Teadmusbaas

Teadmusbaas/Omadused/Müügidokumendid/Smart Docs: e-allkirjad

Teemad
Soovitage allkirja
Dokumendi allkirjastamine
Kontrollige oma dokumendi allkirjastamise staatust
Mitu allkirja ma saan taotleda?

See artikkel on koostatud masintõlke abil.

Smart Docs: e-allkirjad

JT
Jenny Takahara, 30. oktoober 2023
Märkus: Smart Docs'i funktsioon sisaldub Professional, Power ja Enterprise plaanides ning on saadaval Essential ja Advanced plaanides lisateenusena. Ainult kasutajad, kellel on kontohalduse juurdepääs, saavad ettevõtte kontole lisateenust osta. Lisateenusel on 14-päevane tasuta prooviperiood, mille jooksul on teil saadaval viis allkirja (nõutavad arvelduse üksikasjad). Lisateenuse tingimustega saate tutvuda sellelt lehelt.

Smart Docs'i funktsioonil on e-allkirja võimalus, nii et saate dokumentide allkirjastamist oma klientidelt taotleda ilma lisavahenditeta.

Pipedrive'i e-allkirjade funktsioon pakub põhjalikku digitaalset allkirjastamist. Lisateabe saamiseks selle allkirja liigi kohta lugege seda artiklit.


Soovitage allkirja

Päringu saatmine

Märkus: Pärast 60 päeva aeguvad täitmata e-allkirja päringud, mis tähendab, et lingid ei kehti enam ja dokumendi olekuks on „aegunud“.

Allkirja soovimiseks peate looma või üles laadima Smart Docs funktsioonis dokumendi tehingu või kontakti detailide lehel. Saate lugeda, kuidas dokumenti seadistada sellest artiklist.

Allkirja saate taotleda kahes kohas:

  • Dokumendiredaktoris


Detailvaates


Märkus: Allkirja küsimine loob dokumendi teise versiooni.

Pärast „Allkirjade taotlemise“ klõpsamist palutakse teil dokument üle vaadata ja hallata allkirjastajaid. Allkirja küsija (teie) ja seotud kontaktisik lisatakse automaatselt allkirjastajate hulka, kuid saate sellest loendist lisada või kustutada. Saate lisada kuni 10 allkirjastajat ühe dokumendi kohta.

Saate muuta sõnumi keelt kohas „Kutsutava keel”.

Teie päringu autentimine

Allkirjapäringud nõuavad autentimiskoodi.

Kui see turvafunktsioon on aktiveeritud, saavad allkirjastajad e-posti teel kontrollimiseks (kuid mitte garantiiks) ühekordse autentimiskoodi. Allkirjastaja peab selle koodi abil dokumendi allkirjastama.

Teie päringu kohandamine

Personifitseerige e-allkirjade päringute e-kirjad, mida teie kliendid saavad, lisades kohandatud teemaread ja teate.

Märkus: Konto sätete haldurid saavad autentimiskoodi vaikeoleku määrata, samuti määrata vaikeväärtused allkirjade päringu e-kirjadele Smart Docs sätete all. Iga kasutaja voi lülitada sisselülitamiskoodid sisse või välja iga allkirjastaja jaoks.

Kui klõpsate nuppu „Järgmine”, saate lisada dokumenti allkirjastaja välju ja lohistada need sinna, kuhu soovite.

Kui olete välja dokumendis paika pannud, saate hiirega kõverdada, redigeerida ja iga välja konfigureerida.

Märkus: Saate lisada dokumendile kuni 1000 allkirjastaja välja. Allkirjastaja tekstiväljades toetatakse ainult ladina tähti.

Praegu on saadaval neli tüüpi allkirjastajate väljad, erinevat konfiguratsiooni saab kasutada:

Allkirjad
See on kohustuslik väli ja konfiguratsiooni ei ole
Initsiaalid
Võib määrata kohustuslikuks/valikuliseks väljaks
Tekstiväli
  • Võib määrata kohustuslikuks/valikuliseks väljaks
  • Võib lisada vihjandeid, et allkirjastajale öelda, mida kirjutada
  • Võib muuta põhiformaatimise
Märkeruut
Võib määrata kohustuslikuks/valikuliseks väljaks

Kui lisate dokumendile allkirjastaja välju, peate iga allkirjastaja kohta lisama allkirja välja. Saate allkirjastaja vahetada “Vali allkirjastaja” rippmenüüs vasakul paneelil.

Võite ka välja määrata teisele allkirjastajale, kui muudate väljasid.

Kui olete dokumendi seadistamise lõpetanud, klõpsake nuppu „Saada”, ja dokument saadetakse kõigile allkirjastajatele juhistega. Saate e-posti teel teate, kui keegi allkirjastab või keeldub allkirjastamast.

Kui te ei soovi dokumendile allkirjavälju lisada, saate selle sammu vahele jätta, klõpsates nuppu „Saadke igal juhul”.

Kui saadate dokumendi ilma allkirjastaja väljadeta, lisatakse allkirjad täiendavale lehele tagaküljel.

