Kunnskapsbase

Kunnskapsbase/Funksjoner/Salgsdokumenter/Smart Docs: eSignatures

Emner
Be om en signatur
Signering av dokumentet
Sjekk signeringstatus for dokumentet ditt
Hvor mange signaturer kan jeg be om?

Denne artikkelen ble produsert ved hjelp av maskinoversettelse.

Smart Docs: eSignatures

JT
Jenny Takahara, 4. juni 2024
Merk: Smart Docs-funksjonen er inkludert i Profesjonell, Power og Enterprise planer og er tilgjengelig for Essensiell og Avansert planer som en tilleggspakke. Bare brukere med tilgang til kontoinnstillinger kan kjøpe tillegget for firmaets konto. Tillegget kommer med en 14 dagers gratis prøveperiode der du vil ha fem signaturer tilgjengelig (betalingsinformasjon kreves). Lær mer om vilkårene for tillegget fra denne siden.

Smart Docs-funksjonen kommer med en eSignatur-funksjonalitet, slik at du kan be om dokumentunderskrifter fra kundene dine uten å trenge ekstra verktøy.

Pipedrives eSignaturfunksjon tilbyr Grundleggende Digital Signering. Lær mer om denne typen signatur i denne artikkelen.


Be om en signatur

Sender en forespørsel

Merk: Etter 60 dager vil uferdige e-signaturforespørsler utløpe, noe som betyr at koblingene ikke lenger vil være gyldige og dokumentstatusen vil være “utløpt.”

For å be om en signatur, må du opprette eller laste opp et dokument med Smart Docs-funksjonen på avtale- eller kontaktdetaljsiden. Du kan lære hvordan du setter opp et dokument i denne artikkelen.

Du kan be om en signatur på to steder:

  • I dokumenteditoren


I detaljvisningen


Merk: Å be om en signatur vil lage en annen versjon av dokumentet.

Etter at du har klikket på “Be om signaturer,” blir du bedt om å gjennomgå dokumentet ditt og administrere signererne. Brukeren som ber om signaturen (deg) og den koblete kontaktpersonen vil automatisk bli lagt til som signerere, men du kan slette eller legge til i denne listen. Du kan legge til opptil 10 signerere per dokument.

Du kan endre språket på invitasjonen under “Invitasjonspråk.”

Autentisere forespørselen din

Signaturforespørsler krever en autentiseringskode.

Når denne sikkerhetsfunksjonen er aktivert mottar signerere en engangskode for autentisering via e-post for å sjekke (men ikke garantere) gyldigheten i e-posten. Signereren må bruke denne koden for å signere dokumentet.

Personliggjør forespørselen din

Gjør e-signaturforespørsels-e-postene dine personlige for kundene dine ved å legge til en egendefinert emnelinje og melding.

Merk: Kontoinnstillingsadministratorer kan angi standardstatus for autentiseringskoden, så vel som angi standardmeldinger for e-post med signaturforespørsler, i Smart Docs-innstillingene. Hver bruker kan imidlertid slå autentiseringskoder på eller av for hver signerer.

Når du klikker “Neste,” kan du legge til signererfelt i dokumentet og dra-og-slipp dem dit du vil ha dem til å vises.

Når du har lagt et felt i et dokument, kan du holde musen over for å redigere og konfigurere hvert felt.

Merk: Du kan legge til opptil 1000 signeringsfelt i et dokument. Bare latinske tegn støttes i signerer tekstfelt.

Det er for øyeblikket fire typer signererfelt tilgjengelige, med forskjellige konfigurasjoner tilgjengelige:

Signaturer
Dette er et obligatorisk felt og har ingen konfigurasjon
Initialer
Kan veksles som et obligatorisk/frivillig felt
Tekstfelt
  • Kan veksles som et obligatorisk/frivillig felt
  • Kan legge til hinttekst, for å fortelle signereren hva de skal skrive
  • Kan endre grunnleggende formattering
Avmerkingsboks
Kan veksles som et obligatorisk/frivillig felt

Hvis du legger signererfelt i dokumentet, må du inkludere en signatur felt for hver signerer. Du kan bytte mellom signererne i “Velg signerer”-rullegardinmenyen i venstre panel.

Du kan også tildele et felt til en annen signerer når du redigerer felt.

Når du er ferdig med å sette opp dokumentet, klikk “Send,” og dokumentet vil bli sendt med instruksjoner til alle signererne. Du vil motta en e-postvarsling når noen signerer eller nekter å signere.

Hvis du ikke vil legge til signaturfelt i dokumentet, kan du hoppe over dette trinnet ved å klikke “Send uansett.”

