り振ることもできます。

文書の設定が完了したら、"送信"をクリックし、すべての署名者に指示と共に文書を送信します。誰かが署名または署名を拒否すると、メール通知が届きます。

文書に署名フィールドを追加したくない場合は、"それでも送信する"をクリックしてこのステップをスキップできます。

署名フィールドなしで文書を送信すると、署名は追加のページが後ろに配置されます。

サポートされていない文書の種類

次の種類の文書は、署名の収集には対応していません。

• 暗号化された文書（パスワードで保護された文書）。
• 既にデジタル署名がされている文書。
• 読み取り専用の権限がある文書。

これらの文書の種類を使用すると、エラーが表示されず、署名のプロセスは通常どおりに行われます。 しかし、Pipedriveはそれを受け取らないため、文書は"完了"と表示されることがありません。

文書の署名

署名者が電子メールで署名リクエストを開くと、文書を確認できます。署名者は、文書にサインするために「署名」フィールドをクリックして、タイピングや描画、または右上隅のドロップダウンで「署名しない」または「PDFとしてダウンロード」を選択することができます。

必要なすべての署名者フィールドを完成した後、署名者は「署名の完了」ボタンをクリックして続行できます。

署名者は、認証コードを提出し、文書を読んだことを確認するためのボックスをチェックするよう求められます。その後、「署名」をクリックして文書の提出を完了できます。

すべての人が文書にサインした後、署名された文書のPDFおよび監査トレイルが自動的に署名者全員と署名リクエスト者にメールで送信されます。

あなたのドキュメントの署名ステータスを確認する

取引先や連絡先の詳細ページのドキュメントには、ドキュメントの署名ステータスが表示されます。

署名ステータスをクリックすると、各サインユーザー、ドキュメントビュー、および署名ステータスに関する情報が表示されます。

• Declined – サインユーザーはドキュメントに署名を拒否しました。[再送信依頼] をクリックして署名リクエストを再送信できます。
• Sent – 署名リクエストはまだ保留中です。[リマインダーを送信] をクリックしてリクエストに関する受信者にメールで通知できます。
• Completed – サインユーザーは既に署名しました。

このウィンドウから、「署名を取り消す」 オプションを使用して、ドキュメントの元のバージョンをダウンロードできます。すべての人がドキュメントに署名した場合、署名済みバージョンと監査軌跡をダウンロードできます。

署名を何件リクエストできますか？

プランによって、署名の数は異なります。

• プロフェッショナル、パワー、エンタープライズ: これらのプランは無制限の署名リクエスト(合理的使用ポリシーが適用されます)を持っています。
• エッセンシャルとアドバンスト（アドオン）: これらのプランの企業アカウントは、購入可能な署名リクエストの2つの階層があります:
  • 月に30件の署名リクエスト。
  • 月に100件の署名リクエスト。

• エッセンシャルとアドバンスト（アドオンのトライアル）: これらのプランの企業アカウントは、トライアルを使用する場合に最大5つの署名をリクエストできます。

合理的使用ポリシーとは?

Pipedriveはe署名の使用を細かく監視しています。再販用途での使用、他の方法での乱用、または過度の負担となる場合、弊社は独自の裁量でユーザーの機能アクセスを防止するか停止させる権限を有します。