Base de conocimiento

La función de Smart Docs incluye la función de Firmas electrónicas, para poder solicitar a tus clientes la firma de documentos sin necesidad de herramientas adicionales.

La función de firmas electrónicas de Pipedrive ofrece la firma electrónica digital básica. Obtén más información acerca de este tipo de firmas en este artículo.

Solicitud de firmas

Enviar una solicitud

Para solicitar una firma, debes crear o cargar un documento con la función de Smart Docs en la página de detalles del trato o del contacto. Puedes obtener más información acerca de cómo configurar un documento en este artículo.

Puedes solicitar una firma en dos lugares:

• En el editor del documento





• En la vista de detalles

Después de hacer clic en solicitar firmas se te pedirá que revises tu documento y manejes a tus firmantes. El usuario que solicita la firma (tú) y la persona de contacto se añadirán automáticamente como firmantes, pero puedes eliminar o añadir a esta lista. Puedes añadir hasta 10 firmantes por documento.

Puedes cambiar el idioma de la invitación en el "idioma de la invitación"

Autenticar tu solicitud

Las solicitudes de firma requieren un código de autenticación de manera predeterminada.

Cuando se activa esta función de seguridad, los firmantes reciben un código de autenticación único por correo electrónico para verificar (pero no garantizar) la validez de su correo electrónico. El firmante debe utilizar este código para firmar el documento.

Personalizar tu solicitud

Personaliza los correos electrónicos de solicitud de firma electrónica que reciben tus clientes al añadir una línea de asunto y un mensaje personalizados.

Una vez que hagas clic en “siguiente”, puedes agregar campos de firmante al documento y arrastrarlos y soltarlos donde desees que aparezcan.

Una vez que hayas colocado un campo en un documento, puedes pasar el cursor para editar y configurar cada campo.

Actualmente, hay cuatro tipos de campos de firmantes disponibles, con diferentes configuraciones disponibles:

Si agregas campos de firmantes en el documento, debes incluir un campo de firma para cada firmante. Puedes alternar entre los firmantes en el menú desplegable "seleccionar firmante" en el panel izquierdo.

También puedes asignar un campo a un firmante diferente si editas los campos.

Una vez que hayas terminado de configurar el documento, haz clic en "enviar" y el documento se enviará con instrucciones a todos los firmantes. Recibirás una notificación por correo electrónico cuando alguien firme o se niegue a hacerlo.

Si no deseas agregar campos de firma en el documento, puedes omitir este paso al hacer clic en "enviar de todos modos".

Si envías el documento sin campos de firma, las firmas se colocarán en una página adicional en la parte posterior.

Tipos de documentos no admitidos

Los siguientes tipos de documentos no son compatibles con la recopilación de firmas:

• Documentos encriptados (documentos protegidos por una contraseña).
• Documentos ya firmados digitalmente.
• Documentos con permisos de solo lectura.

Al usar uno de estos tipos de documentos, no aparecerá ningún error y el proceso de firma se realizará como de costumbre. Sin embargo, Pipedrive no lo recibirá, para que el documento nunca aparezca "completo".

La firma del documento

Cuando un firmante abre la solicitud de firma del documento en su correo electrónico, podrá revisar el documento. Pueden hacer clic en el campo “firma” para firmar el documento al escribir o dibujar, o usar el menú desplegable en la esquina superior derecha para “rechazar firmar” o “descargar como PDF.”

Una vez que se hayan completado todos los campos obligatorios del firmante, el firmante puede hacer clic en el botón "finalizar firma" para continuar.

Se le pedirá al firmante que envíe un código de autenticación y marque una casilla para confirmar que ha leído el documento. Después de eso, pueden hacer clic en “firmar” para completar el envío del documento.

Cuando todos hayan firmado el documento, se enviará automáticamente por correo electrónico un PDF del documento firmado y el registro de auditoría a todos los firmantes y al usuario que solicitó las firmas.

Consulta del estado de la firma de tu documento

El documento en la página de detalles de tu trato o contacto mostrará el estado de la firma del documento.

Haz clic en el estado de firma para ver la información sobre cada firmante, vistas de documentos y estado de firma.

• Rechazado: El firmante se negó a firmar el documento. Puedes volver a enviar la solicitud de firma al hacer clic en "reenviar invitación.”
• Enviado: La solicitud de firma aún está pendiente. Puedes hacer clic en “enviar recordatorio” para enviar un correo electrónico al destinatario con respecto a la solicitud.
• Completado: El firmante ya ha firmado.

Desde esta ventana, también puedes “cancelar la firma” y usar la opción “descargar” para descargar la versión original del documento. Si todos han firmado el documento, también puedes descargar la versión firmada del documento, así como el registro de auditoría.

¿Cuántas firmas puedo solicitar?

La cantidad de firmas puede variar según el plan que tengas.

• Profesional y Corporativo: Estos planes cuentan con solicitudes de firma ilimitadas (aplica la política de uso razonable).
• Básico y Avanzado (complemento). Las cuentas de empresa que tienen estos planes con el complemento habilitado pueden adquirir dos niveles de solicitudes de firmas:
  • 30 solicitudes de firma por mes.
  • 100 solicitudes de firma por mes.

• Básico y Avanzado (período de prueba del complemento). Las cuentas de empresas que tienen estos planes y están en período de prueba del complemento pueden solicitar hasta 5 firmas.

¿Cuál es la política de uso razonable?

Pipedrive supervisará de cerca el uso de las firmas electrónicas. Si notamos que la función se utiliza para revender, se abusa de ella de cualquier otra forma o es excesivamente onerosa, nos reservamos el derecho, a nuestro exclusivo criterio, de impedir o suspender el acceso de un usuario a la función.