ナレッジベース

スマートドキュメント 機能には、e署名 機能が付属しており、追加のツールが必要なく、お客様から文書の署名をリクエストできます。

Pipedriveのe署名機能には、基本的デジタル署名が含まれています。このタイプの署名についての詳細は、この記事でご確認ください。

署名をリクエスト

リクエストの送信

署名をリクエストするには、取引や問い合わせ詳細ページのスマート文書機能を使って、文書を生成またはアップロードする必要があります。 この記事で文書のセットアップ方法を学ぶことができます。

署名をリクエストすることは2箇所で可能です:

• ドキュメントエディター内で

詳細ビュー内で

「署名をリクエストする」をクリックすると、文書のレビューと署名者の管理を求められます。署名をリクエストするユーザー（あなた）とリンクした連絡先が自動的に署名者として追加されますが、このリストから削除し、または追加することができます。1つの文書につき、最大10人の署名者を追加できます。

招待の言語を「招待言語」の下で変更することができます。

リクエストの認証

署名のリクエストには認証コードが必要です。

このセキュリティ機能が有効になっていると、署名者は、メールによるワンタイム認証コードを受け取り、そのメールの有効性を確認します（ただし、保証はしません）。署名者はこのコードを使用して文書に署名します。

リクエストのカスタマイズ

カスタムの件名とメッセージを追加して、お客様が受け取る電子署名リクエストの電子メールをパーソナライズします。

次にクリック「次へ」すると、署名者フィールドを文書に追加し、それを希望の場所にドラッグ&ドロップすることができます。

フィールドを文書に配置したら、マウスを移動させることで各フィールドを編集と設定が可能です。

現在、利用可能な署名者フィールドは4種類あり、それぞれに異なる設定が有ります:

文書に署名者フィールドを追加する場合、各署名者に対して署名フィールドを含める必要があります。「署名者を選択」ドロップダウンで署名者を切り替えることができます。

また、フィールドの編集時に署名者を切り替える案件を割り当てることも可能です。

文書の設定が完了したら、「送信」をクリックすれば、文書は全ての署名者に指示と共に送信されます。誰かが署名または署名を拒否するたびに、メール通知が届きます。

ドキュメントに署名フィールドを追加したくない場合は、「それでも送信する」をクリックしてこのステップをスキップすることができます。

署名者フィールドなしで文書を送信すると、署名は追加のページの後ろに配置されます。

サポートされていない文書タイプ

以下の文書類型は署名の収集には対応していません：

• 暗号化された文書（パスワードにより保護された文書。）
• すでにデジタル署名がされた文書。
• 読み取り専用の許可がされた文書。

これらの文書類型を使用すると、エラーは表示されず、署名プロセスは通常通り行われます。 しかし、Pipedriveはそれを受け取らないため、文書が「完了」したと表示されることはありません。

文書に署名する

署名者が電子メールで署名リクエストを開くと、文書を確認できます。 文書に署名するには、「署名」フィールドをクリックして、タイプするか描画するか、または右上隅のドロップダウンを使用して、「署名を辞退」または「PDFとしてダウンロード」できます。

必要なすべての署名者フィールドが完了したら、署名者は「署名の完了」ボタンをクリックして続行できます。

署名者には、認証コードの入力と文書を読んだことを確認するチェックボックスの操作が求められます。その後、「署名」をクリックして文書の提出を完了できます。

すべての署名者が文書に署名した後、署名された文書のPDFと監査トレイルが自動的にすべての署名者と署名をリクエストしたユーザーにメールで送信されます。

あなたの文書の署名ステータスを確認する

取引や連絡先の詳細ページに表示される文書は、文書の署名ステータスを示します。

署名ステータスをクリックして、各署名者、文書ビュー、署名ステータスの情報を表示できます。

• 拒否済み – 署名者は文書に署名を拒否しました。[再度招待を送信] をクリックして署名リクエストを再送できます。
• 送信済み – 署名リクエストはまだ保留中です。[リマインダーを送信] をクリックして、受信者に関連するリクエストについてメールを送信できます。
• 完了 – 署名者は既に署名をしています。

このウィンドウからも、「署名をキャンセル」 および 「ダウンロード」 オプションを使用して、文書の元のバージョンをダウンロードできます。文書に署名した全員がいる場合、署名されたバージョンおよび監査証跡のダウンロードも可能です。

署名をいくつリクエストできますか？

プランによって、署名の数は異なります。

• Professional、Power、Enterprise: これらのプランでは無制限の署名リクエストが可能です（合理的な使用ポリシーが適用されます）。
• EssentialおよびAdvanced（アドオン）: これらのプランの企業アカウントは、アドオンが有効になっている場合、2つの階層の署名リクエストを購入できます：
  • 月に30回の署名リクエスト。
  • 月に100回の署名リクエスト。

• EssentialおよびAdvanced（アドオントライアル）: アドオントライアルを使用しているこれらのプランの企業アカウントは、最大5つの署名をリクエストできます。

合理的使用ポリシーとは？

Pipedriveは電子署名の使用状況を厳密に監視しています。機能が転売やその他の方法で悪用されている場合、あるいは過度に負担がかかっている場合、我々は独自の裁量で、機能へのアクセスを制限または停止する権利を留保しています。