Base di conoscenza

La funzionalità Smart Docs include le eSignatures, quindi puoi richiedere le firme dei clienti senza strumenti aggiuntivi.

La funzionalità eSignatures di Pipedrive offre Basic Digital Signing. Per saperne di più su questo tipo di firma, consulta questo articolo.

Richiedi una firma

Invio di una richiesta

Per richiedere una firma, devi creare o caricare un documento con la funzione Smart Docs nella pagina dei dettagli dell'affare o del contatto. Puoi imparare come impostare un documento in questo articolo.

Puoi richiedere una firma in due posizioni:

Nell'editor del documento

Nella vista di dettaglio

Dopo aver cliccato “Richiedi firme”, ti verrà chiesto di rivedere il documento e gestire i firmatari. L'utente che richiede la firma (tu) e il contatto collegato verranno aggiunti automaticamente come firmatari, ma puoi eliminare o aggiungere persone a questo elenco. Puoi aggiungere fino a 10 firmatari per documento.

Puoi cambiare la lingua dell'invito nel campo “Lingua dell'invito”.

Autenticazione della richiesta

Le richieste di firma richiedono un codice di autenticazione.

Quando questa funzione di sicurezza è attivata, i firmatari ricevono via email un codice di autenticazione monouso per verificare (ma non garantire) la validità della loro email. Il firmatario deve usare questo codice per firmare il documento.

Personalizzare la richiesta

Personalizza le email di richiesta di firma elettronica che i tuoi clienti ricevono aggiungendo un oggetto e un messaggio personalizzati.

Una volta cliccato “Avanti”, puoi aggiungere i campi per i firmatari al documento e trascinarli nella posizione desiderata.

Dopo aver posizionato un campo nel documento, puoi posizionare il cursore del mouse per modificare e configurare ciascun campo.

Attualmente sono disponibili quattro tipi di campi per i firmatari, con diverse opzioni di configurazione:

Se aggiungi campi per i firmatari nel documento, devi includere un campo firma per ogni firmatario. Puoi cambiare firmatario dal menu a tendina “Seleziona firmatario” nel pannello sinistro.

Puoi anche assegnare un campo a un firmatario diverso durante la modifica dei campi.

Quando hai terminato di impostare il documento, clicca “Invia”, e verrà inviato a tutti i firmatari con le istruzioni. Riceverai una notifica via email ogni volta che qualcuno firma o rifiuta di firmare.

Se non vuoi aggiungere campi firma nel documento, puoi saltare questo passaggio cliccando “Invia comunque”.

Se invii il documento senza campi per i firmatari, le firme verranno collocate su una pagina aggiuntiva in fondo.

Tipi di documento non supportati

I seguenti tipi di documento non sono supportati per la raccolta delle firme:

• Documenti crittografati (documenti protetti da password)
• Documenti già firmati digitalmente.
• Documenti con permessi di sola lettura.

Quando si utilizza uno di questi tipi di documento, non verrà mostrato alcun errore e il processo di firma verrà eseguito normalmente. Tuttavia, Pipedrive non lo riceverà, quindi il documento non apparirà mai «completo».

Firmare il documento

Quando un firmatario apre una richiesta di firma nella propria email, può esaminare il documento. Può cliccare sul campo “Firma” per firmare il documento digitando o disegnando, oppure usare il menu a discesa in alto a destra per “Rifiuta di firmare” o “Scarica come PDF”.

Una volta compilati tutti i campi obbligatori per il firmatario, il firmatario può cliccare sul pulsante “Completa la firma” per continuare.

Al firmatario verrà richiesto di inserire un codice di autenticazione e di spuntare una casella per confermare di aver letto il documento. Dopodiché, può cliccare su “Firma” per completare l'invio del documento.

Quando tutti avranno firmato il documento, un PDF del documento firmato e il registro di controllo verranno inviati automaticamente via email a tutti i firmatari e all'utente che ha richiesto le firme.

Controlla lo stato di firma del tuo documento

Il documento nella pagina dei dettagli del tuo contatto o dell'affare mostrerà lo stato della firma.

Fai clic sullo stato della firma per visualizzare le informazioni di ciascun firmatario, le visualizzazioni del documento e lo stato della firma.

• Rifiutato – il firmatario ha rifiutato di firmare il documento. Puoi rinviare la richiesta di firma facendo clic su “Reinvia invito”.
• Inviato – la richiesta di firma è ancora in sospeso. Puoi fare clic su “Invia promemoria” per inviare un'email al destinatario riguardo alla richiesta.
• Completato – il firmatario ha già firmato.

Da questa finestra puoi anche “Annulla la firma” e utilizzare l'opzione “Scarica” per scaricare la versione originale del documento. Se tutti hanno firmato il documento, puoi anche scaricare la versione firmata insieme all'audit trail.

Quante richieste di firma posso effettuare?

A seconda del piano, il numero di richieste di firma può variare:

• Premium e Ultimate – Questi piani includono richieste di firma illimitate (soggette a una politica di uso ragionevole).
• Lite e Growth (componente aggiuntivo) – Gli account aziendali con il componente aggiuntivo abilitato possono acquistare due livelli di richieste di firma:
  • 30 richieste di firma al mese
  • 100 richieste di firma al mese
• Lite e Growth (prova del componente aggiuntivo) – Gli account aziendali che utilizzano la prova del componente aggiuntivo possono richiedere fino a cinque richieste di firma.

Cos'è la politica di uso ragionevole?

Pipedrive monitora attentamente l'utilizzo della firma elettronica (eSignature). Se rileviamo che la funzione viene impiegata per la rivendita, abusata in altro modo o comporta un onere eccessivo, ci riserviamo il diritto, a nostra esclusiva discrezione, di impedire o sospendere l'accesso di un utente alla funzione.