Znalostní báze

Funkce Smart Docs je vybavena funkcí eSignatures, takže můžete žádat o podpisy dokumentů od svých zákazníků bez potřeby dalších nástrojů.

Funkce elektronických podpisů od Pipedrive nabízí Základní digitální podpis. Více se dozvíte o tomto druhu podpisu v tomto článku.

Vyžádat podpis

Odesílání žádosti

Abyste mohli požádat o podpis, musíte vytvořit nebo nahrát dokument pomocí funkce Smart Docs na stránce s detaily obchodu nebo kontaktu. Jak nastavit dokument, se dozvíte v tomto článku.

Podpis můžete vyžádat na dvou místech:

• V editoru dokumentů

V detailním zobrazení

Po klepnutí na tlačítko „Request signatures“ (Vyžádat podpisy) budete vyzváni k prohlédnutí dokumentu a správě signatářů. Uživatel, který žádá o podpis (vy) a spojený kontaktní údaj, budou automaticky přidány jako signatáři, můžete však odstranit nebo přidat do tohoto seznamu. K jednomu dokumentu můžete přidat až 10 signatářů.

Jazyk pozvánky můžete změnit v položce „Invite Language“ (Jazyk pozvánky).

Ověření vaší žádosti

Žádosti o podpis vyžadují ověřovací kód.

Když je tato bezpečnostní funkce aktivována, signatáři obdrží jednorázový ověřovací kód e-mailem pro kontrolu (nikoli zaručení) platnosti jejich e-mailu. Signatář musí tento kód použít k podpíše dokumentu.

Úprava vaší žádosti

Personalizujte e-maily s žádostí o e-podpis, které dostávají vaši zákazníci, přidáním vlastního předmětu a zprávy.

Jakmile klepnete na tlačítko „Další,“ můžete přidat pole pro signatáře do dokumentu a přetáhnout je na místo, kde je chcete mít.

Po umístění pole do dokumentu se můžete kurzorem přes pole přejet a upravit a nakonfigurovat každé pole.

Momentálně jsou k dispozici čtyři typy polí pro signatáře s různými konfiguracemi:

Pokud do dokumentu přidáváte pole pro signatáře, musíte pro každého signatáře zahrnout pole pro podpis . Signatáře můžete přepínat v rozbalovacím menu „Vybrat signatáře“ v levém panelu.

Políčko můžete také přiřadit jinému signatáři při úpravě polí.

Jakmile dokončíte nastavení dokumentu, klepněte na tlačítko „Odeslat“ a dokument bude odeslán s pokyny všem signatářům. Dostanete e-mailové oznámení, kdykoli někdo podepíše nebo odmítne podepsat.

Pokud nechcete do dokumentu přidávat pole pro podpis, můžete tento krok přeskočit klepnutím na tlačítko „Odeslat tak jako tak“.

Pokud odešlete dokument bez polí pro signatáře, podpisy budou umístěny na další stránce na konci.

Nepodporované typy dokumentů

Následující typy dokumentů nejsou podporované pro sběr podpisů:

• Zašifrované dokumenty (dokumenty chráněné heslem.)
• Již digitálně podepsané dokumenty.
• Dokumenty pouze pro čtení.

Pokud používáte některý z těchto typů dokumentů, nebude se zobrazovat žádná chyba a proces podpisu proběhne jako obvykle. Pipedrive ho ale nedostane, takže dokument nikdy nebude „dokončený“.

Podpis dokumentu

Když účastník otevře žádost o podpis ve svém e-mailu, může si prohlédnout dokument. Kliknutím na pole "Podpis" může podepsat dokument buď psaním nebo kreslením, nebo může v horním pravém rohu použít rozbalovací nabídku "Odmítnout podpis" nebo "Stáhnout jako PDF."

Jakmile jsou vyplněna všechna požadovaná pole pro podpis, může účastník kliknout na tlačítko "Dokončit podpis" a pokračovat.

Účastníka bude požádáno o zadání ověřovacího kódu a zaškrtnutí políčka potvrzujícího přečtení dokumentu. Poté může kliknout na tlačítko "Podpis" pro dokončení odevzdání dokumentu.

Když již každý podepsal dokument, PDF s podepsaným dokumentem a auditní stopou bude automaticky odesláno e-mailem všem účastníkům a uživateli, který požádal o podpisy.

Zkontrolujte stav podpisu vašeho dokumentu

Na stránce s podrobnostmi o vaší nabídce nebo kontaktu uvidíte stav podpisu vašeho dokumentu.

Klikněte na stav podpisu, abyste zobrazili informace o každém podpisujícím, zobrazení dokumentů a stavu podpisu.

• Odmitnuto – podpisující odmítl podepsat dokument. Můžete znovu odeslat žádost o podpis kliknutím na „Znovu zaslat pozvánku.“
• Odesláno – žádost o podpis je stále čekající. Můžete kliknout na „Poslat připomenutí“ pro zaslání e-mailu příjemci o žádosti.
• Dokončeno – podpisující již podepsal.

Z tohoto okna můžete také „Zrušit podpis“ a použít možnost „Stáhnout“ ke stažení původní verze dokumentu. Pokud všichni podepsali dokument, můžete také stáhnout podepsanou verzi dokumentu i s kontrolní stopou.

Kolik podpisů mohu požadovat?

Počet podpisů se může lišit v závislosti na vašem tarifu.

• Profesionální a podnikový tarif: Tyto tarify mají neomezený počet žádostí o podpis (platí rozumné použití).
• Základní a pokročilý (doplněk): Firemní účty v těchto tarifech s povoleným doplňkem mohou zakoupit dvě úrovně žádostí o podpis:
  • 30 žádostí o podpis měsíčně.
  • 100 žádostí o podpis měsíčně.

• Základní a pokročilý (zkušební doplněk): Firemní účty v těchto tarifech, které používají zkušební doplněk, mohou požadovat až 5 podpisů.

Co je Rozumná politika použití?

Pipedrive pečlivě monitoruje používání elektronických podpisů. Pokud zjistíme, že se funkce používá pro další prodej, zneužívá se nebo způsobuje nadměrnou zátěž, vyhrazujeme si právo ve svém výlučném uvážení zabránit nebo pozastavit přístup uživatele k této funkci.