Znalostní báze

Funkce Smart Dokumenty je dodávána s funkcí eSignatures, díky čemuž můžete požadovat podpisy dokumentů od svých zákazníků bez potřeby jakýchkoli dodatečných nástrojů.

Funkce eSignatures od Pipedrive nabízí Základní digitální podpis. Více informací o tomto typu podpisu naleznete v tomto článku.

Požádejte o podpis

Odeslání žádosti

Chcete-li požádat o podpis, musíte vytvořit nebo nahrát dokument pomocí funkce Smart Docs na stránce s informacemi o obchodu nebo kontaktní osobě. Jak nastavit dokument, se dozvíte v tomto článku.

Podpis můžete požádat na dvou místech:

• V editoru dokumentů

V detailním náhledu

Po kliknutí na "Požadovat podpisy" budete vyzváni k přezkoumání dokumentu a spravování podepisujících. Uživatel požadující podpis (vy) a osobu kontaktu budou automaticky přidáni jako podepisující, ale můžete tento seznam odstraňovat nebo k němu přidávat. K dokumentu můžete přidat až 10 podepisujících.

Jazyk pozvánky můžete změnit v "Jazyk pozvánky."

Autentizace vaší žádosti

Žádosti o podpis vyžadují ověřovací kód.

Když je tato bezpečnostní funkce aktivována, podepisující obdrží jednorázový ověřovací kód e-mailem, aby zkontrolovali (ale nezaručili) platnost jejich e-mailu. Podepisující musí tento kód použít k podpisu dokumentu.

Přizpůsobení vaší žádosti

Personalizujte e-maily s žádostmi o elektronický podpis, které vaši zákazníci dostávají, přidáním vlastní předmětové řádky a zprávy.

Jakmile kliknete na "Další", můžete do dokumentu přidat pole pro podepisující a přetáhnout je na místo, kde je chcete zobrazit.

Jakmile umístíte pole do dokumentu, můžete nad ním najet myší a upravit a konfigurovat každé pole.

Momentálně jsou k dispozici čtyři typy polí pro podepisující, s různými dostupnými konfiguracemi:

Pokud přidáváte pole pro podepisující do dokumentu, musíte pro každého podepisujícího zahrnout pole s podpisem. Mezi podepisujícími můžete přepínat v rozevírací nabídce "Vyberte podepisujícího" v levém panelu.

Můžete také pole přiřadit jinému podepisujícímu při úpravě polí.

Jakmile dokončíte nastavení dokumentu, klikněte na "Odeslat" a dokument bude odeslán s pokyny všem podepisujícím. Obdržíte e-mailové oznámení, kdykoli někdo podepíše nebo odmítne podepsat.

Pokud nechcete do dokumentu přidat pole pro podpis, můžete tento krok přeskočit kliknutím na "Odeslat stejně."

Pokud odešlete dokument bez polí pro podepisující, podpisy budou umístěny na dodatečné straně na konci.

Nepodporované typy dokumentů

Pro sbírání podpisů nejsou podporovány následující typy dokumentů:

• Zašifrované dokumenty (dokumenty chráněné heslem.)
• Již digitálně podepsané dokumenty.
• Dokumenty se stávajícími oprávněními pouze ke čtení.

Při použití jednoho z těchto typů dokumentů se nezobrazí žádná chyba, a proces podpisu proběhne jako obvykle. Pipedrive ho však nedostane, takže dokument se nikdy neobjeví jako "dokončený."

Podepsání dokumentu

Když podepisující otevře žádost o podpis ve svém e-mailu, může zkontrolovat dokument. Může kliknout na pole “Podpis” pro podepsání dokumentu buď při psaní nebo kreslení nebo použít rozbalovací nabídku v pravém horním rohu pro “Odmítnutí podpisu” nebo “Stažení jako PDF.”

Jakmile jsou vyplněna všechna požadovaná pole pro podepisujícího, může podepisující kliknout na tlačítko “Dokončit podpis” pro pokračování.

Podepisující bude požádán o zadání ověřovacího kódu a zaškrtnutí políčka potvrzujícího, že dokument přečetl. Poté může kliknout na “Podpis” pro dokončení odeslání dokumentu.

Jakmile všichni podepsali dokument, PDF podepsaného dokumentu a záznam o kontrole budou automaticky zaslány e-mailem všem podepisujícím a uživateli, který žádal o podpisy.

Zkontrolujte stav podepisování vašeho dokumentu

Dokument na stránce s detaily vaší smlouvy nebo kontaktu ukáže stav podepisování vašeho dokumentu.

Kliknutím na stav podepisování uvidíte informace o každém podepsaném, zobrazení dokumentu a stav podepisování.

• Odmítnuto – podepisující odmítli podepsat dokument. Můžete znovu odeslat žádost o podpis kliknutím na "Znovu odeslat pozvánku".
• Odesláno – žádost o podpis je stále čekající. Kliknutím na "Poslat připomenutí" můžete odeslat e-mail příjemci ohledně žádosti.
• Dokončeno – podepisující již podepsali.

Z tohoto okna můžete také “Zrušit podepisování” a použít možnost “Stáhnout” ke stažení původní verze dokumentu. Pokud všichni podepsali dokument, můžete také stáhnout podepsanou verzi dokumentu a sledovat auditní stopu.

Kolik podpisů mohu požadovat?

V závislosti na vašem plánu se může počet podpisů lišit.

• Profesionální, Power a Enterprise: Tyto plány mají neomezené žádosti o podpisy (platí politika rozumného použití).
• Essential a Advanced (doplněk): Společnosti v těchto plánech s povoleným doplňkem mohou zakoupit dvě úrovně žádostí o podpis:
  • 30 žádostí o podpis za měsíc.
  • 100 žádostí o podpis za měsíc.

• Essential a Advanced (zkušební verze doplňku): Společnosti v těchto plánech s aktivovanou zkušební verzí doplňku mohou požadovat až 5 podpisů.

Jaká je politika rozumného použití?

Pipedrive pečlivě monitoruje použití elektronických podpisů. Pokud si všimneme, že se funkce používá k opětovnému prodeji, zneužívá se jiným způsobem nebo je nepřiměřeně zatěžuje, vyhrazujeme si právo v našem výhradním uvážení zabránit nebo pozastavit přístup uživatele k funkci.