Tietokanta

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Yhdysvaltain liittovaltion ESIGN Act määrittelee "sähköisen allekirjoituksen" sähköiseksi ääneksi, symboliksi tai prosessiksi, joka on liitetty sopimukseen tai muuhun asiakirjaan tai loogisesti yhdistetty siihen ja jonka henkilö on toteuttanut tai hyväksynyt tarkoituksenaan allekirjoittaa asiakirja.

Sähköisiä allekirjoituksia on käytetty esimerkiksi tarjouskirjeiden, myyntisopimusten, lupalappujen, vuokra- tai leasingsopimusten, vastuuvapautusten ja taloudellisten asiakirjojen allekirjoittamiseen.

Sähköistä allekirjoitusta, kuten sitä käsitellään Euroopan unionin eIDAS-asetuksessa (Nro 910/2014 sähköisestä tunnistamisesta ja luottamuspalveluista sähköisissä liiketoimissa sisämarkkinoilla), koskee laaja luokka kaikkia sähköisiä allekirjoituksia, mukaan lukien ”elektronisessa muodossa olevat tiedot, jotka on liitetty tai loogisesti liitetty muihin elektronisessa muodossa oleviin tietoihin ja joita allekirjoittaja käyttää allekirjoittamiseen”.

The basic digital signature offered by Pipedrive’s eSignature feature is a subtype of an electronic signature with advanced security features.

Perustason digitaalinen allekirjoitus käyttää PKI:tä (Public Key Infrastructure, julkisen avaimen infrastruktuuri). Peruselektronisen allekirjoituksen keskeiset ominaisuudet ovat seuraavat:

• Kolmannen osapuolen myöntämä digitaalinen varmenne (taattu)

• Epäsymmetrinen eli julkisen avaimen salaus

• IP-osoitteen tallennus

Pipedriven e-allekirjoitukset -ominaisuuden avulla allekirjoittajat voivat saada kertakäyttöisen todennuskoodin sähköpostiosoitteen kelpaavuuden tarkistamiseksi, mutta ei takaamiseksi. Tämä on valinnainen tietoturvaominaisuus, joka voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä jokaiselle allekirjoituspyynnölle erikseen.

Ovatko sähköiset allekirjoitukset laillisesti sitovia?

Sähköiset allekirjoitukset on hyväksytty laajasti, ja niitä on käytetty useissa maissa jo monien vuosien ajan. Pipedriven digitaaliset allekirjoitukset on suunniteltu täyttämään tavanomaiset tietoturvavaatimukset, mukaan lukien asymmetrinen eli julkisen avaimen salaus.

Miten myyntitiimini hyötyy eSignatures-ominaisuuden käytöstä?

eSignatures-ominaisuuden käyttö auttaa myyntitiimiäsi etenemään nopeammin digitalisoimalla manuaalisia prosesseja. Se on erityisen hyödyllinen etätiimeille tai silloin, kun asiakkailla ei ole helppoa pääsyä tulostuslaitteisiin.

Keskeisiä hyötyjä ovat:

• Integrointi pilvitallennusratkaisuihin, kuten Google Driveen, Microsoft OneDriveen ja SharePointiin

• Allekirjoitettujen asiakirjojen automaattinen tallennus asiaankuuluvaan kauppaan, jotta omistaja ja seuraajat pääsevät niihin helposti käsiksi

• Valinnaiset tietoturvaominaisuudet, kuten sähköpostitse lähetettävät kertakäyttöiset todennuskoodit allekirjoittajien vahvistamista varten

Mikä on kohtuullisen käytön politiikka?

Pipedrive seuraa eSignature-ominaisuuden käyttöä tarkasti. Jos havaitsemme, että ominaisuutta käytetään jälleenmyyntiin, väärinkäytetään muulla tavalla tai se aiheuttaa kohtuutonta kuormitusta, pidätämme oikeuden oman harkintamme mukaan estää tai keskeyttää käyttäjän pääsyn ominaisuuteen.

Jos asiakirjassani on kaikki vaaditut allekirjoitukset, voinko peruuttaa sen?

Kun asiakirjaan on kerätty kaikki tarvittavat allekirjoitukset, prosessi katsotaan päättyneeksi eikä sitä voi enää peruuttaa.

eSignatures-ominaisuus on suunniteltu viimeistelemään asiakirja, kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sen. Jos sinun täytyy tehdä muutoksia valmiiseen asiakirjaan, sinun on luotava uusi versio ja aloitettava allekirjoitusprosessi uudelleen.

Voinko edelleen käyttää samaa asiakirjaversiota, jos peruutan allekirjoituksen?

Kyllä, samaa asiakirjaversiota voi käyttää uudelleen peruutuksen jälkeen. Jos esimerkiksi peruutat allekirjoitusprosessin, koska unohdit lisätä allekirjoittajan, asiakirja säilyy saatavilla kauppa- tai asiakirjatallennustilassasi.

Voit käynnistää prosessin uudelleen näin:

• Siirry kaupan tietonäkymään ja avaa asiakirjat-välilehti

• Valitse asiakirjaversio, jonka haluat lähettää

• Lisää allekirjoittajat (enintään kymmenen per asiakirja) ja napsauta "Lähetä"

Uudella allekirjoitusprosessilla on uusi 60 päivän voimassaoloaika.

Lähetin asiakirjan allekirjoitettavaksi, mutta unohdin lisätä allekirjoittajan. Voinko lisätä hänet sen jälkeen, kun olen lähettänyt asiakirjan?

Uusia allekirjoittajia ei voi lisätä olemassa olevaan allekirjoitusprosessiin. Jos sinun tarvitsee lisätä allekirjoittaja asiakirjan lähettämisen jälkeen, sinun täytyy peruuttaa olemassa oleva allekirjoitusprosessi ja luoda uusi.

Kuinka monta allekirjoittajaa voin lisätä asiakirjaan?

Voit lisätä yhteen asiakirjaan enintään 10 allekirjoittajaa. Huomaa, että et voi lisätä uusia allekirjoittajia sen jälkeen, kun allekirjoitusprosessi on alkanut.

Jos unohdat lisätä jonkun, sinun on peruutettava nykyinen prosessi ja luotava uusi. Kun asiakirjaan on kerätty kaikki vaaditut allekirjoitukset, sitä ei voi enää peruuttaa.

Kuinka kauan allekirjoittajilla on aikaa allekirjoittaa?

Allekirjoitusprosessi pysyy aktiivisena 60 päivän ajan pyynnön lähetyspäivästä alkaen. Jos asiakirjaa ei allekirjoiteta tämän ajan kuluessa, linkki vanhenee.

Jos päätät peruuttaa asiakirjan ennen kuin se on valmis, voit silti käyttää samaa asiakirjaversiota myöhemmin uuden allekirjoitusprosessin aloittamiseen.