Znalostní báze

Funkce Smart Docs je vybavena funkcí eSignatures, takže můžete požádat o podpisy dokumentů od svých zákazníků bez potřeby jakýchkoli dalších nástrojů.

Funkce eSignatures od Pipedrive nabízí Digitální podpis. Dozvíte se více o tomto typu podpisu v tomto článku.

Požádejte o podpis

Odeslání žádosti

Chcete-li požádat o podpis, musíte vytvořit nebo nahrát dokument s funkcí Smart Docs na stránce detailu obchodu nebo kontaktu. Jak nastavit dokument, se dozvíte v tomto článku.

O podpis můžete požádat na dvou místech:

• V editoru dokumentů

V detailním zobrazení

Po kliknutí na „Request signatures,” budete vyzváni k prohlédnutí vašeho dokumentu a správě vašich signatářů. Uživatel požadující podpis (vy) a propojená kontaktní osoba budou automaticky přidány jako signatáři, ale můžete tento seznam mazat nebo do něj přidávat. Můžete přidat až 10 signatářů na dokument.

Můžete změnit jazyk pozvánky pod „Invite Language.”

Autentizace vaší žádosti

Žádosti o podpis vyžadují autentizační kód.

Když je tato bezpečnostní funkce aktivována, signatáři obdrží jednorázový autentizační kód e-mailem pro kontrolu (ale ne záruku) platnosti jejich e-mailu. Signatář musí tento kód použít k podepsání dokumentu.

Přizpůsobení vaší žádosti

Zpersonalizujte e-maily s žádostí o elektronický podpis, které vaši zákazníci obdrží, přidáním vlastního předmětu a zprávy.

Jakmile kliknete na „Next,” můžete do dokumentu přidat pole pro signatáře a přetáhnout je na místo, kde je chcete mít.

Jakmile umístíte pole do dokumentu, můžete nad ním držet myš a každé pole upravit a konfigurovat.

V současné době jsou k dispozici čtyři typy polí pro signatáře, s různými konfiguracemi:

Pokud do dokumentu přidáváte pole signatářů, musíte pro každého signatáře zahrnout podpis . Můžete přepínat mezi signatáři v rozevíracím nabídce „Select Signer” v levém panelu.

Můžete také přiřadit pole jinému signatáři při úpravě polí.

Jakmile dokončíte nastavení dokumentu, klikněte na „Send,” a dokument bude odeslán s pokyny všem signatářům. Obdržíte e-mailové upozornění, kdykoliv někdo podepíše nebo odmítne podepsat.

Pokud nechcete přidávat pole pro podpisy do dokumentu, můžete tento krok přeskočit kliknutím na „Send anyway.”

Pokud odešlete dokument bez polí signatářů, podpisy budou umístěny na další stránce na konci.

Nepodporované typy dokumentů

Následující typy dokumentů nejsou podporovány pro sběr podpisů:

• Zašifrované dokumenty (dokumenty chráněné heslem.)
• Již digitálně podepsané dokumenty.
• Dokumenty s pouze čtení oprávněními.

Při použití jednoho z těchto typů dokumentů se nezobrazí žádná chyba a proces podpisu proběhne jako obvykle. Nicméně, Pipedrive ho neobdrží, takže dokument se nikdy neobjeví jako „dokončený.”

Podpisování dokumentu

Když signatář otevře žádost o podpis ve svém e-mailu, může si dokument prohlédnout. Může kliknout na pole „Podpis“ a buď podepsat dokument tím, že napíše nebo nakreslí, nebo může použít rozbalovací nabídku v pravém horním rohu k oznámení, že „Odmítá podpis“ nebo „Stáhnout jako PDF“.

Jakmile jsou vyplněna všechna povinná pole signatáře, může signatář kliknout na tlačítko „Dokončit podpis“ a pokračovat.

Signatář bude požádán o zadání ověřovacího kódu a zaškrtnutí políčka potvrzujícího, že dokument přečetl. Poté může kliknout na„Podpis“ k dokončení odeslání dokumentu.

Jakmile všichni podepíšou dokument, PDF podepsaného dokumentu a auditní stopa budou automaticky odeslány e-mailem všem signatářům a uživateli, který žádal o podpisy.

Zkontrolujte stav podpisu vašeho dokumentu

Dokument na stránce s detaily vaší dohody nebo kontaktu zobrazí stav podpisu vašeho dokumentu.

Kliknutím na stav podpisu zobrazíte informace o každém podepsaném, zobrazení dokumentu a stavu podpisování.

• Odmítnuto – podepisující odmítl podepsat dokument. Po kliknutí na „Znovu odeslat pozvánku.“ můžete znovu odeslat žádost o podpis.
• Odesláno – žádost o podpis je stále probíhající. Kliknutím na „Odeslat upomínku“ můžete poslat e-mail příjemci ohledně žádosti.
• Dokončeno – podepisující již podepsal.

Z tohoto okna můžete také „Zrušit podpisování“ a použít možnost „Stáhnout“ ke stažení původní verze dokumentu. Pokud všichni podepsali dokument, můžete také stáhnout podepsanou verzi dokumentu a záznam auditu.

Kolik podpisů mohu požadovat?

V závislosti na vašem plánu se počet podpisů může lišit.

• Profesionál, Power a Enterprise: Tyto plány mají neomezené žádosti o podpis (platí politika rozumného využití).
• Základní a Pokročilý (doplněk): Firemní účty v těchto plánech s povoleným doplňkem mohou zakoupit dvě úrovně žádostí o podpis:
  • 30 žádostí o podpis měsíčně.
  • 100 žádostí o podpis měsíčně.

• Základní a Pokročilý (zkušební verze doplňku): Firemní účty v těchto plánech, které používají zkušební verzi doplňku, mohou požádat o až 5 podpisů.

Co je politika rozumného využití?

Pipedrive pečlivě sleduje využití elektronických podpisů. Pokud zjistíme, že se funkce používá k dalšímu prodeji, zneužívá se nebo je příliš zátěžová, vyhrazujeme si právo ve svém výlučném uvážení zabránit nebo pozastavit přístup uživatele k funkci.