Base de conocimiento

¿Qué es una firma electrónica?

La ley federal de EE. UU., la ESIGN Act, define una “firma electrónica” como un sonido, símbolo o proceso electrónico adjunto o lógicamente asociado con un contrato u otro registro, y ejecutado o adoptado por una persona con la intención de firmar el registro.

Las firmas electrónicas se han utilizado para firmar cartas de oferta, contratos de venta, formularios de autorización, contratos de renta o arrendamiento, exenciones de responsabilidad, documentos financieros y más.

Una firma electrónica, tal como se define en el Reglamento eIDAS de la Unión Europea (n.º 910/2014 sobre identificación electrónica y servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior), abarca la amplia categoría de todas las firmas electrónicas, incluidos los «datos en formato electrónico que están adjuntos a otros datos en formato electrónico o asociados de manera lógica con ellos y que el firmante utiliza para firmar».

La firma digital básica que ofrece la función eSignatures de Pipedrive es un subtipo de firma electrónica con características avanzadas de seguridad.

Una firma electrónica básica usa Infraestructura de clave pública (PKI por sus siglas en inglés). Las características esenciales de la firma electrónica básica son las siguientes:

• Certificado digital emitido por un tercero (Asegurado)

• Cifrado asimétrico o de clave pública

• Captura de dirección IP

Con la función de Firmas electrónicas de Pipedrive, los firmantes pueden recibir un código de autenticación único para verificar, pero no garantizar, la validez de su correo electrónico. Esta es una función de seguridad opcional que se puede habilitar o deshabilitar para cada solicitud de firma.

¿Las Firmas electrónicas son jurídicamente vinculantes?

Las firmas electrónicas han sido ampliamente aceptadas y utilizadas en varios países durante muchos años. Las firmas digitales de Pipedrive están diseñadas para cumplir con los requisitos de seguridad estándar, incluido el cifrado asimétrico o de clave pública.

¿Cómo puede beneficiarse mi equipo de ventas al usar la función eSignatures?

Usar la función eSignatures ayuda a tu equipo de ventas a avanzar más rápido al digitalizar procesos manuales. Es especialmente útil para equipos remotos o cuando los clientes no tienen acceso fácil a una impresora.

Los beneficios principales incluyen:

• Integración con soluciones de almacenamiento en la nube como Google Drive, Microsoft OneDrive y SharePoint

• Almacenamiento automático de documentos firmados dentro del trato correspondiente para que el propietario y los seguidores puedan acceder a ellos fácilmente

• Características de seguridad opcionales, como códigos de autenticación de un solo uso enviados por correo electrónico para verificar a los firmantes

¿Cuál es la Política de uso razonable?

Pipedrive supervisará de cerca el uso de eSignatures. Si detectamos que la función se está usando para reventa, que se está abusando de ella de cualquier otra forma o que supone una carga excesiva, nos reservamos el derecho, a nuestra entera discreción, de impedir o suspender el acceso de un usuario a la función.

Si mi documento tiene todas las firmas requeridas, ¿puedo cancelarlo?

Una vez que un documento ha recopilado todas las firmas necesarias, el proceso se considera completado y ya no podrás cancelarlo.

La función eSignatures está diseñada para finalizar el documento una vez que todas las partes hayan firmado. Si necesitas hacer cambios en un documento completado, tendrás que crear una nueva versión y reiniciar el proceso de firma.

Si cancelo el proceso de firma, ¿puedo seguir usando la misma versión de un documento?

Sí, puedes reutilizar la misma versión del documento después de una cancelación. Si cancelas un proceso de firma porque, por ejemplo, olvidaste agregar a un firmante, el documento seguirá disponible en tu almacenamiento de trato o documento.

Para reiniciar el proceso:

• Ve a la vista de detalles del trato y abre la pestaña documento

• Selecciona la versión del documento que quieres enviar

• Agrega a tus firmantes (hasta diez por documento) y haz clic en "Enviar"

El nuevo proceso de firma contará con 60 días de vigencia.

Envié un documento para firmar, pero olvidé agregar a un firmante. ¿Puedo añadirlos después de enviar el documento?

No es posible añadir nuevos firmantes a un proceso de firma existente. Si necesitas añadir un firmante después de enviar el documento, tendrás que cancelar el proceso de firma existente y crear uno nuevo.

¿Cuántos firmantes puedo agregar a un documento?

Puedes agregar hasta 10 firmantes a un solo documento. Ten en cuenta que no puedes agregar nuevos firmantes una vez que el proceso de firma ha comenzado.

Si olvidas incluir a alguien, tendrás que cancelar el proceso existente y crear uno nuevo. Una vez que un documento ha recopilado todas las firmas requeridas, ya no podrás cancelarlo.

¿Cuánto tiempo tienen los firmantes para firmar?

El proceso de firma permanece activo durante 60 días a partir de la fecha en que se envió la solicitud. Si el documento no se firma dentro de este plazo, el enlace vencerá.

Si decides cancelar un documento antes de que se complete, podrás seguir usando esa misma versión del documento para iniciar un nuevo proceso de firma más adelante.