Base di conoscenza

Smart Docs ti aiuta a creare proposte, preventivi e contratti direttamente dalle tue trattative e dai tuoi contatti. I tuoi documenti si compilano automaticamente con i dati del tuo account Pipedrive, quindi non devi copiare e incollare manualmente le informazioni.

Con Smart Docs, puoi:

• Creare documenti da modelli
• Inserire automaticamente i dati della trattativa, del contatto, del prodotto e del progetto
• Condividere documenti tramite link tracciabili
• Ricevere notifiche quando i destinatari aprono i documenti
• Richiedere firme elettroniche legalmente vincolanti

Connessione a un provider di archiviazione cloud

Prima di creare documenti, è necessario connettersi al proprio provider di archiviazione cloud.

Smart Docs supporta:

• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

Connessione da una trattativa o da un contatto

Apri la vista dei dettagli di una trattativa o di un contatto, clicca la scheda “Documenti”, poi “Connetti archiviazione cloud”.

Ti verrà chiesto di concedere a Pipedrive l'accesso al tuo account di archiviazione.

Una volta connesso:

• Puoi caricare file esistenti
• I nuovi documenti verranno salvati automaticamente sul drive selezionato

Dopo la connessione, puoi scegliere un drive personale o condiviso come posizione di archiviazione.

Connessione dalle impostazioni

Puoi anche gestire la connessione andando su Strumenti e app > Documenti e cliccando “+ Aggiungi un nuovo account” per connettere un altro provider o “Disconnetti” per rimuovere l'accesso.

Puoi saperne di più su come vengono archiviati i file in questo articolo.

Se riscontri problemi nel collegare o nel riautenticare Google Drive:

• Vai a Autorizzazioni Google
• Rimuovi l'accesso di Pipedrive prima di riprovare a connetterti
• Se i problemi persistono, contatta il nostro team di supporto per assistenza

Puoi anche impostare un drive condiviso predefinito per il tuo account.

Utilizzo dei drive condivisi in Google Drive

Quando colleghi Google Drive, Smart Docs assegna automaticamente un'unità condivisa predefinita per la tua azienda. Puoi anche selezionarne un'altra o crearne una nuova.

Per creare una nuova unità condivisa, apri il tuo account Google Drive, vai alla scheda Unità condivise, quindi fai clic su “+ Nuovo”:

Una volta creata la nuova unità condivisa in Google Drive, vai su Strumenti e app > Documenti e seleziona la nuova unità condivisa da utilizzare con Smart Docs:

Lavorare con i modelli

I modelli ti aiutano a risparmiare tempo riutilizzando la stessa struttura in più documenti.

Per creare un modello da zero, apri la scheda di un deal o il dettaglio di un contatto, poi clicca “Documents” e vai alla scheda Templates. Clicca “+ Create new” e scegli Document, Spreadsheet o Presentation.

Puoi anche importare un modello dal tuo provider se ne hai già uno salvato.

Modificare i modelli e aggiungere campi

Quando sei nell'editor dei modelli, puoi:

• Aggiornare il nome del modello
• Assegnare una categoria
• Aggiungere qualsiasi campo di Pipedrive (deal, contatto, prodotto, progetto o basato sul tempo) per compilare automaticamente il contenuto del modello.

Per inserire un campo nel tuo modello:

• Copia il campo dal pannello a destra
• Incolla il campo nel corpo del modello

Il campo verrà mostrato tra parentesi così: [Deal title (deal title)]

Quando crei un documento dal modello, Smart Docs sostituisce automaticamente le parentesi con i dati reali.

Una volta terminata la modifica del modello, fai clic su “Close” per salvarlo oppure su “Use to create document” per generare immediatamente un documento con il modello appena creato.

Scopri di più sui campi e sui modelli in Smart Docs in questo articolo.

