Teadmusbaas

Smart Docs aitab sul koostada pakkumisi, hinnapakkumisi ja lepinguid otse oma tehingutest ja kontaktidest. Sinu dokumendid täituvad automaatselt andmetega sinu Pipedrive'i kontolt, seega ei pea infot käsitsi kopeerima ja kleepima.

Smart Docsi abil saad:

• Luua dokumente mallidest
• Sisestada automaatselt tehingu, kontakti, toote ja projekti andmeid
• Jagada dokumente jälgitavate linkide abil
• Saada teateid, kui saajad avavad dokumendid
• Soovid seaduslikult siduvaid e-allkirju

Ühendamine pilvesalvestuse pakkujaga

Enne dokumentide loomist pead ühendama oma pilvesalvestuse pakkujaga.

Smart Docs toetab:

• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

Ühendamine tehingust või kontaktist

Ava tehingu või kontakti üksikasjade vaade, klõpsa „Dokumendid” sakil ja seejärel klõpsa „Ühenda pilvesalvestus”.

Sul palutakse Pipedrive'ile luba anda oma salvestuskontole juurdepääsuks.

Ühenduse loomisel:

• Võimalus üles laadida olemasolevaid faile
• Uued dokumendid salvestuvad automaatselt valitud draivile

Pärast ühendamist saad valida isikliku või jagatud draivi oma salvestuskohana.

Ühendamine seadete kaudu

Saad oma ühendust hallata, minnes Tööriistad ja rakendused > Dokumendid ja klõpsates „+ Lisa uus konto” uue pakkuja ühendamiseks või „Lahuta” juurdepääsu eemaldamiseks.

Lisateavet selle kohta, kuidas faile salvestatakse, leiad sellest artiklist.

Kui ilmneb probleeme Google Drive'i ühendamisel või uuesti autentimisel:

• Mine oma Google'i luba lehe juurde
• Eemalda Pipedrive'i juurdepääs enne uuesti ühendamist
• Kui probleemid jätkuvad, võta ühendust meie tugitiimiga, et saada abi

Sa saad seadistada vaikimisi jagatud draivi oma konto jaoks.

Jagatud draivide kasutamine Google Drive'is

Kui ühendad Google Drive'i, määrab Smart Docs automaatselt vaikimisi jagatud draivi kausta sinu ettevõtte jaoks. Saad valida ka mõne teise või luua uue.

Uue jagatud draivi loomiseks ava oma Google Drive konto, mine Jagatud draivide sakile ja klõpsa „+ Uus”:

Kui oled loonud uue jagatud draivi Google Drive'is, mine Tööriistad ja rakendused > Dokumendid ja vali uus jagatud draiv oma Smart Docs'iga kasutamiseks:

Töö mallidega

Mallid aitavad säästa aega, taaskasutades sama struktuuri mitmes dokumendis.

Malli loomiseks nullist ava tehing või kontakti detailne vaade, siis klõpsa „Dokumendid” ja mine Malli saki. Klõpsa „+ Loo uus” ja vali Dokument, Arvutustabel või Esitlus.

Kui sul on juba mall salvestatud, võid ka selle oma pakkujast importida.

Mallide redigeerimine ja väljade lisamine

Malliredaktoris olles saad:

• Uuendada malli nime
• Määrata kategooria
• Lisa mis tahes Pipedrive'i väli (tehing, kontakt, toode, projekt või ajapõhine), et automaatselt täita oma malli sisu.

Välja lisamiseks oma malli:

• Kopeeri väli parempoolsest paneelist
• Kleebi väli malli põhikehasse

Väli kuvatakse sulgudes järgmiselt: [Tehingu pealkiri (tehingu pealkiri)]

Kui lood dokumendi mallist, asendab Smart Docs sulud automaatselt tegelike andmetega.

Kui oled malli redigeerimise lõpetanud, klõpsa „Sulge”, et see salvestada või klõpsa „Kasuta dokumendi loomiseks”, et malli kohe dokumendi loomiseks kasutada.

Uuri rohkem väljade ja mallide kohta Smart Docs'is sellest artiklist.

