Base di conoscenza

La funzione Smart Docs include una funzionalità di eSignature, che ti permette di richiedere firme ai tuoi clienti senza necessità di utilizzare strumenti aggiuntivi.

La funzione di eSignature di Pipedrive offre la Firma Digitale di Base. Per saperne di più su questo tipo di firma, consulta questo articolo.

Richiedi una firma

Invio di una richiesta

Per richiedere una firma, devi creare o caricare un documento con la funzione Smart Docs sulla pagina dei dettagli dell'accordo o del contatto. Puoi imparare come impostare un documento in questo articolo.

Puoi richiedere una firma in due posizioni:

• Nell'editor di documenti

Nella vista dettagliata

Dopo aver cliccato su “Richiedi firme,” ti verrà chiesto di rivedere il tuo documento e gestire i tuoi firmatari. L'utente che richiede la firma (tu) e la persona di contatto collegata saranno automaticamente aggiunti come firmatari, ma puoi eliminare o aggiungere a questa lista. Puoi aggiungere fino a 10 firmatari per documento.

Puoi cambiare la lingua dell'invito sotto "Invita Lingua.”

Autenticazione della tua richiesta

Le richieste di firma richiedono un codice di autenticazione.

Quando questa funzione di sicurezza è attivata, i firmatari ricevono una volta un codice di autenticazione via email per verificare (ma non garantire) la validità del loro email. Il firmatario deve utilizzare questo codice per firmare il documento.

Personalizza la tua richiesta

Personalizza le email di richiesta di firma elettronica che i tuoi clienti ricevono aggiungendo un oggetto personalizzato e un messaggio.

Una volta che fai clic su “Avanti,” puoi aggiungere campi firmatari al documento e trascinarli dove desideri che appaiano.

Una volta posizionato un campo in un documento, puoi passare il mouse per modificare e configurare ogni campo.

Attualmente ci sono quattro tipi di campi firmatari disponibili, con diverse configurazioni disponibili:

Se stai aggiungendo campi firmatari nel documento, devi includere un campo firma per ogni firmatario. Puoi passare da un firmatario all'altro nel menu a discesa “Seleziona Firmatario” nel pannello a sinistra.

Puoi anche assegnare un campo a un diverso firmatario quando modifichi i campi.

Una volta che hai finito di impostare il documento, clicca su “Invia,” e il documento sarà inviato con istruzioni a tutti i firmatari. Riceverai una notifica via email ogni volta che qualcuno firma o rifiuta di firmare.

Se non vuoi aggiungere campi di firma nel documento, puoi saltare questo passaggio cliccando su “Invia comunque.”

Se invii il documento senza campi firmatari, le firme saranno collocate in una pagina aggiuntiva in fondo.

Tipi di documenti non supportati

I seguenti tipi di documenti non sono supportati per la raccolta delle firme:

• Documenti crittografati (documenti protetti da una password.)
• Documenti già firmati digitalmente.
• Documenti con permessi di sola lettura.

Quando si utilizza uno di questi tipi di documenti, non apparirà nessun errore, e il processo di Firma sarà eseguito come al solito. Tuttavia, Pipedrive non lo riceverà, quindi il documento non apparirà mai "completo".

Firma del documento

Quando un firmatario apre una richiesta di firma nella propria email, può revisionare il documento. Può fare clic sul campo "Firma" per firmare il documento digitando o disegnando, oppure utilizzare il menu a tendina nell'angolo in alto a destra per “Rifiuta di firmare” o “Scarica come PDF.”

Una volta completati tutti i campi richiesti ai firmatari, il firmatario può fare clic sul pulsante “Concludi la firma” per continuare.

Al firmatario verrà chiesto di inserire un codice di autenticazione e spuntare una casella confermando di aver letto il documento. Dopo di che, può fare clic su “Firma” per completare l'invio del documento.

Quando tutti hanno firmato il documento, un PDF del documento firmato e il registro delle firme verranno inviati automaticamente via email a tutti i firmatari e all'utente che ha richiesto le firme.

Verifica lo stato di firma del tuo documento

Il documento nella pagina di dettaglio del tuo affare o contatto mostrerà lo stato di firma del tuo documento.

Fai clic sullo stato di firma per vedere le informazioni su ciascun firmatario, le visualizzazioni del documento e lo stato di firma.

• Rifiutato – il firmatario ha rifiutato di firmare il documento. Puoi inviare nuovamente la richiesta di firma facendo clic su "Rispedisci invito".
• Inviato – la richiesta di firma è ancora in sospeso. Puoi fare clic su "Invia promemoria" per inviare un'email al destinatario riguardo alla richiesta.
• Completato – il firmatario ha già firmato.

Da questa finestra, puoi anche “Annullare la firma” e utilizzare l'opzione “Scarica” per scaricare la versione originale del documento. Se tutti hanno firmato il documento, puoi anche scaricare la versione firmata del documento così come il registro delle modifiche.

Quante firme posso richiedere?

A seconda del tuo piano, il numero di firme può variare.

• Professionale, Power ed Enterprise: Questi piani hanno richieste di firma illimitate (si applica la politica di utilizzo ragionevole).
• Essenziale e Avanzato (extra): Gli account aziendali in questi piani con l'extra abilitato possono acquistare due livelli di richieste di firma:
  • 30 richieste di firma al mese.
  • 100 richieste di firma al mese.

• Essenziale e Avanzato (extra in prova): Gli account aziendali in questi piani che utilizzano una prova dell'extra possono richiedere fino a 5 firme.

Cos'è la Politica di Utilizzo Ragionevole?

Pipedrive monitora attentamente l'uso delle firme elettroniche. Se notiamo che la funzione viene utilizzata per la rivendita, abusata in qualsiasi altro modo o è eccessivamente gravosa, ci riserviamo il diritto, a nostra esclusiva discrezione, di impedire o sospendere l'accesso di un utente alla funzione.