Kunnskapsbase

Funksjonen Smart Docs kommer med en eSignatures-funksjonalitet, slik at du kan be om dokumentsignaturer fra kundene dine uten å trenge ekstra verktøy.

Pipedrives eSignatures-funksjon tilbyr Basic Digital Signing. Lær mer om denne typen signatur i denne artikkelen.

Be om en signatur

Sender en forespørsel

For å be om en signatur, må du opprette eller laste opp et dokument med Smart Docs funksjonen på avtale- eller kontaktdetaljsiden. Du kan lære hvordan du oppretter et dokument i denne artikkelen.

Du kan be om en signatur på to steder:

• I dokumentredigeringsverktøyet

I detaljvisningen

Etter å ha klikket på “Be om signaturer,” vil du bli bedt om å gjennomgå dokumentet ditt og administrere signererne. Brukeren som ber om signaturen (deg) og den tilknyttede kontaktpersonen vil automatisk bli lagt til som signatører, men du kan slette eller legge til i denne listen. Du kan legge til opptil 10 signatører per dokument.

Du kan endre språket på invitasjonen under “Inviter språk.”

Autentisere forespørselen din

Signaturforespørsler krever en autentiseringskode.

Når denne sikkerhetsfunksjonen er aktivert, mottar signererne en engangsautentiseringskode via e-post for å sjekke (men ikke garantere) gyldigheten av e-postadressen deres. Signereren må bruke denne koden for å signere dokumentet.

Tilpass forespørselen din

Tilpass e-signatur forespørselsepostene dine kundene mottar ved å legge til en tilpasset emnelinje og melding.

Når du klikker på “Neste,” kan du legge signererfelt til dokumentet og dra og slippe dem til der du vil at de skal vises.

Når du har plassert et felt i et dokument, kan du flytte musen din til å redigere og konfigurere hvert felt.

Det er for øyeblikket fire typer signererfelt tilgjengelig, med forskjellige konfigurasjoner tilgjengelig:

Hvis du legger til signererfelt i dokumentet, må du inkludere et signatur felt for hver signerer. Du kan bytte mellom signererne i “Velg Signerer”-rullegardinmenyen i venstre panel.

Du kan også tildele et felt til en annen signerer når du redigerer felt.

Når du er ferdig med å sette opp dokumentet, klikk på “Send,” og dokumentet vil bli sendt med instruksjoner til alle signererne. Du vil motta en e-postvarsling når noen signerer eller nekter å signere.

Hvis du ikke vil legge til signaturfelt i dokumentet, kan du hoppe over dette trinnet ved å klikke på “Send uansett.”

Hvis du sender dokumentet uten signererfelt, vil signaturene bli plassert på en ekstra side på baksiden.

Ikke-støttede dokumenttyper

Følgende dokumenttyper støttes ikke for signatursamling:

• Krypterte dokumenter (dokumenter beskyttet av et passord.)
• Dokumenter som allerede er digitalt signert.
• Dokumenter med skrivebeskyttede tillatelser.

Når du bruker en av disse dokumenttypene, vil det ikke vises noen feil, og signaturprosessen vil bli utført som vanlig. Imidlertid vil Pipedrive ikke motta den, så dokumentet vil aldri vises som “fullført.”

Signering av dokumentet

Når en signerer åpner en signaturforespørsel i e-posten sin, kan de gjennomgå dokumentet. De kan klikke på feltet “Signatur” for å signere dokumentet enten ved å skrive eller tegne, eller bruke nedtrekksmenyen i øvre høyre hjørne for å “Avvise signering” eller “Last ned som PDF.”

Når alle påkrevde signaturfelt er fullført, kan signataren klikke på "Fullfør signering" -knappen for å fortsette.

Signataren vil bli bedt om å sende inn en autentiseringskode og huke av i en boks for å bekrefte at de har lest dokumentet. Etter det kan de klikke på “Signer” for å fullføre innsendingen av dokumentet.

Når alle har signert dokumentet, vil en PDF av det signerte dokumentet og revisjonsspor automatisk bli sendt på e-post til alle signatarene og brukeren som ba om signeringene.

Sjekk signaturstatusen på dokumentet ditt

Dokumentet på detaljsiden for avtalen din vil vise signaturstatusen for dokumentet ditt.

Klikk på signaturstatusen for å se informasjon om hver signatar, dokumentvisninger og signaturstatus.

• Avtvist – signataren har avvist å signere dokumentet. Du kan sende forespørsel om signatur på nytt ved å klikke på "Send påminnelse".
• Sendt – signaturforespørselen er fortsatt under behandling. Du kan klikke på "Send påminnelse" for å sende en e-post til mottakeren angående forespørselen.
• Fullført – signataren har allerede signert.

Fra dette vinduet kan du også “Avbryte signeringen” og bruke alternativet “Last ned” for å laste ned den opprinnelige versjonen av dokumentet. Hvis alle har signert dokumentet, kan du også laste ned signert versjon av dokumentet samt revisjonsspor.

Hvor mange signaturer kan jeg be om?

Avhengig av planen din kan antallet signaturer variere.

• Profesjonell, Power og Enterprise: Disse planene har ubegrensede signaturforespørsler (rimelig brukspolitikk gjelder).
• Essensiell og Avansert (tillegg): Selskapskontoer i disse planene med tillegget aktivert kan kjøpe to nivåer av signaturforespørsler:
  • 30 signaturforespørsler per måned.
  • 100 signaturforespørsler per måned.

• Essensiell og Avansert (tilleggsprøve): Selskapskontoer i disse planene som bruker en tilleggsprøve kan be om opptil 5 signaturer.

Hva er den rimelige brukspolitikken?

Pipedrive overvåker nøye bruken av eSignaturer. Hvis vi legger merke til at funksjonen blir brukt til videresalg, misbrukes på noen annen måte eller er urimelig byrdefull, forbeholder vi oss retten til å forhindre eller suspendere en brukers tilgang til funksjonen etter eget skjønn.