База знань

Функція Smart Docs включає eSignatures, тож ви можете запитувати підписи клієнтів без жодних додаткових інструментів.

Функція eSignatures у Pipedrive пропонує Базове цифрове підписання. Дізнайтеся більше про цей тип підпису у цій статті.

Запит на підпис

Надсилання запиту

Щоб запросити підпис, необхідно створити або завантажити документ за допомогою функції Smart Docs на сторінці угоди або контактної особи. Ви можете дізнатися, як налаштувати документ у цій статті.

Ви можете запросити підпис у двох місцях:

У редакторі документа

У детальному перегляді

Після натискання “Запросити підписи” вам буде запропоновано переглянути документ і керувати підписантами. Користувач, який запитує підпис (ви), та пов’язана контактна особа автоматично будуть додані як підписанти, але ви можете видалити або додати учасників до цього списку. Ви можете додати до 10 підписантів на документ.

Ви можете змінити мову запрошення в полі “Invite Language”.

Аутентифікація запиту

Для запитів на підпис потрібен код аутентифікації.

Коли цю функцію безпеки активовано, підписанти отримують одноразовий код аутентифікації електронною поштою, щоб перевірити дійсність своєї електронної адреси (але не гарантувати її). Підписант має використати цей код, щоб підписати документ.

Налаштування запиту

Персоналізуйте електронні листи із запитом на електронний підпис, які отримують ваші клієнти, додавши власну тему та повідомлення.

Після натискання “Next” ви зможете додати до документа поля підписанта й перетягнути їх у потрібне місце.

Після додавання поля до документа ви можете навести на нього курсор, щоб відредагувати й налаштувати кожне поле.

Наразі доступні чотири типи полів підписанта з різними параметрами:

Якщо ви додаєте до документа поля підписанта, потрібно додати поле підпису для кожного підписанта. Ви можете перемикатися між підписантами у спадному списку “Select Signer” на лівій панелі.

Під час редагування полів ви також можете призначити поле іншому підписанту.

Коли завершите налаштування документа, натисніть “Send”, і його буде надіслано всім підписантам разом з інструкціями. Ви отримуватимете сповіщення електронною поштою щоразу, коли хтось підпише документ або відмовиться його підписувати.

Якщо ви не хочете додавати в документ поля підпису, можете пропустити цей крок, натиснувши “Send anyway”.

Якщо ви надішлете документ без полів підписанта, підписи буде розміщено на додатковій сторінці в кінці документа.

Непідтримувані типи документів

Наведені нижче типи документів не підтримуються для збору підписів:

• Зашифровані документи (документи, захищені паролем)
• Документи, уже підписані цифровим підписом.
• Документи з дозволом лише на читання.

Якщо використовувати один із цих типів документів, помилка не з’явиться, і процес підписання відбуватиметься як зазвичай. Однак Pipedrive не отримає його, тому документ ніколи не матиме статусу “complete”.

Підписання документа

Коли підписант відкриє запит на підпис у своїй електронній пошті, він зможе переглянути документ. Вони можуть натиснути поле “Signature”, щоб підписати документ, ввівши або намалювавши підпис, або скористатися спадним списком у верхньому правому куті, щоб “Decline to sign” чи “Download as PDF”.

Коли всі обов’язкові поля підписанта буде заповнено, підписант зможе натиснути кнопку “Finish signing”, щоб продовжити.

Підписанту буде запропоновано ввести код автентифікації та позначити поле, що засвідчує ознайомлення з документом. Після цього вони можуть натиснути “Sign”, щоб завершити подання документа.

Коли всі підписали документ, PDF підписаного документа та слідом за аудитом автоматично буде відправлено по електронній пошті всім підписувачам та користувачу, який запросив підписи.

Перевірте статус підпису вашого документа

На сторінці деталей контакту або угоди документ показуватиме статус підписання.

Натисніть статус підписання, щоб переглянути інформацію про кожного підписанта, перегляди документа та статус підписання.

• Відхилено – підписант відмовився підписати документ. Ви можете повторно надіслати запит на підпис, натиснувши “Re-send invite”.
• Надіслано – запит на підпис ще не завершено. Ви можете натиснути "Надіслати нагадування", щоб надіслати лист-нагадавання підписанту щодо запиту.
• Завершено – підписант вже підписав документ.

У цьому вікні ви також можете “Cancel the signing” і скористатися опцією “Download”, щоб завантажити оригінальну версію документа. Якщо документ підписали всі, ви також можете завантажити підписану версію разом із журналом аудиту.

Скільки підписів я можу запитати?

Залежно від вашого тарифу кількість підписів може відрізнятися:

• Premium and Ultimate – Ці тарифи включають необмежену кількість запитів на підпис (з урахуванням політики розумного використання).
• Lite і Growth (доповнення) – Облікові записи компаній з увімкненим add-on можуть придбати два рівні запитів на підпис:
  • 30 запитів на підпис на місяць
  • 100 запитів на підпис на місяць
• Lite and Growth (add-on trial) – Облікові записи компаній, які використовують пробний add-on, можуть надіслати до п’яти запитів на підпис.

Що таке політика розумного використання?

Pipedrive уважно відстежує використання електронних підписів. Якщо ми помітимо, що функцію використовують для перепродажу, зловживають нею в будь-який інший спосіб або вона створює надмірне навантаження, ми залишаємо за собою право на власний розсуд обмежити або призупинити доступ користувача до цієї функції.