Kunnskapsbase

Smart Docs-funksjonen inkluderer eSignatures, så du kan be om kundesignaturer uten ekstra verktøy.

Pipedrives eSignatures-funksjon tilbyr grunnleggende digital signering. Les mer om denne typen signatur i denne artikkelen.

Be om en signatur

Sende en forespørsel

For å be om en signatur må du opprette eller laste opp et dokument med Smart Docs-funksjonen på salgsavtale- eller kontaktinformsjonssiden. Du kan lære hvordan du setter opp et dokument i denne artikkelen.

Du kan be om en signatur på to steder:

I dokumentredigeringsprogrammet

I detaljvisningen

Etter at du klikker på «Be om signaturer», blir du bedt om å se gjennom dokumentet og administrere underskriverne. Brukeren som ber om signaturen (deg) og tilknyttet kontaktperson vil automatisk bli lagt til som underskrivere, men du kan slette eller legge til i denne listen. Du kan legge til opptil 10 underskrivere per dokument.

Du kan endre invitasjonsspråket under «Invitasjonsspråk».

Autentisering av forespørselen din

Signaturforespørsler krever en autentiseringskode.

Når denne sikkerhetsfunksjonen er aktivert, mottar underskriverne en engangskode på e-post for å bekrefte (men ikke garantere) at e-postadressen deres er gyldig. Underskriveren må bruke denne koden for å signere dokumentet.

Tilpasse forespørselen din

Tilpass e-postene med e-signaturforespørsel som kundene dine mottar, ved å legge til en egendefinert emnelinje og melding.

Når du klikker på «Neste», kan du legge til underskriverfelt i dokumentet og dra og slippe dem dit du vil at de skal vises.

Når du har plassert et felt i et dokument, kan du holde musepekeren over det for å redigere og konfigurere hvert felt.

Det finnes for øyeblikket fire typer underskriverfelt, med ulike tilgjengelige konfigurasjoner:

Hvis du legger til underskriverfelt i dokumentet, må du inkludere et signaturfelt for hver underskriver. Du kan bytte mellom underskriverne i rullegardinmenyen «Velg underskriver» i panelet til venstre.

Du kan også tildele et felt til en annen underskriver når du redigerer felter.

Når du er ferdig med å konfigurere dokumentet, klikker du på «Send», så sendes det til alle underskrivere med instruksjoner. Du får et e-postvarsel hver gang noen signerer eller avslår å signere.

Hvis du ikke vil legge til signaturfelt i dokumentet, kan du hoppe over dette trinnet ved å klikke på «Send likevel».

Hvis du sender dokumentet uten underskriverfelt, blir signaturene plassert på en ekstra side bakerst.

Dokumenttyper som ikke støttes

Følgende dokumenttyper støttes ikke for innsamling av signaturer:

• Krypterte dokumenter (dokumenter beskyttet med passord)
• Dokumenter som allerede er digitalt signert.
• Dokumenter med skrivebeskyttede rettigheter.

Når du bruker en av disse dokumenttypene, vises ingen feilmelding, og signeringsprosessen gjennomføres som vanlig. Pipedrive mottar det imidlertid ikke, så dokumentet vil aldri vises som «fullført».

Signere dokumentet

Når en underskriver åpner en signaturforespørsel i e-posten sin, kan vedkommende gjennomgå dokumentet. De kan klikke på feltet «Signatur» for å signere dokumentet ved å skrive eller tegne, eller bruke rullegardinmenyen øverst til høyre for å «Avslå å signere» eller «Laste ned som PDF».

Når alle obligatoriske underskriverfelter er fylt ut, kan underskriveren klikke på knappen «Fullfør signering» for å fortsette.

Underskriveren blir bedt om å oppgi en godkjenningskode og huke av en boks som bekrefter at dokumentet er lest. Deretter kan de klikke på «Signer» for å fullføre innsendingen av dokumentet.

Når alle har signert dokumentet, vil en PDF av det signerte dokumentet og revisjonsspor automatisk bli sendt på e-post til alle signererne og brukeren som ba om signaturer.

Sjekk signeringstatusen til dokumentet ditt

Dokumentet på detaljsiden for kontakten eller avtalen din viser dokumentets signeringsstatus.

Klikk på signeringsstatusen for å se informasjon om hver underskriver, dokumentvisninger og signeringsstatus.

• Avslått – underskriveren har avslått å signere dokumentet. Du kan sende signaturforespørselen på nytt ved å klikke på «Send invitasjon på nytt».
• Sendt – signaturforespørselen er fortsatt utestående. Du kan klikke på “Send påminnelse” for å sende e-post til mottakeren om forespørselen.
• Fullført – signatøren har allerede signert.

Fra dette vinduet kan du også «Avbryte signeringen» og bruke alternativet «Last ned» for å laste ned originalversjonen av dokumentet. Hvis alle har signert dokumentet, kan du også laste ned den signerte versjonen sammen med revisjonssporet.

Hvor mange signaturer kan jeg be om?

Antallet signaturer kan variere avhengig av planen din:

• Premium og Ultimate – Disse planene inkluderer ubegrensede signaturforespørsler (underlagt retningslinjene for rimelig bruk).
• Lite og Growth (tillegg) – Firmakontoer med tillegget aktivert kan kjøpe to nivåer av signaturforespørsler:
  • 30 signaturforespørsler per måned
  • 100 signaturforespørsler per måned
• Lite og Growth (prøveperiode for tillegg) – Firmakontoer som bruker prøveperioden for tillegget, kan be om opptil fem signaturer.

Hva er retningslinjene for rimelig bruk?

Pipedrive overvåker bruken av e-signaturer nøye. Hvis vi oppdager at funksjonen brukes til videresalg, misbrukes på andre måter eller er urimelig belastende, forbeholder vi oss retten til, etter eget skjønn, å nekte eller suspendere en brukers tilgang til funksjonen.