Teadmusbaas

Smart Docs funktsiooniga saate läbirääkimisprotsessis aega säästa, luues ettepaneku või hinnapakkumise otse tehingu või kontaktandmete vaate kaudu. Dokument täidetakse automaatselt teie Pipedrive konto asjakohaste tehingu, kontakti, projekti või toote andmetega.

Seejärel saate dokumenti jagada jälgitava lingi kaudu ja saada teateid, kui potentsiaalsed kliendid teie dokumentidega tegelevad.

Ühendamine teie salvestusteenuse pakkujaga

Smart Docs'i ühendamiseks minge tehingu või kontakti detailide lehele, klõpsake “Dokumendid” vahelehel ja valige “Ühenda pilvesalvestus”. Saate ühendada kolme pakkujaga – Google Drive, Microsoft OneDrive või SharePoint.

Teid juhatatakse läbi protsessi, et anda Pipedrive'ile luba teie kontole juurde pääseda. Kui olete ühendatud, saate üles laadida olemasolevaid dokumente või malle, mis on salvestatud teie tehingutesse, ja need salvestatakse automaatselt ka teie draivi.

Pärast oma konto ühendamist näete võimalust ühendada kas isiklik või jagatud draiv kui teie salvestuskoht.

Samuti saate oma kontot lisada ja lahti ühendada, minnes tööriistade ja rakenduste > Dokumendid ja klõpsates “+ Lisa uus konto” või “Lahti ühenda.” Lisainfot selle kohta, kuidas faile salvestatakse, leiate sellest artiklist.

Samuti saate seadistada vaikimisi jagatud draivi oma konto jaoks.

Jagatud draivi kausta loomine

Kui ühendate oma salvestusteenuse Smart Docs funktsiooniga, märkate rippmenüüd, kus saab valida inimese draivi. Kui ühendate Smart Docs funktsiooni, määratakse teile automaatselt kohandatud jagatud draivi kaust. Siiski saate luua ka oma.

Lihtsalt navigeerige oma Google Drive'i konto Jagatud draivid vahekaardile ja looge uus kaust:

Kui olete loonud oma uue jagatud kausta Google Drive'is, navigeerige Vahendid ja rakendused > Dokumendid ja valige uus jagatud kaust Smart Docs'i kasutamiseks:

Kui teie Google Workspace'i kontol ei ilmu võimalust vaadata või luua uut jagatud kausta, võib see olla tingitud kasutatavast väljaandest. Jagatud kaustade kasutamiseks peaksite olema plaanil, mis on kõrgem kui Business Starter.

Kui sünkroonitud Google Workspace'i konto ei toeta jagatud kaustu, ilmub Pipedrive'is valik halliks.

Mallide loomine ja jagamine

Kui oled oma konto ühendanud, saad alustada dokumentide ja ettepanekute loomist. Kuigi saad dokumenti otse luua, soovitame kõigepealt luua mall, et tulevaste dokumentide loomisel aega säästa.

Mallide loomiseks nullist mine Dokumendid > Mallide vahelehele tehingu või kontakti detailvaates ja klõpsa ”Dokument”, ”Tabelarvutus” või “Esitlus.” Samuti saad importida malli oma teenusepakkujalt, kui sul on juba salvestatud.

Malli redigeerimine

Kui oled mallide redigeerijas, saad uuendada malli nime ja kategooriat ning lisada igasuguseid Pipedrive'i tehingu, kontakti, toote, projekti või ajapõhiseid välju, et täita oma malli sisu.

Pipedrive'i väljade lisamiseks oma mallile kopeeri ja kleebi väli oma mallide redigeerija paremal küljel malli kehasse. Väli kuvatakse sulgudes “[ ]” ja asendatakse automaatselt väljade andmetega, kui malli kasutatakse dokumendi jaoks.

Kui oled oma malli redigeerimise lõpetanud, klõpsa “Sulge“, et oma malli salvestada või “Kasutada dokumendi loomiseks”, et kohe kasutada malli dokumendi loomiseks.

Uuri rohkem väljade ja mallide kohta Smart Docs'is sellest artiklist.

Kuidas saan jagada malle oma meeskonnaga?

