Base de conocimiento

La función de Smart Docs incluye la función de Firmas electrónicas, para poder solicitar a tus clientes la firma de documentos sin necesidad de herramientas adicionales.

Solicitud de firmas

Enviar una solicitud

Para solicitar una firma, primero debes crear o cargar un documento con la función de Smart Docs en la página de detalles del trato o del contacto. Puedes obtener más información acerca de cómo configurar un documento en este artículo.

Puedes solicitar una firma en dos lugares:

• En el editor de documentos
  
  
  
• En la vista de detalles
  

Una vez que haces clic en "Solicitar firmas" se te pedirá que revises tu documento y gestiones a tus firmantes. El usuario que solicita la firma (tú) y la persona de contacto vinculada se añaden automáticamente como firmantes, pero puedes eliminar o añadir a esta lista. Puedes añadir hasta 10 firmantes por documento.

Puedes cambiar el idioma de la invitación en "Idioma de la invitación".

Autenticar tu solicitud

Las solicitudes de firma requieren un código de autenticación de manera predeterminada.

Cuando se activa esta función de seguridad, los firmantes reciben un código de autenticación único por correo electrónico para verificar (pero no garantizar) la validez de su correo electrónico. El firmante debe utilizar este código para firmar el documento.

Personalizar tu solicitud

Personaliza los correos electrónicos de solicitud de firma electrónica que reciben tus clientes añadiendo una línea de asunto y un mensaje personalizados.

Una vez que hagas clic en "Siguiente", podrás agregar campos de firmantes al documento. Puedes arrastrar y soltar campos en la ubicación en donde deseas que aparezcan en el documento final.

Una vez que hayas colocado un campo en un documento, puedes pasar el cursor sobre el campo para editar y configurar cada campo.

Actualmente, hay cuatro tipos de campos de firmantes disponibles, con diferentes configuraciones disponibles:

Si agregas campos de firmantes en el documento, debes incluir un campo de firma para cada firmante. Puedes alternar entre los firmantes en el menú desplegable "Seleccionar firmante" que aparece en el panel izquierdo. Aquí también puedes asignar un campo a un firmante diferente si estás editando los campos.

Una vez que hayas terminado de configurar el documento y hagas clic en "Enviar", se enviará el documento con las instrucciones a todos los firmantes. Recibirás una notificación por correo electrónico cada vez que alguien firme o se niegue a firmar.

Si no deseas agregar campos de firma en el documento, puedes omitir este paso al hacer clic en "Enviar de todos modos".

Si envías el documento sin colocar ningún campo de firmante en el documento, las firmas electrónicas se colocarán en una página adicional en la parte posterior del documento.

La firma del documento

Cuando un firmante abre la solicitud de firma del documento en su correo electrónico, podrá revisar el documento. Le aparecerá un aviso para firmar el documento, declinar la firma y descargar el documento como PDF en la esquina superior derecha.

Para comenzar a firmar el documento, el firmante puede hacer clic en los campos del firmante en el documento, o puede utilizar la guía útil para firmantes que se encuentra en el lado izquierdo. Los campos obligatorios estarán marcados con un asterisco rojo.

Cuando el firmante haga clic para completar un campo de firma o iniciales, tendrá la opción de escribir o dibujar su firma.

Una vez que se hayan completado todos los campos obligatorios del firmante, el firmante puede hacer clic en el botón "Finalizar firma" para continuar.

Luego verán el aviso de Firmar el documento, donde el firmante deberá marcar la casilla para confirmar que revisó el documento y tiene el derecho legal de firmar y completar el código de autenticación (si es necesario) que fue enviado al firmante para validar su correo electrónico.

Cuando el documento haya sido firmado por todos, se enviará automáticamente por correo electrónico un PDF del documento firmado y el registro de auditoría a todos los firmantes y al usuario que solicitó las firmas.

Consulta del estado de la firma de tu documento

El documento en la página de detalles de tu trato o contacto muestra el estado de la firma del documento.

Si haces clic en el estado de la firma, verás la información de cada firmante, visualizaciones del documento y el estado de las firmas.

• Rechazado: el firmante se negó a firmar el documento. Puedes volver a enviar la solicitud de firma al hacer clic en "Reenviar invitación".
• En espera: la solicitud de la firma sigue pendiente. Puedes enviar un correo recordatorio para volver a enviar la invitación.
• Firmado: el firmante ya firmó.

También hay varias actividades que puedes realizar en la ventana de detalles de la firma:

• Reenviar invitación: si el firmante declina la solicitud de firma, se la puedes volver a enviar.
• Enviar recordatorio: si haces clic en "Enviar recordatorio", el firmante vuelve a recibir una solicitud de firma por correo electrónico.
• Enviar PDF firmado: una vez que todos hayan firmado el documento, puedes enviar una copia firmada en PDF a cada usuario individual.
• Cancelar firma: cancela el proceso de firma de todos. Se enviará un correo electrónico de cancelación a todos los firmantes.

Cuando todos hayan firmado el documento, puedes hacer clic en la versión para ver y descargar el documento firmado en la vista de detalles del trato o del contacto.

¿Cuántas firmas puedo solicitar?

La cantidad de firmas puede variar según el plan que tengas.

• Profesional y Corporativo. Estos planes tienen disponibles ilimitadas solicitudes de firma (aplica la política de uso razonable).
• Básico y Avanzado (complemento). Las cuentas de empresa que tienen estos planes con el complemento habilitado tienen la opción de comprar dos niveles de solicitudes de firmas:
  • 30 solicitudes de firma por mes.
  • 100 solicitudes de firmas por mes.
    Si tienes contratado un plan anual, tu cuenta de empresa puede contar con 30 o 100 firmas, dependiendo del nivel elegido. Las firmas que no se usan no se transfieren al mes siguiente.
• Básico y Avanzado (período de prueba del complemento). Las cuentas de empresa que tienen estos planes y están en período de prueba del complemento pueden solicitar hasta 5 firmas.

¿Cuál es la política de uso razonable?

Pipedrive supervisará de cerca el uso de las Firmas electrónicas. Si notamos que la función se utiliza para revender, se abusa de ella de cualquier otra forma o es excesivamente onerosa, nos reservamos el derecho, a nuestro exclusivo criterio, de impedir o suspender el acceso de un usuario a la función.