Mallide jagamine oma tiimiga

Kasuta täiustatud mallide jagamist, et jagada malli automaatselt teiste Pipedrive'i kasutajatega. Malli jagamiseks ava see redigeerimiseks ja klõpsa „Õiguste” sakil. On kaks erinevat õiguste taset:

• Selle malli kasutamine – kasutajad saavad vaadata malli ja seda uute dokumentide loomiseks kasutada, kuid ei saa seda redigeerida ega kustutada.
• Selle malli redigeerimine – kasutajad saavad vaadata, kasutada, redigeerida ja kustutada malli.

Jagatud mallid ilmuvad malli galeriis "Jagatud minuga" sektsiooni alla.

Dokumendi loomine

Dokumendi loomiseks:

• Ava tehing või kontakt detailvaates
• Klõpsa Dokumendid sakil
• Vali üks järgmistest:
  • Loo mallist
  • Loo tühi dokument, arvutustabel või esitlus
  • Laadi fail oma seadmest või pilvesalvestusest

Sa saad faile üles laadida järgmistest kohtadest:

• Sinu seade

• Google Drive

• OneDrive

• SharePoint

Mallist

Olemasoleva malli põhjal dokumendi loomiseks klõpsa "Mallist" ja vali soovitud mall.

Dokumendiredaktor avaneb, täidetuna kõigi väljadega automaatselt.

Sealt saad:

• Dokumendi ümber nimetama
• Selle kategooriat muutma
• Redigeerima sisu vastavalt oma eelistustele

Muudatused salvestatakse automaatselt, kui dokumendiga töötad.

Kuidas väljade täitmine töötab

Kui soovid, et tehinguspetsiifilised andmed täituksid automaatselt, loo dokument tehingu detailvaatest.

Kui soovid, et isikuspetsiifilised väljad täituksid automaatselt, loo dokument tehingu või kontakti detailvaatest.

Dokumendi vaatamine ja jagamine

Google Drive

Kui sa klõpsad dokumendiredaktoris „Jaga” nuppu, saad seda jagada, nõuda allkirju või alla laadida PDF-ina.

• Jaga lingina – Loo link selle dokumendi ainult-loetavale PDF-versioonile.
• Esita allkirjade jaoks – Nõua dokumendi saajatelt e-allkirju.
• Laadi alla PDF-na – Salvesta oma dokument kohapeale.

OneDrive ja SharePoint

Dokumendi jagamiseks pead esmalt oma dokumendiredaktori sulgema ja klõpsama „...” nuppu loodud dokumendi detaillehel.

Sealt saad luua jagatava lingi.

Dokumendi vaatamiste jälgimine

Lingi genereerimisel saad lubada vaadete jälgimist ja valida saada e-posti teel teateid, kui keegi selle avab.

Sa saad e-posti teateid:

• Esimest korda, kui dokument avatakse
• Iga kord, kui see avatakse
• Mitte kunagi

Dokumendiversioonide mõistmine

Iga kord, kui sa lood jagatava lingi, loob Smart Docs uue originaaldokumendi versiooni, sealhulgas vaadete arvu ja loomise aja.

Kui versioon on jagatud:

• See versioon muutub ainult-loetavaks

• Sa ei saa seda enam redigeerida

Dokumendi uuendamiseks klõpsa originaaldokumendil, tee vajalikud uuendused ja genereeri uus link.

Kui uus link on genereeritud, kuvatakse see versioonina 2, versioonina 3 jne, originaaldokumendi all:

Kui lood dokumendist mitu versiooni, soovitame vältida segaduse vältimiseks vanemate linkide keelamist.

Lingi keelamiseks:

• Klõpsa „...” vanema versiooni kõrval
• Klõpsa „Jaga lingina”
• Lülita välja „Luba link”

E-allkirjade taotlemine

Smart Docsi abil saate oma dokumendist otse taotleda seaduslikult siduvaid e-allkirju.

Allkirja taotlemiseks:

• Ava tehingu või kontakti detailne vaade

• Loo, ava või laadi üles dokument Smart Docsi funktsiooniga

• Leia võimalus allkirjade taotlemiseks

• Lisa saajad ja saada see.

Loe, kuidas taotleda oma dokumentidele allkirju selles artiklis.