База знань

Функція Smart Docs поставляється з функцією електронних підписів, тому ви можете запропонувати клієнтам підписувати документи без необхідності використання додаткових інструментів.

Функція електронних підписів Pipedrive пропонує Основне цифрове підписування. Дізнайтеся більше про цей тип підпису у цій статті.

Запит на підпис

Надсилання запиту

Щоб запросити підпис, ви повинні створити або завантажити документ за допомогою функції Smart Docs на сторінці детальної інформації про угоду або контакт. Ви можете дізнатися, як налаштувати документ в цій статті.

Запит на підпис може бути зроблено в двох місцях:

• В редакторі документів

У детальному перегляді

Після натискання кнопки "Запит підписування", ви будете запрошені оглянути документ та управляти підписантами. Користувач, який запитує підпис (ви) та зв'язана контактна особа, будуть автоматично додані як підписанти, але ви можете видалити або додати до цього списку. Ви можете додати до 10 підписантів на документ.

Ви можете змінити мову запрошення в розділі "Мова запрошення".

Аутентифікація вашого запиту

Для запиту підпису потрібний код автентифікації.

Коли ця функція безпеки активована, підписанти отримують одноразовий код аутентифікації по електронній пошті, щоб перевірити (але не гарантувати) їхню дійсність пошти. Підписант повинен використовувати цей код для підпису документа.

Налаштовування свого запиту

Персоналізуйте електронні листи із запитом на підпис, які отримують ваші клієнти, додавши власну тему листа та повідомлення.

Після того, як ви натиснете "Наступний", ви можете додати поля підписантів до документа та перетягнути їх туди, де хочете, щоб вони з'явилися.

Після того, як ви помістили поле в документ, ви можете навести мишу, щоб редагувати та налаштовувати кожне поле.

Зараз доступні чотири типи полів підписанта з різними конфігураціями:

Якщо ви додаєте поля підписантів до документа, ви повинні включити наявність підпису для кожного підписанта. Ви можете перемикатися між підписантами в розділі "Вибрати підписанта" у випадаючому списку в лівій панелі.

Ви також можете виділити поле для різних підписантів при редагуванні полів.

Після того, як ви закінчите налаштовувати документ, натисніть "Надіслати", і документ буде відправлений з інструкціями до всіх підписантів. Ви отримаєте повідомлення по електронній пошті, щойно хтось підпише або відмовиться підписувати.

Якщо ви не хочете додавати поля підпису в документ, ви можете пропустити цей крок, натиснувши "Надіслати так".

Якщо ви надсилаєте документ без полів підписантів, підписи будуть розміщені на додатковій сторінці в кінці.

Непідтримувані типи документів

Наступні типи документів не підтримуються для збору підписів:

• Зашифровані документи (документи, захищені паролем.)
• Вже цифрово підписані документи.
• Документи тільки для читання.

При використанні одного з цих типів документів, помилка не відображатиметься, і процес підпису буде виконаний, як зазвичай. Однак, Pipedrive не отримає його, тому документ ніколи не з'явиться як "завершений".

Підписання документа

Коли підписувач відкриває запит на підпис у своїй електронній пошті, він може переглянути документ. Він може натиснути на поле «Підпис», щоб підписати документ шляхом введення або малювання, або скористатися розкривним списком в правому верхньому куті, щоб «Відмовитися від підпису» або «Завантажити як PDF».

Як тільки всі обов'язкові поля підписувача будуть заповнені, підписувач може натиснути кнопку «Закінчити підписування», щоб продовжити.

Підписувача буде попрошено ввести код автентифікації та позначити прапорцем, що він прочитав документ. Після цього він може натиснути «Підписати», щоб завершити подання документа.

Коли всі підписують документ, PDF підписаного документа та аудитивний шлях будуть автоматично надіслані електронною поштою усім підписникам та користувачу, який запросив підписи.

Перевірте статус підпису вашого документа

Документ на сторінці з деталями вашої угоди або контакту покаже статус підпису вашого документа.

Натисніть на статус підпису, щоб отримати інформацію про кожного підписанта, перегляди документів та статус підпису.

• Відхилено – підписант відмовився підписувати документ. Ви можете відправити запит на підписання ще раз, натиснувши «Повторно відправити запрошення».
• Відправлено – запит на підпис ще очікує. Ви можете натиснути «Надіслати нагадування» для надсилання листа отримувачу щодо запиту.
• Завершено – підписант вже підписав.

З цього вікна ви також можете «Скасувати підпис» і скористатися опцією «Завантажити» , щоб завантажити оригінальну версію документа. Якщо всі підписали документ, ви також можете завантажити підписану версію документа, а також журнал аудиту.

Скільки підписів я можу запитати?

Залежно від вашого плану, кількість підписів може відрізнятися.

• Професійний, Повний та Підприємницький: У цих планах є необмежені запити на підписи (застосовується політика розумного використання).
• Основний та Розширений (додаток): Компанійні облікові записи в цих планах з увімкненим додатком можуть придбати два рівні запитів на підписи:
  • 30 запитів на підпис на місяць.
  • 100 запитів на підпис на місяць.

• Основний та Розширений (проба додатку): Компанійні облікові записи в цих планах з використанням пробної версії додатку можуть запитати до 5 підписів.

Що таке Політика розумного використання?

Pipedrive уважно контролює використання електронних підписів. Якщо ми зауважимо, що функція використовується для перепродажу, зловживається будь-яким іншим способом або є несправедливо обтяжливою, ми залишаємо за собою право нашої власної ухвалою заборонити або призупинити доступ користувача до функції.