Kunnskapsbase

Smart Docs-funksjonen leveres med funksjonalitet for eSignaturer, slik at du kan be om dokumentsignaturer fra kundene dine uten å trenge ekstra verktøy.

Pipedrive sin eSignatur-funksjon tilbyr Basisk digital signering. Lær mer om denne typen signatur i denne artikkelen.

Be om en signatur

Å sende en forespørsel

For å be om en signatur, må du lage eller laste opp et dokument med Smart Docs-funksjonen på avtale- eller kontaktdetaljsiden. Du kan lære hvordan du setter opp et dokument i denne artikkelen.

Du kan be om en signatur på to steder:

• I dokumenteditoren

I detaljvisningen

Etter at du har klikket på "Be om signaturer", vil du bli bedt om å gjennomgå dokumentet ditt og administrere dine signatører. Brukeren som ber om signaturen (du) og den lenkede kontaktpersonen vil automatisk bli lagt til som signatører, men du kan slette eller legge til i denne listen. Du kan legge til opptil 10 signatører per dokument.

Du kan endre språket på invitasjonen under "Inviter språk".

Autentisere forespørselen din

Signaturforespørsler krever en autentiseringskode.

Når denne sikkerhetsfunksjonen er aktivert, mottar signererne en engangsautentiseringskode via e-post for å sjekke (men ikke garantere) deres e-post gyldighet. Signatøren må bruke denne koden for å signere dokumentet.

Tilpasning av forespørselen din

Gjør e-signaturforespørselsmeldingene dine personlige som kundene dine mottar ved å legge til en tilpasset emnelinje og melding.

Når du klikker "Neste", kan du legge signeringsfelt til dokumentet og dra-og-slipp dem der du vil ha dem.

Når du har plassert et felt i et dokument, kan du flytte musen for å redigere og konfigurere hvert felt.

Det er for øyeblikket fire typer signeringsfelt tilgjengelige, med forskjellige konfigurasjoner tilgjengelige:

Hvis du legger signeringsfelt i dokumentet, må du inkludere en signatur -felt for hver signatør. Du kan veksle mellom signeringsfeltene i "Velg signeringsfelt" -rullegardinmenyen i venstre panel.

Du kan også allokere et felt til en annen signeringsfelt når du redigerer felt.

Når du er ferdig med å sette opp dokumentet, klikk "Send", og dokumentet vil bli sendt med instruksjoner til alle signeringsfeltene. Du vil motta en e-postvarsling hver gang noen signerer eller nekter å signere.

Hvis du ikke vil legge til signaturfelt i dokumentet, kan du hoppe over dette trinnet ved å klikke "Send uansett".

Hvis du sender dokumentet uten signeringsfelt, vil signaturer legges på en ekstra side på baksiden.

Ikke-støttede dokumenttyper

Følgende dokumenttyper støttes ikke for signaturinnsamling:

• Krypterte dokumenter (dokumenter beskyttet med et passord.)
• Dokumenter som allerede er digitalt signert.
• Dokumenter med skrivebeskyttede tillatelser.

Du vil ikke få noen feil når du bruker en av disse dokumenttypene, og signaturprosessen vil bli gjort som vanlig. Imidlertid vil Pipedrive ikke motta det, så dokumentet vil aldri vises som "ferdig".

Å signere dokumentet

Når en signerer åpner en signaturforespørsel i sin e-post, kan de gjennomgå dokumentet. De kan klikke på “Signatur” -feltet for å signere dokumentet ved enten å skrive eller tegne, eller bruke nedtrekksmenyen øverst til høyre for å “Avslå signering” eller “Last ned som PDF.”

Når alle obligatoriske signeringsfelt er fullført, kan signereren klikke på «Fullfør signering»-knappen for å fortsette.

Signereren blir bedt om å sende inn en autentiseringskode og krysse av i en boks for å bekrefte at de har lest dokumentet. Etter det kan de klikke på “Signer” for å fullføre innsendingen av dokumentet.

Når alle har signert dokumentet, vil en PDF av det signerte dokumentet og revisjonsspor automatisk bli sendt på e-post til alle som har signert og brukeren som ba om signaturer.

Sjekk signaturstatusen for dokumentet ditt

Dokumentet på detaljsiden for avtalen eller kontakten din vil vise signaturstatusen for dokumentet ditt.

Klikk på signaturstatusen for å se informasjon om hver signatør, visninger av dokumentet og signaturstatusen.

• Avvist – signatøren har avvist å signere dokumentet. Du kan sende signaturforespørselen på nytt ved å klikke på "Send innbydelse på nytt".
• Sendt – signaturforespørselen er fortsatt under behandling. Du kan klikke på "Send påminnelse" for å sende mottakeren en e-post angående forespørselen.
• Gjennomført – signatøren har allerede signert.

Fra dette vinduet kan du også avbryte signeringen og bruke alternativet Last ned for å laste ned den opprinnelige versjonen av dokumentet. Hvis alle har signert dokumentet, kan du også laste ned den signerte versjonen av dokumentet samt sporlogg.

Hvor mange signaturer kan jeg be om?

Avhengig av planen din kan antallet signaturer variere.

• Profesjonell og Enterprise: Disse planene har ubegrenset antall signaturforespørsler (rimelig bruk-praksis gjelder).
• Essential og Advanced (tillegg): Bedriftskontoer i disse planene med aktivert tillegg kan kjøpe to nivåer av signaturforespørsler:
  • 30 signaturforespørsler per måned.
  • 100 signaturforespørsler per måned.

• Essential og Advanced (tilleggsprøve): Bedriftskontoer i disse planene som bruker en tilleggsprøve kan be om opptil 5 signaturer.

Hva er Policy for Rimelig Bruk?

Pipedrive overvåker nøye bruken av e-signaturer. Hvis vi legger merke til at funksjonen blir brukt til videresalg, misbrukes på noen annen måte eller er urimelig belastende, forbeholder vi oss retten til, etter eget skjønn, å hindre eller suspendere en brukers tilgang til funksjonen.