Toetamata dokumenditüübid

Järgmiseid dokumendi tüüpe ei toetata allkirjade kogumiseks:

  • Krüpteeritud dokumendid (parooliga kaitstud dokumentid.)
  • Juba digitaalselt allkirjastatud dokumendid.
  • Loe-ainult õigustega dokumendid.

Kui kasutate ühte neist dokumenditüüpidest, ei ilmu ühtki viga ja allkirjastamisprotsess viiakse läbi nagu tavaliselt. Kuid Pipedrive ei saa seda, nii et dokument ei ilmu kunagi „täielikuks”.


Dokumendi allkirjastamine

Kui allkirjastaja avab allkirjataotluse oma e-postis, saab ta dokumentiga tutvuda. Ta saab klõpsata väljal "Allkiri", et allkirjastada dokument, kas tippides või joonistades või kasutades rippmenüüd paremas ülanurgas "Keeldun allkirjastamast" või "Lae alla PDF-failina."

Märkus: Kui allkirjastaja nõustub küpsiseid salvestama, saate näha, millal ja mitu korda dokumenti avati.

Kui kõik nõutavad allkirjastaja väljad on täidetud, saab allkirjastaja klõpsata nupul "Lõpeta allkirjastamine", et jätkata.

Märkus: Digitaalsed allkirjad rakendatakse dokumendile alles siis, kui kõik allkirjastajad on allkirjataotluse täitnud.

Allkirjastajalt küsitakse autentimiskoodi ja kastikest, milles kinnitatakse dokumenti lugemist. Pärast seda saab klõpsata nupul "Allkirjasta", et lõpule viia dokumendi esitamine.

Kui kõik on dokumendi allkirjastanud, saadetakse automaatselt e-postiga PDF-vormingus allkirjastatud dokument ja auditeerimislogi kõigile allkirjastajatele ja allkirjade taotluse esitanud kasutajale.

Märkus: Kui olete oma pilveteenusega ühendanud Nutikad dokumendid, salvestatakse allkirjastatud dokument ja auditeerimislogi automaatselt valitud pilveteenuse asukohta. Lisateabe saamiseks pilveteenuste ühendamise kohta lugege seda artiklit.

Kontrollige oma dokumendi allkirjastamise staatust

Tehingu või kontakti üksikasjade lehel kuvatakse teie dokumendi allkirjastamise staatust.

Klõpsake allkirjastamise staatusele, et näha teavet iga allkirjastaja, dokumendi vaadete ja allkirjastamise staatuse kohta.

  • Keeldutud – allkirjastaja on keeldunud dokumendi allkirjastamisest. Saate allkirja taotluse uuesti saata, klõpsates "Saada kutse uuesti".
  • Saadetud – allkirjasoovitus on endiselt ootel. Saate klõpsata "Saada meeldetuletus", et saata adressaadile meilisõnum seotud taotluse kohta.
  • Lõpule viidud – allkirjastaja on juba allkirjastanud.


Sellest aknast saate ka allkirjastamise tühistada ja kasutada allalaadimise võimalust dokumendi algse versiooni allalaadimiseks. Kui kõik on dokumendi allkirjastanud, saate allkirjastatud versiooni ja jälitamislogi samuti allalaadida.

Märkus: Korraga saab olla ainult üks dokumenti allkirjastamise staadiumis. Kui soovite allkirjastada lisaversiooni dokumentist, peate tühistama poolelioleva versiooni. Kui teil on juba allkirjastatud versioon dokumendist, ei saa te teise versiooni jaoks allkirju taotleda, peate looma uue.

Mitu allkirja ma saan taotleda?

Märkus: Ainult arveldusõigustega kasutajad saavad osta lisandmoodulit ja allkirjapakette. Allkirjataotlused kehtivad ettevõtte kontode kohta kuus.

Sõltuvalt teie plaanist võib allkirjade arv varieeruda.

  • Professional ja Enterprise: Neis plaanides on piiramatu arv allkirjataotlusi (sobiva kasutamise poliitika kehtib).
  • Essential ja Advanced (lisandmoodul): Nendes plaanides olevad ettevõtte kontod, kus lisandmoodul on lubatud, saavad osta kahte tüüpi allkirjataotlusi:
    • 30 allkirjataotlust kuus.
    • 100 allkirjataotlust kuus.
  • Essential ja Advanced (lisandmooduli katsetus): Nendes plaanides olevad ettevõtte kontod, kasutades lisandmooduli katsetust, saavad taotleda kuni 5 allkirja.
Märkus: Kui olete Essential või Advanced aastaplaanil, on teie ettevõtte kontol kuus lubatud kasutada 30 või 100 allkirja, olenevalt valitud tasemest. Kasutamata allkirjad ei kandu üle järgmisesse kuusse.

Mis on Mõistliku Kasutamise Poliitika?

Pipedrive jälgib tähelepanelikult e-allkirjade kasutamist. Kui märkame, et funktsiooni kasutatakse edasimüümiseks, kuritarvitatakse muul viisil või on ebamõistlikult koormav, jätame endale ainuõiguse takistada või peatada kasutaja juurdepääsu sellele funktsioonile.

Kas see artikkel oli abiks?

Jah

Ei

Seotud artiklid

On sul küsimusi?

Võta ühendust