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スマートドキュメント機能にはeSignatures機能が付属しており、追加のツールを必要とせずに顧客から文書署名をリクエストすることができます。

PipedriveのeSignatures機能には基本デジタル署名が含まれています。この種類の署名について詳しくは、この記事をご覧ください。

署名のリクエスト

リクエストの送信

署名のリクエストをするには、取引や連絡先詳細ページのSmart Docs機能で文書を作成またはアップロードする必要があります。この記事で文書の設定方法を学べます。

署名のリクエストは2つの場所で行うことができます：

• 文書エディター内

詳細ビュー内

"署名のリクエスト"をクリックすると、文書を確認し署名者を管理するように求められます。リクエストを行うユーザー（あなた）とリンクされた連絡先は自動的に署名者として追加されますが、リストに追加または削除することができます。文書あたり最大10人の署名者を追加できます。

"招待の言語"の下で招待の言語を変更することができます。

リクエストの承認

署名のリクエストは認証コードが必要です。

このセキュリティ機能が有効になっていると、署名者は電子メールで一度だけ認証コードを受け取り、（保証するわけではありませんが）電子メールの有効性を確認します。署名者はこのコードを使用して文書に署名する必要があります。

リクエストのカスタマイズ

カスタムの件名とメッセージを追加することで、お客様が受け取る電子署名のリクエストメールをパーソナライズします。

「次へ」をクリックすると、署名者フィールドを文書に追加し、それらを希望する場所にドラッグアンドドロップできます。

フィールドを文書に配置すると、マウスをかざすことで各フィールドを編集・設定できます。

現在、利用可能な署名者フィールドは4種類で、異なる設定が可能です：

署名者フィールドを文書に追加する場合、すべての署名者に対して署名フィールドを含める必要があります。 左パネルの "署名者を選択" ドロップダウンで署名者を切り替えることができます。

フィールドの編集時に、異なる署名者にフィールドを割り当てることも可能です。

文書の設定が完了したら、"送信"をクリックし、文書を署名者全員に指示とともに送信します。誰かが署名したか署名を拒否した時には、メール通知が届きます。

文書に署名フィールドを追加したくない場合は、"そのまま送信"をクリックしてこのステップをスキップできます。

署名者フィールドなしで文書を送信すると、署名は追加ページの裏に配置されます。

サポートされていない文書のタイプ

以下の文書タイプは、署名の収集にはサポートされていません：

• 暗号化された文書（パスワードで保護されている document）。
• すでにデジタルに署名されている文書。
• 読み取り専用の権限がある文書。

これらの文書のタイプを使用するとエラーは表示されませんが、署名のプロセスは通常通り行われます。しかし、 Pipedriveはそれを受け取らないため、文書は「完了」の状態になりません。

文書にサインする

サイナーがメール内で署名リクエストを開くと、文書を確認できます。ドキュメントに署名するには、上部右隅のドロップダウンメニューから「署名」欄をクリックして、タイプまたは描画するか、「署名を拒否」または「PDFとしてダウンロード」を選択できます。

必要なすべての署名欄が記入されたら、サイナーは「署名完了」ボタンをクリックして続行できます。

サイナーには、認証コードの提出と文書を読んだことを確認するチェックボックスが求められます。その後、「署名」をクリックして文書の提出を完了できます。

全員が文書に署名した場合、署名済みの文書のPDFと監査軌跡が全ての署名者と署名リクエストを行ったユーザーに自動的にメールで送信されます。

あなたの文書の署名状況をチェック

取引や契約の詳細ページの文書には、文書の署名状況が表示されます。

署名状況をクリックして、各サイン者、文書ビュー、署名状況に関する情報を表示できます。

• 辞退 - サイン者が文書に署名することを拒否しました。 "再招待" をクリックして署名リクエストを再送信できます。
• 送信 - 署名依頼はまだ保留中です。 "リマインダーを送信" をクリックして、受信者に対してリクエストに関してメールできます。
• 完了 - サイン者が既に署名しています。

このウィンドウから、「署名をキャンセル」 および「ダウンロード」 オプションを使用して、文書の元のバージョンをダウンロードすることもできます。 すべての人が文書に署名した場合、署名済みバージョンおよび監査トレイルをダウンロードすることもできます。

署名は何回要求できますか？

プランによって、署名の数が異なります。

• プロフェッショナル、パワー、エンタープライズ: これらのプランには無制限の署名要求があります（適切な使用ポリシーが適用されます）。
• エッセンシャルとアドバンスト（アドオン）: これらのプランの会社アカウントでは、有効になっているアドオンで2つの段階の署名要求を購入できます：
  • 1か月に30回の署名要求。
  • 1か月に100回の署名要求。

• エッセンシャルとアドバンスト（アドオンのトライアル）: これらのプランの会社アカウントは、最大5つの署名を要求できます。

合理的な使用ポリシーとは何ですか？

Pipedriveは電子署名の使用状況を密に監視しています。機能が再販、その他の方法で濫用されたり、不当に負担が重くなる場合は、自己裁量に基づいてユーザーの機能へのアクセスを防止または停止する権利を留保します。