Base di conoscenza

La funzionalità Smart Docs offre una funzionalità di eFirme, per poter richiedere la firma dei documenti ai tuoi clienti senza bisogno di strumenti aggiuntivi.

La funzionalità di eFirme di Pipedrive offre Firma Digitale di Base. Per saperne di più su questo tipo di firma, leggi questo articolo.

Richiedi una firma

Invio di una richiesta

Per richiedere una firma, devi creare o caricare un documento con la funzione Smart Docs nella pagina di dettaglio dell'affare o del contatto. Puoi imparare come configurare un documento in questo articolo.

Puoi richiedere una firma in due posizioni:

• Nell'editor del documento

Dopo aver cliccato su "Richiedi firme," sarai invitato a rivedere il tuo documento e gestire i firmatari. L'utente che richiede la firma (tu) e la persona di contatto collegata saranno automaticamente aggiunti come firmatari, ma puoi eliminare o aggiungere alla lista. Puoi aggiungere fino a 10 firmatari per documento.

Puoi cambiare la lingua dell'invito in "Lingua dell'invito."

Autenticare la tua richiesta

Le richieste di firma richiedono un codice di autenticazione.

Quando questa funzione di sicurezza è attivata, i firmatari ricevono un codice di autenticazione monouso via email per verificare (ma non garantire) la validità della loro email. Il firmatario deve utilizzare questo codice per firmare il documento.

Personalizzare la tua richiesta

Personalizza le email di richiesta di firma elettronica che i tuoi clienti ricevono aggiungendo una riga dell'oggetto e un messaggio personalizzato.

Una volta cliccato su "Avanti," puoi aggiungere campi firmatari al documento e trascinarli dove vuoi che appaiano.

Una volta inserito un campo in un documento, puoi posizionare il mouse sopra di esso per modificarlo e configurare ogni campo.

Attualmente ci sono quattro tipi di campi firmatari disponibili, con diverse configurazioni disponibili:

Se stai aggiungendo campi firmatari nel documento, devi includere un campo firma per ogni firmatario. Puoi passare tra i firmatari nel menu a discesa "Seleziona Firmatario" nel pannello sinistro.

Puoi anche assegnare un campo a un firmatario diverso durante la modifica dei campi.

Una volta che hai finito di configurare il documento, clicca su "Invia," e il documento sarà inviato con le istruzioni a tutti i firmatari. Riceverai una notifica via email ogni volta che qualcuno firma o rifiuta di firmare.

Se non vuoi aggiungere campi firmatari nel documento, puoi saltare questo passaggio cliccando su "Invia comunque."

Se invii il documento senza campi firmatari, le firme verranno posizionate su una pagina aggiuntiva nella parte posteriore.

Tipi di documenti non supportati

I seguenti tipi di documenti non sono supportati per la raccolta di firme:

• Documenti criptati (documenti protetti da password.)
• Documenti già firmati digitalmente.
• Documenti con autorizzazioni di sola lettura.

Quando si utilizzano uno di questi tipi di documenti, non apparirà nessun errore e il processo di firma verrà effettuato normalmente. Tuttavia, Pipedrive non lo riceverà, quindi il documento non apparirà mai come "completo".

Firma del documento

Quando un firmatario apre una richiesta di firma nella propria email, può esaminare il documento. Può fare clic sul campo "Firma" per firmare il documento digitando, disegnando o utilizzando l'elenco a discesa nell'angolo in alto a destra per "Rifiutare la firma" o "Scaricare come PDF".

Una volta completati tutti i campi obbligatori del firmatario, il firmatario può fare clic sul pulsante "Concludi la firma" per continuare.

Al firmatario verrà chiesto di inserire un codice di autenticazione e spuntare una casella per confermare di aver letto il documento. Dopo di che, può fare clic su "Firma" per completare l'invio del documento.

Quando tutti hanno firmato il documento, verrà automaticamente inviato per email un PDF del documento firmato e una traccia delle modifiche a tutti i firmatari e all'utente che ha richiesto le firme.

Controlla lo stato di firma del tuo documento

La pagina dei dettagli del tuo contratto o contatto mostrerà lo stato di firma del tuo documento.

Clicca sullo stato di firma per visualizzare le informazioni su ogni firmatario, le visualizzazioni del documento e lo stato di firma.

• Declinato – il firmatario ha rifiutato di firmare il documento. Puoi inviare nuovamente la richiesta di firma cliccando su "Ri-invita".
• Inviato – la richiesta di firma è ancora in sospeso. Puoi cliccare su "Invia promemoria" per inviare un'email al destinatario riguardo alla richiesta.
• Completato – il firmatario ha già firmato.

Da questa finestra, puoi anche "Annullare la firma" e utilizzare l'opzione "Download" per scaricare la versione originale del documento. Se tutti hanno firmato il documento, puoi anche scaricare la versione firmata del documento, così come il tracciato di revisione.

Quante firme posso richiedere?

A seconda del tuo piano, il numero di firme può variare.

• Professionale ed Enterprise: Questi piani hanno richieste di firma illimitate (si applica la politica di utilizzo ragionevole).
• Essenziale ed Avanzato (addon): Gli account aziendali in questi piani con l'addon abilitato possono acquistare due livelli di richieste di firma:
  • 30 richieste di firma al mese.
  • 100 richieste di firma al mese.

• Essenziale ed Avanzato (prova di addon): Gli account aziendali in questi piani che utilizzano una prova di addon possono richiedere fino a 5 firme.

Cos'è la Politica di Utilizzo Ragionevole?

Pipedrive monitora attentamente l'utilizzo delle firme elettroniche. Se notiamo che la funzione viene utilizzata per la rivendita, abusata in qualsiasi altro modo o è eccessivamente onerosa, ci riserviamo il diritto, a nostra esclusiva discrezione, di impedire o sospendere l'accesso dell'utente alla funzione.