See artikkel on koostatud masintõlke abil.
Smart Docs
Smart Docs funktsiooniga saate kokku hoida aega läbirääkimisprotsessis, luues ettepaneku või hinnapakkumise otse tehingu või kontaktandmete vaate kaudu. Dokument täidetakse automaatselt asjakohaste tehingu, kontakti, projekti või tooteandmetega teie Pipedrive konto alt.
Seejärel saate dokumenti jagada jälgitava lingiga ja saada teateid, kui potentsiaalsed kliendid suhtlevad teie dokumentidega.
```html
Ühendamine teie salvestusteenuse pakkujaga
Smart Docs'i ühendamiseks minge tehingu või kontaktide detailsesse lehte, klõpsake “Dokumendid” vahekaart ja valige “Ühenda pilvesalvestus”. Saate ühendada kolme pakkujaga – Google Drive, Microsoft OneDrive või SharePoint.
Teid juhatatakse läbi protsessi, et anda Pipedrive'ile luba teie kontole juurdepääsuks. Kui olete ühendatud, saate üles laadida olemasolevaid dokumente või malle, mis on salvestatud teie tehingutesse, ja need salvestatakse automaatselt ka teie draivi.
Pärast oma konto ühendamist näete võimalust ühendada isiklik või jagatud draiv kui teie salvestuskoht.
Saate oma konto lisada ja lahti ühendada, minnes Riistvara ja rakendused > Dokumendid ja klõpsates “+ Lisa uus konto” või “Lahti ühendada.” Saate rohkem teavet faili salvestamise kohta sellest artiklist.
Saate seadistada ka vaikimisi jagatud draivi oma konto jaoks.
``````html
Jagatud draivi kausta loomine
Kui ühendate oma salvestuspakkuja Smart Docs funktsiooniga, märkate rippmenüüd, kust saab valida inimese draivi. Kui ühendate Smart Docs funktsiooni, määratakse teile automaatselt kohandatud jagatud draivi kaust. Siiski saate luua ka oma.
Lihtsalt navigeerige oma Google Drive'i kontol Jagatud draivid vahekaardile ja looge uus kaust:
Kui olete loonud uue jagatud kausta Google Drive'is, navigeerige tööriistad ja rakendused > Dokumendid ning valige uus jagatud kaust kasutamiseks oma Smart Docsiga:
Kui võimalus vaadata või luua uut jagatud kausta ei pruugi teie Google Workspace kontol, võib see olla tingitud kasutatavast versioonist. Jagatud kaustade kasutamiseks peaksite omama plaani, mis on kõrgem kui Business Starter.
Kui sünkroniseeritud Google Workspace konto ei toeta jagatud kaustu, kuvatakse Pipedrive'is valik hallina.
``````html
Mallide loomine ja jagamine
Kui oled oma konto sisse loginud, saad alustada dokumentide ja ettepanekute loomist. Kuigi saad dokumendi otse luua, soovitame esmalt luua mall, et säästa aega tulevaste dokumentide jaoks.
Mallide loomiseks nullist mine Dokumendid > Mallid sakkasse tehingu või kontakti detailvaates ja kliki ”Dokument”, ”Tabel” või “Esitlus.” Sa saad ka importida malli oma teenusepakkujalt, kui sul on juba salvestatud.
Malli redigeerimine
Malli redaktoris saad uuendada malli nimi ja kategooria ning lisada mistahes Pipedrive'i tehingu, kontakti, toote, projekti või ajaga seotud väljad, et täita oma malli sisu.
Pipedrive'i väljade lisamiseks oma malli kopeeri ja kleebi väli oma malliredaktori paremal küljel malli kehasse. Väli kuvatakse kandades “[ ]” ja asendatakse automaatselt väliandmetega, kui malli kasutatakse dokumendi jaoks.
Kui oled oma malli redigeerimise lõpetanud, kliki “Sulge”, et salvestada oma mall või “Kasutada dokumendi loomiseks”, et kohe kasutada malli dokumendi loomiseks.
Rohkem teavet väljade ja mallide kohta Smart Docs'is leiad sellest artiklist.
Kuidas saan jagada malle oma meeskonnaga?
