Znalostní báze

Funkce Smart Docs obsahuje funkci eSignatures, takže můžete požadovat podpisy dokumentů od svých zákazníků bez použití dodatečných nástrojů.

Funkce eSignatures aplikace Pipedrive nabízí základní digitální podpis. Dozvíte se více o tomto typu podpisu v tomto článku.

Požádejte o podpis

Odeslání požadavku

Chcete-li požádat o podpis, musíte vytvořit nebo nahrát dokument pomocí funkce Smart Docs na stránce s detailem obchodu nebo kontaktu. Jak nastavit dokument, se dozvíte v tomto článku.

Podpis můžete požádat na dvou místech:

• V editoru dokumentů

V detailním pohledu

Po kliknutí na “Požádat o podpisy,” budete vyzváni ke kontrole dokumentu a správě svých signatářů. Uživatel žádající o podpis (vy) a propojený kontaktní osoba budou automaticky přidány jako signatáři, ale můžete tento seznam mazat nebo do něj přidávat. Můžete přidat až 10 signatářů na dokument.

Jazyk pozvání můžete změnit v sekci “Jazyk pozvání.”

Autentizace vašeho požadavku

Požadavky na podpis vyžadují autentizační kód.

Pokud je tato bezpečnostní funkce aktivována, signatáři obdrží jednorázový autentizační kód e-mailem, aby zkontrolovali (ale nezaručili) jejich platnost e-mailu. Signatář musí tento kód použít k podepsání dokumentu.

Přizpůsobení vašeho požadavku

Personaizujte e-maily s požadavkem na e-podpis, které dostanou vaši zákazníci, přidáním vlastního předmětu a zprávy.

Jakmile kliknete na “Další,” můžete do dokumentu přidávat pole pro signatáře a přetahovat je tam, kde je chcete mít.

Jakmile vložíte pole do dokumentu, můžete přejetí myší upravit a konfigurovat každé pole.

V současné době jsou k dispozici čtyři typy polí pro signatáře s různými konfiguracemi:

Pokud přidáváte pole pro signatáře do dokumentu, musíte pro každého signatáře zahrnout pole pro podpis. Mezi signatáři můžete přepínat v rozevírací nabídce “Vybrat signatáře” v levém panelu.

Můžete také pole přiřadit jinému signatáři při úpravě polí.

Jakmile dokončíte nastavení dokumentu, klikněte na “Odeslat,” a dokument bude odeslán se všemi instrukcemi všem signatářům. Obdržíte e-mailové oznámení, kdykoli někdo podepíše nebo odmítne podepsat.

Pokud do dokumentu nechcete přidat pole pro podpis, můžete tento krok přeskočit kliknutím na "Odeslat tak jako tak."

Pokud odešlete dokument bez polí pro signatáře, podpisy budou umístěny na další stránce na konci.

Nepodporované typy dokumentů

Následující typy dokumentů nejsou podporovány pro sběr podpisů:

• Šifrované dokumenty (dokumenty chráněné heslem.)
• Již digitálně podepsané dokumenty.
• Dokumenty s pouze pro čtení oprávněními.

Pokud používáte jeden z těchto typů dokumentů, neobjeví se žádná chyba a proces podpisu proběhne jako obvykle. Pipedrive to však nepřijme, takže dokument nikdy nebude zobrazen jako “dokončeno.”

Podpisování dokumentu

Když podepisující otevře žádost o podpis ve svém e-mailu, může si dokument zkontrolovat. Může kliknout na pole “Podpis” a podepsat dokument buď psaním nebo kreslením, nebo použít rozbalovací nabídku v pravém horním rohu k “Odmítnutí podepsání” nebo “Stažení jako PDF.”

Jakmile jsou vyplněna všechna požadovaná pole pro podepisujícího, může podepisující kliknout na tlačítko “Dokončit podepisování” pro pokračování.

Podepisující bude požádán o zadání ověřovacího kódu a zaškrtnutí políčka potvrzujícího, že přečetl dokument. Poté může kliknout na “Podpis” pro dokončení odeslání dokumentu.

Až všichni podepíší dokument, PDF podepsaného dokumentu a auditní stopa budou automaticky zaslány e-mailem všem podepisujícím a uživateli, který požádal o podpisy.

Zkontrolujte stav podepsání vašeho dokumentu

Dokument na detailní stránce vaší smlouvy nebo kontaktu ukáže stav podepsání vašeho dokumentu.

Kliknutím na stav podpisu uvidíte informace o každém podepisujícím, zobrazení dokumentu a stav podpisu.

• Odmítnuto – podepisující odmítl podepsat dokument. Můžete znovu odeslat žádost o podpis kliknutím na „Znovu odeslat pozvánku.“
• Odesláno – žádost o podpis je stále čekající. Můžete kliknout na „Odeslat připomenutí“ k odeslání e-mailu příjemci ohledně žádosti.
• Dokončeno – podepisující již podepsal.

Z tohoto okna můžete také „Zrušit podpisování“ a použít možnost „Stáhnout“ ke stažení původní verze dokumentu. Pokud všichni podepsali dokument, můžete také stáhnout podepsanou verzi dokumentu a auditní stopu.

Kolik podpisů mohu požadovat?

V závislosti na vašem plánu se může počet podpisů lišit.

• Profesionální, Power a Enterprise: Tyto plány mají neomezené požadavky na podpisy (platí pravidlo rozumného použití).
• Essential a Advanced (doplňkový): Účty společností v těchto plánech s povoleným doplňkem mohou zakoupit dva úrovně požadavků na podpis:
  • 30 požadavků na podpis měsíčně.
  • 100 požadavků na podpis měsíčně.

• Essential a Advanced (doplňková zkouška): Účty společností v těchto plánech mohou s využitím zkušebního doplňku požadovat až 5 podpisů.

Jaký je politikou rozumného použití?

Pipedrive pečlivě monitoruje používání ePodpisů. Pokud zjistíme, že se funkcionalita používá k přeprodávání, zneužívá se jakýmkoli jiným způsobem nebo je nepřiměřeně zatěžuje, vyhrazujeme si právo v našem výhradním uvážení zabránit nebo pozastavit přístup uživatele k funkci.