ฐานความรู้

ฟีเจอร์ Smart Docs มี eSignatures รวมอยู่ด้วย คุณจึงสามารถขอลายเซ็นจากลูกค้าได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือเพิ่มเติม

ฟีเจอร์ eSignatures ของ Pipedrive ให้บริการ การลงลายเซ็นดิจิทัลขั้นพื้นฐาน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับลายเซ็นประเภทนี้ได้ใน บทความนี้

ขอลายเซ็น

การส่งคำขอ

หากต้องการขอลายเซ็น คุณต้องสร้างหรืออัปโหลดเอกสารโดยใช้ฟีเจอร์ Smart Docs ในหน้ารายละเอียดดีลหรือผู้ติดต่อ คุณสามารถเรียนรู้วิธีตั้งค่าเอกสารได้ใน บทความนี้

คุณสามารถขอลายเซ็นได้ในสองตำแหน่ง:

ในตัวแก้ไขเอกสาร

ในมุมมองรายละเอียด

หลังจากคลิก “Request signatures” ระบบจะให้คุณตรวจสอบเอกสารและจัดการผู้ลงนาม ผู้ใช้ที่ขอลายเซ็น (คุณ) และผู้ติดต่อที่เชื่อมโยงจะถูกเพิ่มเป็นผู้ลงนามโดยอัตโนมัติ แต่คุณสามารถลบหรือเพิ่มบุคคลในรายการนี้ได้ คุณสามารถเพิ่มผู้ลงนามได้สูงสุด 10 คนต่อเอกสารหนึ่งฉบับ

คุณสามารถเปลี่ยนภาษาของคำเชิญได้ที่ “ภาษาคำเชิญ”

ยืนยันคำขอของคุณ

คำขอลายเซ็นต้องใช้รหัสยืนยันตัวตน

เมื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์ความปลอดภัยนี้ ผู้ลงนามจะได้รับรหัสยืนยันแบบใช้ครั้งเดียวทางอีเมล เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของอีเมลของตน (แต่ไม่ใช่การรับประกัน) ผู้ลงนามต้องใช้รหัสนี้เพื่อลงนามในเอกสาร

ปรับแต่งคำขอของคุณ

ปรับแต่งอีเมลคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ลูกค้าของคุณจะได้รับ โดยเพิ่มหัวเรื่องและข้อความที่กำหนดเอง

เมื่อคุณคลิก “ถัดไป” แล้ว คุณจะสามารถเพิ่มฟิลด์ผู้ลงนามลงในเอกสาร และลากแล้ววางไปยังตำแหน่งที่ต้องการให้แสดงได้

เมื่อคุณวางฟิลด์ลงในเอกสารแล้ว คุณสามารถเลื่อนเมาส์ไปวางเหนือฟิลด์เพื่อแก้ไขและกำหนดค่าฟิลด์แต่ละรายการได้

ขณะนี้มีฟิลด์ผู้ลงนามให้เลือก 4 ประเภท โดยแต่ละประเภทมีตัวเลือกการตั้งค่าที่แตกต่างกัน:

หากคุณเพิ่มฟิลด์ผู้ลงนามลงในเอกสาร คุณต้องมีฟิลด์ลายเซ็นสำหรับผู้ลงนามทุกคน คุณสามารถสลับระหว่างผู้ลงนามได้จากดรอปดาวน์ “เลือกผู้ลงนาม” ในแผงด้านซ้าย

คุณยังสามารถกำหนดฟิลด์ให้กับผู้ลงนามคนอื่นได้ขณะแก้ไขฟิลด์

เมื่อตั้งค่าเอกสารเสร็จแล้ว ให้คลิก “ส่ง” และระบบจะส่งเอกสารพร้อมคำแนะนำไปยังผู้ลงนามทุกคน คุณจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนทุกครั้งที่มีคนลงนามหรือปฏิเสธการลงนาม

หากคุณไม่ต้องการเพิ่มฟิลด์ลายเซ็นลงในเอกสาร คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้โดยคลิก “ส่งอยู่ดี”

หากคุณส่งเอกสารโดยไม่มีฟิลด์ผู้ลงนาม ลายเซ็นจะถูกวางไว้ในหน้าเพิ่มเติมที่ท้ายเอกสาร

ประเภทเอกสารที่ไม่รองรับ

ประเภทเอกสารต่อไปนี้ไม่รองรับการเก็บรวบรวมลายเซ็น:

• เอกสารที่เข้ารหัส (เอกสารที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน)
• เอกสารที่มีการลงนามดิจิทัลแล้ว
• เอกสารที่มีสิทธิ์แบบอ่านอย่างเดียว

