Teadmusbaas

Funktsioon Nutikad dokumendid sisaldab e-allkirjastamise funktsionaalsust, nii et saate dokumentide allkirju küsida oma klientidelt ilma täiendavate tööriistade vajaduseta.

Pipedrive'i e-allkirjade funktsioon pakub Põhjalikku digitaalset allkirjastamist. Uurige rohkem selle allkirja tüübi kohta selles artiklis.

Esita allkirja taotlus

Taotluse saatmine

Allkirja taotlemiseks peate looma või üles laadima dokumendi, kasutades Smart Docs funktsiooni tehingu või partneri andmete lehel. Te saate õppida, kuidas dokumenti seadistada selles artiklis.

Saate allkirja taotleda kahest kohast:

• Dokumendi redaktoris

Detailvaates

Pärast „Allkirjade taotlemise” klõpsamist palutakse teil oma dokument üle vaadata ja hallata allkirja andjaid. Allkirja taotleja (teie) ja seotud kontaktisik lisatakse automaatselt allkirja andjate hulka, kuid võite neid nimekirjast kustutada või sinna lisada. Iga dokument saab lisada kuni 10 allkirja andjat.

Saate muuta kutse keelt „Kutsutava keele” all.

Teie päringu autentimine

Allkirja taotlused nõuavad autentimiskoodi.

Kui see turvalisusfunktsioon on aktiveeritud, saavad allkirja andjad e-posti teel ühekordse autentimiskoodi, et kontrollida (kuid mitte tagada) nende e-posti kehtivust. Allkirja andja peab seda koodi dokumenti allkirjastama kasutama.

Teie taotluse kohandamine

Kohandage e-allkirja taotluse e-kirju, mida teie kliendid saavad, lisades kohandatud teema ja sõnumi.

Kui klõpsate nuppu „Järgmine”, saate dokumenti lisada allkirja väljad ja lohistada neid sinna, kuhu soovite neid näidata.

Kui olete välja dokumendile paigutanud, saate hiirega alla liikumisel iga välja redigeerida ja konfigureerida.

Praegu on saadaval neli tüüpi allkirja andja välja, millel on erinevad konfiguratsioonid:

Kui lisate allkirja andja välju dokumenti, peate lisama allkirja välja igale allkirja andjale. Saate allkirja andjate vahel vahetada „Vali allkirja andja” rippmenüüs vasakus paanis.

Saate ka välja määrata erinevale allkirja andjale, kui muudate välju.

Kui olete dokumendi seadistamise lõpetanud, klõpsake nuppu „Saada”, ja dokument saadetakse kõikidele allkirja andjatele juhistega. Saate e-kirja teavituse iga kord, kui keegi allkirjastab või keeldub allkirjastamast.

Kui te ei soovi dokumenti allkirja välju lisada, saate selle sammu vahele jätta, klõpsates „Saada niikuinii”.

Kui saadate dokumendi ilma allkirja andja väljadeta, paigutatakse allkirjad tagumisele lehele.

Toetamata dokumendi tüübid

Allkirja kogumist ei toetata järgmiste dokumenditüüpide puhul:

• Krüpteeritud dokumendid (parooliga kaitstud dokumendid.)
• Juba digitaalselt allkirjastatud dokumendid.
• Ainult lugemise õigustega dokumendid.

Kui kasutate ühte neist dokumendi tüüpidest, ei ilmu viga ja allkirjastamisprotsess viiakse läbi nagu tavaliselt. Siiski Pipedrive ei saa seda kätte, seega dokument ei näita kunagi „lõpetatuna”.

Dokumendi allkirjastamine

Kui allkirjastaja avab allkirjapäringu oma e-postis, saab ta dokumendiga tutvuda. Nad saavad dokumendi allkirjastada, klõpsates “Allkiri” väljal, kirjutades või joonistades või kasutades üleval paremas nurgas olevat rippmenüüd “Keeldu allkirjastamast” või “Laadi alla PDF-ina.”

Kui kõik nõutavad allkirjastaja väljad on täidetud, saab allkirjastaja klõpsata “Lõpeta allkirjastamine” nuppu jätkamiseks.

Allkirjastajalt küsitakse autentimiskoodi esitamist ja ruutu märkimist, kinnitades, et nad on dokumendi läbi lugenud. Seejärel saavad nad klõpsata “Allkirjasta”, et dokumendi esitamine lõpule viia.

Kui kõik on dokumendi allkirjastanud, saadetakse allkirjastatud dokumendi PDF ja auditeerimisjälg automaatselt kõigile allkirjastajatele ja kasutajale, kes allkirju taotles.

Kontrollige oma dokumendi allkirjastamise staatust

Lepingulehe või kontakti detaillehel kuvatakse teie dokumendi allkirjastamise staatus.

Klõpsake allkirjastamise staatusele, et näha teavet iga allkirjastaja, dokumendi vaadete ja allkirjastamise staatuse kohta.

• Tagasi lükatud – allkirjastaja on keeldunud dokumendi allkirjastamisest. Saate allkirjataotluse uuesti saata, klõpsates „Kutsu uuesti”.
• Saadetud – allkirjamise taotlus on endiselt ootel. Saate klõpsata „Saada meeldetuletus“, et saata saajale meeldetuletus taotluse kohta.
• Lõpetatud – allkirjastaja on juba allkirjastanud.

Sellest aknast saate ka „Allkirjastamise tühistada“ ja kasutada „Lae alla“ võimalust originaaldokumendi allalaadimiseks. Kui kõik on dokumendi allkirjastanud, saate alla laadida ka allkirjastatud versiooni dokumendist ning audiitijälgimist.

Kui palju allkirju saan ma küsida?

Sõltuvalt teie plaanist võib allkirjade arv varieeruda.

• Professionaalne, Power ja Enterprise: Neil plaanidel on piiramatud allkirjapäringud (kehtib mõistliku kasutamise reegel).
• Põhi- ja täiustatud (lisandmoodul): Nende plaanide ettevõttekontod, kellel on lubatud lisandmooduli abil saavad osta kahte tüüpi allkirjapäringuid:
  • 30 allkirjapäringut kuus.
  • 100 allkirjapäringut kuus.

• Põhi- ja täiustatud (lisandmooduli proov): Nende plaanide ettevõttekontod, kes kasutavad lisandmooduli proovi, saavad taotleda kuni 5 allkirja.

Mis on mõistliku kasutamise reegel?

Pipedrive jälgib hoolikalt e-allkirjade kasutamist. Kui märkame, et funktsiooni kasutatakse edasimüügiks, kuritarvitatult või muul viisil liialt koormavalt, jätame endale õiguse ainuisikuliselt takistada või peatada kasutaja juurdepääsu funktsioonile.