ฐานความรู้

ฐานความรู้/คุณสมบัติ/เอกสารอัจฉริยะ/เอกสารอัจฉริยะ: ลายเซ...

หัวข้อ

บทความนี้สร้างขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์แปลภาษา

เอกสารอัจฉริยะ: ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

Jenny Takahara

อัปเดตล่าสุด 4 กันยายน 2569

หมายเหตุ: ฟีเจอร์ Smart Docs จะรวมอยู่ในแผน Premium และ Ultimate และมีให้เป็นส่วนเสริมสำหรับแผน Lite และ Growth เท่านั้น เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงการตั้งค่าบัญชีเท่านั้นที่สามารถซื้อส่วนเสริมสำหรับบัญชีบริษัทได้ ส่วนเสริมมาพร้อมช่วงทดลองใช้ฟรี 14 วัน ซึ่งในช่วงนั้นคุณจะมีลายเซ็นให้ใช้ได้ห้าฉบับ (ต้องระบุรายละเอียดการเรียกเก็บเงิน) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูข้อกำหนดและเงื่อนไขของส่วนเสริมได้ที่ หน้านี้.

ฟีเจอร์ Smart Docs มี ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (eSignatures) ดังนั้นคุณสามารถขอลายเซ็นจากลูกค้าได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือเพิ่มเติม.

ฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ Pipedrive ให้บริการ การลงชื่อแบบดิจิทัลพื้นฐาน (Basic Digital Signing) เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทลายเซ็นนี้ได้จาก บทความนี้.

ขอการลงนาม

การส่งคำขอ

หมายเหตุ: หลังจาก 60 วัน คำขอการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ที่ยังไม่เสร็จจะหมดอายุ ซึ่งหมายความว่าลิงก์จะไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไปและสถานะของเอกสารจะเป็น “หมดอายุ”.

ในการขอการลงนาม คุณต้องสร้างหรืออัปโหลดเอกสารโดยใช้ฟีเจอร์ Smart Docs บนหน้ารายละเอียดดีลหรือหน้ารายละเอียดผู้ติดต่อ คุณสามารถเรียนรู้วิธีตั้งค่าเอกสารได้ใน บทความนี้.

คุณสามารถขอการลงนามได้ในสองตำแหน่ง:

ในตัวแก้ไขเอกสาร

ในมุมมองรายละเอียด

หมายเหตุ: การขอการลงนามจะสร้างเวอร์ชันใหม่ของเอกสาร

หลังจากคลิก “ขอการลงนาม” ระบบจะให้คุณตรวจสอบเอกสารและจัดการผู้ลงนาม ผู้ใช้ที่ร้องขอการลงนาม (คุณ) และผู้ติดต่อที่เชื่อมโยงจะถูกเพิ่มเป็นผู้ลงนามโดยอัตโนมัติ แต่คุณสามารถลบหรือเพิ่มในรายการนี้ได้ คุณสามารถเพิ่มผู้ลงนามได้สูงสุด 10 คนต่อเอกสาร.

คุณสามารถเปลี่ยนภาษาการเชิญได้ที่ “Invite Language”.

การยืนยันตัวตนสำหรับคำขอของคุณ

คำขอการลงนามต้องใช้รหัสยืนยันตัวตน.

เมื่อเปิดใช้งานคุณสมบัติด้านความปลอดภัยนี้ ผู้ลงนามจะได้รับรหัสยืนยันตัวตนแบบใช้ครั้งเดียวทางอีเมลเพื่อยืนยัน (แต่ไม่รับประกัน) ความถูกต้องของอีเมลของพวกเขา ผู้ลงนามต้องใช้รหัสนี้เพื่อเซ็นเอกสาร.

ปรับแต่งคำขอของคุณ

ปรับแต่งอีเมลคำขอการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ที่ลูกค้าของคุณได้รับโดยเพิ่มหัวเรื่องและข้อความที่กำหนดเอง.

หมายเหตุ: ผู้ดูแลการตั้งค่าบัญชีสามารถตั้งสถานะเริ่มต้นสำหรับรหัสยืนยันตัวตนและข้อความเริ่มต้นสำหรับอีเมลคำขอการลงนามได้ในการตั้งค่า Smart Docs อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ทุกคนสามารถสลับการเปิด/ปิดรหัสยืนยันตัวตนสำหรับแต่ละผู้ลงนามได้.

เมื่อคุณคลิก “ถัดไป” คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ผู้ลงนามลงในเอกสารและลากวางไปยังตำแหน่งที่ต้องการให้ปรากฏ.

เมื่อคุณวางฟิลด์ลงในเอกสารแล้ว คุณสามารถเอาเมาส์ชี้เพื่อแก้ไขและกำหนดค่าฟิลด์แต่ละอัน.

หมายเหตุ: คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ผู้ลงนามได้สูงสุด 1000 ฟิลด์ต่อเอกสาร.

