Znalostní báze

S funkcí Smart Docs můžete ušetřit čas v jednacím procesu tím, že vytvoříte návrh nebo nabídku přímo z detailu obchodu nebo kontaktu. Dokument bude automaticky vyplněn příslušnými informacemi o obchodu, kontaktu, projektu nebo produktu z vašeho účtu Pipedrive.

Poté můžete sdílet dokument pomocí sledovatelného odkazu a dostávat oznámení, když se vaši potenciální zákazníci zabývají vašimi dokumenty.

Připojení k poskytovateli úložiště

Chcete-li se připojit k aplikaci Smart Docs, přejděte na stránku detailu obchodu nebo kontaktu, klepněte na záložku Dokumenty a vyberte Připojit cloudové úložiště. Můžete se připojit pomocí tří poskytovatelů – Google Drive, Microsoft OneDrive nebo SharePoint.

Budete provedeni průvodcem, abyste udělili Pipedrive oprávnění ke zobrazení vašeho účtu. Jakmile jste připojeni, můžete nahrávat existující dokumenty nebo šablony uložené ve vašich obchodech, a ty budou také automaticky uloženy na vašem disků.

Poté, co jste připojili svůj účet, uvidíte možnost připojit buď osobní nebo sdílený disk jako umístění úložiště.

Můžete také přidat a odpojit váš účet tím, že půjdete na Nástroje a aplikace > Dokumenty a kliknutím na “+ Přidat nový účet” nebo “Odpojit.” Více informací o tom, jak jsou soubory uloženy, naleznete v tomto článku.

Můžete také nastavit výchozí sdílený disk pro váš účet.

Vytváření složky sdíleného disku

Když připojíte svého poskytovatele úložiště ke funkcí Smart Docs, uvidíte rozbalovací seznam, kde lze vybrat disku osoby. Když připojíte funkci Smart Docs, automaticky vám bude přiřazena vlastní složka sdíleného disku. Nicméně můžete vytvořit i svou vlastní.

Přejděte jednoduše na kartu Sdílené disky ve svém účtu Google Drive a vytvořte novou složku:

Jakmile jste vytvořili novou sdílenou složku ve službě Google Drive, přejděte na Nástroje a aplikace > Dokumenty a vyberte novou sdílenou složku k použití ve vašich Smart Docs:

Pokud se vám nezobrazí možnost zobrazení nebo vytvoření nové sdílené složky ve vašem účtu GSuite, může to být způsobeno používanou edicí.

Zatímco Google Suite Basic nepodporuje sdílené složky, tyto edice ano:

• Standard business a Plus

• Podnikání

• Vzdělávací základy

• Standardní

• Vylepšené vzdělávání a Plus

• Neziskové organizace

• G Suite Business

• Essentials

Pokud váš synchronizovaný účet GSuite nepodporuje sdílené složky, možnost v Pipedrive bude zobrazena zneprůhledněná.

Vytváření a sdílení šablon

Jakmile propojíte svůj účet, můžete začít vytvářet dokumenty a návrhy. Dokument můžete vytvořit přímo, ale doporučujeme nejprve vytvořit šablonu, abyste ušetřili čas pro vaše budoucí dokumenty. Můžete ovládat, které role v Pipedrive jsou oprávněny vytvářet nebo přidávat nové šablony pomocí oprávnění Pipedrive "Přidat a importovat šablony Smart Docs". Více o sadách oprávnění v Pipedrive se dozvíte v tomto článku.

Chcete-li vytvořit šablonu od nuly, jděte na Dokumenty > Záložka Šablony v podrobném zobrazení obchodu nebo kontaktu a klikněte na "Dokument", "Tabulka" nebo "Prezentace". Můžete také importovat šablonu od vašeho poskytovatele pokud již má jednu uloženu.

Úprava vaší šablony

V editoru šablon můžete aktualizovat název a kategorii šablony a přidat jakékoli pole obchodu Pipedrive, kontaktu, produktu, projektu nebo časově závislých polí do obsahu vaší šablony.

Chcete-li přidat pole Pipedrive do vaší šablony, zkopírujte a vložte pole z pravé strany vašeho editoru šablon do těla šablony. Pole se zobrazí v hranatých závorkách "[ ]" a při použití šablony pro dokument se automaticky nahradí daty z pole.

Jakmile dokončíte úpravu šablony, klikněte na "Zavřít", abyste uložili šablonu, nebo "Použít k vytvoření dokumentu", pokud chcete šablonu okamžitě použít k vytvoření dokumentu.