Sa saad kasutada arenenud malli jagamist, et automaatselt jagada malli teiste Pipedrive'i kasutajatega. Malli jagamiseks avage selle redigeerimiseks ja kliki “Lubade” sakk. Sa saad kasutajatele anda kahte erinevat lubade taset:
- Saab seda mall kasutada – Näha malli ja kasutada seda uute dokumentide loomiseks, ei saa originaalset malli redigeerida või kustutada.
-
Saab seda mall redigeerida – Näha, kasutada, redigeerida ja kustutada originaalset malli.
Kui mall on teise kasutajaga jagatud, kuvatakse see Jagatud minuga sektsioonis mallide galeriis.
```html
Dokumendi loomine
Dokumendi loomiseks klõpsake Dokumendid vahekaardil tehingu või kontaktandmete vaates. Näete valikut luua dokument varasemalt loodud mallist või luua see nullist tühja dokumendi, tabeli või esitluse abil.
Saate ka importida eelnevalt loodud dokumente oma seadmest või ühendatud Google Drive'i, Microsoft OneDrive'i või SharePointi kontolt. Kohalikult salvestatud dokumente saab ka PDF-failina oma seadmest üles laadida.
Dokumendi loomiseks olemasolevast mallist klõpsake „Mallist“ ja valige mall, mida soovite kasutada. Dokumentide redigeerija ilmub, kus kõik malli väljad on täidetud vastavate andmetega.
Saate kohandada nime ja kategooriat ning kohandada sisu vastavalt oma eelistustele. Dokument salvestatakse automaatselt töötamise ajal.
Dokumendi loomiseks tehingu-spetsiifiliste kohatäidete abil peate selle looma tehingu detailide vaates. Dokumenti, millel on isiku-spetsiifilised kohatäited, tuleb luua tehingu või isiku detailide vaates.
```html
Dokumendi vaatamine ja jagamine
Google Drive – Kui klõpsate dokumendi redigeerija paremas alanurgas nupul “Jaga”, saate dokumenti jagada, dokumendi PDF-vormingus allalaadida või dokumendi kustutada.
- Jaga lingina – Looge link loetavaks PDF-versiooniks, mida kuvatakse brauseriaknas, kui saaja selle avab.
- Paluda allkirju – Paluge dokumentide saajatelt allkirju.
- Laadi PDF – Salvestage oma dokument kohalikult, et saaksite selle e-kirjale lisada või otse oma klientidele saata.
OneDrive ja SharePoint – Dokumendi jagamiseks peate esmalt sulgema oma dokumendi redigeerija ja klõpsama “...” nupul dokumendi detailide lehe all.
Kui jagate oma dokumenti lingi kaudu, on teil võimalus jälgida vaatamisi ja seadistada e-posti teavitusi, kui keegi dokumendi avab.
Kui lubate vaatamiste jälgimise valiku, võite saada e-kirja teavituse, kui teie dokument avatakse esmakordselt, iga kord või kunagi.
Kui link on genereeritud, näete seda salvestatuna originaaldokumendi all versioonina koos vaatamiste arvu ja loomise ajaga, ning te ei saa seda versiooni enam uuendada.
Uue versiooni loomiseks klõpsake originaaldokumendil, tehke vajalikud uuendused ja genereerige uus link. Kui link on genereeritud, näete seda kui Versioon 2 oma dokumendi all:
Kui loote dokumendi uue versiooni, soovitame esimese versiooni lingi keelata, et vältida kahe aktiivse versiooni olemasolu. Selleks klõpsake esimese versiooni “...“ ja klõpsake Jaga lingina > Lülita link välja lingi keelamiseks.
```html
Allkiri teie dokumendile
Smart Docs sisaldab ka eSignatuure funktsionaalsust, nii et saate dokumentide allkirjastamist oma klientidelt taotleda ilma lisavahenditeta.
Looge või laadige üles dokument Smart Docs funktsiooniga tehingu või kontakti lehelt ja leidke võimalus taotleda allkirju. Õppige, kuidas taotleda allkirju oma dokumentidele selles artiklis.
Kas see artikkel oli abiks?
Jah
Ei