База знань

Функція Smart Docs постачається з функціоналом eSignatures, дозволяючи вам запитувати підписи документів від ваших клієнтів без потреби в додаткових інструментах.

Функція eSignatures від Pipedrive пропонує Основний цифровий підпис. Дізнайтеся більше про цей тип підпису у цій статті.

Запит підпису

Відправлення запиту

Щоб запросити підпис, ви повинні створити або завантажити документ за допомогою функції Smart Docs на сторінці інформації про угоду або контакт. Ви можете дізнатися, як налаштувати документ у цій статті.

Ви можете запитати підпис в двох місцях:

• В редакторі документів

В деталізованому перегляді

Після натискання "Запит підписів", вам буде запропоновано ознайомитися з вашим документом та керувати вашими підписантами. Користувач, який запитує підпис (ви) та пов'язана контактна особа, автоматично будуть додані як підписанти, але ви можете видалити або додати до цього списку. Ви можете додати до 10 підписантів на документ.

Ви можете змінити мову запрошення у розділі "Мова запрошення".

Аутентифікація вашого запиту

Запити на підпис вимагають коду аутентифікації.

Коли ця функція безпеки активована, підписанти отримують одноразовий код аутентифікації по електронній пошті, щоб перевірити (але не гарантувати) валідність їхньої електронної пошти. Підписант повинен використовувати цей код для підписання документа.

Налаштування вашого запиту

Персоналізуйте електронні листи з запитом на підпис, які отримують ваші клієнти, додавши індивідуальну тему листа та повідомлення.

При натисканні "Далі", ви можете додати поля для підпису до документа та перетягнути їх туди, де ви хочете, щоб вони з'явилися.

Після розміщення поля в документі ви можете навести мишу, щоб відредагувати та налаштувати кожне поле.

Наразі доступні чотири типи полів для підписантів, з різними налаштуваннями:

Якщо ви додаєте поля для підпису в документ, ви повинні включити поля підпису для кожного підписанта. Ви можете переключатися між підписантами у випадаючому списку "Вибрати підписанта" у лівій панелі.

Ви також можете призначити поле для іншого підписанта при редагуванні полів.

Після завершення налаштування документа натисніть "Відправити", і документ буде відправлено зі спеціальними інструкціями всім підписантам. Ви отримаєте електронне сповіщення щоразу, коли хтось підписує або відмовляється підписувати.

Якщо ви не хочете додавати поля підпису в документ, ви можете пропустити цей крок, натиснувши "Відправити все одно".

Якщо ви відправите документ без полів підпису, підписи будуть розміщені на додатковій сторінці ззаду.

Непідтримувані типи документів

Наступні типи документів не підтримуються для збору підписів:

• Зашифровані документи (документи, захищені паролем)
• Вже цифрово підписані документи.
• Документи тільки для читання.

При використанні одного з цих типів документів, помилка не відображатиметься, і процес підпису буде виконуватися як зазвичай. Проте Pipedrive не отримає його, тому документ ніколи не з'явиться "повним".

Підписання документа

Коли підписувач відкриває запит на підпис у своїй електронній пошті, він може переглянути документ. Він може натиснути на поле “Підпис” , щоб підписати документ, набравши або малюючи, або скористатися випадаючим списком у правому верхньому куті, щоб “Відмовитися від підпису” або “Завантажити як PDF.”

Після завершення всіх обов’язкових полів для підписувача він може натиснути кнопку “Завершити підписання”, щоб продовжити.

Підписувача запитають ввести код аутентифікації та поставити позначку підтверджуючи, що він прочитав документ. Після цього він може натиснути “Підписати” для завершення відправлення документа.

Коли кожен підписав документ, PDF підписаного документа та аудиторського шляху будуть автоматично відправлені по електронній пошті всім підписувачам та користувачеві, який запитав підписи.

Перевірте статус підпису вашого документа

Документ на сторінці деталей вашої угоди або контакту покаже статус підпису вашого документа.

Клацніть на статус підпису, щоб побачити інформацію про кожного підписанта, перегляди документу та статус підпису.

• Відхилено – підписант відмовився підписувати документ. Ви можете повторно надіслати запит на підпис, клацнувши “Надіслати запрошення ще раз.”
• Надіслано – запит на підпис ще очікує підпису. Ви можете клацнути “Надіслати нагадування” для надсилання електронного листа отримувачу щодо запиту.
• Завершено – підписант вже підписав.

З цього вікна ви також можете “Скасувати підпис” ​​і скористатися опцією “Завантажити” , щоб завантажити оригінальну версію документа. Якщо всі підписали документ, ви також можете завантажити підписану версію документа, а також журнал дій.

Скільки підписів я можу запитати?

Залежно від вашого плану, кількість підписів може варіюватися.

• Професійний, Силовий та Підприємство: Ці плани мають необмежену кількість запитів на підпис (застосовується політика розумного використання).
• Основний та Розширений (додатково): Облікові записи компаній в цих планах з активованим додатком можуть придбати два рівні запитів на підпис:
  • 30 запитів на підпис на місяць.
  • 100 запитів на підпис на місяць.

• Основний та Розширений (додатково на тестування): Облікові записи компаній в цих планах, які використовують пробний додаток, можуть запитати до 5 підписів.

Чим є Політика розумного використання?

Pipedrive уважно відстежує використання електронних підписів. Якщо ми помітимо, що функція використовується для перепродажу, зловживання або є непропорційно важким обтяженням, ми залишаємо за собою право в своїй власній волі перешкодити або призупинити доступ користувача до функції.