Sa saad kasutada täiustatud mallide jagamist, et automaatselt jagada malli teiste Pipedrive'i kasutajatega. Malli jagamiseks avage oma malli redigeerimiseks ja klõpsake “Õigused” vahelehele. On kaks erinevat õiguste taset, mida saad kasutajatele anda:

• Saab seda malli kasutada – Vaata malli ja kasuta seda uute dokumentide loomiseks, ei saa originaalmalli redigeerida ega kustutada.
• Saab seda malli redigeerida – Vaata, kasuta, redigeeri ja kustuta originaalmalli.

Kui mall on jagatud teise kasutajaga, kuvatakse see Minuga jagatud sektsioonis mallide galeriis.

Dokumendi loomine

Dokumendi loomiseks klõpsake tehingu või kontaktide detailvaates Dokumendid vahekaardil. Näete võimalust luua dokument varem loodud mallist või luua see nullist tühja dokumendina, tabelina või esitluseks.

Samuti saate importida eelnevalt loodud dokumente oma seadmest või ühendatud Google Drive'i, Microsoft OneDrive'i või SharePointi kontolt. Kohalikult salvestatud dokumente saab samuti üles laadida PDF-formaadis oma seadmest.

Dokumendi loomiseks olemasolevast mallist klõpsake „Mallist” ja valige mall, mida soovite kasutada. Dokumentide redigeerija ilmub, kus kõik malli väljad on täidetud vastava teabega.

Saate kohandada nime ja kategooriat ning kohandada sisu vastavalt oma eelistustele. Dokument salvestatakse automaatselt teie töö käigus.

Dokumendi loomiseks tehingu-spetsiifiliste kohatäidete abil peate selle looma tehingu detailvaates. Dokumendi loomiseks inimese-spetsiifiliste kohatäidete abil peate selle looma tehingu või inimese detailvaates.

Dokumendi vaatamine ja jagamine

Google Drive – Kui klõpsate dokumendi redigeerija paremas alanurgas nupul “Jaga”, saate dokumenti jagada, alla laadida dokumendi PDF-vormingus või dokumendi kustutada.

• Jaga lingina – Genereeri link selle dokumendi ainult lugemiseks mõeldud PDF-versioonile, mis kuvatakse brauseri aknas, kui saaja selle avab.
• Palun allkirju – Kutsu dokumentide saajatelt allkirju.
• Laadi alla PDF – Salvesta oma dokument kohalikult, et saaksid selle e-kirjale lisada või otse oma klientidele saata.

OneDrive ja SharePoint – Oma dokumendi jagamiseks peate esmalt sulgema dokumendi redigeerija ja klõpsama “...” nupul, mis asub detailide lehe loodud dokumendi juures.

Kui jagate oma dokumenti lingiga, on teil võimalus jälgida vaatamisi ja seadistada e-kirja teavitusi, kui keegi dokumendi avab.

Kui aktiveerite vaatamiste jälgimise valiku, võite saada e-kirju, kui teie dokument avatakse esmakordselt, iga kord või mitte kunagi.

Kui link on genereeritud, näete seda salvestatuna originaaldokumendi all versioonina koos vaatamiste arvu ja loomise ajaga ning te ei saa enam seda versiooni uuendada.

Teise dokumendi versiooni loomiseks klõpsake originaaldokumendil, tehke vajalikud uuendused ja genereerige uus link. Kui link on genereeritud, näete seda kui Versioon 2 oma dokumendi all:

Kui loote dokumendi teise versiooni, soovitame esimese versiooni lingi keelata, et vältida kahe aktiivse versiooni olemasolu. Selleks klõpsake esimese versiooni “...” ja klõpsake Jaga lingina > Lingi lubamine, et link keelata.

Allkirja lisamine teie dokumendile

Smart Docs sisaldab ka eSignatuure funktsionaalsust, nii et saate oma klientidelt dokumendi allkirju taotleda ilma täiendavate tööriistadeta.

Looge või laadige üles dokument Smart Docs funktsiooni abil tehingu või kontakti lehelt ja leidke võimalus taotleda allkirju. Uurige, kuidas taotleda allkirju oma dokumentidele sellest artiklist.