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スマートドックス

Jenny Takahara, 2025年6月16日

注意: Smart Docs機能は、Professionalプランおよびそれ以上のプランに含まれており、EssentialおよびAdvancedプランのアドオンとして利用可能です。アカウント設定へのアクセス権を持つユーザーのみが、会社アカウントのアドオンを購入できます。このアドオンには、14日間の無料トライアルが付いており、その間に5つの署名が利用可能です（請求情報が必要です）。アドオンの利用規約については、こちらのページで詳しくご覧ください。

このSmart Docs機能を使用すると、取引や連絡先の詳細ビューから直接提案書や見積書を作成することで、交渉プロセスの時間を節約できます。文書は、Pipedriveアカウントから関連する取引、連絡先、プロジェクト、または製品の詳細で自動的に入力されます。

その後、追跡可能なリンクを使用して文書を共有し、見込み客が文書に関与した際に通知を受け取ることができます。

ストレージプロバイダーへの接続

Smart Docsを接続するには、取引または連絡先の詳細ページに移動し、「ドキュメント」タブをクリックして「クラウドストレージに接続」を選択します。Google Drive、Microsoft OneDrive、またはSharePointの3つのプロバイダーを使用して接続できます。

Pipedriveがあなたのアカウントにアクセスするための権限を付与するためのフローに進みます。接続が完了すると、取引に保存された既存のドキュメントやテンプレートをアップロードでき、それらは自動的にあなたのドライブにも保存されます。

アカウントを接続した後、ストレージの場所として個人用または共有ドライブのいずれかを接続するオプションが表示されます。

注: Smart Docs用にGoogleアカウントを接続することは、Google Drive同期機能の設定とは別です。

また、ツールとアプリ > ドキュメント に移動し、「+ 新しいアカウントを追加」または「切断」をクリックすることで、アカウントを追加および切断することもできます。ファイルの保存方法については、この記事で詳しく学ぶことができます。

注: Google Driveの接続や再認証に問題がある場合は、Googleの権限に移動し、再接続を試みる前にPipedriveの権限を削除してください。まだ問題が解決しない場合は、サポートチームにお問い合わせください。

アカウント用にデフォルトの共有ドライブを設定することもできます。

共有ドライブフォルダの作成

ストレージプロバイダーをSmart Docs機能に接続すると、ユーザーのドライブを選択できるドロップダウンメニューが表示されます。Smart Docs機能を接続すると、自動的にカスタム共有ドライブフォルダが割り当てられます。ただし、自分自身のフォルダを作成することもできます。

Google Driveアカウントの共有ドライブタブに移動し、新しいフォルダを作成してください：

Google Driveで新しい共有フォルダを作成したら、ツールとアプリ > ドキュメントに移動し、Smart Docsで使用するために新しい共有フォルダを選択してください：

Google Workspaceアカウントで新しい共有フォルダを表示または作成するオプションが表示されない場合、使用しているエディションが原因の可能性があります。共有フォルダを使用するには、Business Starter以上のプランが必要です。

同期されたGoogle Workspaceアカウントが共有フォルダをサポートしていない場合、Pipedriveのオプションはグレー表示されます。

テンプレートの作成と共有

注意: 正しいグローバル権限を持つユーザーのみがテンプレートを作成できます。Pipedriveの権限「スマートドキュメントテンプレートの追加とインポート」を使用して、どのPipedriveの役割が新しいテンプレートを作成または追加できるかを制御できます。

アカウントを接続したら、ドキュメントや提案を作成し始めることができます。直接ドキュメントを作成することもできますが、将来のドキュメントの時間を節約するために、最初にテンプレートを作成することをお勧めします。

ゼロからテンプレートを作成するには、取引または連絡先の詳細ビューでドキュメント > テンプレートタブに移動し、「ドキュメント」、「スプレッドシート」、または「プレゼンテーション」をクリックします。すでに保存されているテンプレートがある場合は、プロバイダーからテンプレートをインポートすることもできます。

注意: スプレッドシートまたはプレゼンテーションを使用してテンプレートやドキュメントを作成することは、Google Driveユーザーのみが利用可能です。

注意: OneDriveを使用している場合、ファイルピッカー、テンプレートエディタ、ドキュメントエディタは新しいポップアップウィンドウとして表示されます。ポップアップウィンドウが表示されない場合は、ブラウザの設定でPipedriveからのポップアップを有効にする必要があります。ポップアップを有効にする方法については、この記事を参照してください。

テンプレートの編集

注意: Smart Docsでフィールドデータとテンプレートを使用する方法についての詳細は、この記事をご覧ください。

テンプレートエディタにいるときは、テンプレートの名前とカテゴリを更新し、Pipedriveの取引、連絡先、製品、プロジェクト、または時間ベースのフィールドを追加してテンプレートの内容を埋めることができます。

Pipedriveのフィールドをテンプレートに追加するには、テンプレートエディタの右側からフィールドをコピーしてテンプレート本文に貼り付けます。フィールドは角括弧「[ ]」で表示され、テンプレートがドキュメントに使用されるときに自動的にフィールドデータに置き換えられます。

テンプレートの編集が完了したら、「閉じる」をクリックしてテンプレートを保存するか、「ドキュメントを作成するために使用」をクリックしてテンプレートを即座に使用してドキュメントを作成します。