ปัจจุบันมีฟิลด์ผู้ลงนาม 4 ประเภท โดยมีการกำหนดค่าที่แตกต่างกันดังนี้:

ลายเซ็น	เป็นฟิลด์ที่จำเป็นและไม่มีการกำหนดค่า
ตัวย่อชื่อ	สามารถสลับเป็นฟิลด์ที่จำเป็น/ไม่จำเป็นได้
ช่องข้อความ	สามารถสลับเป็นฟิลด์ที่จำเป็น/ไม่จำเป็นได้ สามารถเพิ่มข้อความแนะนำเพื่อบอกผู้ลงนามว่าจะเขียนอะไร สามารถเปลี่ยนรูปแบบพื้นฐานได้ หมายเหตุ: ฟิลด์ข้อความของผู้ลงนามรองรับเฉพาะอักขระอักษรละตินเท่านั้น.
ช่องทำเครื่องหมาย	สามารถสลับเป็นฟิลด์ที่จำเป็น/ไม่จำเป็นได้

หากคุณกำลังเพิ่มฟิลด์ผู้ลงนามในเอกสาร คุณต้องใส่ฟิลด์ลายเซ็นสำหรับผู้ลงนามแต่ละคน คุณสามารถสลับระหว่างผู้ลงนามได้ในเมนูแบบเลื่อนลง “เลือกผู้ลงนาม” บนแผงด้านซ้าย.

คุณยังสามารถมอบหมายฟิลด์ให้กับผู้ลงนามคนอื่นได้เมื่อแก้ไขฟิลด์.

เมื่อคุณตั้งค่าเอกสารเสร็จแล้ว ให้คลิก “ส่ง” ระบบจะส่งเอกสารไปยังผู้ลงนามทั้งหมดพร้อมคำแนะนำ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อมีคนลงนามหรือปฏิเสธการลงนาม.

หากคุณไม่ต้องการเพิ่มฟิลด์ลายเซ็นในเอกสาร คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้โดยคลิก “ส่งต่อไป”.

ถ้าคุณส่งเอกสารโดยไม่มีฟิลด์ผู้ลงนาม ลายเซ็นจะถูกวางบนหน้าพิเศษด้านหลัง.

ประเภทเอกสารที่ไม่รองรับ

ประเภทเอกสารต่อไปนี้ไม่รองรับการเก็บลายเซ็น:

เอกสารที่เข้ารหัส (เอกสารที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน)
เอกสารที่ลงนามดิจิทัลแล้ว.
เอกสารที่มีสิทธิ์เป็นแบบอ่านอย่างเดียว.

เมื่อใช้ประเภทเอกสารเหล่านี้ จะไม่มีข้อผิดพลาดปรากฏขึ้น และ กระบวนการลายเซ็นจะดำเนินการตามปกติ อย่างไรก็ตาม Pipedrive จะไม่ ได้รับเอกสารดังกล่าว ดังนั้นเอกสารจะไม่ปรากฏเป็นสถานะ “สมบูรณ์”.

การลงนามในเอกสาร

เมื่อผู้ลงนามเปิดคำขอการลงนามในอีเมล พวกเขาสามารถตรวจสอบเอกสารได้ พวกเขาสามารถคลิกฟิลด์ “ลายเซ็น” เพื่อเซ็นเอกสารโดยการพิมพ์หรือวาด หรือใช้เมนูแบบเลื่อนลงที่มุมขวาบนเพื่อ “ปฏิเสธการลงนาม” หรือ “ดาวน์โหลดเป็น PDF”。

หมายเหตุ: หากผู้ลงนามยอมให้ จัดเก็บคุกกี้ คุณสามารถดูได้ว่าเอกสารถูกเปิดเมื่อใดและเปิดไปแล้วกี่ครั้ง

เมื่อฟิลด์ที่ผู้ลงนามต้องกรอกทั้งหมดเสร็จเรียบร้อยแล้ว ผู้ลงนามสามารถคลิกปุ่ม “เสร็จสิ้นการลงนาม” เพื่อดำเนินการต่อ

หมายเหตุ: ลายเซ็นดิจิทัลจะถูกใช้กับเอกสารก็ต่อเมื่อผู้ลงนามทุกคนได้ดำเนินการตามคำขอลงนามเสร็จแล้ว

ระบบจะขอให้ผู้ลงนามส่งรหัสยืนยันตัวตนและทำเครื่องหมายที่ช่องเพื่อยืนยันว่าได้อ่านเอกสารแล้ว หลังจากนั้นพวกเขาสามารถคลิก “ลงนาม” เพื่อส่งเอกสารให้เสร็จสิ้น

เมื่อทุกคนลงนามในเอกสารแล้ว ไฟล์ PDF ของเอกสารที่ลงนามและบันทึกการตรวจสอบ (audit trail) จะถูกส่งทางอีเมลโดยอัตโนมัติไปยังผู้ลงนามทุกคนและผู้ใช้ที่ร้องขอการลงนาม

หมายเหตุ: หากคุณได้เชื่อมต่อ Smart Docs กับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณ เอกสารที่ลงนามแล้วและบันทึกการตรวจสอบจะถูกบันทึกไปยังตำแหน่งที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่คุณเลือกโดยอัตโนมัติ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมต่อกับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ใน บทความนี้.

