Kunnskapsbase

Smart Docs-funksjonen inkluderer eSignaturer, slik at du kan be om kundesignaturer uten ekstra verktøy.

Pipedrives eSignatur-funksjon tilbyr grunnleggende digital signering. Les mer om denne typen signatur i denne artikkelen.

Be om signatur

Sende en forespørsel

For å be om en signatur må du opprette eller laste opp et dokument med funksjonen Smart Docs på avtale- eller kontaktdetaljsiden. Du kan lære hvordan du setter opp et dokument i denne artikkelen.

Du kan be om signatur på to steder:

I dokumentredigereren

I detaljvisningen

Etter at du klikker «Be om signaturer», blir du bedt om å gå gjennom dokumentet og håndtere underskriverne dine. Brukeren som ber om signaturen (du) og den tilknyttede kontaktpersonen vil automatisk bli lagt til som underskrivere, men du kan fjerne eller legge til personer i denne listen. Du kan legge til opptil 10 underskrivere per dokument.

Du kan endre invitasjonsspråket under «Invitasjonsspråk».

Autentisering av forespørselen

Signaturforespørsler krever en autentiseringskode.

Når denne sikkerhetsfunksjonen er aktivert, mottar underskrivere en engangs autentiseringskode på e-post for å kontrollere (men ikke garantere) at e-posten er gyldig. Underskriveren må bruke denne koden for å signere dokumentet.

Tilpasse forespørselen

Personliggjør e-postene for e-signaturforespørsler som kundene dine mottar ved å legge til en egendefinert emnelinje og melding.

Når du klikker «Neste», kan du legge til underskriverfelter i dokumentet og dra og slippe dem dit du vil at de skal vises.

Når du har plassert et felt i et dokument, kan du holde musepekeren over det for å redigere og konfigurere hvert felt.

Det finnes for øyeblikket fire typer underskriverfelt tilgjengelig, med ulike konfigurasjonsmuligheter:

Hvis du legger til underskriverfelt i dokumentet, må du inkludere et signaturfelt for hver underskriver. Du kan bytte mellom underskriverne i rullegardinmenyen «Velg underskriver» i venstre panel.

Du kan også tilordne et felt til en annen underskriver når du redigerer felt.

Når du er ferdig med å sette opp dokumentet, klikk «Send», og det vil bli sendt til alle underskrivere med instruksjoner. Du vil motta en e-postvarsling hver gang noen signerer eller avslår å signere.

Hvis du ikke ønsker å legge til signaturfelt i dokumentet, kan du hoppe over dette trinnet ved å klikke «Send likevel».

Hvis du sender dokumentet uten underskriverfelt, vil signaturene bli plassert på en ekstra side bakerst.

Ustøttede dokumenttyper

Følgende dokumenttyper støttes ikke for innsamling av signaturer:

• Krypterte dokumenter (dokumenter beskyttet med passord)
• Dokumenter som allerede er digitalt signert.
• Dokumenter med skrivebeskyttede tillatelser.

Når du bruker en av disse dokumenttypene, vil det ikke vises noen feilmelding, og signaturprosessen vil gjennomføres som normalt. Pipedrive vil imidlertid ikke motta det, så dokumentet vil aldri vises som «fullført».

Signering av dokumentet

Når en underskriver åpner en signeringsforespørsel i e-posten sin, kan de gå gjennom dokumentet. De kan klikke på “Signatur”-feltet for å signere dokumentet ved å skrive eller tegne, eller bruke rullegardinmenyen øverst til høyre for å “Avslå å signere” eller “Last ned som PDF”.

Når alle påkrevde underskriverfelt er fylt ut, kan underskriveren klikke på knappen “Fullfør signeringen” for å fortsette.

Underskriveren blir bedt om å oppgi en autentiseringskode og krysse av i en boks for å bekrefte at de har lest dokumentet. Deretter kan de klikke “Signer” for å fullføre innsendingen av dokumentet.

Når alle har signert dokumentet, vil en PDF av det signerte dokumentet og et revisjonsspor automatisk bli sendt på e-post til alle underskrivere og brukeren som ba om signaturene.

Sjekk signeringsstatusen for dokumentet ditt

Dokumentet på detaljsiden for kontakten eller avtalen vil vise dokumentets signeringsstatus.

Klikk på signeringsstatusen for å se informasjon om hver underskriver, dokumentvisninger og signeringsstatus.

• Avvist – underskriveren har nektet å signere dokumentet. Du kan sende signeringsforespørselen på nytt ved å klikke “Send invitasjon på nytt”.
• Sendt – signeringsforespørselen er fortsatt avventende. Du kan klikke “Send påminnelse” for å sende en e-post til mottakeren angående forespørselen.
• Fullført – underskriveren har allerede signert.

Fra dette vinduet kan du også “Avbryt signeringen” og bruke “Last ned”-alternativet for å laste ned den opprinnelige versjonen av dokumentet. Hvis alle har signert dokumentet, kan du også laste ned den signerte versjonen sammen med revisjonssporen.

Hvor mange signaturer kan jeg be om?

Avhengig av abonnementet ditt kan antallet signaturer variere:

• Premium og Ultimate – Disse planene inkluderer ubegrensede signaturforespørsler (underlagt en retningslinje for rimelig bruk).
• Lite og Growth (tillegg) – Firmakontoer med tillegget aktivert kan kjøpe to nivåer av signaturforespørsler:
  • 30 signaturforespørsler per måned
  • 100 signaturforespørsler per måned
• Lite og Growth (tilleggets prøveperiode) – Firmakontoer som bruker tilleggets prøveperiode kan be om opptil fem signaturer.

Hva er retningslinjen for rimelig bruk?

Pipedrive overvåker bruken av e-signaturer nøye. Hvis vi oppdager at funksjonen brukes til videresalg, misbrukes på annen måte, eller påfører urimelig byrde, forbeholder vi oss retten, etter eget skjønn, til å hindre eller suspendere en brukers tilgang til funksjonen.