Base de conocimiento

La funcionalidad Smart Docs incluye firmas electrónicas, para que puedas solicitar firmas de clientes sin herramientas adicionales.

La función de firmas electrónicas de Pipedrive ofrece la firma electrónica digital básica. Obtén más información sobre este tipo de firma en este artículo.

Solicitud de firmas

Enviar una solicitud

Para solicitar una firma, debes crear o cargar un documento con la función de Smart Docs en la página de detalles del trato o del contacto. Puedes aprender cómo configurar un documento en este artículo.

Puedes solicitar una firma en dos lugares:

En el editor de documentos

En la vista de detalles

Después de hacer clic en “Solicitar firmas”, se te pedirá que revises tu documento y gestiones a los firmantes. El usuario que solicita la firma (tú) y la persona de contacto vinculada se añadirán automáticamente como firmantes, pero puedes eliminarlos o añadir más a esta lista. Puedes añadir hasta 10 firmantes por documento.

Puedes cambiar el idioma de la invitación en “Idioma de la invitación”.

Autenticar tu solicitud

Las solicitudes de firma requieren un código de autenticación.

Cuando esta funcionalidad de seguridad está activada, los firmantes reciben un código de autenticación de un solo uso por correo electrónico para comprobar (pero no garantizar) la validez de su correo electrónico. El firmante debe usar este código para firmar el documento.

Personalizar tu solicitud

Personaliza los correos electrónicos de solicitud de firma electrónica que reciben tus clientes añadiendo un asunto y un mensaje personalizados.

Una vez que hagas clic en “Siguiente”, podrás añadir campos de firmante al documento y arrastrarlos y soltarlos donde quieras que aparezcan.

Una vez que hayas colocado un campo en un documento, puedes pasar el cursor sobre él para editar y configurar cada campo.

Actualmente hay cuatro tipos de campos de firmante disponibles, con diferentes opciones de configuración:

Si añades campos de firmante al documento, debes incluir un campo de firma para cada firmante. Puedes cambiar entre los firmantes en el menú desplegable “Seleccionar firmante” del panel izquierdo.

También puedes asignar un campo a otro firmante al editar los campos.

Cuando termines de configurar el documento, haz clic en “Enviar” y se enviará a todos los firmantes con instrucciones. Recibirás una notificación por correo electrónico cada vez que alguien firme o rechace firmar.

Si no quieres añadir campos de firma al documento, puedes omitir este paso haciendo clic en “Enviar de todos modos”.

Si envías el documento sin campos de firmante, las firmas se colocarán en una página adicional al final.

Tipos de documentos no admitidos

Los siguientes tipos de documentos no son compatibles con la recopilación de firmas:

• Documentos cifrados (documentos protegidos con contraseña)
• Documentos ya firmados digitalmente.
• Documentos con permisos de solo lectura.

Al usar uno de estos tipos de documentos, no aparecerá ningún error y el proceso de firma se realizará como de costumbre. Sin embargo, Pipedrive no lo recibirá, por lo que el documento nunca aparecerá como “completo”.

La firma del documento

Cuando un firmante abre una solicitud de firma en su correo electrónico, puede revisar el documento. Pueden hacer clic en el campo “Firma” para firmar el documento escribiendo o dibujando, o usar el menú desplegable de la esquina superior derecha para “Rechazar firmar” o “Descargar como PDF”.

Una vez que se hayan completado todos los campos obligatorios del firmante, el firmante puede hacer clic en el botón “Finalizar firma” para continuar.

Se le pedirá al firmante que envíe un código de autenticación y marque una casilla para confirmar que ha leído el documento. Después, pueden hacer clic en “Firmar” para completar el envío del documento.

Cuando todos hayan firmado el documento, se enviará automáticamente por correo electrónico un PDF del documento firmado y el registro de auditoría a todos los firmantes y al usuario que solicitó las firmas.

Consulta del estado de la firma de tu documento

El documento en la página de detalles de tu contacto o negocio mostrará el estado de firma del documento.

Haz clic en el estado de la firma para ver información de cada firmante, las visualizaciones del documento y el estado de la firma.

• Rechazado: El firmante se negó a firmar el documento. Puedes volver a enviar la solicitud de firma haciendo clic en “Reenviar invitación”.
• Enviado: La solicitud de firma aún está pendiente. Puedes hacer clic en “enviar recordatorio” para enviar un correo electrónico al destinatario con respecto a la solicitud.
• Completado: El firmante ya ha firmado.

Desde esta ventana, también puedes “Cancelar la firma” y usar la opción “Descargar” para descargar la versión original del documento. Si todo el mundo ha firmado el documento, también puedes descargar la versión firmada junto con el registro de auditoría.

¿Cuántas firmas puedo solicitar?

Según tu plan, el número de firmas puede variar:

• Premium y Ultimate – Estos planes incluyen solicitudes de firma ilimitadas (sujetas a una política de uso razonable).
• Lite y Growth (complemento) – Las cuentas de empresa con el complemento habilitado pueden comprar dos niveles de solicitudes de firma:
  • 30 solicitudes de firma al mes
  • 100 solicitudes de firma al mes
• Lite y Growth (prueba del complemento) – Las cuentas de empresa que usan la prueba del complemento pueden solicitar hasta cinco firmas.

¿Qué es la política de uso razonable?

Pipedrive supervisa de cerca el uso de las firmas electrónicas. Si detectamos que la funcionalidad se está usando para la reventa, se está abusando de ella de cualquier otra manera o supone una carga excesiva, nos reservamos el derecho, a nuestra entera discreción, de impedir o suspender el acceso de un usuario a la funcionalidad.