ตรวจสอบสถานะการลงนามของเอกสารของคุณ

เอกสารในหน้ารายละเอียดของผู้ติดต่อหรือดีลจะแสดงสถานะการลงนามของเอกสาร

คลิกที่สถานะการลงนามเพื่อดูข้อมูลของผู้ลงนามแต่ละคน จำนวนการเปิดดูเอกสาร และสถานะการลงนาม

ปฏิเสธ – ผู้ลงนามปฏิเสธที่จะลงนามในเอกสาร คุณสามารถส่งคำขอลงนามอีกครั้งโดยคลิก “ส่งคำเชิญอีกครั้ง”.
ส่งแล้ว – คำขอลงนามยังรอดำเนินการ คุณสามารถคลิก “ส่งการเตือน” เพื่อส่งอีเมลถึงผู้รับเกี่ยวกับคำขอ
เสร็จสมบูรณ์ – ผู้ลงนามได้ลงนามเรียบร้อยแล้ว.

จากหน้าต่างนี้ คุณยังสามารถ “ยกเลิกการลงนาม” และใช้ตัวเลือก “ดาวน์โหลด” เพื่อดาวน์โหลดเวอร์ชันต้นฉบับของเอกสาร หากทุกคนได้ลงนามแล้ว คุณยังสามารถดาวน์โหลดเวอร์ชันที่ลงนามแล้วพร้อมทั้งบันทึกการตรวจสอบ

หมายเหตุ: สามารถมีเอกสารได้เพียงหนึ่งเวอร์ชันที่อยู่ในสถานะ กำลังลงนาม ในแต่ละครั้ง หากคุณต้องการให้ลงนามสำหรับเวอร์ชันเพิ่มเติมของเอกสาร คุณต้องยกเลิกเวอร์ชันที่กำลังดำเนินการอยู่ หากคุณมีเอกสารเวอร์ชันที่ลงนามแล้ว คุณจะไม่สามารถขอการลงนามสำหรับเวอร์ชันอื่นได้; คุณจะต้องสร้างเอกสารใหม่.

ฉันสามารถขอลายเซ็นได้กี่รายการ?

หมายเหตุ: เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงการเรียกเก็บเงินเท่านั้นที่สามารถซื้อส่วนเสริมและแพ็กลายเซ็นได้ คำขอลายเซ็นจะถูกนับต่อบัญชีของบริษัทเป็นรายเดือน

ขึ้นอยู่กับแผนของคุณ จำนวนการขอลายเซ็นอาจแตกต่างกัน:

Premium and Ultimate – แผนเหล่านี้รวมคำขอลายเซ็นแบบไม่จำกัด (เป็นไปตามนโยบายการใช้งานอย่างสมเหตุสมผล).
Lite and Growth (add-on) – บัญชีบริษัทที่เปิดใช้งานส่วนเสริมสามารถซื้อคำขอลายเซ็นได้สองระดับ:
- 30 คำขอลายเซ็นต่อเดือน
- 100 คำขอลายเซ็นต่อเดือน
Lite and Growth (add-on trial) – บัญชีบริษัทที่ใช้ทดลองใช้ฟรีของส่วนเสริมสามารถขอลายเซ็นได้สูงสุด 5 ครั้ง.

หมายเหตุ: หากคุณอยู่ในแผนรายปีของ Lite หรือ Growth บัญชีบริษัทของคุณจะมีโควตาลายเซ็นรายเดือนจำนวน 30 หรือ 100 ครั้ง ขึ้นอยู่กับระดับที่เลือก ลายเซ็นที่ไม่ได้ใช้จะไม่ถูกโอนสะสมไปยังเดือนถัดไป

นโยบายการใช้งานอย่างสมเหตุสมผลคืออะไร?

Pipedrive ติดตามการใช้งาน eSignature อย่างใกล้ชิด หากเราสังเกตว่าฟีเจอร์ถูกนำไปใช้เพื่อการขายต่อ ถูกละเมิดในทางอื่น หรือนำไปสู่ภาระที่ไม่สมควร เราขอสงวนสิทธิ์ตามดุลยพินิจของเราแต่เพียงผู้เดียวในการป้องกันหรือระงับการเข้าถึงฟีเจอร์ของผู้ใช้

บทความนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ใช่

ไม่

มีคำถามเพิ่มเติมหรือไม่

ติดต่อเรา