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Smart Docsは、取引および連絡先から直接提案書、見積書、契約書を作成するのに役立ちます。 あなたのPipedriveアカウントのデータをもとに自動でドキュメントが埋め込まれるので、手動で情報をコピー＆ペーストする必要はありません。

Smart Docsを使用すると、次のことが可能です：

• テンプレートから文書を作成
• 取引、連絡先、製品、およびプロジェクトのデータを自動的に挿入
• トラッキング可能なリンクを使用して文書を共有
• 受信者が文書を開いたときに通知を受ける
• 法的拘束力のある電子署名(eSignature)を要求

クラウドストレージプロバイダーへの接続

文書を作成する前に、クラウドストレージプロバイダーに接続する必要があります。

Smart Docsは以下をサポートしています：

• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

取引または連絡先からの接続

取引または連絡先の詳細ビューを開き、「ドキュメント」タブをクリックして「クラウドストレージに接続」します。

ストレージアカウントに対するPipedriveのアクセス許可を求められます。

接続した後：

• 既存のファイルをアップロードすることができます
• 新しい文書は選択したドライブに自動的に保存されます

接続後、個人用または共有ドライブをストレージ場所として選択できます。

設定からの接続

ツールとアプリ> ドキュメントに移動して、「+ 新しいアカウントを追加」をクリックして他のプロバイダーに接続するか、「切断」をクリックしてアクセスを削除することで、接続を管理することができます。

この記事でファイルの保存方法について詳しく学べます。

Google Driveの接続や再認証に関する問題が発生した場合：

• Google Permissionsにアクセス
• 再度接続を試みる前にPipedriveへのアクセスを削除
• 問題が続く場合は、サポートチームにお問い合わせください。

アカウントにデフォルトの共有ドライブを設定することもできます。

Google Driveで共有ドライブを使用

Google Driveを接続すると、Smart Docsは自動的に会社用のデフォルトの共有ドライブフォルダを割り当てます。 別のものを選択するか、新しいものを作成することもできます。

新しい共有ドライブを作成するには、Google Driveアカウントを開き、「Shared drives」タブに移動して「+ New」をクリックします：

Google Driveで新しい共有ドライブを作成したら、ツールとアプリ > ドキュメントに移動し、Smart Docsで使用するために新しい共有ドライブを選択します：

テンプレートを使った作業

テンプレートは、同じ構造を複数の文書で再利用することで時間を節約するのに役立ちます。

テンプレートをゼロから作成するには、取引または連絡先の詳細ビューを開き、「ドキュメント」をクリックし、「テンプレート」タブに移動します。 「+ 新規作成」をクリックし、ドキュメント、スプレッドシートまたはプレゼンテーションを選択します。

プロバイダーからテンプレートをインポートすることもできます。

テンプレートの編集とフィールドの追加

テンプレートエディタでは、以下が可能です：

• テンプレートの名前を更新
• カテゴリーを割り当て
• Pipedriveフィールド（取引、連絡先、製品、プロジェクト、または時間ベース）を追加してテンプレートの内容を自動的に埋め込み

フィールドをテンプレートに挿入するには：

• 右側のパネルからフィールドをコピー
• フィールドをテンプレート本体に貼り付け

フィールドは次のようにカッコ内に表示されます: [取引タイトル (取引タイトル)]

テンプレートから文書を作成すると、Smart Docsがカッコを実際のデータに自動的に置き換えます。

テンプレートの編集が完了したら、「閉じる」をクリックして保存するか、「ドキュメント作成に使用」をクリックして新しく作成したテンプレートで即座に文書を生成します。

Smart Docsのフィールドとテンプレートについて詳しくは、この記事をご覧ください。

テンプレートをチームと共有

高度なテンプレート共有を使用して、Pipedriveの他のユーザーとテンプレートを自動的に共有できます。テンプレートを共有するには、テンプレートを編集するために開き、「権限」タブをクリックします。ユーザーに与えることができる権限のレベルは2つあります: テンプレートを共有するには、編集用に開いて「許可」タブをクリックします。 2つの異なる許可レベルがあります：

