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Solicitud de firmas
La firma del documento
Consulta del estado de la firma de tu documento
¿Cuántas firmas puedo solicitar?

Smart Docs: Firmas electrónicas

JT
Jenny Takahara, 2 de diciembre de 2022
Nota: El complemento Smart Docs está incluido en los planes Profesional y Corporativo y está disponible en los planes Básico y Avanzado. Solo los usuarios con acceso a los ajustes de la cuenta pueden comprar el complemento para la cuenta de la empresa. El complemento viene con 14 días de prueba gratis con cinco firmas durante el período de prueba (requiere datos de facturación). Obtén más información sobre los Términos y condiciones de este complemento en esta página.

La función de Smart Docs incluye la función de Firmas electrónicas, para poder solicitar a tus clientes la firma de documentos sin necesidad de herramientas adicionales.

Nota: Firmas electrónicas de Pipedrive ofrece la firma electrónica básica. Obtén más información acerca de este tipo de firmas en este artículo.

Solicitud de firmas

Enviar una solicitud

Nota: Después de 60 días, las solicitudes de firmas electrónicas incompletas caducarán. Esto significa que los enlaces ya no serán válidos y el estado del documento aparecerá como "caducado".

Para solicitar una firma, primero debes crear o cargar un documento con la función de Smart Docs en la página de detalles del trato o del contacto. Puedes obtener más información acerca de cómo configurar un documento en este artículo.

Puedes solicitar una firma en dos lugares:

  • En el editor de documentos
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  • En la vista de detalles
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Nota: Al solicitar una firma se creará otra versión del documento.

Una vez que haces clic en "Solicitar firmas" se te pedirá que revises tu documento y gestiones a tus firmantes. El usuario que solicita la firma (tú) y la persona de contacto vinculada se añaden automáticamente como firmantes, pero puedes eliminar o añadir a esta lista. Puedes añadir hasta 10 firmantes por documento.

Puedes cambiar el idioma de la invitación en "Idioma de la invitación".

Autenticar tu solicitud

Las solicitudes de firma requieren un código de autenticación de manera predeterminada.

Cuando se activa esta función de seguridad, los firmantes reciben un código de autenticación único por correo electrónico para verificar (pero no garantizar) la validez de su correo electrónico. El firmante debe utilizar este código para firmar el documento.

Personalizar tu solicitud

Personaliza los correos electrónicos de solicitud de firma electrónica que reciben tus clientes añadiendo una línea de asunto y un mensaje personalizados.

Nota: Los administradores de los ajustes de la cuenta pueden establecer el estado predeterminado para el código de autenticación, así como establecer los mensajes predeterminados para los correos electrónicos de solicitudes de firmas, en la configuración de Smart Docs. Sin embargo, cualquier usuario puede activar o desactivar los códigos de autenticación para cada firmante.

Una vez que hagas clic en "Siguiente", podrás agregar campos de firmantes al documento. Puedes arrastrar y soltar campos en la ubicación en donde deseas que aparezcan en el documento final.

Una vez que hayas colocado un campo en un documento, puedes pasar el cursor sobre el campo para editar y configurar cada campo.

Nota: Puedes agregar hasta 1,000 campos de firmantes a un documento. Solo se admiten caracteres latinos en los campos de texto del firmante.

    Actualmente, hay cuatro tipos de campos de firmantes disponibles, con diferentes configuraciones disponibles:

    FirmasEste no tiene configuración, siempre es un campo obligatorio
    InicialesSe puede alternar como un campo obligatorio/opcional
    Campo de texto
    • Se puede alternar como un campo obligatorio/opcional
    • Se puede agregar texto de sugerencia para decirle al firmante qué escribir
    • Se puede cambiar el formato básico
    Casilla de verificaciónSe puede alternar como un campo obligatorio/opcional

    Si agregas campos de firmantes en el documento, debes incluir un campo de firma para cada firmante. Puedes alternar entre los firmantes en el menú desplegable "Seleccionar firmante" que aparece en el panel izquierdo. Aquí también puedes asignar un campo a un firmante diferente si estás editando los campos.

    Una vez que hayas terminado de configurar el documento y hagas clic en "Enviar", se enviará el documento con las instrucciones a todos los firmantes. Recibirás una notificación por correo electrónico cada vez que alguien firme o se niegue a firmar.

    Si no deseas agregar campos de firma en el documento, puedes omitir este paso al hacer clic en "Enviar de todos modos".

    Si envías el documento sin colocar ningún campo de firmante en el documento, las firmas electrónicas se colocarán en una página adicional en la parte posterior del documento.


