Znalostní báze

Znalostní báze/Funkce/Smart Docs/Smart Docs

Témata

Tento článek byl vytvořen za použití strojového překladu.

Smart Docs

Jenny Takahara, 16. června 2025

Poznámka: Funkce Smart Docs je zahrnuta v plánech Professional a vyšších a je k dispozici jako doplněk pro plány Essential a Advanced. Pouze uživatelé s přístupem k nastavení účtu mohou zakoupit doplněk pro firemní účet. Doplněk přichází s 14denní zkušební dobou, během které budete mít k dispozici pět podpisů (vyžadovány fakturační údaje). Další informace o podmínkách doplňku naleznete na této stránce.

S funkcí Smart Docs můžete ušetřit čas v procesu vyjednávání tím, že vytvoříte návrh nebo nabídku přímo z pohledu obchodu nebo kontaktu. Dokument bude automaticky vyplněn relevantními detaily obchodu, kontaktu, projektu nebo produktu z vašeho účtu Pipedrive.

Dokument pak můžete sdílet pomocí sledovatelného odkazu a dostávat upozornění, když se potenciální zákazníci zapojí do vašich dokumentů.

Propojení s vaším poskytovatelem úložiště

Chcete-li propojit Smart Docs, přejděte na stránku s podrobnostmi o obchodu nebo kontaktu, klikněte na záložku „Dokumenty“ a vyberte „Připojit cloudové úložiště“. Můžete se připojit pomocí tří poskytovatelů – Google Drive, Microsoft OneDrive nebo SharePoint.

Budete provedeni procesem, abyste udělili oprávnění Pipedrive k přístupu k vašemu účtu. Jakmile se připojíte, můžete nahrát existující dokumenty nebo šablony uložené ve vašich obchodech, a ty budou také automaticky uloženy na vašem disku.

Po připojení vašeho účtu uvidíte možnost připojit buď osobní, nebo sdílený disk jako místo pro úložiště.

Poznámka: Propojení vašeho účtu Google pro Smart Docs je oddělené od jeho nastavení pro funkci synchronizace Google Drive.

Účet můžete také přidat a odpojit tak, že přejdete na Nástroje a aplikace > Dokumenty a kliknete na „+ Přidat nový účet“ nebo „Odpojit.“ Můžete se dozvědět více o tom, jak jsou soubory ukládány v témto článku.

Poznámka: Pokud máte potíže s připojením nebo opětovnou autentizací vašeho Google Drive, přejděte na vaše Google Oprávnění a odeberte oprávnění Pipedrive předtím, než se pokusíte připojit znovu. Kontaktujte náš tým podpory pro pomoc, pokud stále máte potíže.

Můžete také nastavit výchozí sdílený disk pro váš účet.

Vytváření složky na sdíleném disku

Když připojíte svého poskytovatele úložiště k funkci Smart Docs, všimnete si rozbalovacího menu, kde lze vybrat disky osoby. Když připojíte funkci Smart Docs, automaticky vám bude přiřazena vlastní složka na sdíleném disku. Můžete si však také vytvořit vlastní.

Jednoduše přejděte na kartu Sdílené disky ve svém účtu Google Drive a vytvořte novou složku:

Jakmile vytvoříte svou novou sdílenou složku v Google Drive, přejděte na Nástroje a aplikace > Dokumenty a vyberte novou sdílenou složku pro použití s vašimi Smart Docs:

Pokud se možnost pro zobrazení nebo vytvoření nové sdílené složky ve vašem účtu Google Workspace nezobrazí, může to být způsobeno verzí, kterou používáte. Pro použití sdílených složek byste měli mít plán nad Business Starter.

Pokud synchronizovaný účet Google Workspace nepodporuje sdílené složky, možnost v Pipedrive se zobrazí šedě.