Condividere i modelli con il tuo team

Puoi utilizzare la condivisione avanzata dei modelli per condividerli automaticamente con gli altri utenti di Pipedrive. Per condividere un modello, aprilo in modifica e fai clic sulla scheda “Permissions” . Ci sono due livelli di autorizzazione:

• Can use this template – Gli utenti possono visualizzare e utilizzare il modello per creare nuovi documenti, ma non possono modificarlo o eliminarlo.
• Can edit this template – Gli utenti possono visualizzare, usare, modificare ed eliminare il modello.

I modelli condivisi appaiono nella sezione Shared with me della galleria dei modelli.

Creare un documento

Per creare un documento:

• Apri un affare o un contatto nella vista dettagliata
• Fare clic sulla scheda Documenti
• Scegli una delle seguenti opzioni:
  • Crea da un modello
  • Crea un documento, un foglio di calcolo o una presentazione vuota
  • Carica un file dal tuo dispositivo o dallo storage cloud

Puoi caricare file da:

• Il tuo dispositivo

• Google Drive

• OneDrive

• SharePoint

Da un modello

Per creare un documento da un modello esistente, fai clic su “Da modello” e seleziona il modello che desideri utilizzare.

Comparirà l'editor del documento, con tutti i campi compilati automaticamente.

Da lì, puoi:

• Rinominare il documento
• Modificare la categoria
• Modificare il contenuto secondo le tue preferenze

Le modifiche vengono salvate automaticamente mentre lavori sul documento.

Come funziona la compilazione dei campi

Se vuoi che i dati specifici dell'affare vengano compilati automaticamente, crea il documento dalla vista dettagliata dell'affare.

Se vuoi che i campi specifici della persona vengano compilati automaticamente, crea il documento dalla vista dettagliata dell'affare o del contatto.

Visualizzare e condividere un documento

Google Drive

Se fai clic sul pulsante “Condividi” nell'editor del documento, puoi condividerlo, richiedere firme o scaricarlo come PDF.

• Condividi come link – Genera un link a una versione PDF di sola lettura di questo documento.
• Richiedi firme – Richiedi firme elettroniche ai destinatari del documento.
• Scarica PDF – Salva il documento localmente.

OneDrive e SharePoint

Per condividere il documento, devi prima chiudere l'editor del documento e fare clic sul pulsante “...” sul documento creato nella pagina dei dettagli.

Da lì puoi creare un link condivisibile.

Monitoraggio delle visualizzazioni del documento

Quando generi un link, puoi attivare il tracciamento delle visualizzazioni e scegliere di ricevere notifiche via email quando qualcuno lo apre.

Puoi ricevere notifiche via email:

• La prima volta che il documento viene aperto
• Ogni volta che viene aperto
• Mai

Comprendere le versioni del documento

Ogni volta che generi un link condivisibile, Smart Docs crea una nuova versione del documento originale, includendo il numero di visualizzazioni e l'ora di creazione.

Una volta che una versione viene condivisa:

• Quella versione diventa di sola lettura

• Non puoi più modificarla

Per aggiornare un documento, clicca sul documento originale, apporta le modifiche necessarie e genera un nuovo link.

Una volta generato il nuovo link, lo vedrai come Versione 2, Versione 3 e così via, sotto il documento originale:

Se crei più versioni di un documento, consigliamo di disabilitare i link più vecchi per evitare confusione.

Per disabilitare un link:

• Fai clic sul pulsante “...” accanto alla versione precedente
• Fai clic su “Condividi come link”
• Disattiva “Abilita link”

Richiedere firme elettroniche

Con Smart Docs, puoi richiedere firme elettroniche legalmente vincolanti direttamente dal tuo documento.

Per richiedere una firma:

• Apri la vista dei dettagli dell'affare o del contatto

• Crea, apri o carica un documento con la funzione Smart Docs

• Trova l'opzione per richiedere firme

• Aggiungi i destinatari e invialo.

Scopri come richiedere firme per i tuoi documenti in questo articolo.