Base di conoscenza

La funzionalità Smart Docs viene fornita con una funzionalità di firme elettroniche, in modo da poter richiedere firme ai documenti dai tuoi clienti senza bisogno di strumenti aggiuntivi.

La funzionalità di firme elettroniche di Pipedrive offre Firma Digitale di Base. Per saperne di più su questo tipo di firma, consulta questo articolo.

Richiedi una firma

Invio di una richiesta

Per richiedere una firma, devi creare o caricare un documento con la funzione Smart Docs sulla pagina dei dettagli dell'affare o del contatto. Puoi scoprire come impostare un documento in questo articolo.

Puoi richiedere una firma in due posizioni:

• Nell'editor di documenti

Nella vista dettagliata

Dopo aver cliccato su “Richiesta firme,” ti sarà richiesto di rivedere il tuo documento e gestire i tuoi firmatari. L'utente che richiede la firma (tu) e la persona di contatto collegata saranno automaticamente aggiunti come firmatari, ma puoi eliminare o aggiungere a questa lista. Puoi aggiungere fino a 10 firmatari per documento.

Puoi cambiare la lingua dell'invito sotto “Lingua dell'invito.”

Autenticazione della tua richiesta

Le richieste di firma richiedono un codice di autenticazione.

Quando questa funzione di sicurezza è attivata, i firmatari ricevono un codice di autenticazione monouso via email per verificare (ma non garantire) la validità della loro email. Il firmatario deve utilizzare questo codice per firmare il documento.

Personalizzazione della tua richiesta

Personalizza le email di richiesta di firma elettronica che i tuoi clienti ricevono aggiungendo un oggetto personalizzato e un messaggio.

Una volta che clicchi su “Avanti,” puoi aggiungere i campi del firmatario al documento e trascinarli dove vuoi che appaiano.

Una volta che hai inserito un campo in un documento, puoi passare il mouse sopra per modificare e configurare ogni campo.

Attualmente sono disponibili quattro tipi di campi firmatari, con diverse configurazioni disponibili:

Se stai aggiungendo campi firmatari nel documento, devi includere un campo di firma per ogni firmatario. Puoi passare tra i firmatari nel menu a discesa “Seleziona firmatario” nel pannello a sinistra.

Puoi anche assegnare un campo a un firmatario diverso durante la modifica dei campi.

Una volta che hai finito di impostare il documento, clicca su “Invia,” e il documento sarà inviato con le istruzioni a tutti i firmatari. Riceverai una notifica via email ogni volta che qualcuno firma o rifiuta di firmare.

Se non vuoi aggiungere campi di firma nel documento, puoi saltare questo passaggio cliccando su “Invia comunque.”

Se invii il documento senza campi firmatari, le firme saranno posizionate su una pagina aggiuntiva alla fine.

Tipi di documenti non supportati

I seguenti tipi di documenti non sono supportati per la raccolta delle firme:

• Documenti crittografati (documenti protetti da una password.)
• Documenti già firmati digitalmente.
• Documenti con permessi di sola lettura.

Quando si utilizza uno di questi tipi di documenti, non apparirà alcun errore, e il processo di firma si svolgerà come al solito. Tuttavia, Pipedrive non lo riceverà, quindi il documento non apparirà mai "completo".

Firma del documento

Quando un firmatario apre una richiesta di firma nella propria email, può esaminare il documento. Può fare clic sul campo “Firma” per firmare il documento digitando o disegnando, oppure utilizzare il menu a discesa nell'angolo in alto a destra per “Rifiutare di firmare” o “Scaricare in PDF.”

Una volta completati tutti i campi necessari del firmatario, il firmatario può fare clic sul pulsante “Concludi la firma” per continuare.

Al firmatario verrà chiesto di inserire un codice di autenticazione e spuntare una casella confermando di aver letto il documento. Dopo di che, può fare clic su “Firma” per completare l'invio del documento.

Quando tutti hanno firmato il documento, verrà automaticamente inviato via email a tutti i firmatari e all'utente che ha richiesto le firme un PDF del documento firmato e il log delle attività.

Controlla lo stato di firma del tuo documento

Il documento sulla pagina dei dettagli del tuo accordo o contatto mostrerà lo stato di firma del tuo documento.

Clicca sullo stato di firma per vedere le informazioni su ciascun firmatario, le visualizzazioni del documento e lo stato di firma.

• Rifiutato – il firmatario ha rifiutato di firmare il documento. Puoi riinviare la richiesta di firma cliccando su “Ri-invita.”
• Inviato – la richiesta di firma è ancora in sospeso. Puoi cliccare su “Invia promemoria” per inviare un'email al destinatario riguardo alla richiesta.
• Completato – il firmatario ha già firmato.

Da questa finestra, puoi anche “Annulla la firma” e utilizzare l'opzione “Scarica” per scaricare la versione originale del documento. Se tutti hanno firmato il documento, puoi anche scaricare la versione firmata del documento così come il registro delle modifiche.

Quante firme posso richiedere?

A seconda del tuo piano, il numero di firme può variare.

• Professionale, Power e Enterprise: Questi piani hanno richieste di firme illimitate (si applica una politica di utilizzo ragionevole).
• Essenziale e Avanzato (extra): Gli account aziendali in questi piani con l'extra abilitato possono acquistare due livelli di richieste di firma:
  • 30 richieste di firma al mese.
  • 100 richieste di firma al mese.

• Essenziale e Avanzato (prova extra): Gli account aziendali in questi piani che utilizzano una prova extra possono richiedere fino a 5 firme.

Cosa significa la Politica di Utilizzo Ragionevole?

Pipedrive monitora attentamente l'uso delle firme elettroniche. Se notiamo che la funzione viene utilizzata per rivendere, abusata in qualsiasi altro modo o è eccessivamente onerosa, ci riserviamo il diritto, a nostra esclusiva discrezione, di impedire o sospendere l'accesso dell'utente alla funzione.