Vytváření a sdílení šablon

Poznámka: Pouze uživatelé s správnými globálními oprávněními mohou vytvářet šablony. Můžete řídit, které role Pipedrive mají povolení vytvářet nebo přidávat nové šablony pomocí oprávnění Pipedrive „Přidat a importovat šablony Smart Docs.“

Jakmile připojíte svůj účet, můžete začít vytvářet dokumenty a návrhy. I když můžete dokument vytvořit přímo, doporučujeme nejprve vytvořit šablonu, abyste ušetřili čas při budoucích dokumentech.

Chcete-li vytvořit šablonu od nuly, přejděte na kartu Dokumenty > Šablony v detailním zobrazení obchodu nebo kontaktu a klikněte na „Dokument“, „Tabulka“ nebo „Prezentaci.“ Můžete také importovat šablonu od svého poskytovatele, pokud již nějakou máte uloženou.

Poznámka: Vytváření šablon a dokumentů s tabulkou nebo prezentací je k dispozici pouze pro uživatele Google Drive.

Poznámka: Pokud používáte OneDrive, výběr souboru, editor šablon a editor dokumentů se zobrazí jako nová vyskakovací okna. Pokud nevidíte vyskakovací okna, budete muset povolit vyskakovací okna z Pipedrive ve svých nastaveních prohlížeče. Naučte se, jak povolit vyskakovací okna v tomto článku.

Úprava vaší šablony

Poznámka: Pro více informací o používání dat z polí a šablon ve Smart Docs si přečtěte tento článek.

Když jste v editoru šablon, můžete aktualizovat název a kategorii šablony a přidat jakákoli pole Pipedrive, kontakt, produkt, projekt nebo časová pole pro vyplnění obsahu vaší šablony.

Chcete-li přidat pole Pipedrive do své šablony, zkopírujte a vložte pole z pravé strany editoru šablon do těla šablony. Pole se zobrazí v závorkách “[ ]” a bude automaticky nahrazeno daty pole, když bude šablona použita pro dokument.

Jakmile dokončíte úpravy své šablony, klikněte na „Zavřít“ pro uložení šablony nebo „Použít k vytvoření dokumentu“ pro okamžité použití šablony k vytvoření dokumentu.

Zjistěte více o polích a šablonách ve Smart Docs v tomto článku.

Jak mohu sdílet šablony se svým týmem?

Můžete použít pokročilé sdílení šablon k automatickému sdílení šablony s ostatními uživateli v Pipedrive. Chcete-li sdílet šablonu, otevřete ji k úpravě a klikněte na kartu „Oprávnění“. Existují dvě různé úrovně oprávnění, které můžete uživatelům udělit:

Může používat tuto šablonu – Prohlížet šablonu a používat ji k vytváření nových dokumentů, nemůže upravovat ani mazat původní šablonu.
Může upravit tuto šablonu – Prohlížet, používat, upravovat a mazat původní šablonu.

Poznámka: Aby bylo možné šablonu úspěšně použít, uživatel, se kterým ji sdílíte, bude také potřebovat přístup k původnímu souboru šablony ve vašem úložišti. Z tohoto důvodu doporučujeme, aby všechny šablony a dokumenty byly uloženy na sdíleném disku. Můžete to nastavit v nastavení Smart Docs. Zjistěte více o tom, jak jsou dokumenty ukládány v tomto článku.

Jakmile byla šablona sdílena s jiným uživatelem, zobrazí se v sekci Sdíleno se mnou v galerii šablon.

Vytvoření dokumentu

Poznámka: Uživatelé mohou požadovat podpisy prostřednictvím funkce Smart Docs. Další informace o této funkčnosti naleznete v tomto článku.

Chcete-li vytvořit dokument, klikněte na kartu Dokumenty v detailním zobrazení obchodu nebo kontaktu. Uvidíte možnost vytvořit dokument z dříve vytvořené šablony nebo vytvořit nový od začátku s prázdným dokumentem, tabulkou nebo prezentací.

Můžete také importovat předem vytvořené dokumenty ze svého zařízení nebo z připojeného účtu Google Drive, Microsoft OneDrive nebo SharePoint. Dokumenty uložené lokálně lze také nahrát jako PDF ze zařízení.

