Znalostní báze

Funkce Smart Docs zahrnuje ePodpisy, takže můžete požadovat podpisy zákazníků bez dalších nástrojů.

Funkce ePodpisů v Pipedrive nabízí základní digitální podepisování. Další informace o tom typu podpisu najdete v tomto článku.

Požádat o podpis

Odeslání žádosti o podpis

Chcete-li požádat o podpis, musíte vytvořit nebo nahrát dokument pomocí funkce Smart Docs na stránce obchodu nebo na stránce kontaktu. Jak dokument nastavit se dozvíte v tomto článku.

O podpis můžete požádat na dvou místech:

V editoru dokumentů

V zobrazení detailu

Po kliknutí na „Požádat o podpisy“ budete vyzváni k revizi dokumentu a ke správě podepisujících. Uživatel, který žádost o podpis podává (vy), a propojená kontaktní osoba budou automaticky přidáni jako podepisující, ale můžete je ze seznamu odstranit nebo přidat další. Ke každému dokumentu můžete přidat až 10 podepisujících.

Jazyk pozvánky můžete změnit v nastavení „Jazyk pozvánky”.

Ověření žádosti

Žádosti o podpis vyžadují autentizační kód.

Když je tato bezpečnostní funkce aktivována, podepisující obdrží jednorázový autentizační kód e-mailem k ověření (nikoli zaručení) platnosti jejich e-mailu. Podepisující musí k podpisu dokumentu tento kód použít.

Přizpůsobení žádosti

Personalizujte e-mailové zprávy s žádostí o elektronický podpis, které zákazníci obdrží, přidáním vlastního předmětu a zprávy.

Po kliknutí na „Další” můžete do dokumentu přidat pole pro podepisující a přetáhnout je na místo, kde se mají zobrazit.

Jakmile umístíte pole do dokumentu, můžete nad ním podržet kurzor myši a upravit či nakonfigurovat každé pole.

V současnosti jsou k dispozici čtyři typy polí pro podepisující, z nichž každý nabízí různé možnosti nastavení:

Pokud do dokumentu přidáváte pole pro podepisující, musíte pro každého podepisujícího zahrnout pole pro podpis. Mezi podepisujícími můžete přepínat v rozbalovacím seznamu „Vybrat podepisujícího” v levém panelu.

Při úpravách polí můžete pole také přiřadit jinému podepisujícímu.

Až dokončíte nastavení dokumentu, klikněte na „Odeslat”, a dokument bude zaslán všem podepisujícím s pokyny. Kdykoli někdo dokument podepíše nebo odmítne podepsat, obdržíte e-mailové oznámení.

Pokud nechcete do dokumentu přidávat pole pro podpis, můžete tento krok přeskočit kliknutím na „I tak odeslat”.

Pokud dokument odešlete bez polí pro podepisující, podpisy budou umístěny na další stránce na konci dokumentu.

Nepodporované typy dokumentů

Následující typy dokumentů nejsou podporovány pro sběr podpisů:

• Šifrované dokumenty (dokumenty chráněné heslem)
• Dokumenty již digitálně podepsané.
• Dokumenty s oprávněním pouze ke čtení.

Při použití jednoho z těchto typů dokumentů se neobjeví žádná chyba a proces podepisování proběhne jako obvykle. Pipedrive nepřijme dokument, takže se dokument nikdy nezobrazí jako „dokončený”.

Podepsání dokumentu

Když příjemce žádosti o podpis otevře tuto žádost ve svém e-mailu, může si dokument prohlédnout. Může kliknout do pole „Podpis“, aby dokument podepsal zadáním nebo nakreslením podpisu, nebo použít rozbalovací nabídku v pravém horním rohu pro „Odmítnout podepsat“ nebo „Stáhnout jako PDF“.

Jakmile jsou všechna povinná pole pro podepisujícího vyplněna, může podepisující kliknout na tlačítko „Dokončit podepisování“ pro pokračování.

Od podepisujícího bude požadováno zadání ověřovacího kódu a zaškrtnutí políčka potvrzujícího, že si dokument přečetl/a. Poté může kliknout na „Podepsat“ pro dokončení odeslání dokumentu.

Když všichni dokument podepsali, PDF podepsaného dokumentu a auditní záznam budou automaticky odeslány e-mailem všem podepisujícím i uživateli, který požádal o podpisy.

Zkontrolujte stav podepsání vašeho dokumentu

Dokument na stránce s detailem kontaktu nebo obchodu zobrazí stav podepisování dokumentu.

Klikněte na stav podepisování, abyste zobrazili informace o jednotlivých podepisujících, prohlíženích dokumentu a stavu podepisování.

• Odmítnuto – podepisující odmítl podepsat dokument. Žádost o podpis můžete znovu odeslat kliknutím na „Znovu odeslat pozvánku“.
• Odesláno – žádost o podpis stále čeká. Kliknutím na „Poslat připomenutí“ odešlete příjemci e‑mail s připomínkou žádosti.
• Dokončeno – podepisující již dokument podepsal.

Z tohoto okna můžete také „Zrušit podepisování“ a použít možnost „Stáhnout“ ke stažení původní verze dokumentu. Pokud dokument podepsali všichni, můžete si také stáhnout podepsanou verzi spolu s protokolem auditu.

Kolik podpisů mohu požadovat?

V závislosti na vašem plánu se počet podpisů může lišit:

• Premium a Ultimate – Tyto plány zahrnují neomezené požadavky na podpis (v souladu se zásadami rozumného používání).
• Lite a Growth (doplněk) – Firemní účty s povoleným doplňkem si mohou zakoupit dvě úrovně počtu požadavků na podpis:
  • 30 požadavků na podpis měsíčně
  • 100 požadavků na podpis měsíčně
• Lite a Growth (zkušební doplněk) – Firemní účty využívající zkušební verzi doplňku mohou požadovat až pět podpisů.

Co jsou zásady rozumného používání?

Pipedrive pečlivě sleduje používání eSignature. Pokud zjistíme, že je funkce využívána k dalšímu prodeji, zneužívána jiným způsobem nebo představuje nepřiměřenou zátěž, vyhrazujeme si právo dle vlastního uvážení zabránit uživateli v přístupu k funkci nebo tento přístup pozastavit.