Base di conoscenza

La funzionalità Smart Docs include eSignatures, così puoi richiedere le firme dei clienti senza strumenti aggiuntivi.

La funzionalità di firme elettroniche di Pipedrive offre una Firma Digitale di Base. Scopri di più su questo tipo di firma in questo articolo.

Richiedi una firma

Invio di una richiesta

Per richiedere una firma, devi creare o caricare un documento con la funzione Smart Docs sulla pagina dei dettagli dell'affare o del contatto. Puoi imparare come impostare un documento in questo articolo.

Puoi richiedere una firma in due luoghi:

Nell'editor di documenti

Nella vista dettagliata

Dopo aver fatto clic su “Richiedi firme”, ti verrà chiesto di rivedere il documento e gestire i firmatari. L'utente che richiede la firma (tu) e la persona di contatto collegata saranno automaticamente aggiunti come firmatari, ma puoi eliminare o aggiungere a questo elenco. Puoi aggiungere fino a 10 firmatari per documento.

Puoi modificare la lingua dell'invito in “Lingua dell'invito”.

Autenticazione della richiesta

Le richieste di firma richiedono un codice di autenticazione.

Quando questa funzionalità di sicurezza è attivata, i firmatari ricevono via email un codice di autenticazione monouso per verificare, ma non garantire, la validità del loro indirizzo email. Il firmatario deve usare questo codice per firmare il documento.

Personalizzazione della richiesta

Personalizza le email di richiesta di firma elettronica che ricevono i tuoi clienti aggiungendo un oggetto e un messaggio personalizzati.

Dopo aver fatto clic su “Avanti”, puoi aggiungere al documento i campi del firmatario e trascinarli nel punto in cui vuoi che appaiano.

Dopo aver inserito un campo in un documento, puoi passarci sopra con il mouse per modificarlo e configurarlo.

Attualmente sono disponibili quattro tipi di campi del firmatario, con diverse configurazioni:

Se aggiungi campi del firmatario nel documento, devi includere un campo firma per ogni firmatario. Puoi passare da un firmatario all'altro dal menu a discesa “Seleziona firmatario” nel pannello di sinistra.

Quando modifichi i campi, puoi anche assegnare un campo a un altro firmatario.

Una volta completata la configurazione del documento, fai clic su “Invia” e verrà inviato a tutti i firmatari con le istruzioni. Riceverai una notifica via email ogni volta che qualcuno firma o rifiuta di firmare.

Se non vuoi aggiungere campi firma nel documento, puoi saltare questo passaggio facendo clic su “Invia comunque”.

Se invii il documento senza campi del firmatario, le firme verranno inserite in una pagina aggiuntiva alla fine del documento.

Tipi di documenti non supportati

I seguenti tipi di documenti non sono supportati per la raccolta delle firme:

• Documenti crittografati (documenti protetti da password)
• Documenti già firmati digitalmente.
• Documenti con autorizzazioni di sola lettura.

Quando utilizzi uno di questi tipi di documento, non comparirà alcun errore e il processo di firma verrà completato come di consueto. Tuttavia, Pipedrive non lo riceverà, quindi il documento non risulterà mai “completato”.

Firmare il documento

Quando un firmatario apre una richiesta di firma nella propria email, può esaminare il documento. Possono fare clic sul campo “Firma” per firmare il documento digitando o disegnando, oppure usare il menu a discesa nell'angolo in alto a destra per “Rifiutare di firmare” o “Scaricare come PDF”.

Una volta completati tutti i campi obbligatori del firmatario, il firmatario può fare clic sul pulsante “Termina firma” per continuare.

Al firmatario verrà chiesto di inserire un codice di autenticazione e spuntare una casella confermando di aver letto il documento. Dopo di che, possono fare clic su “Firma” per completare l'invio del documento.

Quando tutti hanno firmato il documento, un PDF del documento firmato e il registro delle firme verranno automaticamente inviati via email a tutti i firmatari e all'utente che ha richiesto le firme.

Controlla lo stato della firma del tuo documento

Il documento nella pagina dei dettagli del contatto o dell'affare mostrerà lo stato della firma del documento.

Fai clic sullo stato della firma per visualizzare le informazioni su ogni firmatario, le visualizzazioni del documento e lo stato della firma.

• Rifiutato – il firmatario ha rifiutato di firmare il documento. Puoi inviare di nuovo la richiesta di firma facendo clic su “Invia nuovamente l'invito”.
• Inviato – la richiesta di firma è ancora in sospeso. Puoi fare clic su "Invia promemoria" per inviare un'e-mail al destinatario riguardo alla richiesta.
• Completato – il firmatario ha già firmato.

Da questa finestra, puoi anche “Annullare la firma” e usare l'opzione “Scarica” per scaricare la versione originale del documento. Se tutti hanno firmato il documento, puoi anche scaricare la versione firmata insieme all'audit trail.

Quante firme posso richiedere?

A seconda del tuo piano, il numero di firme può variare:

• Premium e Ultimate – Questi piani includono richieste di firma illimitate (soggette a una politica di utilizzo ragionevole).
• Lite e Growth (componente aggiuntivo) – Gli account aziendali con il componente aggiuntivo abilitato possono acquistare due livelli di richieste di firma:
  • 30 richieste di firma al mese
  • 100 richieste di firma al mese
• Lite e Growth (periodo di prova del componente aggiuntivo) – Gli account aziendali che utilizzano il periodo di prova del componente aggiuntivo possono richiedere fino a cinque firme.

Che cos'è la politica di utilizzo ragionevole?

Pipedrive monitora attentamente l'utilizzo delle firme elettroniche. Se notiamo che la funzionalità viene usata per la rivendita, abusata in qualsiasi altro modo o comporta un onere eccessivo, ci riserviamo il diritto, a nostra esclusiva discrezione, di impedire o sospendere l'accesso di un utente alla funzionalità.