Dozvěděte se více o polích a šablonách v aplikaci Smart Docs z tohoto článku.

Jak mohu sdílet šablony s mým týmem?

Můžete použít pokročilé sdílení šablon, abyste automaticky sdíleli šablonu s ostatními uživateli v Pipedrive. Chcete-li sdílet šablonu, otevřete ji k úpravě a klikněte na záložku Oprávnění. Existují dvě různé úrovně oprávnění, které můžete uživatelům poskytnout:

1. Může používat tuto šablonu – Zobrazit šablonu a používat ji k vytváření nových dokumentů, nemůže upravovat nebo smazat původní šablonu.
2. Může upravovat tuto šablonu – Zobrazit, používat, upravovat a smazat původní šablonu.

Jakmile je šablona sdílena s dalším uživatelem, zobrazí se v sekci Sdíleno se mnou galerie šablon.

Vytváření dokumentu

Chcete-li vytvořit dokument, klikněte na záložku Dokumenty ve zobrazení detailu obchodu nebo kontaktu. Uvidíte možnost vytvořit dokument z již vytvořené šablony nebo vytvořit nový pomocí prázdného dokumentu, tabulky nebo prezentace.

Můžete také importovat již vytvořené dokumenty ze svého zařízení nebo připojeného účtu Google Drive, Microsoft OneDrive nebo SharePoint. Dokumenty uložené lokálně lze také nahrát jako PDF soubor ze svého zařízení.

Chcete-li vytvořit dokument ze stávající šablony, klepněte na „Ze šablony“ a vyberte šablonu, kterou chcete použít. Editor dokumentu se zobrazí se všemi polemi šablony vyplněnými odpovídajícími daty.

Můžete upravit název a kategorii a obsah nastavit podle svých preferencí. Dokument se automaticky ukládá, jak pracujete.

Abyste mohli vytvořit dokument sspecifickými zástupci pro obchod, musíte jej vytvořit ze zobrazení detailů obchodu. Pro vytvoření dokumentu s specifickými zástupci pro osobu musíte dokument vytvořit ze zobrazení detailu obchodu nebo osoby.

Zobrazování a sdílení vašeho dokumentu

Google Disk – Pokud kliknete na tlačítko "Sdílet" v pravém dolním rohu editoru dokumentů, můžete dokument sdílet, stáhnout dokument jako PDF nebo smazat dokument.

• Žádost o podpisy – Žádejte o podpisy od příjemců dokumentů.
• Sdílet jako odkaz – Vygenerovat odkaz na pouze ke čtení verzi tohoto dokumentu v PDF, který se zobrazí v okně prohlížeče poté, co jej příjemce otevře.
• Stáhnout PDF – Uložte si svůj dokument lokálně, abyste jej mohli připojit k e-mailu nebo je zaslat přímo zákazníkům.

OneDrive a SharePoint – Pro sdílení dokumentu musíte nejprve zavřít editor dokumentu a kliknout na tlačítko „...“ (další) na dokument vytvořený na Detailní stránce.

Pokud sdílíte dokument s odkazem, budete mít možnost sledovat zobrazení a nastavit oznámení e-mailem, když někdo otevře dokument.

Pokud povolíte volbu Sledovat zobrazení, budete informováni e-mailem, když se váš dokument otevře poprvé, pokaždé nebo nikdy.

Jakmile je vygenerován odkaz, uvidíte ho uložený jako verze pod původním dokumentem s počtem zobrazení a časem vytvoření a již nebude možné tuto verzi aktualizovat.

Chcete-li vytvořit další verzi dokumentu, klikněte na původní dokument, proveďte potřebné aktualizace a vygenerujte nový odkaz. Jakmile je odkaz vygenerován, uvidíte jej jako Verze 2 pod svým dokumentem:

Pokud vytvoříte další verzi dokumentu, doporučujeme zakázat odkaz na první verzi, aby neexistovaly dvě aktivní verze. Chcete-li tak učinit, klepněte na „...“ první verze a klepněte naSdílet jako odkaz > Povolit odkaz pro zakázání odkazu.

Přidání podpisu do vašeho dokumentu

Smart Docs také obsahuje funkci ePodpisů, takže můžete požádat o podpisy dokumentů od svých zákazníků bez potřeby jakýchkoli dalších nástrojů.

Vytvořte nebo nahrajte dokument s funkcí Smart Docs na stránce obchodu nebo kontaktu a najdete možnost Žádost o podpisy. Dozvíte se, jak požádat o podpisy pro své dokumenty v tomto článku.