Poznámka: Pokud nahrajete svůj dokument jako PDF, nebudete moci jej upravit ani uložit jako šablonu.

Chcete-li vytvořit dokument ze stávající šablony, klikněte na „Ze šablony” a vyberte šablonu, kterou chcete použít. Editor dokumentů se otevře se všemi poli šablony vyplněnými odpovídajícími daty.

Můžete přizpůsobit název a kategorii a upravit obsah podle svých preferencí. Dokument se automaticky ukládá, jak pracujete.

Aby bylo možné vytvořit dokument se specifickými zástupnými symboly pro obchod, musíte jej vytvořit z pohledu detailů obchodu. Chcete-li vytvořit dokument se specifickými zástupnými symboly pro osobu, musíte jej vytvořit z detailního zobrazení obchodu nebo osoby.

Poznámka: Pokud v šabloně chybí jakékoli informace o poli, zástupný symbol názvu pole zůstane v dokumentu. Naučte se, jak vymazat nevyplněná pole v tomto článku.

Zobrazení a sdílení vašeho dokumentu

Google Drive – Pokud kliknete na tlačítko “Sdílet” v pravém dolním rohu editoru dokumentů, můžete dokument sdílet, stáhnout dokument jako PDF nebo dokument smazat.

Sdílet jako odkaz – Vygenerujte odkaz na verzi dokumentu ve formátu PDF pouze pro čtení, která se zobrazí v okně prohlížeče, jakmile ji příjemce otevře.
Požádat o podpisy – Požádejte příjemce dokumentů o podpisy.
Stáhnout PDF – Uložte svůj dokument lokálně, abyste jej mohli připojit k e-mailu nebo jej přímo poslat svým zákazníkům.

OneDrive a SharePoint – Chcete-li sdílet svůj dokument, nejprve musíte zavřít editor dokumentů a kliknout na tlačítko “...” na dokumentu vytvořeném na detailní stránce.

Když sdílíte svůj dokument pomocí odkazu, budete mít možnost sledovat zobrazení a nastavit e-mailová upozornění, když někdo dokument otevře.

Pokud povolíte možnost sledovat zobrazení, můžete být e-mailem informováni, když je váš dokument poprvé otevřen, pokaždé nebo nikdy.

Poznámka: Naše funkce sledování dokumentů je v souladu s GDPR. Více si můžete přečíst v tomto článku.

Jakmile je odkaz vygenerován, uvidíte ho uložený jako verzi pod původním dokumentem s počtem zobrazení a časem vytvoření, a nebudete moci tuto verzi aktualizovat.

Chcete-li vytvořit další verzi dokumentu, klikněte na původní dokument, proveďte potřebné aktualizace a vygenerujte nový odkaz. Jakmile je odkaz vygenerován, uvidíte ho jako Verzi 2 pod vaším dokumentem:

Pokud vytvoříte další verzi dokumentu, doporučujeme deaktivovat odkaz pro první verzi, aby nebyly dvě živé verze. Chcete-li to provést, klikněte na “...“ první verze a klikněte na Sdílet jako odkaz > Povolit odkaz pro deaktivaci odkazu.

Přidání podpisu do vašeho dokumentu

Smart Docs také obsahuje funkci eSignatures, takže můžete požadovat podpisy dokumentů od svých zákazníků bez potřeby dalších nástrojů.

Vytvořte nebo nahrajte dokument s funkcí Smart Docs na stránce obchodu nebo kontaktu a najděte možnost požádat o podpisy. Naučte se, jak požádat o podpisy pro vaše dokumenty v tomto článku.

Poznámka: Funkce eSignatures je k dispozici pouze na plánech Professional a vyšších a uživatelům, kteří zkouší tyto plány s platnými fakturačními údaji. Je dostupná pro uživatele Essential a Advanced s doplňkem Smart Docs.