Kunnskapsbase

Hva er en elektronisk signatur?

Den føderale amerikanske ESIGN Act definerer en «elektronisk signatur» som en elektronisk lyd, et symbol eller en prosess som er knyttet til eller logisk assosiert med en kontrakt eller annen registrering, og som utføres eller tas i bruk av en person med hensikt om å signere registreringen.

Elektroniske signaturer har blitt brukt til å signere tilbudsbrev, salgskontrakter, samtykkeskjemaer, leieavtaler, ansvarsfraskrivelser, finansielle dokumenter og mye mer.

En elektronisk signatur, som definert under EU eIDAS-forordningen (nr. 910/2014 om elektronisk identifikasjon og tillitstjenester for elektroniske transaksjoner på det indre markedet), dekker den brede kategorien av alle elektroniske signaturer, inkludert «data i elektronisk form som er tilknyttet eller logisk knyttet til andre data i elektronisk form og som brukes av underskriveren til å signere».

The basic digital signature offered by Pipedrive’s eSignature feature is a subtype of an electronic signature with advanced security features.

En grunnleggende digital signatur bruker PKI (Public Key Infrastructure). Viktige egenskaper ved den grunnleggende elektroniske signaturen er følgende:

• Digitalt sertifikat utstedt av en tredjepart (sikret)

• Asymmetrisk eller offentlig nøkkelkryptering

• IP-adresseopptak

Med Pipedrives e-signaturfunksjon kan underskrivere motta en engangskode for autentisering for å kontrollere, men ikke garantere, gyldigheten av e-posten deres. Dette er en valgfri sikkerhetsfunksjon som kan aktiveres eller deaktiveres for hver signaturforespørsel.

Er e-signaturer juridisk bindende?

Elektroniske signaturer har vært allment akseptert og brukt i flere land i mange år. Pipedrives digitale signaturer er utformet for å oppfylle standard sikkerhetskrav, inkludert asymmetrisk kryptering eller offentlig nøkkelkryptering.

Hvordan kan salgsteamet mitt dra nytte av eSignatures-funksjonen?

Ved å bruke eSignatures-funksjonen kan salgsteamet ditt jobbe raskere ved å digitalisere manuelle prosesser. Det er spesielt nyttig for eksterne team eller når kunder ikke har enkel tilgang til utskriftsutstyr.

Viktige fordeler inkluderer:

• Integrasjon med skylagringsløsninger som Google Drive, Microsoft OneDrive og SharePoint

• Automatisk lagring av signerte dokumenter i den relevante salgsavtalen, slik at eier og følgere enkelt får tilgang

• Valgfrie sikkerhetsfunksjoner, som engangskoder for autentisering sendt via e-post for å bekrefte underskrivere

Hva er retningslinjene for rimelig bruk?

Pipedrive vil overvåke bruken av eSignature nøye. Hvis vi oppdager at funksjonen brukes til videresalg, misbrukes på andre måter eller er unødvendig belastende, forbeholder vi oss retten til, etter eget skjønn, å nekte eller suspendere en brukers tilgang til funksjonen.

Hvis dokumentet mitt har alle nødvendige signaturer, kan jeg avbryte det?

Når et dokument har samlet inn alle nødvendige signaturer, regnes prosessen som fullført, og du kan ikke avbryte den.

eSignatures-funksjonen er laget for å fullføre dokumentet når alle parter har signert. Hvis du må gjøre endringer i et fullført dokument, må du opprette en ny versjon og starte signeringsprosessen på nytt.

Kan jeg fortsatt bruke samme dokumentversjon hvis jeg avbryter signeringen?

Ja, det er mulig å bruke samme dokumentversjon på nytt etter en avbrytelse. Hvis du for eksempel avbryter en signeringsprosess fordi du glemte å legge til en underskriver, vil dokumentet fortsatt være tilgjengelig i lagringen for salgsavtale eller dokument.

Slik starter du prosessen på nytt:

• Gå til salgsavtalens detaljvisning og åpne fanen dokument

• Velg dokumentversjonen du vil sende

• Legg til underskriverne dine (opptil ti per dokument) og klikk på "Send"

Den nye signeringsprosessen får en ny utløpsperiode på 60 dager.

Jeg sendte et dokument til signering, men glemte å legge til en underskriver. Kan jeg legge til dem etter at jeg har sendt dokumentet?

Det er ikke mulig å legge til nye underskrivere i en eksisterende signeringsprosess. Hvis du må legge til en underskriver etter at du har sendt dokumentet, må du avbryte den eksisterende signeringsprosessen og opprette en ny.

Hvor mange underskrivere kan jeg legge til i et dokument?

Du kan legge til opptil 10 underskrivere i ett dokument. Husk at du ikke kan legge til nye underskrivere når signeringsprosessen har startet.

Hvis du glemmer å inkludere noen, må du avbryte den eksisterende prosessen og opprette en ny. Når et dokument har samlet inn alle nødvendige signaturer, kan det ikke avbrytes.

Hvor lenge har underskriverne på å signere?

Signeringsprosessen forblir aktiv i 60 dager fra datoen forespørselen ble sendt. Hvis dokumentet ikke blir signert innen denne tidsrammen, utløper lenken.

Hvis du velger å avbryte et dokument før det er fullført, kan du fortsatt bruke den samme dokumentversjonen til å starte en ny signeringsprosess senere.