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Was ist eine elektronische Signatur?

Das US-Bundesgesetz ESIGN Act definiert eine „elektronische Signatur“ als ein elektronisches Tonsignal, Symbol oder Verfahren, das einem Vertrag oder einem anderen Datensatz beigefügt oder logisch damit verknüpft ist und von einer Person mit der Absicht ausgeführt oder übernommen wird, den Datensatz zu unterzeichnen.

Elektronische Signaturen werden zur Unterzeichnung von Angebotsschreiben, Verkaufsverträgen, Einverständniserklärungen, Miet-/Pachtverträgen, Haftungsverzichtserklärungen, Finanzdokumenten und vielem mehr verwendet.

Eine elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union (Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt) umfasst die breite Kategorie aller elektronischen Signaturen, einschließlich „Daten in elektronischer Form, die anderen Daten in elektronischer Form beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die vom Unterzeichner zur Unterzeichnung verwendet werden“.

Die von Pipedrives eSignature-Funktion angebotene einfache digitale Signatur ist eine Unterart der elektronischen Signatur mit erweiterten Sicherheitsfunktionen.

Eine grundlegende digitale Signatur verwendet PKI (Public Key Infrastructure). Entscheidende Merkmale der grundlegenden elektronischen Signatur sind die folgenden:

• Von einer Drittpartei ausgestelltes digitales Zertifikat (Gesichert)

• Asymmetrische oder Public-Key-Verschlüsselung

• Erfassung von IP-Adressen

Mit der eSignatur-Funktion von Pipedrive erhalten Unterzeichner einen einmaligen Authentifizierungscode, mit dem die Gültigkeit ihrer E-Mail überprüft, aber nicht garantiert werden kann. Dies ist eine optionale Sicherheitsfunktion, die für jede Signaturanforderung aktiviert oder deaktiviert werden kann.

Sind eSignaturen rechtsverbindlich?

Elektronische Signaturen sind seit vielen Jahren in mehreren Ländern weithin anerkannt und werden dort verwendet. Die digitalen Signaturen von Pipedrive sind darauf ausgelegt, gängige Sicherheitsanforderungen zu erfüllen, einschließlich asymmetrischer Verschlüsselung oder Public-Key-Verschlüsselung.

Wie kann Ihr Verkaufsteam von der eSignatures-Funktion profitieren?

Mit der eSignatures-Funktion kann Ihr Verkaufsteam schneller arbeiten, indem es manuelle Prozesse digitalisiert. Sie ist besonders nützlich für Remote-Teams oder wenn Ihre Kunden keinen einfachen Zugang zu Druckern haben.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Integration mit Cloud-Speicherlösungen wie Google Drive, Microsoft OneDrive und SharePoint

• Automatische Speicherung signierter Dokumente im entsprechenden Deal, damit Besitzer und Follower einfach darauf zugreifen können

• Optionale Sicherheitsfunktionen wie einmalige Authentifizierungscodes, die zur Verifizierung von Unterzeichnern per E-Mail gesendet werden

Was ist die Richtlinie zur angemessenen Nutzung?

Pipedrive wird die Nutzung der eSignatures-Funktion genau überwachen. Wenn wir feststellen, dass die Funktion für den Weiterverkauf genutzt, auf andere Weise missbraucht wird oder eine unangemessene Belastung darstellt, behalten wir uns das Recht vor, nach eigenem Ermessen einem Nutzer den Zugriff auf die Funktion zu verwehren oder auszusetzen.

Können Sie ein Dokument abbrechen, wenn alle erforderlichen Signaturen vorliegen?

Sobald ein Dokument alle erforderlichen Signaturen erhalten hat, gilt der Unterzeichnungsprozess als abgeschlossen und Sie können ihn nicht mehr abbrechen.

Die eSignatures-Funktion ist darauf ausgelegt, das Dokument abzuschließen, sobald alle Parteien unterschrieben haben. Wenn Sie Änderungen an einem abgeschlossenen Dokument vornehmen müssen, müssen Sie eine neue Version erstellen und den Unterzeichnungsprozess neu starten.

Können Sie dieselbe Dokumentversion weiterhin verwenden, wenn Sie den Unterzeichnungsprozess abbrechen?

Ja, Sie können dieselbe Dokumentversion nach einem Abbruch erneut verwenden. Wenn Sie einen Unterzeichnungsprozess zum Beispiel abbrechen, weil Sie vergessen haben, einen Unterzeichner hinzuzufügen, bleibt das Dokument in Ihrem Deal oder Ihrem Dokumentenspeicher verfügbar.

So starten Sie den Unterzeichnungsprozess neu:

• Gehen Sie zur Deal-Detailansicht und öffnen Sie den Tab „Dokumente“

• Wählen Sie die Dokumentversion aus, die Sie senden möchten

• Fügen Sie Ihre Unterzeichner hinzu (bis zu zehn pro Dokument) und klicken Sie auf „Senden“

Für den neuen Unterzeichnungsprozess gilt eine neue Frist von 60 Tagen.

Sie haben ein Dokument zur Unterzeichnung gesendet, aber vergessen, einen Unterzeichner hinzuzufügen. Können Sie Unterzeichner hinzufügen, nachdem Sie das Dokument gesendet haben?

Sie können einem bestehenden Unterzeichnungsprozess keine neuen Unterzeichner hinzufügen. Wenn Sie nach dem Senden des Dokuments einen Unterzeichner hinzufügen müssen, müssen Sie den bestehenden Unterzeichnungsprozess abbrechen und einen neuen erstellen.

Wie viele Unterzeichner können Sie zu einem Dokument hinzufügen?

Sie können bis zu 10 Unterzeichner zu einem Dokument hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass Sie keine neuen Unterzeichner hinzufügen können, sobald der Unterzeichnungsprozess begonnen hat.

Wenn Sie vergessen, jemanden hinzuzufügen, müssen Sie den bestehenden Unterzeichnungsprozess abbrechen und einen neuen erstellen. Sobald ein Dokument alle erforderlichen Signaturen erhalten hat, kann es nicht mehr abgebrochen werden.

Wie lange haben Unterzeichner Zeit zum Unterzeichnen?

Der Unterzeichnungsprozess bleibt nach dem Versand der Anfrage 60 Tage lang aktiv. Wenn das Dokument innerhalb dieses Zeitraums nicht unterzeichnet wird, läuft der Link ab.

Wenn Sie ein Dokument abbrechen, bevor es abgeschlossen ist, können Sie dieselbe Dokumentversion später weiterhin verwenden, um einen neuen Unterzeichnungsprozess zu starten.