Base de conocimientos

La función Smart Docs incluye la función Firmas electrónicas, para poder solicitar a tus clientes la firma de documentos sin necesidad de herramientas adicionales.

Solicitud de firmas

Para solicitar una firma, primero debes crear o cargar un documento con la función Smart Docs en la página de detalles del trato. Puedes obtener más información acerca de cómo configurar un documento en este artículo.

Solicita una firma de dos ubicaciones:

• En el editor de documentos
  
  
  
• En la vista de detalles
  

Al solicitar una firma se crea otra versión del documento.

Una vez que haces clic en Solicitar firmas se te pide que revises tu documento y gestiones a tus firmantes. El usuario que solicita la firma (tú) y la persona de contacto se añaden automáticamente como firmantes, pero puedes eliminar o añadir a esta lista. Puedes añadir hasta 10 firmantes por documento.

Puedes cambiar el idioma de la invitación en Idioma de invitación.

Una vez que haces clic en Solicitar firmas el documento es enviado a todos los firmantes con instrucciones. Recibirás un aviso por correo electrónico cada vez que alguien firme o se niegue a firmar.

Firma de documentos

Cuando un firmante abre una solicitud de firma de documento en su correo electrónico, pueden revisar el documento. Aparecen avisos para firmar el documento, negar la firma del documento y descargar documento como PDF en la esquina superior derecha.

En el aviso de Firmar el documento, el firmante debe marcar la casilla para confirmar que han revisado el documento y que tienen el derecho legal de firmarlo, y pueden escribir su nombre antes de continuar. Se envía un código de autenticación al correo electrónico del firmante para validar su identidad.

Una vez que todos firmaron el documento, se le envía automáticamente a todos los firmantes y al usuario que solicitó las firmas, una copia PDF del documento firmado y un rastreo de auditoría.

Consulta del estado de la firma de tus documentos

El documento en la página de detalles de tu trato muestra el estado de la firma del documento.

Si haces clic en el estado, ves la información de cada firmante, visualizaciones del documento y el estado de las firmas.

• Negado: el firmante se ha negado a firmar el documento. Puedes volver a enviar la solicitud de firma haciendo clic en Volver a enviar invitación.
• En espera: la solicitud de la firma sigue pendiente. Puedes enviar un correo recordatorio para volver a enviar la invitación.
• Firmado: el firmante ya firmó.

También hay varias acciones que puedes realizar en la ventana de detalles de la firma:

• Volver a enviar invitación: si el firmante niega la solicitud de firma, se la puedes volver a enviar.
• Enviar recordatorio: si haces clic en enviar recordatorio, el firmante volverá a recibir una solicitud de firma por correo.
• Enviar PDF firmado: una vez que todos hayan firmado el documento, podrás enviar una copia firmada en PDF a cada usuario.
• Cancelar firma: cancela el proceso de firma de todos. Se envía un correo electrónico de cancelación a todos los firmantes.

Cuando un documento ha sido firmado por todos, puedes hacer clic en la versión para ver y descargar el documento firmado en la vista de detalles del trato.

¿Cuántas firmas puedo solicitar?

Según el plan al que estés suscrito, la cantidad de firmas puede variar.

• Profesional y Corporativo. Estos planes tienen disponibles solicitudes ilimitadas de firmas.
• Básico y Avanzado (complemento). Las cuentas de empresa que tienen estos planes con el complemento habilitado tienen la opción de comprar dos niveles de solicitudes de firmas:
  • 30 solicitudes de firma por mes.
  • 100 solicitudes de firmas por mes:
    Si tienes contratado un plan anual, tu cuenta de empresa puede contar con 30 o 100 firmas, dependiendo del nivel elegido. Las firmas que no se usan no se transfieren al mes siguiente.
• Básico y Avanzado (período de prueba del complemento). Las cuentas de empresa que tienen estos planes y están en período de prueba del complemento pueden solicitar hasta 5 firmas.