База знань

Функція Smart Docs включає електронні підписи (eSignatures), тож ви можете запитувати підписи клієнтів без додаткових інструментів.

Функція електронних підписів (eSignatures) у Pipedrive пропонує базове цифрове підписування. Дізнайтеся більше про цей тип підпису в цій статті.

Запросити підпис

Надсилання запиту

Щоб запросити підпис, потрібно створити або завантажити документ за допомогою функції Smart Docs на сторінці угоди або детальної інформації про контакт. Ви можете дізнатися, як налаштувати документ, у цій статті.

Ви можете запросити підпис у двох місцях:

У редакторі документів

У детальному перегляді

Після натискання “Request signatures” вам буде запропоновано переглянути документ і керувати підписантами. Користувач, який робить запит на підпис (ви), та пов’язана контактна особа автоматично додаються як підписанти, але ви можете видалити їх або додати інших. Ви можете додати до 10 підписантів для одного документа.

Ви можете змінити мову запрошення в полі “Invite Language”.

Аутентифікація вашого запиту

Запити на підпис вимагають коду автентифікації.

Коли ця функція безпеки активована, підписанти отримують одноразовий код автентифікації електронною поштою для перевірки (але не гарантії) дійсності їхньої електронної адреси. Підписант повинен використати цей код для підписання документа.

Налаштування запиту

Персоналізуйте електронні листи з запитом на електронний підпис, які отримують ваші клієнти, додавши власну тему та повідомлення.

Після того як ви натиснете “Next”, ви можете додати поля підписантів до документа та перетягнути їх у потрібні місця.

Після розміщення поля в документі ви можете навести курсор миші, щоб редагувати і налаштувати кожне поле.

На даний момент доступні чотири типи полів для підписантів із різними параметрами конфігурації:

Якщо ви додаєте поля підписантів у документ, потрібно включити поле підпису для кожного підписанта. Ви можете перемикатися між підписантами у випадаючому меню “Select Signer” у лівій панелі.

Також можна призначити поле іншому підписанту під час редагування полів.

Коли ви закінчите налаштовувати документ, натисніть “Send”, і він буде надісланий усім підписантам з інструкціями. Ви отримаєте повідомлення електронною поштою щоразу, коли хтось підпише або відмовиться підписати.

Якщо ви не хочете додавати поля підпису в документ, можете пропустити цей крок, натиснувши “Send anyway”.

Якщо ви надішлете документ без полів підписантів, підписи будуть розміщені на додатковій сторінці в кінці документа.

Непідтримувані типи документів

Наступні типи документів не підтримуються для збору підписів:

• Зашифровані документи (документи, захищені паролем)
• Документи, що вже мають цифровий підпис.
• Документи з правами лише для читання.

При використанні одного з цих типів документів помилки не з’явиться, і процес підпису відбудеться як зазвичай. Однак Pipedrive не отримуватиме цей документ, тож він ніколи не буде вважатися «завершеним».

Підписання документа

Коли підписувач відкриває запит на підпис у своїй електронній пошті, він може переглянути документ. Він може натиснути поле “Підпис”, щоб підписати документ, ввівши підпис або намалювавши його, або скористатися випадаючим меню у верхньому правому куті, щоб “Відмовитися від підпису” або “Завантажити як PDF”.

Після заповнення всіх обов'язкових полів підписувача, підписувач може натиснути кнопку “Завершити підписання”, щоб продовжити.

Підписувачеві буде запропоновано ввести код автентифікації та встановити прапорець, підтверджуючи, що він ознайомився з документом. Після цього він може натиснути “Підписати”, щоб завершити подання документа.

Коли всі підпишуть документ, PDF з підписаним документом та журнал аудиту автоматично буде надіслано електронною поштою всім підписувачам та користувачеві, який запросив підписи.

Перевірте статус підписання вашого документа

Документ на сторінці з деталями контакту або угоди показуватиме статус підписання.

Клацніть по статусу підписання, щоб переглянути інформацію про кожного підписувача, перегляди документа та статус підписання.

• Відхилено – підписувач відмовився підписувати документ. Ви можете надіслати запит на підпис повторно, натиснувши «Надіслати запрошення повторно».
• Надіслано – запит на підпис ще очікує. Ви можете натиснути «Надіслати нагадування», щоб надіслати отримувачу електронного листа щодо запиту.
• Завершено – підписувач уже підписав документ.

У цьому вікні ви також можете «Скасувати підписання» і скористатися опцією «Завантажити», щоб завантажити оригінальну версію документа. Якщо всі підписали документ, ви також можете завантажити підписану версію разом із журналом аудиту.

Скільки підписів я можу запросити?

Залежно від вашого тарифного плану, кількість підписів може відрізнятися:

• Premium and Ultimate – Ці плани включають необмежену кількість запитів на підпис (з урахуванням політики розумного використання).
• Lite and Growth (add-on) – Компанійські акаунти з активованим додатковим модулем можуть придбати два рівні запитів на підписи:
  • 30 запитів на підпис на місяць
  • 100 запитів на підпис на місяць
• Lite and Growth (add-on trial) – Компанійські акаунти, які користуються пробною версією додаткового модуля, можуть запросити до п'яти підписів.

Що таке політика розумного використання?

Pipedrive ретельно відстежує використання eSignature. Якщо ми зауважимо, що функція використовується для перепродажу, зловживається будь-яким іншим способом або створює надмірне навантаження, ми залишаємо за собою право на власний розсуд обмежити або призупинити доступ користувача до цієї функції.