Kunnskapsbase

Smart Docs-funksjonen kommer med en eSignatures-funksjonalitet, slik at du kan be om dokumentsignaturer fra kundene dine uten behov for ekstra verktøy.

Pipedrive's eSignatures-funksjon tilbyr Grunnleggende digital signering. Lær mer om denne typen signatur i denne artikkelen.

Be om en signatur

Sender en forespørsel

For å be om en signatur, må du lage eller laste opp et dokument med Smart Docs-funksjonen på avtale- eller kontaktdetaljsiden. Du kan lære hvordan du setter opp et dokument i denne artikkelen.

Du kan be om en signatur på to steder:

• I dokumentredigereren

I detaljvisningen

Etter å ha klikket på "Be om signaturer", blir du bedt om å gjennomgå dokumentet ditt og styre signererne dine. Brukeren som ber om signaturen (deg) og den lenkede kontaktpersonen vil automatisk bli lagt til som signerere, men du kan slette eller legge til i denne listen. Du kan legge til opptil 10 signaturer per dokument.

Du kan endre språket på invitasjonen under "Invitere språk".

Autorisere forespørselen din

Signaturforespørsler krever en autorisasjonskode.

Når denne sikkerhetsfunksjonen er aktivert, mottar signererne en engangsautentiseringskode via e-post for å sjekke (men ikke garantere) e-postens gyldighet. Signereren må bruke denne koden for å signere dokumentet.

Personliggjøre forespørselen din

Tilpass e-signaturforespørselen din ved å legge til en egendefinert emnelinje og melding.

Når du klikker på "Neste", kan du legge til signererfelt i dokumentet og dra og slippe dem dit du vil ha dem.

Når du har plassert et felt i et dokument, kan du sveve musen over det for å redigere og konfigurere hvert felt.

Det er for øyeblikket fire typer signererfelt tilgjengelig, med forskjellige konfigurasjoner tilgjengelig:

Hvis du legger signererfelt inn i dokumentet, må du inkludere en signatur felt for hver signerer. Du kan bytte mellom signererne i "Velg signerer"-rullegardinmenyen i venstre panel.

Du kan også tildele et felt til en annen signerer når du redigerer felt.

Når du er ferdig med å sette opp dokumentet, klikker du på "Send", og dokumentet vil bli sendt med instruksjoner til alle signerere. Du vil motta en e-postmelding når noen signerer eller nekter å signere.

Hvis du ikke vil legge til signaturfelt i dokumentet, kan du hoppe over dette trinnet ved å klikke på "Send uansett".

Hvis du sender dokumentet uten signererfelt, vil signaturene bli plassert på en ekstra side på baksiden.

Ikke støttede dokumenttyper

Følgende dokumenttyper støttes ikke for signatursamling:

• Krypterte dokumenter (dokumenter som er beskyttet av et passord.)
• Dokumenter som allerede er digitalt signert.
• Dokumenter med skrivebeskyttede tillatelser.

Når du bruker en av disse dokumenttypene, vil ingen feil vises, og signaturprosessen vil bli gjennomført som vanlig. Imidlertid vil Pipedrive ikke motta det, så dokumentet vil aldri vises som “fullført”.

Undertegning av dokumentet

Når en signatør åpner en signaturforespørsel i e-posten sin, kan de gjennomgå dokumentet. De kan klikke på feltet “Signatur” for å signere dokumentet enten ved å skrive eller tegne, eller bruke rullegardinmenyen i øvre høyre hjørne for å “Avstå fra å signere” eller “Last ned som PDF”.

Når alle påkrevde signeringsfelt er fullført, kan signatøren klikke på knappen “Fullfør signering” for å fortsette.

Signatøren vil bli bedt om å oppgi en autentiseringskode og krysse av i en boks for å bekrefte at de har lest dokumentet. Etter det kan de klikke på “Signer” for å fullføre dokumentinnsendingen.

Når alle har signert dokumentet, vil en PDF av det signerte dokumentet og revisjonsspor automatisk bli sendt på e-post til alle signatører og brukeren som ba om signaturer.

Sjekk signeringstatusen for dokumentet ditt

Dokumentet på detaljsiden i avtalen eller kontakten din vil vise signeringstatusen for dokumentet ditt.

Klikk på signeringstatusen for å se informasjon om hver underskriver, dokumentvisninger og signeringstatus.

• Avvist – underskriveren har avvist å signere dokumentet. Du kan sende forespørsel om signatur på nytt ved å klikke på "Send invitasjon på nytt.”
• Sendt – signaturforespørselen er fortsatt ventende. Du kan klikke på "Send påminnelse” for å sende en e-post til mottakeren angående forespørselen.
• Fullført – underskriveren har allerede signert.

Fra dette vinduet kan du også “Avbryt signering” og bruke “Last ned” alternativet for å laste ned den opprinnelige versjonen av dokumentet. Hvis alle har signert dokumentet, kan du også laste ned signert versjon av dokumentet samt revisjonsspor.

Hvor mange signaturer kan jeg be om?

Avhengig av planen din kan antall signaturer variere.

• Professional, Power og Enterprise: Disse planene har ubegrensede signaturforespørsler (rimelig brukspolicy gjelder).
• Essential og Advanced (tillegg): Selskapskontoer i disse planene med tillegget aktivert kan kjøpe to nivåer av signaturforespørsler:
  • 30 signaturforespørsler per måned.
  • 100 signaturforespørsler per måned.

• Essential og Advanced (prøveperiode for tillegg): Selskapskontoer i disse planene med en prøveperiode for tillegg kan be om opptil 5 signaturer.

Hva er den rimelige brukspolitikken?

Pipedrive overvåker nøye bruken av eSignaturer. Hvis vi legger merke til at funksjonen blir brukt til videresalg, misbrukes på noen annen måte, eller er urimelig byrdefull, forbeholder vi oss retten til i vårt eget skjønn å hindre eller suspendere en brukers tilgang til funksjonen.