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スマートドキュメント機能を使用すると、取引や連絡先の詳細ビューから直接提案書や見積もりを作成することで交渉プロセスで時間を節約できます。ドキュメントは自動的に、Pipedriveアカウントから関連する取引、連絡先、プロジェクト、または製品の詳細で埋められます。

その後、追跡可能なリンクを使用してドキュメントを共有し、見込み客がドキュメントに関与した際に通知を受け取ることができます。

ストレージ プロバイダーに接続する

Smart Docs に接続するには、ディールまたはコンタクトの詳細ページに移動し、ドキュメントタブをクリックしてクラウドストレージに接続を選択します。
以下の３つのプロバイダーを使用して接続できます - Google ドライブ、Microsoft OneDrive、または SharePoint。

Pipedrive がアカウントへのアクセスを許可するフローに進むようになります。接続されると、既存の文書やディールに保存されているテンプレートをアップロードでき、自動的にドライブに保存されます。

アカウントを接続した後は、個人用または共有ドライブをストレージ場所として接続するオプションが表示されます。

また、 ツールとアプリ > ドキュメントに移動し、「+ 新しいアカウントを追加」または「切断」をクリックすることで、アカウントを追加または切断できます。 ファイルの保存方法について詳しくは、この記事をご覧ください。

アカウントにデフォルトの共有ドライブを設定することもできます。

共有ドライブフォルダを作成する

ストレージプロバイダをSmart Docs機能に接続すると、ドロップダウンメニューが表示され、人のドライブを選択できます。 Smart Docs機能に接続すると、カスタム共有ドライブフォルダが自動的に割り当てられます。ただし、独自のフォルダを作成することもできます。

Google Driveアカウントの共有ドライブタブに移動して、新しいフォルダを作成します：

Google Driveで新しい共有フォルダを作成したら、ツールとアプリケーション > ドキュメントに移動して、Smart Docsで使用する新しい共有フォルダを選択します：

GSuiteアカウントで共有フォルダの表示や作成のオプションが表示されない場合、使用されているエディションによる可能性があります。

Google Suit Basicは共有フォルダをサポートしていませんが、これらのエディションはサポートしています：

• ビジネススタンダードおよびプラス

• エンタープライズ

• 教育基本

• スタンダード

• 教育および学習アップグレードおよびプラス

• 非営利団体

• G Suiteビジネス

• エッセンシャル

同期されたGSuiteアカウントが共有フォルダをサポートしていない場合、Pipedriveのオプションがグレーアウトされて表示されます。

テンプレートの作成と共有

アカウントに接続すると、ドキュメントや提案を作成することができます。直接ドキュメントを作成することもできますが、まずはテンプレートを作成し、将来のドキュメント作成時間を節約することをお勧めします。Pipedriveのどの役割が「スマートドキュメントテンプレートを追加およびインポートする」というPipedriveの許可を使用して新しいテンプレートを作成または追加できるかを制御できます。Pipedriveでの許可セットについてはこの記事で詳しく読むことができます。

テンプレートを一から作成するには、取引または連絡先の詳細ビューのドキュメント > テンプレートタブに移動し、「ドキュメント」、「スプレッドシート」または「プレゼンテーション」をクリックします。既にテンプレートを持っている場合は、プロバイダからテンプレートを取り込むこともできます。

テンプレートの編集

テンプレートエディター内では、テンプレートの名前とカテゴリを更新し、取引、連絡先、製品、プロジェクト、または時間ベースのフィールドを追加して、テンプレートの内容を埋めることができます。

テンプレートにPipedriveのフィールドを追加するには、テンプレートエディタの右側からフィールドをコピーしてテンプレート本文に貼り付けます。フィールドは角括弧「[ ]」で表示され、テンプレートがドキュメントに使用されるときに自動的にフィールドデータに置き換えられます。

テンプレートの編集が完了したら、「閉じる」をクリックしてテンプレートを保存するか、「このテンプレートを使って文書を作成する」をクリックしてすぐにテンプレートを使用してドキュメントを作成します。