Hvis du sender dokumentet uten signeringsfelt, blir signaturene plassert på en ekstra side på baksiden.

Ikke støttede dokumenttyper

Følgende dokumenttyper støttes ikke for signatursamling:

  • Krypterte dokumenter (dokumenter beskyttet av et passord.)
  • Dokumenter som allerede er digitalt signert.
  • Dokumenter med skrivebeskyttede rettigheter.

Når du bruker en av disse dokumenttypene, vil det ikke vises noen feil, og signaturprosessen vil bli utført som vanlig. Men, Pipedrive vil ikke motta den, så dokumentet vil aldri vises som "komplett".


Signering av dokumentet

Når en signer åpner en signaturforespørsel i sin e-post, kan de gjennomgå dokumentet. De kan klikke på “Signatur”-feltet for å signere dokumentet enten ved å skrive eller tegne, eller bruke nedtrekksmenyen i øvre høyre hjørne for å “Avslå å signere” eller “Last ned som PDF.”

Merk: Hvis signer godtar å lagre informasjonskapsler, kan du se når og hvor mange ganger dokumentet ble åpnet.

Når alle påkrevde signaturfelt er utfylt, kan signer klikke på “Fullfør signering”-knappen for å fortsette.

Merk: Digitale signaturer vil kun bli brukt på et dokument når alle signere har fullført signaturforespørselen.

Signer vil bli bedt om å sende inn en autentiseringskode og krysse av i en boks for å bekrefte at de har lest dokumentet. Etter det kan de klikke på “Signer” for å fullføre dokumentinnsendingen.

Når alle har signert dokumentet, vil en PDF av det signerte dokumentet og revisjonsspor automatisk bli sendt på e-post til alle signere og brukeren som ba om signaturer.

Merk: Hvis du har tilknyttet Smart Docs til din skylagring, vil det signerte dokumentet og revisjonsspor automatisk lagres på ditt valgte skylagringssted. Lær mer om tilkobling til sky lagring i denne artikkelen.

Sjekk signeringstatus for dokumentet ditt

Dokumentet på detaljsiden for avtalen eller kontakten din vil vise signeringstatus for dokumentet ditt.

Klikk på signaturstatusen for å se informasjon om hver signatør, dokumentvisninger og signaturstatus.

  • Avvist – signatøren har avvist å signere dokumentet. Du kan sende signaturoppfordringen på nytt ved å klikke “Send påminnelse”.
  • Sendt – signaturoppfordringen er fortsatt ventende. Du kan klikke på “Send påminnelse” for å sende en e-post til mottakeren angående forespørselen.
  • Fullført – signatøren har allerede signert.


Fra dette vinduet kan du også “Avbryt signering” og bruke alternativet “Last ned” for å laste ned originalversjonen av dokumentet. Hvis alle har signert dokumentet, kan du også laste ned signert versjon av dokumentet samt revisjonssporet.

Obs: Bare én versjon av et dokument kan være under signering om gangen. Hvis du vil signere en ekstra versjon av dokumentet, må du avbryte versjonen som er i gang. Hvis du allerede har en signert versjon av dokumentet, kan du ikke be om signaturer for en annen versjon, du må opprette en ny.

Hvor mange signaturer kan jeg be om?

Merk: Kun brukere med faktureringstilgang kan kjøpe tillegget og signaturpakker. Signaturforespørsler gjelder per selskapskonto per måned.

Avhengig av planen din, kan antall signaturer variere.

  • Professional, Power og Enterprise: Disse planene har ubegrensede signaturforespørsler (rimelig brukspolicy gjelder).
  • Essential og Advanced (tillegg): Selskapskontoer i disse planene med tillegget aktivert kan kjøpe to nivåer signaturforespørsler:
    • 30 signaturforespørsler per måned.
    • 100 signaturforespørsler per måned.
  • Essential og Advanced (tillegg prøveperiode): Selskapskontoer i disse planene som bruker en tilleggsprøve, kan be om opptil 5 signaturer.
Merk: Hvis du er på en årlig Essential eller Advanced-plan, har selskapskontoen din en månedlig kvote på 30 eller 100 signaturer, avhengig av valgt nivå. Ubrukte signaturer overføres ikke til neste måned.

Hva er rimelig brukspolicy?

Pipedrive overvåker nøye bruken av eSignaturer. Hvis vi legger merke til at funksjonen brukes til videresalg, misbrukes på noen annen måte, eller er urimelig byrdefull, forbeholder vi oss retten i vår egen skjønn å forhindre eller suspendere en brukers tilgang til funksjonen.

Var denne artikkelen nyttig?

Ja

Nei

Relaterte artikler

Har du spørsmål?

Kontakt oss