Smart Docs: Firmas electrónicas

JT
Jenny Takahara, 15 de abril de 2021
Nota: Esta función está disponible solo para usuarios de los planes Profesional y Corporativo, así como usuarios que están probando estos planes con datos de facturación válidos agregados en el sistema.


Para los usuarios Profesional y Corporativo, la función Smart Docs incluye la función Firmas electrónicas, para poder solicitar a tus clientes la firma de documentos sin necesidad de herramientas adicionales.

Nota: Firmas electrónicas de Pipedrive ofrece la Firma electrónica básica. Obtén más información acerca de este tipo de firmas en este artículo.

Solicitud de firmas

Para solicitar una firma, primero debes crear o cargar un documento con la función Smart Docs en la página de detalles del trato. Puedes obtener más información acerca de cómo configurar un documento en este artículo.

Solicita una firma de dos ubicaciones:

  • En el editor de documentos;
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  • En la Vista de detalles;
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Al solicitar una firma se crea otra versión del documento.

Una vez que haces clic en Solicitar firmas se te pide que revises tu documento y gestiones a tus firmantes. El usuario que solicita la firma (tú) y la persona de contacto se añaden automáticamente como firmantes, pero puedes eliminar o añadir a esta lista. Puedes añadir hasta 10 firmantes por documento.

Puedes cambiar el idioma de la invitación en Idioma de invitación.

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Una vez que haces clic en Solicitar firmas el documento es enviado a todos los firmantes con instrucciones. Recibirás un aviso por correo electrónico cada vez que alguien firme o se niegue a firmar.


Firma de documentos

Cuando un firmante abre una solicitud de firma de documento en su correo electrónico, pueden revisar el documento. Aparecen avisos para firmar el document, negar firma de documento y descargar documento como PDF en la esquina superior derecha.

Nota: Si el firmante está de acuerdo con guardar cookies, puedes ver cuándo y cuántas veces se abre el documento.
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En el aviso de Firmar el documento, el Firmante debe marcar la casilla para confirmar que han revisado el documento y que tienen el derecho legal de firmarlo, y pueden escribir su nombre antes de continuar. Se envía un código de autenticación al correo electrónico del firmante para validar su identidad.

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Nota: La única manera en que el firmante puede firmar el documento es escribiendo su nombre. En este momento, no hay manera de cargar o escribir a mano una firma.


Una vez que todos firmaron el documento, se le envía automáticamente a todos los firmantes y al usuario que solicitó las firmas, una copia PDF del documento firmado y un rastreo de auditoría.

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Consulta del estado de la firma de tus documentos

El documento en la página de detalles de tu trato muestra el estado de la firma del documento.

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Si haces clic en el estado, ves la información de cada firmante, visualizaciones del documento y el estado de las firmas.

  • Negado: el firmante se ha negado a firmar el documento. Puedes volver a enviar la solicitud de firma haciendo clic en Volver a enviar invitación.
  • En espera:: la solicitud de la firma sigue pendiente. Puedes enviar un correo recordatorio para volver a enviar la invitación.
  • Firmado: el firmante ya firmó.
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También hay varias acciones que puedes realizar en la ventana de detalles de la firma:

  • Volver a enviar invitación: si el firmante niega la solicitud de firma, se la puedes volver a enviar.
  • Enviar recordatorio: si haces clic en enviar recordatorio, el firmante volverá a recibir una solicitud de firma por correo.
  • Enviar PDF firmado: una vez que todos hayan firmado el documento, podrás enviar una copia firmada en PDF a cada usuario.
  • Cancelar firma: cancela el proceso de firma de todos. Se envía un correo electrónico de cancelación a todos los firmantes.
Note: Solo puede haber una copia del documento Siendo firmado a la vez. Si quieres firmar una copia más del documento, primero tienes que finalizar el proceso de firma o cancelar la versión en progreso. Si ya tienes una versión firmada del documento, no puedes empezar a firma una versión adicional del documento. Tienes que crear un nuevo documento.


Cuando un documento ha sido firmado por todos, puedes hacer clic en la versión para ver y descargar el documento firmado en la vista de detalles del trato.

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