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Die Smart Docs Funktion verfügt zudem über eine eSignaturen-Funktion, mit der Sie sich von Ihren Kunden Dokumente unterzeichnen lassen können, ohne dass Sie zusätzliche Tools benötigen.

Signaruren anfordern

Um eine Unterzeichnung anzufordern, müssen Sie zunächst ein Dokument mit der Funktion Smart Docs auf der Detailseite eines Deals erstellen oder hochladen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Dokument einrichten.

Sie können an zwei Stellen eine Signatur anfordern:

• Im Dokument-Editor —
  
  
  
• In der Detailansicht eines Deals —
  

Durch die Anforderung einer Signatur wird eine andere Version des Dokuments erstellt.

Sobald Sie auf Unterzeichnung anfordern klicken, werden Sie aufgefordert, Ihr Dokument zu überprüfen und Ihre Unterzeichner zu verwalten. Der Nutzer, der die Unterzeichnung anfordert (Sie) und die verknüpfte Kontaktperson werden automatisch als Unterzeichner hinzugefügt, aber Sie können diese Liste löschen oder ergänzen. Sie können bis zu 10 Unterzeichner pro Dokument hinzufügen.

Sie können die Sprache der Einladung unter Einladungssprache ändern.

Sobald Sie auf Unterzeichnungen anfordern klicken, wird das Dokument mit Anweisungen an alle Unterzeichner gesendet. Sie erhalten jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn jemand unterzeichnet oder die Unterschrift verweigert.

Dokument unterzeichnen

Wenn ein Unterzeichner die Anforderung zur Unterzeichnung des Dokuments in seiner E-Mail öffnet, kann er das Dokument einsehen. In der rechten oberen Ecke wird er aufgefordert, das Dokument zu unterzeichnen, die Unterzeichnung abzulehnen und das Dokument als PDF herunterzuladen.

In der Eingabeaufforderung Dokument unterzeichnen muss der Unterzeichner das Kästchen ankreuzen, mit dem bestätigt wird, dass er das Dokument geprüft hat und rechtlich zur Unterzeichnung berechtigt ist, sowie seinen Namen eingeben, bevor er fortfahren kann. Ein Authentifizierungscode wird an die E-Mail des Unterzeichners geschickt, um seine Identität zu bestätigen.

Wenn das Dokument von allen unterzeichnet wurde, wird automatisch ein PDF des signierten Dokuments und des Audit-Trails an alle Unterzeichner und den Nutzer, der die Unterschriften angefordert hatte, per E-Mail versandt.

Unterzeichnungsstatus des Dokuments prüfen

Das Dokument auf der Detailseite Ihres Deals wird den Unterzeichnungsstatus Ihres Dokuments anzeigen.

Wenn Sie auf den Status klicken, erhalten Sie Informationen über jeden Unterzeichner, Dokumentansichten und den Unterzeichnungsstatus.

• Abgelehnt — Der Unterzeichner hat die Unterzeichnung des Dokuments abgelehnt. Sie können die Anforderung erneut senden, indem Sie auf 'Einladung erneut senden' klicken.
• Ausstehend — Die Unterzeichnung ist noch ausstehend. Sie können eine Erinnerungs-E-Mail senden, um die Einladung erneut zu versenden.
• Unterzeichnet — Der Unterzeichner hat bereits unterzeichnet.

Es gibt auch eine Reihe von Aktionen, die Sie im Detailfenster durchführen können:

• Einladung erneut senden — Wenn der Nutzer die Anforderung ablehnt, können Sie diese erneut senden.
• Erinnerung senden — Wenn Sie auf 'Erinnerung senden' klicken, erhält der Unterzeichner die Anforderung erneut per E-Mail.
• Signiertes PDF senden — Wenn alle das Dokument unterzeichnet haben, können Sie ein signiertes PDF an einzelne Nutzer senden.
• Unterzeichnung abbrechen — Brechen Sie den Vorgang für alle ab. Es wird an alle Unterzeichner eine E-Mail über den Abbruch gesendet.

Wenn ein Dokument von allen unterzeichnet wurde, können Sie auf die Version klicken, um das unterzeichnete Dokument in derDetailansicht des Deals anzuzeigen und herunterzuladen.

Wie viele Signaturen kann ich anfordern?

Die Anzahl der verfügbaren Signaturen variiert je nach dem von Ihnen gewählten Plan.

• Professional und Enterprise: In diesen Plänen ist eine unbegrenzte Anzahl von Signaturanforderungen eingeschlossen.
• Essential und Advanced (Add-On): Unternehmensaccounts mit diesen Plänen, bei denen das Add-On aktiviert ist, haben zwei Optionen für den Erwerb von Signaturanfragen:
  • 30 Signaturanforderungen pro Monat.
  • 100 Signaturanforderungen pro Monat.
    - Wenn Sie ein Jahresabonnement haben, steht Ihrem Unternehmensaccount je nach gewähltem Plan ein monatliches Kontingent von 30 oder 100 Signaturen zur Verfügung. Die nicht verwendeten Signaturen werden nicht auf den nächsten Monat übertragen.
• Essential und Advanced (Add-On-Testversion): Unternehmensaccounts mit diesen Plänen, welche die Add-On-Testversion nutzen, können bis zu 5 Signaturen anfordern.