Base di conoscenza

La funzionalità Smart Docs include una funzionalità di firme elettroniche, che ti consente di richiedere firme ai documenti dai tuoi clienti senza bisogno di strumenti aggiuntivi.

La funzionalità di firme elettroniche di Pipedrive offre una Firma Digitale di Base. Scopri di più su questo tipo di firma in questo articolo.

Richiedi una firma

Invio di una richiesta

Per richiedere una firma, devi creare o caricare un documento con la funzione Smart Docs sulla pagina dei dettagli dell'affare o del contatto. Puoi imparare come impostare un documento in questo articolo.

Puoi richiedere una firma in due luoghi:

• Nell'editor di documenti

Nella vista dettagliata

Dopo aver cliccato su “Richiedi firme,” ti verrà chiesto di rivedere il tuo documento e gestire i tuoi firmatari. L'utente che richiede la firma (tu) e la persona di contatto collegata saranno automaticamente aggiunti come firmatari, ma puoi eliminare o aggiungere a questo elenco. Puoi aggiungere fino a 10 firmatari per documento.

Puoi cambiare la lingua dell'invito sotto “Lingua dell'Invito.”

Autenticazione della tua richiesta

Le richieste di firma richiedono un codice di autenticazione.

Quando questa funzione di sicurezza è attivata, ai firmatari viene inviato un codice di autenticazione unico tramite email per verificare (ma non garantire) la validità della loro email. Il firmatario deve utilizzare questo codice per firmare il documento.

Personalizzazione della tua richiesta

Personalizza le email di richiesta di firma elettronica che i tuoi clienti ricevono aggiungendo un oggetto personalizzato e un messaggio.

Una volta che clicchi su “Avanti,” puoi aggiungere i campi del firmatario al documento e trascinarli dove vuoi che appaiano.

Una volta posizionato un campo in un documento, puoi passare il mouse sopra per modificarlo e configurarlo.

Attualmente sono disponibili quattro tipi di campi firmatario, con diverse configurazioni disponibili:

Se stai aggiungendo campi del firmatario nel documento, devi includere un campo di firma per ogni firmatario. Puoi passare tra i firmatari nel menu a discesa “Seleziona firmatario” nel pannello di sinistra.

Puoi anche assegnare un campo a un firmatario diverso durante la modifica dei campi.

Una volta terminato l'impostazione del documento, fai clic su “Invia,” e il documento sarà inviato con le istruzioni a tutti i firmatari. Riceverai una notifica via email ogni volta che qualcuno firma o rifiuta di firmare.

Se non vuoi aggiungere campi di firma nel documento, puoi saltare questo passaggio cliccando su “Invia comunque.”

Se invii il documento senza campi del firmatario, le firme verranno posizionate su una pagina aggiuntiva alla fine.

Tipi di documenti non supportati

I seguenti tipi di documenti non sono supportati per la raccolta delle firme:

• Documenti criptati (documenti protetti da una password.)
• Documenti già firmati digitalmente.
• Documenti con permessi di sola lettura.

Quando si utilizza uno di questi tipi di documenti, non apparirà alcun errore, e il processo di firma sarà eseguito come al solito. Tuttavia, Pipedrive non lo riceverà, quindi il documento non apparirà mai come “completo”.

Firmare il documento

Quando un firmatario apre una richiesta di firma nella propria email, può esaminare il documento. Può fare clic sul campo "Firma" per firmare il documento digitando o disegnando, o utilizzare il menu a discesa nell'angolo in alto a destra per "Rifiutare di firmare" o "Scaricare come PDF".

Una volta completati tutti i campi obbligatori del firmatario, il firmatario può fare clic sul pulsante "Termina firma" per continuare.

Al firmatario verrà chiesto di inserire un codice di autenticazione e spuntare una casella confermando di aver letto il documento. Dopo di che, può fare clic su "Firma" per completare l'invio del documento.

Quando tutti hanno firmato il documento, un PDF del documento firmato e il registro delle firme verranno automaticamente inviati via email a tutti i firmatari e all'utente che ha richiesto le firme.

Controlla lo stato della firma del tuo documento

Il documento nella pagina dei dettagli del tuo deal o contatto mostrerà lo stato di firma del tuo documento.

Fai clic sullo stato di firma per visualizzare le informazioni su ciascun firmatario, le visualizzazioni del documento e lo stato di firma.

• Rifiutato – il firmatario ha rifiutato di firmare il documento. Puoi rinviare la richiesta di firma facendo clic su "Rinvia invito."
• Inviato – la richiesta di firma è ancora in sospeso. Puoi fare clic su "Invia promemoria" per inviare un'e-mail al destinatario riguardo alla richiesta.
• Completato – il firmatario ha già firmato.

Da questa finestra, puoi anche “Annullare la firma” e utilizzare l'opzione “Download” per scaricare la versione originale del documento. Se tutti hanno firmato il documento, puoi anche scaricare la versione firmata del documento insieme all'audit trail.

Quante firme posso richiedere?

A seconda del tuo piano, il numero di firme può variare.

• Professionale, Power ed Enterprise: Questi piani hanno richieste di firme illimitate (si applica la policy di utilizzo ragionevole).
• Essenziale e Avanzato (addon): Gli account aziendali in questi piani con l'addon abilitato possono acquistare due tipi di richieste di firma:
  • 30 richieste di firma al mese.
  • 100 richieste di firma al mese.

• Essenziale e Avanzato (prova addon): Gli account aziendali in questi piani che utilizzano una prova gratuita dell'addon possono richiedere fino a 5 firme.

Cosa significa la politica di utilizzo ragionevole?

Pipedrive monitora attentamente l'uso delle firme elettroniche. Se notiamo che la funzione viene utilizzata per la rivendita, viene abusata in qualsiasi altro modo o è eccessivamente onerosa, ci riserviamo il diritto, a nostra esclusiva discrezione, di impedire o sospendere l'accesso dell'utente alla funzione.