Smart Docsのフィールドとテンプレートについて詳しくは、この記事をご覧ください。

テンプレートをチームと共有するにはどうすればよいですか？

高度なテンプレート共有を使用して、Pipedriveの他のユーザーとテンプレートを自動的に共有できます。テンプレートを共有するには、テンプレートを編集するために開き、「権限」タブをクリックします。ユーザーに与えることができる権限のレベルは2つあります:

このテンプレートを使用できる – テンプレートを表示し、新しいドキュメントを作成するために使用できますが、元のテンプレートを編集または削除することはできません。
このテンプレートを編集できる – 元のテンプレートを表示、使用、編集、削除できます。

注意: テンプレートを正常に使用するためには、共有したユーザーもストレージプロバイダー内の元のテンプレートファイルにアクセスできる必要があります。このため、すべてのテンプレートとドキュメントは共有ドライブに保存することをお勧めします。これはSmart Docsの設定で設定できます。ドキュメントの保存方法については、この記事をご覧ください。

テンプレートが他のユーザーと共有されると、テンプレートギャラリーの私と共有されたセクションに表示されます。

ドキュメントの作成

注意: ユーザーはSmart Docs機能を通じて署名をリクエストできます。この機能についてはこの記事で詳しく学べます。

ドキュメントを作成するには、取引または連絡先の詳細ビューでドキュメントタブをクリックします。以前に作成したテンプレートからドキュメントを作成するオプション、または空白のドキュメント、スプレッドシート、またはプレゼンテーションから新しく作成するオプションが表示されます。

また、デバイスや接続されたGoogle Drive、Microsoft OneDrive、SharePointアカウントから事前に作成されたドキュメントをインポートすることもできます。ローカルに保存されたドキュメントも、デバイスからPDFとしてアップロードできます。

注意: ドキュメントをPDFとしてアップロードした場合、修正したりテンプレートとして保存したりすることはできません。

既存のテンプレートからドキュメントを作成するには、「テンプレートから」をクリックし、使用するテンプレートを選択します。ドキュメントエディタが表示され、すべてのテンプレートフィールドが対応するデータで埋められます。

名前とカテゴリをカスタマイズし、好みに応じて内容を調整できます。作業中にドキュメントは自動的に保存されます。

取引特有のプレースホルダーを持つドキュメントを作成するには、取引の詳細ビュー内から作成する必要があります。人特有のプレースホルダーを持つドキュメントを作成するには、取引または人の詳細ビューから作成する必要があります。

注意: テンプレートにフィールド情報が欠けている項目がある場合、フィールド名のプレースホルダーはドキュメントに残ります。未入力のフィールドをクリアする方法についてはこの記事で学べます。

ドキュメントの表示と共有

Google Drive – ドキュメントエディタの右下隅にある「共有」ボタンをクリックすると、ドキュメントを共有したり、PDFとしてダウンロードしたり、ドキュメントを削除したりできます。

リンクとして共有 – このドキュメントの読み取り専用PDFバージョンへのリンクを生成します。受信者がリンクを開くと、ブラウザウィンドウに表示されます。
署名をリクエスト – ドキュメントの受信者から署名をリクエストします。
PDFをダウンロード – ドキュメントをローカルに保存し、メールに添付したり、直接顧客に送信したりできます。

OneDriveとSharePoint – ドキュメントを共有するには、まずドキュメントエディタを閉じて、詳細ページに作成されたドキュメントの「...」ボタンをクリックする必要があります。

リンクを使ってドキュメントを共有すると、表示回数を追跡したり、誰かがドキュメントを開いたときにメール通知を設定したりするオプションがあります。

もし表示を追跡オプションを有効にすると、ドキュメントが初めて開かれたとき、毎回、または決して通知を受け取ることができます。

注意: 当社のドキュメント追跡機能はGDPRに準拠しています。詳細はこの記事をお読みください。

リンクが生成されると、元のドキュメントの下にバージョンとして保存され、表示回数と作成時間が表示され、そのバージョンを更新することはできなくなります。

ドキュメントの別のバージョンを作成するには、元のドキュメントをクリックし、必要な更新を行い、新しいリンクを生成します。リンクが生成されると、ドキュメントの下にバージョン2として表示されます:

ドキュメントの別のバージョンを作成する場合、2つのライブバージョンが存在しないように、最初のバージョンのリンクを無効にすることをお勧めします。そのためには、最初のバージョンの「...」をクリックし、リンクとして共有 > リンクを有効にするをクリックしてリンクを無効にします。

ドキュメントに署名を追加する

Smart Docsには、顧客からドキュメントの署名を要求できるeSignatures機能が付いているため、追加のツールは必要ありません。

取引または連絡先ページからSmart Docs機能を使ってドキュメントを作成またはアップロードし、署名を要求するオプションを見つけてください。ドキュメントの署名を要求する方法については、この記事を参照してください。

注意：eSignatures機能は、Professionalプラン以上および有効な請求情報を入力しているこれらのプランを試用中のユーザーのみが利用可能です。EssentialおよびAdvancedユーザーは、Smart Docsアドオンを使用することで利用できます。

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