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Solicitud de firmas
Firma de documentos
Consulta del estado de la firma de tus documentos
¿Cuántas firmas puedo solicitar?

Smart Docs: Firmas electrónicas

JT
Jenny Takahara, 28 de febrero de 2022
Nota: El complemento Smart Docs está incluido en los planes Profesional y Corporativo y está disponible en los planes Básico y Avanzado. Solo los usuarios administradores pueden comprar el complemento para la cuenta de la empresa. El complemento viene con 14 días de prueba gratis con cinco firmas durante el período de prueba (requiere datos de facturación). Obtén más información sobre los Términos y condiciones de este complemento en esta página.

La función Smart Docs incluye la función Firmas electrónicas, para poder solicitar a tus clientes la firma de documentos sin necesidad de herramientas adicionales.

Nota: Firmas electrónicas de Pipedrive ofrece la Firma electrónica básica. Obtén más información acerca de este tipo de firmas en este artículo.

Solicitud de firmas

Para solicitar una firma, primero debes crear o cargar un documento con la función Smart Docs en la página de detalles del trato. Puedes obtener más información acerca de cómo configurar un documento en este artículo.

Solicita una firma de dos ubicaciones:

  • En el editor de documentos
    Screen_Shot_2020-11-11_at_3.10.04_PM.png

  • En la vista de detalles
    Screen_Shot_2020-11-11_at_3.10.21_PM.png


Al solicitar una firma se crea otra versión del documento.

Una vez que haces clic en Solicitar firmas se te pide que revises tu documento y gestiones a tus firmantes. El usuario que solicita la firma (tú) y la persona de contacto se añaden automáticamente como firmantes, pero puedes eliminar o añadir a esta lista. Puedes añadir hasta 10 firmantes por documento.

Puedes cambiar el idioma de la invitación en Idioma de invitación.

Screen_Shot_2020-11-11_at_4.16.09_PM.png

Una vez que haces clic en Solicitar firmas el documento es enviado a todos los firmantes con instrucciones. Recibirás un aviso por correo electrónico cada vez que alguien firme o se niegue a firmar.


Firma de documentos

Cuando un firmante abre una solicitud de firma de documento en su correo electrónico, pueden revisar el documento. Aparecen avisos para firmar el documento, negar la firma del documento y descargar documento como PDF en la esquina superior derecha.

Nota: Si el firmante está de acuerdo con guardar cookies, puedes ver cuándo y cuántas veces se abre el documento.
Screen_Shot_2020-11-11_at_9.07.24_PM.png

En el aviso de Firmar el documento, el firmante debe marcar la casilla para confirmar que han revisado el documento y que tienen el derecho legal de firmarlo, y pueden escribir su nombre antes de continuar. Se envía un código de autenticación al correo electrónico del firmante para validar su identidad.

Screen_Shot_2020-11-11_at_4.40.03_PM.png
Nota: La única manera en que el firmante puede firmar el documento es escribiendo su nombre. En este momento, no hay manera de cargar o escribir a mano una firma.


Una vez que todos firmaron el documento, se le envía automáticamente a todos los firmantes y al usuario que solicitó las firmas, una copia PDF del documento firmado y un rastreo de auditoría.

Screen_Shot_2020-11-16_at_4.59.44_PM.png

Consulta del estado de la firma de tus documentos

El documento en la página de detalles de tu trato muestra el estado de la firma del documento.

Screen_Shot_2020-11-11_at_4.46.06_PM.png

Si haces clic en el estado, ves la información de cada firmante, visualizaciones del documento y el estado de las firmas.

  • Negado: el firmante se ha negado a firmar el documento. Puedes volver a enviar la solicitud de firma haciendo clic en Volver a enviar invitación.
  • En espera: la solicitud de la firma sigue pendiente. Puedes enviar un correo recordatorio para volver a enviar la invitación.
  • Firmado: el firmante ya firmó.
Screen_Shot_2020-11-11_at_9.13.14_PM.png

También hay varias acciones que puedes realizar en la ventana de detalles de la firma:

  • Volver a enviar invitación: si el firmante niega la solicitud de firma, se la puedes volver a enviar.
  • Enviar recordatorio: si haces clic en enviar recordatorio, el firmante volverá a recibir una solicitud de firma por correo.
  • Enviar PDF firmado: una vez que todos hayan firmado el documento, podrás enviar una copia firmada en PDF a cada usuario.
  • Cancelar firma: cancela el proceso de firma de todos. Se envía un correo electrónico de cancelación a todos los firmantes.
Nota: Solo puede haber una copia del documento Siendo firmado a la vez. Si quieres firmar una copia adicional del documento, primero tienes que finalizar el proceso de firma o cancelar la versión en progreso. Si ya tienes una versión firmada del documento, no puedes empezar a firmar una versión adicional del documento. Tienes que crear un nuevo documento.


Cuando un documento ha sido firmado por todos, puedes hacer clic en la versión para ver y descargar el documento firmado en la vista de detalles del trato.

Screen_Shot_2020-11-16_at_5.15.30_PM.png

¿Cuántas firmas puedo solicitar?

Según el plan al que estés suscrito, la cantidad de firmas puede variar.

  • Profesional y Corporativo. Estos planes tienen disponibles solicitudes ilimitadas de firmas.
  • Básico y Avanzado (complemento). Las cuentas de empresa que tienen estos planes con el complemento habilitado tienen la opción de comprar dos niveles de solicitudes de firmas:
    • 30 solicitudes de firma por mes.
    • 100 solicitudes de firmas por mes:
      Si tienes contratado un plan anual, tu cuenta de empresa puede contar con 30 o 100 firmas, dependiendo del nivel elegido. Las firmas que no se usan no se transfieren al mes siguiente.
  • Básico y Avanzado (período de prueba del complemento). Las cuentas de empresa que tienen estos planes y están en período de prueba del complemento pueden solicitar hasta 5 firmas.
Nota: Solo los usuarios administradores pueden comprar el complemento y el paquete de firmas. Las solicitudes de firmas son por cuenta de empresa por mes.
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