Teadmusbaas

Funktsioonis Smart Docs on lisavõimalus - e-allkirjad, mis võimaldavad teil küsida dokumentide allkirju klientidelt ilma täiendavate tööriistade vajaduseta.

Pipedrive'i e-allkirjade funktsioon pakub lihtsat digitaalallkirja. Lisateavet selle tüübi allkirja kohta leiate selles artiklist.

Allkirja taotlemine

Taotluse saatmine

Allkirja taotlemiseks peate looma või üles laadima dokumendi Smart Docs funktsiooni abil tehingu või kontakti detailide lehel. Saate õppida, kuidas dokumenti seadistada sellest artiklist.

Allkirja saate taotleda kahes kohas:

• Dokumendi redaktoris

Detailvaates

Pärast „Allkirja taotlemist” palutakse teil oma dokumenti kontrollida ja allkirjastajaid hallata. Allkirja taotleja (teie) ja seotud kontaktisik lisatakse automaatselt allkirjastajate hulka, kuid saate seda loendit kustutada või täiendada. Dokumendi kohta saate lisada kuni 10 allkirjastajat.

Saate muuta kutse keelt all „Kutsutava keel.

Teie taotluse autentimine

Allkirja taotlused nõuavad autentimiskoodi.

Kui see turvafunktsioon on aktiveeritud, saavad allkirjastajad e-posti teel ühekordse autentimiskoodi oma e-posti kehtivuse kontrollimiseks (kuid mitte garanteerimiseks). Allkirjastaja peab dokumenti allkirjastamiseks seda koodi kasutama.

Teie taotluse kohandamine

Isikupärastage e-kirjade allkirja taotlused, mida teie kliendid saavad, lisades kohandatud teema rea ja sõnumi.

Kui klõpsate nupul „Edasi,” saate dokumenti allkirjastaja väljad lisada ja neid sinna lohistada, kuhu soovite, et need ilmuksid.

Kui olete välja dokumendile pannud, saate hiirt hõljutades iga välja redigeerida ja konfigureerida.

Praegu on saadaval neli tüüpi allkirjastaja välju, millel on erinevad konfiguratsioonid:

Kui lisate allkirjastaja välju dokumenti, peate iga allkirjastaja jaoks lisama allkirja välja. Saate lülituda allkirjastajate vahel vasakpoolses paneelis oleva „Valige allkirjastaja” rippmenüü abil.

Väljaväljade redigeerimisel saate välja määrata ka teisele allkirjastajale.

Kui olete dokumendi seadistamise lõpetanud, klõpsake nupul „Saada” ja dokument saadetakse kõigile allkirjastajatele juhistega. Saate e-kirja teavituse alati, kui keegi allkirjastab või keeldub allkirjastamast.

Kui te ei soovi dokumenti allkirjavälju lisada, saate selle sammu vahele jätta, klõpsates nupul „Saada ikkagi”.

Kui saadate dokumendi ilma allkirjaväljadeta, asetatakse allkirjad tagumisele lisalehele.

Toetamata dokumendi tüübid

Järgnevad dokumendi tüübid ei ole allkirjade kogumiseks toetatud:

• Krüpteeritud dokumendid (parooliga kaitstud dokumendid.)
• Juba digitaalselt allkirjastatud dokumendid.
• Ainult loetavate õigustega dokumendid.

Kui kasutate sellist tüüpi dokumenti, ei ilmu viga ja allkirja protsess toimub nagu tavaliselt. Siiski ei võta Pipedrive seda vastu, nii et dokument ei näi kunagi olevat “lõpetatud”.

Dokumendi allkirjastamine

Kui allkirjastaja avab oma e-posti kaudu allkirjapalve, saab ta dokumenti üle vaadata. Ta saab vajutada “Allkiri” väljale, et dokumendi allkirjastada kasutades kas kirjutamist või joonistamist või kasutada üleval paremas nurgas olevat rippmenüüd “Keelduda allkirjastamast” või “Laadi allkirjastatud PDF alla”.

Kui kõik nõutud allkirjastaja väljad on täidetud, saab allkirjastaja vajutada nupule "Finish signing" jätkamiseks.

Allkirjastajalt küsitakse autentimiskoodi esitamist ja kinnituskasti märkimist, et nad on dokumendi läbi lugenud. Pärast seda saavad nad vajutada “Allkirjasta” dokumendi esitamise lõpuleviimiseks.

Kui kõik on dokumendi allkirjastanud, saadetakse allkirjastatud dokumendi PDF ja audiitrada automaatselt e-posti teel kõigile allkirjastajatele ja kasutajale, kes allkirju palus.

Kontrollige oma dokumendi allkirjastamise olekut

Teie tehingu või kontakti detaililehel kuvatakse dokumendi allkirjastamise staatus.

Klikkige allkirjastamise staatusele, et näha teavet iga allkirjastaja, dokumendi vaadete ja allkirjastamise staatuse kohta.

• Tagasi lükatud – Allkirjastaja keeldus dokumendi allkirjastamisest. Saate uuesti saata allkirjataotluse, klõpsates „Kutse uuesti saatmine”.
• Saadetud – Allkirjastamise taotlus on endiselt ootel. Saate klõpsata „Saada meeldetuletus” ja saata meeldetuletuse e-posti teel taotluse saajale.
• Lõpetatud – Allkirjastaja on juba allkirjastanud.

Sellest aknast saate ka ‘Allkirjastamise tühistada’ ja kasutada ‘Allalaadimine’ valiku, et alla laadida dokumendi algversioon. Kui kõik on dokumendi allkirjastanud, saate alla laadida ka allkirjastatud versiooni dokumendist ja auditijälje.

Kui palju allkirju ma saan taotleda?

Sõltuvalt teie plaanist võib allkirjade arv erineda.

• Professional, Power ja Enterprise: Neil plaanidel on piiramatu arv allkirjataotlusi (mõistliku kasutuse poliitika kehtib).
• Essential ja Advanced (lisandmoodul): Nendel plaanidel olevad ettevõtte kontod, kus lisandmoodul on lubatud, saavad osta kahte tüüpi allkirjataotlusi:
  • 30 allkirjataotlust kuus.
  • 100 allkirjataotlust kuus.

• Essential ja Advanced (lisandmooduli proov): Nendel plaanidel olevad ettevõtte kontod, mis kasutavad lisandmooduli proovi, saavad taotleda kuni 5 allkirja.

Mis on Mõistliku Kasutamise Poliitika?

Pipedrive jälgib hoolikalt e-allkirjade kasutamist. Kui märkame, et funktsiooni kasutatakse edasimüümiseks, kuritarvitatakse mingil muul viisil või see on ebaproportsionaalselt koormav, jätab Pipedrive endale õiguse oma ainuisikulises otsustamises takistada või peatada kasutaja juurdepääs funktsioonile.