Kunnskapsbase

Smart Docs -funksjonen leveres med en eSignatures -funksjonalitet slik at du kan be om dokument signaturer fra kundene dine uten å trenge ekstra verktøy.

Pipedrive's eSignatures-funksjon tilbyr Grunnleggende digital signering. Lær mer om denne typen signatur i denne artikkelen.

Be om en signatur

Å sende en forespørsel

For å be om en signatur, må du opprette eller laste opp et dokument med Smart Docs-funksjonen på avtale- eller kontaktdetaljsiden. Du kan lære hvordan du setter opp et dokument i denne artikkelen.

Du kan be om en signatur på to steder:

• I dokumentredigereren

I detaljvisningen

Etter at du har klikket “Request signatures,” blir du bedt om å gjennomgå dokumentet ditt og administrere dine signatører. Brukeren som ber om signaturen (du) og den lenkede kontaktpersonen vil automatisk bli lagt til som signatører, men du kan slette eller legge til i denne listen. Du kan legge til opptil 10 signatører per dokument.

Du kan endre språket på invitasjonen under “Invite Language.”

Autentisering av forespørselen din

Signaturforespørsler krever en autentiseringskode.

Når denne sikkerhetsfunksjonen er aktivert, mottar signatører en engangsautentiseringskode via e-post for å sjekke (men ikke garantere) deres e-postgyldighet. Signatøren må bruke denne koden for å signere dokumentet.

Tilpasse forespørselen din

Tilpass e-signaturforespørsel-e-postene som kundene dine mottar ved å legge til en egendefinert emnelinje og melding.

Når du klikker på “Next,” kan du legge til signatørfelt i dokumentet og dra og slippe dem til der du vil at de skal vises.

Når du har plassert et felt i et dokument, kan du føre musen over for å redigere og konfigurere hvert felt.

Det er for øyeblikket fire typer signatørfelt tilgjengelig, med ulike konfigurasjoner tilgjengelige:

Hvis du legger signeringsfeltene inn i dokumentet, må du inkludere et signatur felt for hver signatør. Du kan bytte mellom signatørene i “Select Signer”-rullegardinmenyen i venstre panel.

Du kan også tildele et felt til en annen signatør når du redigerer felt.

Når du er ferdig med å sette opp dokumentet, klikk “Send,” og dokumentet vil bli sendt med instruksjoner til alle signatører. Du vil motta en e-postvarsling hver gang noen signerer eller avslår å signere.

Hvis du ikke vil legge til signaturfelt i dokumentet, kan du hoppe over dette trinnet ved å klikke “Send anyway.”

Hvis du sender dokumentet uten signatørfelt, vil signaturene bli plassert på en ekstra side på baksiden.

Ikke-støttede dokumenttyper

Følgende dokumenttyper støttes ikke for samlingsundertegninger:

• Krypterte dokumenter (dokumenter beskyttet av et passord.)
• Dokumenter som allerede er digitalt signert.
• Dokumenter med skrivebeskyttet tillatelse.

Når du bruker en av disse dokumenttypene, vil ingen feil vises, og Signaturprosessen vil bli gjennomført som vanlig. Pipedrive vil imidlertid ikke motta det, så dokumentet vil aldri fremstå som “ferdig.”

Signere dokumentet

Når en signerer åpner en signaturforespørsel i e-posten sin, kan de gjennomgå dokumentet. De kan klikke på “Signatur”-feltet for å signere dokumentet ved å enten skrive eller tegne, eller bruke nedtrekksmenyen i øverste høyre hjørne for å “Avslå å signere” eller “Last ned som PDF.”

Når alle påkrevde signeringsfelt er fullført, kan signereren klikke på “Fullfør signering”-knappen for å fortsette.

Signereren vil bli bedt om å sende inn en autentiseringskode og huke av for å bekrefte at de har lest dokumentet. Etter det kan de klikke på “Signer” for å fullføre innsendingen av dokumentet.

Når alle har signert dokumentet, vil en PDF av det signerte dokumentet og revisjonsspor automatisk bli sendt på e-post til alle signererne og brukeren som ba om signaturer.

Sjekk signeringstatusen til dokumentet ditt

Dokumentet på detaljsiden for avtalen din eller kontakten vil vise signeringstatusen til dokumentet ditt.

Klikk på signeringstatusen for å se informasjon om hver signatør, dokumentvisninger og signeringstatus.

• Avvist – signatøren har avvist å signere dokumentet. Du kan sende signaturforespørselen på nytt ved å klikke " Send påminnelse.”
• Sendt – signaturforespørselen er fortsatt avventende. Du kan klikke på “Send påminnelse” for å sende e-post til mottakeren angående forespørselen.
• Fullført – signatøren har allerede signert.

Fra dette vinduet kan du også “Avbryt signeringen” og bruke “Last ned” -alternativet for å laste ned den opprinnelige versjonen av dokumentet. Hvis alle har signert dokumentet, kan du også laste ned den signerte versjonen av dokumentet samt revisjonsspor.

Hvor mange signaturer kan jeg be om?

Avhengig av planen din, kan antall signaturer variere.

• Profesjonell, Power og Enterprise: Disse planene har ubegrensede signaturforespørsler (rimelig brukspolicy gjelder).
• Essential og Advanced (tillegg): Selskapskontoer i disse planene med tillegget aktivert kan kjøpe to nivåer av signaturforespørsler:
  • 30 signaturforespørsler per måned.
  • 100 signaturforespørsler per måned.

• Essential og Advanced (prøveperiode for tillegg): Selskapskontoer i disse planene som bruker en prøveversjon av tillegget kan be om opptil 5 signaturer.

Hva er den rimelige brukspolicyen?

Pipedrive overvåker nøye bruken av eSignaturer. Hvis vi legger merke til at funksjonen brukes til videresalg, misbrukes på noen annen måte, eller er uvanlig belastende, forbeholder vi oss retten til å forhindre eller suspendere en brukers tilgang til funksjonen etter eget skjønn.