• このテンプレートを使用できる - ユーザーはテンプレートを表示して新しい文書を作成するために使用できますが、編集または削除することはできません。
• このテンプレートを編集できる - ユーザーはテンプレートを表示、使用、編集、削除できます。

共有されたテンプレートはテンプレートギャラリーの「Shared with me」セクションに表示されます。

ドキュメントの作成

文書を作成するには：

• 詳細ビューで取引または連絡先を開く
• ドキュメントタブをクリックする
• 次のいずれかを選択：
  • テンプレートから作成
  • 空白の文書、スプレッドシート、またはプレゼンテーションを作成
  • デバイスまたはクラウドストレージからファイルをアップロード

次の場所からファイルをアップロードできます：

• デバイスから

• Google Drive

• OneDrive

• SharePoint

テンプレートから

既存のテンプレートからドキュメントを作成するには、「テンプレートから」をクリックし、使用するテンプレートを選択します。ドキュメントエディタが表示され、すべてのテンプレートフィールドが対応するデータで埋められます。

ドキュメントエディタが表示され、すべてのフィールドが自動的に記入されます。

そこから、以下のことができます：

• ドキュメントの名前を変更する
• カテゴリを変更する
• お好みに応じてコンテンツを編集する

作業中にドキュメントは自動的に保存されます。

フィールドの入力方法

取引固有のデータを自動的に入力したい場合は、取引の詳細ビューから文書を作成します。

人物固有のフィールドを自動で入力したい場合は、取引または連絡先の詳細ビューから文書を作成します。

ドキュメントの表示と共有

Google Drive

ドキュメントエディタで「共有」ボタンをクリックすると、文書を共有、署名をリクエスト、またはPDFとしてダウンロードできます。

• リンクとして共有 – この文書の読み取り専用PDFバージョンのリンクを生成
• 署名をリクエスト – 文書の受信者から電子署名をリクエスト
• PDFをダウンロード – ドキュメントをローカルに保存

OneDriveおよびSharePoint

ドキュメントを共有するには、まずドキュメントエディタを閉じて、詳細ページに作成されたドキュメントの「...」ボタンをクリックする必要があります。

そこから、共有可能なリンクを作成できます。

ドキュメントの閲覧を追跡

リンクを生成する際に、閲覧追跡を有効にして、誰かが開いたときにメール通知を受け取るように設定できます。

メール通知を受け取ることができます：

• ドキュメントが初めて開かれた時
• それが開かれるたびに
• 決して

ドキュメントバージョンの理解

共有可能なリンクを生成するたびに、Smart Docsはオリジナルドキュメントの新しいバージョンを作成します。ビュー数と作成時間を含みます。

バージョンが共有されると：

• そのバージョンは読み取り専用になる

• それ以上編集できません

ドキュメントを更新するには、オリジナル文書をクリックし、必要な更新を行った後、新しいリンクを生成します。

新しいリンクが生成されると、オリジナルの文書の下にバージョン2、バージョン3などとして表示されます：

ドキュメントの複数のバージョンを作成する場合は、混乱を避けるために古いリンクを無効にすることをお勧めします。

リンクを無効にするには：

• 古いバージョンの横にある「...」をクリック
• 「リンクとして共有」をクリック
• 「リンクを有効にする」をオフにする

電子署名の要求

Smart Docsを使えば、文書から直接法的拘束力のある電子署名を要求できます。

署名をリクエストするには：

• 取引または連絡先の詳細ビューを開く

• Smart Docs機能で文書を作成、開く、またはアップロード

• 署名のリクエストオプションを見つける

• 受信者を追加して送信します。

文書の署名をリクエストする方法については、この記事をご確認ください。