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Die Smart Docs Funktion verfügt über eine eSignatur-Funktion, mit der Ihre Kunden ohne zusätzlich benötigte Tools Dokumente unterzeichnen können.

Die eSignatur-Funktion von Pipedrive bietet Basic Digital Signing. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über diese Art von Signatur.

Signaturen anfordern

Versand Ihrer Anforderung

Um eine Signatur anzufordern, müssen Sie ein Dokument mittels der Smart Docs-Funktion auf der Detailseite eines Deals oder Kontakts erstellen oder hochladen. Wie Sie ein Dokument einrichten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Sie können an zwei Stellen eine Signatur anfordern:

• Im Dokument-Editor

In der Detailansicht

Nachdem Sie auf „Signaturen anfordern“ geklickt haben, werden Sie aufgefordert, Ihr Dokument zu überprüfen und Ihre Unterzeichner zu verwalten. Der Nutzer, der die Unterzeichnung anfordert (Sie) und die verknüpfte Kontaktperson werden automatisch als Unterzeichner hinzugefügt, Sie können diese Liste jedoch löschen oder ergänzen. Sie können pro Dokument bis zu 10 Unterzeichner hinzufügen.

Die Sprache der Einladung kann unter „Einldungssprache” geändert werden.

Authentifizierung Ihrer Anforderung

Signaturanforderungen erfordern einen Authentifizierungscode.

Wenn diese Sicherheitsfunktion aktiviert ist, erhalten die Unterzeichner per E-Mail einen einmaligen Authentifizierungscode, um die Gültigkeit ihrer E-Mail zu überprüfen (aber nicht zu garantieren). Der Unterzeichner muss zur Unterzeichnung des Dokuments diesen Code verwenden.

Personalisierung Ihrer Anforderung

Personalisieren Sie die E-Mails, die Ihre Kunden mit der Aufforderung zur elektronischen Unterschrift erhalten, mit einer individuellen Betreffzeile und Nachricht.

Wenn Sie auf „Weiter“ klicken, können Sie Felder für die Unterzeichner zum Dokument hinzufügen und sie per Drag & Drop an die gewünschte Stelle ziehen.

Nachdem Sie ein Feld in ein Dokument eingefügt haben, können Sie mit der Maus über das Feld fahren, um es zu bearbeiten und zu konfigurieren.

Derzeit sind vier Arten von Unterzeichnerfeldern mit unterschiedlichen Konfigurationen verfügbar:

Wenn Sie Felder für die Unterzeichner zum Dokument hinzufügen, müssen Sie für jeden Unterzeichner ein Unterschriftfeld einfügen. Sie können im Dropdown-Menü „Unterzeichner auswählen“ in der linken Seitenleiste zwischen den Unterzeichnern hin- und herwechseln.

Wenn Sie die Felder bearbeiten, können Sie zudem ein Feld einem anderen Unterzeichner zuweisen.

Wenn Sie mit der Einrichtung des Dokuments fertig sind, klicken Sie auf „Senden“ und das Dokument wird mit den Anweisungen an alle Unterzeichner gesendet. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn jemand unterschreibt oder die Unterzeichnung ablehnt.

Wenn Sie keine Unterschriftenfelder zum Dokument hinzufügen möchten, können Sie diesen Schritt überspringen, indem Sie auf „Trotzdem senden“ klicken

Wenn Sie das Dokument ohne Unterschriftfelder senden, werden die Unterschriften auf einer zusätzlichen Seite am Ende des Dokuments eingefügt.

Nicht unterstützte Dokumententypen

Die folgenden Dokumenttypen werden für die Einholung von Unterschriften nicht unterstützt:

• Verschlüsselte Dokumente (Dokumente, die durch ein Passwort geschützt sind).
• Dokumente, die bereits digital unterzeichnet wurden.
• Schreibgeschützte Dokumente.