    La firma del documento

    Cuando un firmante abre la solicitud de firma del documento en su correo electrónico, podrá revisar el documento. Le aparecerá un aviso para firmar el documento, declinar la firma y descargar el documento como PDF en la esquina superior derecha.

    Nota: Si el firmante acepta almacenar cookies, podrás ver cuándo y cuántas veces se abre el documento.
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    Para comenzar a firmar el documento, el firmante puede hacer clic en los campos del firmante en el documento, o puede utilizar la guía útil para firmantes que se encuentra en el lado izquierdo. Los campos obligatorios estarán marcados con un asterisco rojo.

    Cuando el firmante haga clic para completar un campo de firma o iniciales, tendrá la opción de escribir o dibujar su firma.

    Una vez que se hayan completado todos los campos obligatorios del firmante, el firmante puede hacer clic en el botón "Finalizar firma" para continuar.

    Nota: Las firmas digitales solo se aplicarán a un documento una vez que todos los firmantes hayan completado la solicitud de firma.

    Luego verán el aviso de Firmar el documento, donde el firmante deberá marcar la casilla para confirmar que revisó el documento y tiene el derecho legal de firmar y completar el código de autenticación (si es necesario) que fue enviado al firmante para validar su correo electrónico.

    Nota: Si omitiste el paso de añadir campos de firmante dentro del documento, cuando el firmante haga clic en "Firmar el documento", verá el cuadro de creación de firma, donde puede escribir, dibujar o cargar una imagen de su firma.

    Cuando el documento haya sido firmado por todos, se enviará automáticamente por correo electrónico un PDF del documento firmado y el registro de auditoría a todos los firmantes y al usuario que solicitó las firmas.


    Consulta del estado de la firma de tu documento

    El documento en la página de detalles de tu trato o contacto muestra el estado de la firma del documento.

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    Si haces clic en el estado de la firma, verás la información de cada firmante, visualizaciones del documento y el estado de las firmas.

    • Rechazado: el firmante se negó a firmar el documento. Puedes volver a enviar la solicitud de firma al hacer clic en "Reenviar invitación".
    • En espera: la solicitud de la firma sigue pendiente. Puedes enviar un correo recordatorio para volver a enviar la invitación.
    • Firmado: el firmante ya firmó.

    También hay varias actividades que puedes realizar en la ventana de detalles de la firma:

    • Reenviar invitación: si el firmante declina la solicitud de firma, se la puedes volver a enviar.
    • Enviar recordatorio: si haces clic en "Enviar recordatorio", el firmante vuelve a recibir una solicitud de firma por correo electrónico.
    • Enviar PDF firmado: una vez que todos hayan firmado el documento, puedes enviar una copia firmada en PDF a cada usuario individual.
    • Cancelar firma: cancela el proceso de firma de todos. Se enviará un correo electrónico de cancelación a todos los firmantes.
    Nota: Solo puede haber una versión de un documento en firma a la vez. Si quieres firmar una versión adicional del documento, primero tienes que cancelar la versión en progreso. Si ya tienes una versión firmada del documento, no puedes empezar a firmar una versión adicional del documento. Tendrás que crear un nuevo documento.

    Cuando todos hayan firmado el documento, puedes hacer clic en la versión para ver y descargar el documento firmado en la vista de detalles del trato o del contacto.

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    ¿Cuántas firmas puedo solicitar?

    La cantidad de firmas puede variar según el plan que tengas.

    • Profesional y Corporativo. Estos planes tienen disponibles ilimitadas solicitudes de firma (aplica la política de uso razonable).
    • Básico y Avanzado (complemento). Las cuentas de empresa que tienen estos planes con el complemento habilitado tienen la opción de comprar dos niveles de solicitudes de firmas:
      • 30 solicitudes de firma por mes.
      • 100 solicitudes de firmas por mes.
        Si tienes contratado un plan anual, tu cuenta de empresa puede contar con 30 o 100 firmas, dependiendo del nivel elegido. Las firmas que no se usan no se transfieren al mes siguiente.
    • Básico y Avanzado (período de prueba del complemento). Las cuentas de empresa que tienen estos planes y están en período de prueba del complemento pueden solicitar hasta 5 firmas.
    Nota: Solo los usuarios con acceso a la facturación pueden comprar el complemento y el paquete de firmas. Las solicitudes de firma son por cuenta de la empresa y por mes.

    ¿Cuál es la política de uso razonable?

    Pipedrive supervisará de cerca el uso de las Firmas electrónicas. Si notamos que la función se utiliza para revender, se abusa de ella de cualquier otra forma o es excesivamente onerosa, nos reservamos el derecho, a nuestro exclusivo criterio, de impedir o suspender el acceso de un usuario a la función.

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