Teadmusbaas

Smart Docs funktsioon sisaldab e-allkirju, et saaksid küsida klientidelt allkirju ilma lisatööriistadeta.

Pipedrive'i e-allkirjade funktsioon pakub lihtsat digiallkirjastamist. Tutvu selle tüüpi allkirja kohta selles artiklis.

Palun allkirja

Allkirja taotlemine

Allkirja taotlemiseks tuleb sul luua või üles laadida dokument Smart Docs funktsiooni abil tehingu või kontakti detailvaates. Kuidas dokumenti seadistada, saad teada sellest artiklist.

Allkirja võite nõuda kahes kohas:

Dokumendiredaktoris

Üksikasjade vaates

Pärast nupul „Taotle allkirju” klõpsamist palutakse sul dokument üle vaadata ja allkirjastajaid hallata. Allkirja taotlev kasutaja (sina) ja seotud kontaktisik lisatakse automaatselt allkirjastajateks, kuid saad seda nimekirja muuta või täiendada. Ühele dokumendile saad lisada kuni 10 allkirjastajat.

Kutse keelt saad muuta jaotises „Kutse keel”.

Taotluse autentimine

Allkirjataotlused nõuavad autentimiskoodi.

Kui see turvafunktsioon on aktiveeritud, saavad allkirjastajad e-posti teel ühekordse autentimiskoodi, et kontrollida oma e-posti aadressi kehtivust (kuid mitte seda garanteerida). Allkirjastaja peab dokumendi allkirjastamiseks seda koodi kasutama.

Taotluse kohandamine

Muuda klientidele saadetavad e-allkirja taotluse e-kirjad isikupärasemaks, lisades kohandatud teemarida ja sõnumi.

Kui klõpsad „Järgmine”, saad dokumendile lisada allkirjastaja välju ja lohistada need sinna, kuhu soovid.

Kui oled välja dokumendile lisanud, saad seda hiirega üle liikudes muuta ja seadistada.

Praegu on saadaval neli tüüpi allkirjastaja välju, mille jaoks on saadaval erinevad seadistused:

Kui lisad dokumendile allkirjastaja välju, pead lisama allkirjavälja iga allkirjastaja jaoks. Vasakpoolse paneeli rippmenüüs „Vali allkirjastaja” saad allkirjastajate vahel vahetada.

Välju muutes saad määrata välja ka teisele allkirjastajale.

Kui oled dokumendi seadistamise lõpetanud, klõpsa „Saada” ja see saadetakse koos juhistega kõigile allkirjastajatele. Saad e-posti teel teavituse iga kord, kui keegi allkirjastab või keeldub allkirjastamast.

Kui sa ei soovi dokumendile allkirjavälju lisada, saad selle sammu vahele jätta, klõpsates „Saada ikkagi”.

Kui saadad dokumendi ilma allkirjastaja väljadeta, lisatakse allkirjad eraldi lehele dokumendi lõppu.

Toetamata dokumenditüübid

Järgmisi dokumenditüüpe ei toetata allkirjade kogumisel:

• Krüpteeritud dokumendid (parooliga kaitstud dokumendid)
• Juba digitaalselt allkirjastatud dokumendid.
• Kirjutuskaitstud õigustega dokumendid.

Kui kasutad mõnda neist dokumenditüüpidest, ei kuvata ühtegi veateadet ja allkirjastamise protsess toimub tavapäraselt. Kuid Pipedrive seda ei saa, seega ei kuvata dokumenti kunagi „valmis”.

Dokumendi allkirjastamine

Kui allkirjastaja avab allkirjataotluse oma e-kirjas, saab ta dokumenti üle vaadata. Nad saavad dokumendi allkirjastamiseks klõpsata väljal „Allkiri” ning allkirjastada kirjutades või joonistades, või kasutada paremas ülanurgas olevat rippmenüüd, et „Keelduda allkirjastamast” või „Laadida PDF-ina alla”.

Kui kõik nõutud allkirjastaja väljad on täidetud, saab allkirjastaja jätkamiseks klõpsata nuppu „Lõpeta allkirjastamine”.

Allkirjastajalt küsitakse autentimiskoodi sisestamist ja kasti märkimist, kinnitades dokumendiga tutvumist. Pärast seda saavad nad dokumendi esitamise lõpetamiseks klõpsata „Allkirjasta”.

Kui kõik on dokumendi allkirjastanud, saadetakse allkirjastatud dokumendi PDF ja audititee e-posti teel automaatselt kõigile allkirjastajatele ja kasutajale, kes allkirju palus.

Kontrollige dokumendi allkirjastamise staatust

Sinu kontakti või tehingu üksikasjade lehel olev dokument näitab dokumendi allkirjastamise olekut.

Klõpsa allkirjastamise olekul, et vaadata teavet iga allkirjastaja, dokumendi vaatamiste ja allkirjastamise oleku kohta.

• Keeldus – allkirjastaja keeldus dokumenti allkirjastamast. Saad allkirjataotluse uuesti saata, klõpsates „Saada kutse uuesti”.
• Saadetud – allkirjataotlus on endiselt ootamas. Saad vajutada “Saada meeldetuletus” ning saata vastuvõtjale e-kirja taotluse kohta.
• Lõpetatud – allkirjastaja on juba allkirjastanud.

Sellest aknast saad ka „Tühista allkirjastamine” ja kasutada valikut „Laadi alla”, et laadida alla dokumendi algne versioon. Kui kõik on dokumendi allkirjastanud, saad alla laadida ka allkirjastatud versiooni koos auditeerimislogiga.

Kui palju allkirju ma saan taotleda?

Sõltuvalt sinu paketist võib allkirjade arv erineda:

• Premium ja Ultimate – need paketid sisaldavad piiramatul arvul allkirjataotlusi (mõistliku kasutamise poliitika alusel).
• Lite ja Growth (lisandmoodul) – ettevõttekontod, millel on lisandmoodul lubatud, saavad osta kahte taset allkirjataotlusi:
  • 30 allkirjataotlust kuus
  • 100 allkirjataotlust kuus
• Lite ja Growth (lisandmooduli prooviversioon) – ettevõttekontod, mis kasutavad lisandmooduli prooviversiooni, saavad taotleda kuni viis allkirja.

Mis on mõistliku kasutamise poliitika?

Pipedrive jälgib e-allkirjade kasutamist tähelepanelikult. Kui märkame, et seda funktsiooni kasutatakse edasimüügiks, kuritarvitatakse muul viisil või see on põhjendamatult koormav, jätame endale õiguse oma äranägemisel piirata või peatada kasutaja juurdepääs sellele funktsioonile.