スマートドキュメントのフィールドとテンプレートについて詳しく学ぶには、こちらの記事から参照してください。

どのようにしてチームとテンプレートを共有できますか？

高度なテンプレート共有を使用して、テンプレートをPipedriveの他のユーザーと自動的に共有することができます。テンプレートを共有するには、テンプレートを編集するために開き、許可タブをクリックします。利用者に与えられる許可のレベルは2つあります:

1. このテンプレートを使用できる – テンプレートを閲覧し、新しいドキュメントを作成するために使用できますが、元のテンプレートを編集または削除することはできません。
2. このテンプレートを編集できる – テンプレートを閲覧、使用、編集、および削除できます。

テンプレートが他のユーザーと共有されると、「私と共有」のテンプレートギャラリーセクションに表示されます。

ドキュメントの作成

ドキュメントを作成するには、取引先または連絡先の詳細ビューでドキュメントタブをクリックしてください。以前に作成したテンプレートからドキュメントを作成するか、空白のドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションを基に新規作成するオプションが表示されます。

また、デバイスや接続されたGoogleドライブ、Microsoft OneDrive、またはSharePointアカウントから事前に作成したドキュメントをインポートすることもできます。ローカルに保存されたドキュメントは、デバイスからPDFとしてアップロードすることもできます。

既存のテンプレートからドキュメントを作成するには、「テンプレートから」をクリックして使用するテンプレートを選択してください。ドキュメントエディターが表示され、テンプレートフィールドがすべて対応するデータで入力されます。

名前とカテゴリをカスタマイズし、コンテンツを好みに合わせて調整することができます。ドキュメントは作業中に自動保存されます。

取引先固有のプレースホルダーを使用してドキュメントを作成するには、取引詳細ビューから作成する必要があります。個人固有のプレースホルダーを使用してドキュメントを作成するには、取引先または個人の詳細ビューから作成する必要があります。

ドキュメントの表示と共有

Google ドライブ – ドキュメントエディターの右下隅にある「共有」ボタンをクリックすると、ドキュメントを共有したり、PDFとしてダウンロードしたり、ドキュメントを削除したりできます。

• 署名のリクエスト – ドキュメントの受信者から署名をリクエストします。
• リンクとして共有 – このドキュメントの読み取り専用のPDFバージョンへのリンクを生成し、受信者が開くとブラウザウィンドウに表示されます。
• PDFとしてダウンロード – ドキュメントをローカルに保存して、電子メールに添付したり直接顧客に送信したりできます。

OneDrive および SharePoint – ドキュメントを共有するには、まずドキュメントエディターを閉じ、「...」（その他）ボタンをクリックして、詳細ページに作成されたドキュメントをクリックします。

リンクでドキュメントを共有すると、誰かがドキュメントを開くときに表示回数を追跡したり、メール通知を設定したりするオプションがあります。

表示回数を追跡するオプションを有効にすると、ドキュメントが初めて開かれたとき、毎回、または決して開かれないときに電子メールで通知を受け取ることができます。

リンクが生成されたら、元のドキュメントのバージョンとして保存され、表示回数と作成時間が表示され、そのバージョンを更新することはできなくなります。

ドキュメントの別のバージョンを作成するには、元のドキュメントをクリックし、必要な更新を行い、新しいリンクを生成します。リンクが生成されたら、ドキュメントの下にバージョン2として表示されます。

ドキュメントの別のバージョンを作成する場合は、最初のバージョンのリンクを無効にすることをお勧めします。これには、最初のバージョンの「...」をクリックし、リンクとして共有 > リンクを有効にするをクリックします。

ドキュメントに署名を追加する

Smart Docsには、eSignatures機能が付属しており、追加のツールを必要とせずに顧客からドキュメントの署名をリクエストすることができます。

Smart Docs機能を使用して、取引先または連絡先ページからドキュメントを作成またはアップロードし、署名をリクエストするオプションを見つけます。ドキュメントの署名をリクエストする方法については、この記事を参照してください。