เมื่อใช้เอกสารประเภทใดประเภทหนึ่งเหล่านี้ จะไม่มีข้อผิดพลาดแสดงขึ้น และ กระบวนการลงลายเซ็นจะดำเนินต่อไปตามปกติ อย่างไรก็ตาม Pipedrive จะไม่ได้รับ เอกสารดังกล่าว ดังนั้นเอกสารจะไม่แสดงสถานะเป็น “เสร็จสมบูรณ์”

เซ็นชื่อในเอกสาร

เมื่อผู้ลงนามเปิดคำขอลงนามผ่านอีเมล เขาสามารถตรวจสอบเอกสารได้ ผู้ลงนามสามารถคลิกฟิลด์ “ลายเซ็น” เพื่อลงนามในเอกสารด้วยการพิมพ์หรือวาดลายเซ็น หรือใช้ดรอปดาวน์ที่มุมขวาบนเพื่อ “ปฏิเสธการลงนาม” หรือ “ดาวน์โหลดเป็น PDF”

เมื่อกรอกฟิลด์ผู้ลงนามที่จำเป็นครบทั้งหมดแล้ว ผู้ลงนามสามารถคลิกปุ่ม “เสร็จสิ้นการลงนาม” เพื่อดำเนินการต่อ

ผู้ลงนามจะได้รับแจ้งให้กรอกรหัสยืนยันและเลือกเครื่องหมายว่าตนได้อ่านเอกสารแล้ว หลังจากนั้น ผู้ลงนามสามารถคลิก “ลงนาม” เพื่อดำเนินการส่งเอกสารให้เสร็จสิ้น

เมื่อทุกคนลงนามในเอกสารแล้ว ระบบจะส่งไฟล์ PDF ของเอกสารที่ลงนามและประวัติการตรวจสอบทางอีเมลอัตโนมัติไปยังผู้ลงนามทุกคนและผู้ใช้ที่ขอลายเซ็น

ตรวจสอบสถานะการลงนามของเอกสารของคุณ

เอกสารในหน้ารายละเอียดของผู้ติดต่อหรือดีลจะแสดงสถานะการลงนามของเอกสาร

คลิกสถานะการลงนามเพื่อดูข้อมูลของผู้ลงนามแต่ละคน จำนวนการดูเอกสาร และสถานะการลงนาม

• ปฏิเสธ – ผู้ลงนามปฏิเสธที่จะลงนามในเอกสาร คุณสามารถส่งคำขอลายเซ็นอีกครั้งได้โดยคลิก “ส่งคำเชิญอีกครั้ง”
• ส่งแล้ว – คำขอลายเซ็นยังอยู่ระหว่างดำเนินการ คุณสามารถคลิก “ส่งการแจ้งเตือน” เพื่อส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังผู้รับเกี่ยวกับคำขอ
• เสร็จสิ้น – ผู้ลงนามได้ลงนามแล้ว

จากหน้าต่างนี้ คุณยังสามารถ “ยกเลิกการลงนาม” และใช้ตัวเลือก “ดาวน์โหลด” เพื่อดาวน์โหลดเอกสารเวอร์ชันต้นฉบับได้ หากทุกคนลงนามในเอกสารแล้ว คุณยังสามารถดาวน์โหลดเวอร์ชันที่ลงนามแล้วพร้อมบันทึกการตรวจสอบได้ด้วย

ฉันสามารถขอลายเซ็นได้กี่ครั้ง?

จำนวนลายเซ็นอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับแผนของคุณ:

• Premium และ Ultimate – แผนเหล่านี้รวมคำขอลายเซ็นแบบไม่จำกัด (ภายใต้นโยบายการใช้งานอย่างสมเหตุสมผล)
• Lite และ Growth (ส่วนเสริม) – บัญชีบริษัทที่เปิดใช้ส่วนเสริมสามารถซื้อแพ็กคำขอลายเซ็นได้ 2 ระดับ:
  • 30 คำขอลายเซ็นต่อเดือน
  • 100 คำขอลายเซ็นต่อเดือน
• Lite และ Growth (ทดลองใช้ส่วนเสริม) – บัญชีบริษัทที่ใช้การทดลองใช้ส่วนเสริมสามารถขอลายเซ็นได้สูงสุด 5 ครั้ง

นโยบายการใช้งานอย่างสมเหตุสมผลคืออะไร?

Pipedrive ติดตามการใช้งาน eSignature อย่างใกล้ชิด หากเราพบว่าฟีเจอร์นี้ถูกนำไปใช้เพื่อการขายต่อ ถูกใช้งานในทางที่ผิดในรูปแบบอื่น หรือก่อให้เกิดภาระเกินสมควร เราขอสงวนสิทธิ์ในการป้องกันหรือระงับการเข้าถึงฟีเจอร์นี้ของผู้ใช้ตามดุลยพินิจของเราแต่เพียงผู้เดียว