Base de conocimiento

La función Smart Docs viene con la funcionalidad de firmas electrónicas, para que puedas solicitarle a tus clientes firmar los documentos sin necesidad de herramientas adicionales.

La función de firmas electrónicas de Pipedrive ofrece la firma electrónica digital básica. Obtén más información sobre este tipo de firma en este artículo.

Solicitud de firmas

Enviar una solicitud

Para solicitar una firma, debes crear o cargar un documento con la función de Smart Docs en la página de detalles del trato o del contacto. Puedes aprender cómo configurar un documento en este artículo.

Puedes solicitar una firma en dos lugares:

• En el editor del documento

En la vista de detalles

Después de hacer clic en "Solicitar firmas", se te pedirá que revises el documento y administres a los firmantes. El usuario que solicita la firma (tú) y la persona de contacto vinculada se agregarán automáticamente como firmantes, pero tú puedes eliminarlos o agregarlos a esta lista. Puedes agregar hasta 10 firmantes por documento.

Puedes cambiar el idioma de la invitación en "Idioma de la invitación".

Autenticar tu solicitud

Las solicitudes de firma requieren un código de autenticación.

Cuando se activa esta función de seguridad, los firmantes reciben un código único de autenticación por correo electrónico para verificar (pero no garantizar) la validez de su correo electrónico. El firmante debe utilizar este código para firmar el documento.

Personalizar tu solicitud

Personaliza los correos electrónicos de la solicitud de firma electrónica que reciben tus clientes al agregar una línea de asunto y un mensaje personalizados.

Una vez que hagas clic en “Siguiente”, puedes agregar los campos del firmante al documento y arrastrarlos y soltarlos donde desees que aparezcan.

Una vez que hayas colocado un campo en un documento, puedes pasar el cursor para editar y configurar cada campo.

Actualmente, hay cuatro tipos de campos de firmante disponibles, con diferentes configuraciones disponibles:

Si agregas campos del firmante al documento, debes incluir un campo de firma para cada firmante. Puedes cambiar a los firmantes en el menú desplegable “Seleccionar firmante” en el panel izquierdo.

También puedes asignar un campo a un firmante diferente al editar los campos.

Una vez que hayas terminado de configurar el documento, haz clic en “Enviar” y el documento se enviará con instrucciones para todos los firmantes. Recibirás una notificación por correo electrónico cada vez que alguien firme o decline firmar.

Si no deseas agregar los campos de firma en el documento, puedes omitir este paso al hacer clic en "Enviar de todos modos".

Si envías el documento sin los campos del firmante, las firmas se colocarán en una página adicional en la parte posterior.

Tipos de documentos no admitidos

Los siguientes tipos de documentos no son compatibles con la recopilación de firmas:

• Documentos encriptados (documentos protegidos por una contraseña)
• Documentos ya firmados digitalmente
• Documentos con permisos de solo lectura

Al utilizar uno de estos tipos de documentos, no aparecerá ningún error y el proceso de firma se realizará como de costumbre. Sin embargo, Pipedrive no lo recibirá, por lo que el documento nunca aparecerá como "completado".

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La firma del documento

Cuando un firmante abre una solicitud de firma en su correo electrónico, puede revisar el documento. Pueden hacer clic en el campo “Firma” para firmar el documento al escribir, dibujar, o usar el menú desplegable en la esquina superior derecha para “Declinar firmar” o “Descargar como PDF”.

Nota: Si el firmante acepta almacenar las cookies, puedes ver cuándo y cuántas veces se abrió el documento.

Una vez que se hayan completado todos los campos obligatorios del firmante, el firmante puede hacer clic en el botón "Finalizar firma" para continuar.

Nota: Las firmas digitales solo se aplicarán a un documento una vez que todos los firmantes hayan completado la solicitud de firma.

Se le pedirá al firmante que envíe un código de autenticación y marque una casilla para confirmar que ha leído el documento. Después de eso, pueden hacer clic en “Firmar” para completar el envío del documento.

Cuando todos hayan firmado el documento, se enviará automáticamente por correo electrónico un PDF del documento firmado y el registro de auditoría a todos los firmantes y al usuario que solicitó las firmas.

Nota: Si conectaste Smart Docs con tu almacenamiento en la nube, el documento firmado y el registro de auditoría se guardarán automáticamente en la ubicación de almacenamiento en la nube seleccionada. Obtén más información sobre cómo conectarte al almacenamiento en la nube en este artículo.

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Consulta del estado de la firma de tu documento

El documento en la página de detalles de tu trato o contacto mostrará el estado de la firma del documento.

Haz clic en el estado de la firma para ver la información sobre cada firmante, vistas de documentos y estado de la firma.

• Rechazado: El firmante se negó a firmar el documento. Puedes volver a enviar la solicitud de firma al hacer clic en "reenviar invitación.”
• Enviado: La solicitud de firma aún está pendiente. Puedes hacer clic en “enviar recordatorio” para enviar un correo electrónico al destinatario con respecto a la solicitud.
• Completado: El firmante ya ha firmado.

Desde esta ventana, también puedes “Cancelar la firma” y utilizar la opción “Descargar” para descargar la versión original del documento. Si todos ya han firmado el documento, también puedes descargar la versión firmada del documento, así como el registro de auditoría.

Nota: Únicamente puede haber una sola versión de un documento en firma a la vez. Si quieres firmar una versión adicional del documento, tienes que cancelar la versión en progreso. Si ya tienes una versión firmada del documento, no puedes solicitar firmas para otra versión, tendrás que crear una nueva.

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¿Cuántas firmas puedo solicitar?

Nota: Únicamente los usuarios con acceso a la facturación pueden comprar el complemento y los paquetes de firmas. Las solicitudes de firma son por cuenta de la empresa y por mes.

Según el plan que tengas contratado, la cantidad de firmas puede variar.

• Profesional, Power y Corporativo: Estos planes cuentan con solicitudes de firma ilimitadas (aplica la política de uso razonable).
• Básico y Avanzado (complemento). Las cuentas de empresa que tienen estos planes con el complemento habilitado pueden adquirir dos niveles de solicitudes de firmas:
  • 30 solicitudes de firma por mes.
  • 100 solicitudes de firma por mes.

• Básico y Avanzado (período de prueba del complemento). Las cuentas de empresas que tienen estos planes y están en período de prueba del complemento pueden solicitar hasta 5 firmas.

Nota: Si tienes un plan anual Básico o Avanzado, la cuenta de tu empresa tiene una asignación mensual de 30 o 100 firmas, según el nivel elegido. Las firmas no utilizadas no se transferirán al siguiente mes.

¿Cuál es la Política de uso razonable?

Pipedrive monitorea de cerca el uso de firmas electrónicas. Si notamos que la función se utiliza para revender, se abusa de ella de cualquier otra manera o es excesivamente gravosa, nos reservamos el derecho, a nuestro exclusivo criterio, de impedir o suspender el acceso de un usuario a la función.