Wenn Sie einen dieser Dokumenttypen verwenden, wird kein Fehler angezeigt und der Signaturprozess wird wie üblich durchgeführt. Das Dokument wird von Pipedrive jedoch nicht empfangen, weshalb das Dokument nie den Status „vollständig“ erhält.

Dokument unterzeichnen

Wenn ein Unterzeichner eine Signaturanforderung in seiner E-Mail öffnet, kann er das Dokument überprüfen. Er kann auf das Feld „Unterschrift“ klicken, um das Dokument entweder durch Tippen oder Zeichnen zu unterzeichnen, oder das Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke verwenden, um „Unterschrift ablehnen“ oder „Als PDF herunterladen“ zu wählen.

Sobald alle erforderlichen Unterzeichnerfelder ausgefüllt sind, kann der Unterzeichner auf „Unterzeichnung abschließen“ klicken, um fortzufahren.

Der Unterzeichner wird aufgefordert, einen Authentifizierungscode zu übermitteln und ein Kästchen anzuklicken, um zu bestätigen, dass er das Dokument gelesen hat. Danach kann er auf „Unterzeichnen“ klicken, um die Übermittlung des Dokuments abzuschließen.

Wenn das Dokument von allen Unterzeichnern unterschrieben wurde, erhalten alle Unterzeichner und der Nutzer, der die Unterschriften angefordert hat, automatisch eine PDF-Datei des unterschriebenen Dokuments und des Prüfprotokolls per E-Mail.

Unterzeichnungsstatus des Dokuments prüfen

Das Dokument auf der Detailseite Ihres Deals oder Kontakts zeigt den Unterzeichnungsstatus Ihres Dokuments an.

Klicken Sie auf den Unterzeichnungsstatus, um Informationen über jeden Unterzeichner, die Dokumentenansicht und den Unterzeichnungsstatus zu sehen.

• Abgelehnt — Der Unterzeichnende hat die Unterschrift des Dokuments abgelehnt. Sie können die Anforderung erneut senden, indem Sie auf „Einladung erneut senden“ klicken.
• Gesendet – Die Signaturanforderung ist noch ausstehend. Sie können auf „Erinnerung senden“ klicken, um den Empfänger per E-Mail auf die Anfrage hinzuweisen.
• Abgeschlossen – Der Unterzeichnet hat bereits unterschrieben.

In diesem Fenster können Sie zudem „Die Unterzeichnung abbrechen“ und die Option „Herunterladen“ wählen, um die Originalversion des Dokuments herunterzuladen. Wenn alle Parteien das Dokument unterzeichnet haben, können Sie die unterzeichnete Version des Dokuments sowie das Prüfprotokoll ebenfalls herunterladen.

Wie viele Signaturen kann ich anfordern?

Die Anzahl der verfügbaren Signaturen variiert je nach Ihrem abonnierten Plan.

• Professional, Power und Enterprise: In diesen Plänen ist eine unbegrenzte Anzahl von Signaturanforderungen eingeschlossen (es gilt die Richtlinie zur angemessenen Nutzung).
• Essential und Advanced (Add-On): Unternehmensaccounts mit diesen Plänen, bei denen das Add-On aktiviert ist, können zwei Stufen von Signaturanfragen erwerben:
  • 30 Signaturanforderungen pro Monat.
  • 100 Signaturanforderungen pro Monat.

• Essential und Advanced (Add-On-Testversion): Unternehmensaccounts mit diesen Plänen, welche die Add-On-Testversion nutzen, können bis zu 5 Signaturen anfordern.

Was ist die Richtlinie zur angemessenen Nutzung?

Pipedrive hält ein wachsames Auge auf die Verwendung von eSignaturen. Wenn wir feststellen, dass die Funktion für den Weiterverkauf genutzt oder auf andere Weise missbraucht wird oder wenn eine übermäßige Beanspruchung vorliegt, behalten wir uns das Recht vor, den Zugang eines Nutzers zu dieser Funktion nach eigenem Ermessen zu verhindern oder auszusetzen.