Znalostní báze

Funkce Smart Docs zahrnuje ePodpisy, takže můžete žádat o podpisy zákazníků bez dalších nástrojů.

Funkce ePodpisy v Pipedrive nabízí základní digitální podepisování. Další informace o tomto typu podpisu naleznete v tomto článku.

Požádejte o podpis

Odeslání žádosti

Pro žádost o podpis je nutné vytvořit nebo nahrát dokument pomocí funkce Smart Docs na stránce dealu nebo detailu kontaktu. Jak nastavit dokument se dozvíte v tomto článku.

O podpis můžete požádat na dvou místech:

V editoru dokumentů

V detailním zobrazení

Po kliknutí na „Požádat o podpisy“ budete vyzváni ke kontrole dokumentu a správě podepisujících osob. Uživatel, který žádá o podpis (vy), a propojená kontaktní osoba budou automaticky přidáni jako podepisující, ale tento seznam můžete upravit (přidat či smazat osoby). Ke každému dokumentu můžete přidat až 10 podepisujících.

Jazyk pozvánky můžete změnit v části „Jazyk pozvánky“.

Ověření žádosti

Žádosti o podpis vyžadují ověřovací kód.

Když je tato bezpečnostní funkce aktivní, podepisující obdrží e-mailem jednorázový ověřovací kód ke kontrole platnosti své e-mailové adresy (nikoli však jako její záruku). Podepisující musí tento kód použít k podepsání dokumentu.

Přizpůsobení žádosti

Přizpůsobte e-maily s žádostí o elektronický podpis, které vaši zákazníci dostávají, přidáním vlastního předmětu a zprávy.

Jakmile kliknete na „Další“, můžete do dokumentu přidat pole pro podepisující a přetáhnout je na místo, kde se mají zobrazit.

Jakmile umístíte pole do dokumentu, můžete na něj najet myší a upravit nebo nakonfigurovat každé pole.

Momentálně jsou k dispozici čtyři typy polí pro podepisující s různými možnostmi nastavení:

Pokud do dokumentu přidáváte pole pro podepisující, musíte zahrnout pole podpisu pro každého podepisujícího. Mezi podepisujícími můžete přepínat v rozbalovací nabídce „Vybrat podepisujícího“ v levém panelu.

Při úpravě polí můžete pole také přiřadit jinému podepisujícímu.

Po dokončení nastavení dokumentu klikněte na „Odeslat“ a dokument se odešle všem podepisujícím spolu s pokyny. Kdykoli někdo dokument podepíše nebo podpis odmítne, dostanete e-mailové oznámení.

Pokud do dokumentu nechcete přidávat pole podpisu, můžete tento krok přeskočit kliknutím na „Přesto odeslat“.

Pokud dokument odešlete bez polí pro podepisující, podpisy budou umístěny na dodatečné stránce na konci dokumentu.

Nepodporované typy dokumentů

Následující typy dokumentů nejsou pro sběr podpisů podporovány:

• Zašifrované dokumenty (dokumenty chráněné heslem)
• Dokumenty, které už jsou digitálně podepsané.
• Dokumenty s oprávněním jen pro čtení.

Při použití některého z těchto typů dokumentů se nezobrazí žádná chyba a proces podpisu proběhne jako obvykle. Pipedrive ho však neobdrží, takže se dokument nikdy nezobrazí jako „dokončený“.

Podpisování dokumentu

Když podepisující otevře žádost o podpis ve svém e-mailu, může si dokument prohlédnout. Kliknutím na pole „Podpis“ mohou dokument podepsat napsáním nebo nakreslením podpisu, případně mohou pomocí rozbalovací nabídky vpravo nahoře zvolit „Odmítnout podepsání“ nebo „Stáhnout jako PDF“.

Jakmile budou vyplněna všechna povinná pole pro podepisujícího, může kliknout na tlačítko „Dokončit podpis“ a pokračovat.

Podepisující bude požádán o zadání ověřovacího kódu a zaškrtnutí políčka potvrzujícího, že si dokument přečetl. Poté mohou kliknout na „Podepsat“ a dokončit odeslání dokumentu.

Jakmile všichni podepíšou dokument, PDF podepsaného dokumentu a auditní stopa budou automaticky odeslány e-mailem všem signatářům a uživateli, který žádal o podpisy.

Zkontrolujte stav podpisu vašeho dokumentu

Dokument na stránce detailu vaší kontaktní osoby nebo dealu bude zobrazovat stav podepisování dokumentu.

Kliknutím na stav podepisování zobrazíte informace o každém podepisujícím, zobrazeních dokumentu a stavu podpisu.

• Odmítnuto – podepisující odmítl dokument podepsat. Žádost o podpis můžete znovu odeslat kliknutím na „Znovu odeslat pozvánku“.
• Odesláno – žádost o podpis je stále čekající. Kliknutím na „Poslat připomínku“ můžete odeslat příjemci e-mail ohledně žádosti.
• Dokončeno – podepisující již podepsal.

V tomto okně můžete také „Zrušit podepisování“ a pomocí možnosti „Stáhnout“ stáhnout původní verzi dokumentu. Pokud dokument podepsali všichni, můžete si také stáhnout podepsanou verzi spolu s auditní stopou.

Kolik podpisů mohu požadovat?

Počet podpisů se může lišit podle vašeho tarifu:

• Premium a Ultimate – Tyto tarify zahrnují neomezené žádosti o podpis (v souladu se zásadami přiměřeného používání).
• Lite a Growth (doplněk) – Firemní účty s aktivovaným doplňkem si mohou zakoupit dvě úrovně žádostí o podpis:
  • 30 žádostí o podpis měsíčně
  • 100 žádostí o podpis měsíčně
• Lite a Growth (zkušební verze doplňku) – Firemní účty používající zkušební verzi doplňku mohou požádat až o pět podpisů.

Co jsou zásady přiměřeného používání?

Pipedrive pečlivě sleduje využívání elektronických podpisů. Pokud zjistíme, že je tato funkce využívána k dalšímu prodeji, jinak zneužívána nebo představuje nepřiměřenou zátěž, vyhrazujeme si právo podle vlastního uvážení zabránit přístupu uživatele k této funkci nebo jej pozastavit.