Base di conoscenza

Che cos'è una firma elettronica?

La legge federale statunitense ESIGN Act definisce una “firma elettronica” come un suono, un simbolo o un processo elettronico allegato o logicamente associato a un contratto o a un altro documento, ed eseguito o adottato da una persona con l’intento di firmare il documento.

Le firme elettroniche sono state utilizzate per firmare lettere di offerta, contratti di vendita, autorizzazioni, contratti di affitto/locazione, liberatorie di responsabilità, documenti finanziari e altro ancora.

Una firma elettronica, come definita nell'atto dell'Unione Europea eIDAS (n. 910/2014 sull'identificazione elettronica e sui servizi fiduciari per le transazioni elettroniche del mercato interno), copre la vasta categoria di tutte le firme elettroniche, comprese "dati in forma elettronica che sono allegati o logicamente associati ad altri dati in forma elettronica e che vengono utilizzati dal firmatario per firmare".

La firma digitale di base offerta dalla funzionalità eSignature di Pipedrive è un sottotipo di firma elettronica con funzionalità di sicurezza avanzate.

Una firma digitale di base utilizza la PKI (infrastruttura a chiave pubblica). Le caratteristiche cruciali della firma elettronica di base sono le seguenti:

• Certificato digitale rilasciato da un terzo (assicurato)

• Crittografia asimmetrica o a chiave pubblica

• Acquisizione dell'indirizzo IP

Con la funzionalità di firme elettroniche di Pipedrive, i firmatari possono ricevere un codice di autenticazione monouso per verificare, ma non garantire, la validità della loro email. Si tratta di una caratteristica di sicurezza facoltativa che può essere attivata o disattivata per ciascuna richiesta di firma.

Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti?

Le firme elettroniche sono ampiamente accettate e utilizzate in diversi paesi da molti anni. Le firme digitali di Pipedrive sono progettate per soddisfare i requisiti di sicurezza standard, inclusa la crittografia asimmetrica o a chiave pubblica.

In che modo il mio team di vendita può beneficiare della funzionalità eSignatures?

L'uso della funzionalità eSignatures aiuta il tuo team di vendita a lavorare più velocemente digitalizzando i processi manuali. È particolarmente utile per i team da remoto o quando i clienti non hanno facile accesso a una stampante.

I principali vantaggi includono:

• Integrazione con soluzioni di archiviazione cloud come Google Drive, Microsoft OneDrive e SharePoint

• Archiviazione automatica dei documenti firmati all'interno dell'affare pertinente, per un accesso facile da parte del proprietario e dei follower

• Funzionalità di sicurezza opzionali come codici di autenticazione monouso inviati via email per verificare i firmatari

Che cos'è la Politica di Utilizzo Ragionevole?

Pipedrive monitorerà attentamente l'utilizzo di eSignature. Se notiamo che la funzionalità viene utilizzata per la rivendita, abusata in qualsiasi altro modo o comporta un carico eccessivo, ci riserviamo il diritto, a nostra esclusiva discrezione, di impedire o sospendere l'accesso di un utente alla funzionalità.

Se il mio documento contiene tutte le firme richieste, posso annullarlo?

Una volta che un documento ha raccolto tutte le firme necessarie, il processo è considerato completato e non può più essere annullato.

La funzionalità eSignatures è progettata per finalizzare il documento una volta che tutte le parti hanno firmato. Se devi apportare modifiche a un documento completato, dovrai creare una nuova versione e riavviare il processo di firma.

Posso comunque usare la stessa versione di un documento se annullo la firma?

Sì, è possibile riutilizzare la stessa versione del documento dopo un annullamento. Se annulli un processo di firma perché, ad esempio, hai dimenticato di aggiungere un firmatario, il documento rimane disponibile nell'archiviazione del tuo affare o dei documenti.

Per riavviare il processo:

• Vai alla vista dettagli affare e apri la scheda documenti

• Seleziona la versione del documento che desideri inviare

• Aggiungi i firmatari (fino a dieci per documento) e fai clic su "Invia"

Il nuovo processo di firma avrà un nuovo periodo di scadenza di 60 giorni.

Ho inviato un documento per la firma, ma ho dimenticato di aggiungere un firmatario. Posso aggiungerli dopo aver inviato il documento?

Non è possibile aggiungere nuovi firmatari a un processo di firma esistente. Se hai bisogno di aggiungere un firmatario dopo aver inviato il documento, dovrai annullare il processo di firma esistente e crearne uno nuovo.

Quanti firmatari posso aggiungere a un documento?

Puoi aggiungere fino a 10 firmatari a un singolo documento. Tieni presente che non puoi aggiungere nuovi firmatari una volta avviato il processo di firma.

Se dimentichi di includere qualcuno, dovrai annullare il processo esistente e crearne uno nuovo. Una volta che un documento ha raccolto tutte le firme richieste, non può più essere annullato.

Quanto tempo hanno i firmatari per firmare?

Il processo di firma rimane attivo per 60 giorni dalla data di invio della richiesta. Se il documento non viene firmato entro questo periodo, il link scadrà.

Se scegli di annullare un documento prima che sia completato, puoi comunque utilizzare la stessa versione del documento per avviare un nuovo processo di firma in seguito.